In Spagna, le fatture sono la forma più diffusa di documentazione delle transazioni commerciali. Nel rigoroso quadro normativo che disciplina la documentazione delle transazioni, le attività possono emettere fatture di diversi tipi e formati. Il tipo corretto dipende dall'emittente, dall'ambito di applicazione e dalla finalità.

Dalle fatture proforma alle fatture elettroniche, ogni tipo di fattura serve uno scopo specifico. Per individuare la soluzione più adatta a ogni caso, è essenziale conoscerne le caratteristiche.

In questo articolo illustriamo le differenze tra i vari tipi di fattura, compresi i relativi sottotipi, insieme agli strumenti che puoi utilizzare per semplificare la procedura di fatturazione.

Contenuto dell'articolo

• Cos'è una fattura ordinaria?
  
• Cos'è una fattura elettronica?
  
• Cos'è una fattura semplificata?
  
• Cos'è una fattura proforma?
  
• Cos'è una fattura rettificativa?
  
• Cos'è una fattura riepilogativa?
  
• Cos'è una fattura di acconto?
  
• Cos'è un'autofattura?
  
• Cos'è una fattura duplicata?
  
• Termini legali per l'emissione dei diversi tipi di fattura in Spagna
  
• Come Stripe può aiutarti a semplificare il processo di fatturazione
  

Cos'è una fattura ordinaria?

Conosciuta anche come "fattura completa", una fattura ordinaria è un documento che fornisce un resoconto dettagliato delle transazioni commerciali di un'azienda. Attualmente le fatture ordinarie possono essere cartacee o elettroniche, ma a partire da gennaio 2027, quando entreranno in vigore le disposizioni definitive della legge Crea y Crece (legge sulla creazione e la crescita delle imprese), sarà obbligatorio emetterle in formato digitale. In Spagna, le fatture sono il modo più comune per documentare le transazioni fra attività.

Per tutte le transazioni tra attività e pubblica amministrazione (B2G), B2B e B2C di importo superiore a 400 € è necessario redigere ed emettere una fattura ordinaria. Tale importo sale a 3.000 € in alcuni settori, quali il commercio al dettaglio, il settore alberghiero e quello dei trasporti.

Per essere valide ai fini fiscali, tutte le fatture ordinarie devono riportare un numero progressivo o una serie, la data di emissione, i dati dell'emittente e del destinatario, la descrizione dei beni venduti e il dettaglio dell'imposta sul valore aggiunto (IVA).

Tipi di fattura ordinaria

Tutti i tipi di fattura contengono le stesse informazioni delle fatture ordinarie. Tuttavia, le imposte applicabili variano a seconda della forma giuridica dell'emittente e del destinatario, nonché della località del cliente. A seconda delle imposte applicabili, le fatture ordinarie possono essere di tre tipi.

Fatture ordinarie con IVA

Questo tipo di fattura viene emesso in caso di vendita di prodotti o servizi soggetti a IVA nella Penisola Iberica o nelle Isole Baleari (ovvero nel territorio in cui si applicano le imposte indirette). Si tratta del tipo di fattura ordinaria più comune, poiché l'IVA si applica alla maggior parte delle transazioni commerciali.

In questa fattura, le descrizioni di ciascun prodotto o servizio e le unità vendute devono essere indicate su righe separate. Inoltre, la fattura deve includere tutte le informazioni relative all'importo dell'imposta, compreso il prezzo unitario al netto dell'IVA, gli sconti applicati, l'importo su cui viene calcolata l'IVA (ovvero la base imponibile), le aliquote IVA applicate in percentuale, l'importo totale dell'IVA addebitata in fattura e il prezzo finale.

Le aliquote fiscali attualmente in vigore in Spagna sono del 21%, del 10% e del 4%. Sebbene nel 2026 sia ancora prevista l'aliquota dello 0%, questa si applica solo a determinate donazioni a organizzazioni non profit.

Fatture ordinarie senza IVA

Le fatture ordinarie senza IVA vengono emesse quando le vendite documentate sono esenti (ad esempio, servizi sanitari, eventi culturali, esportazioni dalla Spagna e determinate operazioni intracomunitarie) o non sono soggette all'IVA (ad esempio, la fornitura di campioni gratuiti).

Quando si emette una fattura senza IVA, è obbligatorio includere una dicitura che specifichi il motivo per cui tale imposta non viene applicata, ad esempio: "Cessione intracomunitaria esente da IVA ai sensi dell’articolo 25 della legge 37/1992 sull'IVA". Inoltre, se si tratta di una transazione B2B all'interno dell'UE, la fattura deve riportare i numeri di partita IVA intracomunitari dell'acquirente e del venditore.

Fatture ordinarie con imposta sul reddito (IRPF)

Le fatture ordinarie devono indicare la ritenuta IRPF qualora l'emittente sia un lavoratore autonomo che presta servizi professionali o artistici e il destinatario sia un'azienda o un lavoratore autonomo operante in Spagna.

L'aliquota IRPF applicata a questo tipo di fatture è del 15%, ad fatta eccezione per i soggetti recentemente registrati come lavoratori autonomi. Questi ultimi possono applicare un'aliquota del 7% nell'anno della registrazione e nei due anni successivi. I soggetti che rientrano nel regime speciale per l'agricoltura, l'allevamento e la pesca possono applicare una ritenuta d'acconto del 2%, ridotta all'1% per le attività di ingrasso di suini e pollame.

Come per il calcolo dell'IVA, la ritenuta IRPF viene calcolata sulla base imponibile della fattura. In questo caso, si tratta di una percentuale negativa. L'importo della ritenuta IRPF viene sottratto dall'importo finale addebitato dal lavoratore autonomo. Successivamente, il cliente effettua il pagamento all'Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT) utilizzando il modulo 111 per conto dell'emittente.

Ecco un esempio: un lavoratore autonomo emette una fattura a un'azienda con sede in Spagna per i servizi resi nel mese precedente. L'importo imponibile indicato in fattura è di 2.000 €. Si tratta dell'importo utilizzato per calcolare l'IVA e la ritenuta IRPF.

In questo esempio, l'azienda deve versare 2.120 € al lavoratore autonomo e successivamente 300 € all'AEAT a titolo di ritenuta IRPF su questa fattura. Il lavoratore autonomo deve dichiarare all'AEAT i 420 € di IVA addebitati su questa fattura tramite l'autodichiarazione nel modulo 303. In tale occasione, potrà detrarre l'IVA relativa ai costi professionali. La differenza risultante è l'importo che deve essere versato all'AEAT.

Cos'è una fattura elettronica?

Secondo la definizione ufficiale, una fattura elettronica viene emessa e ricevuta in formato elettronico. Non si tratta semplicemente di un documento digitale contenente le stesse informazioni di una fattura cartacea, bensì di un file strutturato emesso in uno dei formati previsti dalla normativa spagnola. Grazie alla natura inalterabile di tali informazioni, le fatture elettroniche sono automaticamente tracciabili; pertanto, l'AEAT può convalidarle istantaneamente.

Tipi di fattura elettronica

Il Regio Decreto n. 1007/2023 prevede due modalità per adempiere all'obbligo di fatturazione elettronica introdotto dalla legge Crea y Crece. A seconda della modalità scelta, l'azienda dovrà emettere un determinato tipo di fattura elettronica.

Fatture elettroniche nel formato del Sistema di emissione di fatture verificabili (VERI*FACTU)

Lo scopo di questo modalità è quello di registrare ogni vendita in formato elettronico, in modo sicuro e inalterabile, inviando contemporaneamente tali registrazioni all'AEAT. A tal fine, le aziende devono emettere le fatture utilizzando un software conforme ai requisiti VERI*FACTU. Insieme alla fattura elettronica inviata al cliente come prova della transazione, viene generato un file XML, che viene inviato all'AEAT.

Le fatture elettroniche emesse con questa modalità devono riportare la dicitura: "Fattura verificabile sul sito web dell'AEAT" o, semplicemente, "VERI*FACTU".

Fatture elettroniche con il metodo non VERI*FACTU

Con il metodo non-VERI*FACTU è possibile conservare i dati a livello locale senza trasmetterli immediatamente all'AEAT. Pur essendo conforme alla legge, questo metodo richiede requisiti tecnici più rigorosi. Le fatture elettroniche devono essere emesse con un software che garantisca l'integrità, la tracciabilità e l'inalterabilità dei dati di fatturazione attraverso l'uso di firme digitali e catene di hash.

Le fatture elettroniche emesse con questa modalità non riportano una dichiarazione specifica, come illustrato sopra. Qualora l'AEAT effettui una verifica, l'attività è tenuta a fornire accesso immediato ai registri archiviati, oltre a dimostrare che non sono stati modificati dopo la loro creazione.

Cos'è una fattura semplificata?

Una ricevuta o uno scontrino fiscale, denominato giuridicamente "fattura semplificata", contiene meno dati e prevede meno requisiti rispetto a una fattura ordinaria. Non è richiesta l’identificazione del cliente né il dettaglio dell'IVA per aliquota; è però necessario indicare una descrizione dei beni o servizi sufficientemente accurata da giustificare l'importo addebitato. La finalità principale della fattura semplificata è documentare operazioni di modesto valore ai fini fiscali, contribuendo al contempo a rendere più snello il processo di vendita.

L'emissione di una fattura semplificata anziché di una fattura ordinaria è consentita solo in determinate circostanze. In linea di massima, è limitata alle vendite di importo non superiore a 400 €, ma la soglia sale a 3000 € per le attività operanti in settori quali il commercio al dettaglio o il settore alberghiero.

È inoltre importante ricordare che, se il cliente richiede una fattura ordinaria anziché una fattura semplificata, l'azienda ha l'obbligo di emetterla e di fornirla.

Cos'è una fattura proforma?

Una fattura proforma informa il cliente su una transazione non ancora avvenuta. Sebbene sia simile a un preventivo, segue il formato tipico della fattura e l'importo indicato non viene quasi mai modificato.

Le fatture proforma non devono necessariamente essere numerate. Tuttavia, è consigliabile indicare una data di scadenza che indichi chiaramente al cliente la durata di validità dell'offerta commerciale.

Le fatture proforma hanno solo finalità informative e non possono essere utilizzate come prova di vendita né per esigere il pagamento di alcun importo. In breve, non sono valide ai fini fiscali o contabili.

Cos'è una fattura rettificativa?

Una fattura rettificativa serve a correggere una fattura precedente. Viene emessa quando la base imponibile viene modificata o quando si rileva un errore nei dati obbligatori (ad esempio, errori nell'identificazione dell'emittente o del destinatario).

Una fattura rettificativa deve includere le seguenti informazioni:

• una serie con numerazione progressiva indipendente dalla fattura ordinaria, a indicare che si tratta di una fattura rettificativa;
  
• informazioni che identificano la fattura originale;
  
• l'importo positivo o negativo, a seconda che il prezzo originale sia aumentato o diminuito;
  
• l'importo positivo o negativo dell'IVA, proporzionale alla base imponibile corretta.
  

Non è obbligatorio specificare il motivo della rettifica, tuttavia si raccomanda di includerlo affinché l'AEAT ne sia a conoscenza. D'altra parte, ai sensi dell'articolo 15.4 del Regio Decreto 1619/2012, se la tua azienda emette una fattura rettificativa per modificare la base imponibile applicando uno sconto per volumi di acquisto elevati, non è necessario indicare la fattura precedente. È sufficiente specificare la data della transazione originale o il periodo di validità dello sconto sul volume di acquisto.

Tipi di fattura rettificativa

La procedura per registrare una fattura rettificativa in Spagna dipende dalla sottocategoria di appartenenza.

Fatture rettificative per sostituzioni

Una fattura rettificativa per sostituzione annulla la fattura originale e la sostituisce a livello legale. È necessario registrare l'importo finale corretto indicato sulla fattura rettificativa. Tuttavia, sulla fattura rettificativa deve essere specificata anche la differenza rispetto alla fattura originale.

Fatture rettificative per differenze

Una fattura rettificativa viene utilizzata per correggere errori specifici. Il documento indica l'importo della correzione e riporta esclusivamente la variazione economica rispetto alla fattura originaria.

Fatture rettificative per crediti

Le fatture rettificative utilizzate per registrare rimborsi totali o rimborsi parziali degli importi originali (ad esempio, in seguito a resi post-acquisto) sono specificatamente denominate "note di credito".

Poiché una nota di credito riflette sempre una riduzione della base imponibile, sia la base imponibile che l'importo dell'IVA risultano negativi. Viene registrato solo l'importo della differenza rispetto all'operazione iniziale.

Cos'è una fattura riepilogativa?

Una fattura riepilogativa raggruppa diverse transazioni avvenute con lo stesso cliente durante un periodo massimo di un mese solare. I requisiti relativi a queste fatture sono disciplinati dall'articolo 13 del Regio Decreto1619/2012, che stabilisce gli obblighi di fatturazione e fissa i seguenti termini per l'emissione:

• Transazioni B2C: ultimo giorno del mese di calendario in cui vengono effettuate le vendite
  
• Transazioni B2B: entro e non oltre il 16° giorno del mese successivo a quello in cui vengono effettuate le vendite
  

Le fatture riepilogative devono includere i dettagli relativi alle operazioni raggruppate, generalmente documentate tramite bolle di consegna. Le operazioni devono essere state effettuate nell'arco di un mese di calendario e con lo stesso cliente.

Ogni operazione riepilogata deve essere riportata su una riga separata, insieme alle informazioni necessarie per identificarla e calcolare l'imposta applicabile. Tale importo si ottiene sommando le basi imponibili di ciascuna operazione. L'emissione di un'unica fattura riepilogativa, anziché di una fattura ordinaria per ogni singola operazione, riduce notevolmente l'onere amministrativo sia per le attività che per i clienti.

Cos'è una fattura di acconto?

Le fatture di acconto costituiscono una prova del pagamento anticipato effettuato dal cliente prima di ricevere i prodotti o i servizi. Note anche come "fatture di pagamento anticipato", vengono comunemente utilizzate da attività commerciali come agenzie di viaggio o imprese di ristrutturazione edilizia.

L'emissione di fatture di acconto è obbligatoria in virtù delle specifiche norme fiscali che regolano i pagamenti anticipati. Ai sensi della legge 37/1992 sull'IVA, se un cliente paga un prodotto o un servizio soggetto a IVA prima di riceverlo, l'imposta diventa esigibile (ovvero sorge l'obbligo di dichiarare l'IVA) nello stesso momento in cui viene ricevuto il pagamento anticipato. Quando viene addebitato l'importo residuo, deve essere emessa un'altra fattura che rifletta l'importo residuo dell'IVA.

Il contenuto delle fatture di acconto differisce da quello delle fatture ordinarie per un aspetto fondamentale. Le fatture di acconto devono indicare la data di ricezione del pagamento anticipato, qualora differisca dalla data di emissione della fattura. È necessario emettere una fattura per ogni pagamento ricevuto, specificando in ciascun caso l'importo imponibile e l'importo dell'IVA corrispondente alla somma versata dal cliente.

Secondo la normativa dell'AEAT, non è richiesta alcuna dicitura specifica affinché una fattura sia considerata una fattura di acconto. Tuttavia, le autorità locali possono stabilire le proprie regole. Ad esempio, nei Paesi Baschi è obbligatorio inserire la parola "anticipo" nella descrizione della fattura prima di emetterla tramite TicketBAI. Per questo motivo, è consigliabile includerla per evitare problemi e garantire la trasparenza fiscale.

Cos'è una autofattura?

L'articolo 5 del Regio Decreto 1619/2012 stabilisce che il destinatario dell'operazione può occuparsi dell'emissione della fattura, purché vi sia un accordo preventivo con l'azienda o il professionista. La normativa specifica inoltre che questo tipo di fattura, comunemente denominata "autofattura", deve includere una numerazione progressiva distinta per ciascun cliente o società terza che la emette, oltre alla dicitura "fatturata dal destinatario".

Sebbene siano emesse dal cliente, queste fatture vengono emesse per conto del fornitore (ovvero l'azienda o il professionista che vende il prodotto o fornisce il servizio). Il fornitore resta legalmente responsabile del contenuto della fattura. Pertanto, queste fatture sono soggette a una procedura di accettazione preventiva e, una volta approvate, l'emittente deve inviarne una copia al fornitore.

Cos'è una fattura duplicata

Una fattura duplicata è una copia esatta della fattura originale che ha lo stesso valore ai fini fiscali. Pertanto, solo una delle due può essere utilizzata come prova della transazione. Per evitare problemi nella gestione fiscale, la normativa spagnola consente l'emissione di una fattura duplicata solo nei seguenti casi:

• l'originale è stato smarrito (il motivo non è rilevante);
  
• una stessa transazione può avere più destinatari. In tal caso, sia la fattura originale che le copie devono riportare i dati di tutti i clienti, nonché la quota della base imponibile e l'importo dell'IVA corrispondenti a ciascuno di essi.
  

In ogni caso, queste fatture devono riportare la dicitura "duplicato".

Termini legali per l'emissione dei diversi tipi di fattura in Spagna

I termini per l'emissione e la trasmissione di una fattura variano a seconda del tipo di fattura e del destinatario. In ogni caso, l'AEAT precisa che l'operazione si considera effettuata nel momento in cui matura l'IVA (ovvero quando sorge l'obbligo di riscuotere l'imposta). Di seguito riportiamo i termini per l'emissione di ciascun tipo di fattura:

Come Stripe può aiutarti a semplificare il processo di fatturazione

Le procedure di fatturazione devono rispettare le normative e soddisfare le esigenze dei clienti e dell'attività. Le attività possono ridurre gli oneri amministrativi automatizzando l'emissione delle fatture o documentando i pagamenti anticipati tramite fatture di acconto. Per semplificare la gestione contabile e ridurre al minimo gli errori, è importante che il software utilizzato sia adeguato alle esigenze specifiche della tua attività. Le app disponibili su Stripe App Marketplace possono aiutarti a raggiungere questo obiettivo.

Ad esempio, puoi automatizzare la gestione di tutte le fatture con Invopop, una soluzione sviluppata in Spagna che offre funzioni per l'adeguamento alla normativa spagnola, come l'integrazione completa con il sistema VERI*FACTU. Con questo strumento, puoi soddisfare i requisiti obbligatori in materia di fatturazione elettronica in Spagna emettendo diversi tipi di fattura, tra cui fatture ordinarie e semplificate, nonché fatture rettificative per differenze o sostituzioni.

Un'altra opzione è Billit, una piattaforma di fatturazione elettronica all'avanguardia in Europa che si concentra sulla conformità con i vari requisiti di fatturazione elettronica in tutta l'UE. Billit presenta funzioni automatizzate che consentono di collegare il tuo conto bancario aziendale e semplificare la riconciliazione delle fatture.

Domande frequenti sui tipi di fattura in Spagna