En Espagne, les factures sont la forme la plus connue de documentation des transactions commerciales. Dans le cadre réglementaire strict qui régit la documentation des transactions, les entreprises peuvent émettre différents types et formats de factures. Le type approprié dépend de l’émetteur, du champ d’application et de l’objectif.

Des factures pro forma aux factures électroniques, chaque type de facture répond à un objectif spécifique. Pour choisir la bonne facture dans chaque situation, il est important de savoir quand émettre chaque type et d’en connaître les caractéristiques.

Dans cet article, nous expliquons les différences entre les différents types de factures, y compris leurs sous-types, ainsi que les outils que vous pouvez utiliser pour simplifier le processus de facturation.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’une facture ordinaire ?
  
• Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
  
• Qu’est-ce qu’une facture simplifiée ?
  
• Qu’est ce qu’une facture pro forma ?
  
• Qu’est-ce qu’une facture rectificative ?
  
• Qu’est-ce qu’une facture consolidée ?
  
• Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?
  
• Qu’est-ce qu’une facture d’auto-facturation ?
  
• Qu’est-ce qu’un duplicata de facture ?
  
• Délais légaux pour émettre chaque type de facture en Espagne
  
• Comment Stripe peut aider à simplifier le processus de facturation
  

Qu’est-ce qu’une facture ordinaire ?

Également appelée « facture complète », une facture ordinaire fournit un détail précis des transactions commerciales d’une entreprise. Actuellement, les factures ordinaires peuvent être physiques ou électroniques. Lorsque les règlements définitifs de la loi Create and Grow (Crea y Crece) entreront en vigueur, ce qui est attendu en janvier 2027, leur émission au format numérique deviendra obligatoire. En Espagne, les factures ordinaires sont le moyen le plus courant de documenter les transactions entre entreprises.

Une facture ordinaire doit être préparée et émise pour toutes les transactions B2G, B2B et B2C supérieures à 400 €. Ce seuil est porté à 3 000 € dans certains secteurs, tels que le retail l’hôtellerie-restauration et le transport.

Pour être valable à des fins fiscales, toute facture ordinaire doit inclure un numéro ou une série séquentielle, la date d’émission, les informations relatives à l’émetteur et au destinataire, la description des biens vendus et une ventilation de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Types de factures ordinaires

Les informations contenues dans les factures ordinaires sont pratiquement identiques quel que soit le type. Cependant, les taxes applicables varient selon le statut juridique de l’émetteur et du destinataire, ainsi que selon la localisation du client. Selon les taxes applicables, les factures ordinaires se divisent en trois types.

Factures ordinaires avec TVA

Cette facture est émise lors de la vente de produits ou de services soumis à la TVA dans la péninsule Ibérique ou les îles Baléares, c’est-à-dire le territoire où les impôts indirects s’appliquent. C’est le type de facture ordinaire le plus courant, car la TVA s’applique à la plupart des transactions commerciales.

Sur cette facture, les descriptions de chaque produit ou service et les unités vendues doivent être indiquées sur des lignes distinctes. En outre, la facture doit inclure toutes les informations relatives au montant de taxe, notamment le prix unitaire hors TVA, les remises appliquées, le montant sur lequel la TVA est calculée, c’est-à-dire la base imposable, les taux de TVA appliqués en pourcentage, le montant total de TVA facturé et le prix final.

Les taux d’imposition actuels en Espagne sont de 21 %, 10 % et 4 %. Bien qu’un taux de 0 % existe encore en 2026, il ne s’applique qu’à certains dons à des organisations à but non lucratif.

Factures ordinaires sans TVA

Les factures ordinaires sans TVA sont émises lorsque les ventes documentées sont exonérées, par exemple les services de santé, les événements culturels, les exportations depuis l’Espagne et certaines transactions intracommunautaires, ou ne sont pas soumises à la TVA, par exemple les livraisons d’échantillons gratuits.

Lors de l’émission d’une facture sans TVA, il est obligatoire d’inclure une mention précisant la raison pour laquelle cette taxe n’est pas facturée, par exemple : « Livraison intracommunautaire exonérée de TVA conformément à l’article 25 de la loi 37/1992 relative à la TVA. » En outre, s’il s’agit d’une transaction B2B dans l’UE, la facture doit inclure les numéros de TVA intracommunautaire du client et du commerçant.

Factures ordinaires avec impôt sur le revenu (IRPF)

Les factures ordinaires doivent inclure la retenue d’IRPF si l’émetteur est un travailleur indépendant proposant des services professionnels ou artistiques et si le destinataire est une entreprise ou un travailleur indépendant en Espagne.

Le taux d’IRPF appliqué à ces factures est de 15 %, sauf pour les personnes récemment inscrites comme travailleurs indépendants. Elles peuvent facturer à 7 % l’année de leur inscription et les deux années suivantes. Les personnes relevant du régime spécial de l’agriculture, de l’élevage et de la pêche peuvent appliquer une retenue à la source de 2 %, réduite à 1 % pour les activités d’engraissement porcin et avicole.

Comme pour le calcul de la TVA, la retenue d’IRPF est calculée sur la base imposable de la facture. Dans ce cas, il s’agit d’un pourcentage négatif. Le montant de l’IRPF retenu est soustrait du montant final facturé par le travailleur indépendant. Le client effectue ensuite le paiement à l’administration fiscale espagnole (AEAT) au moyen du formulaire 111, au nom de l’émetteur.

Voici un exemple : un travailleur indépendant facture une entreprise établie en Espagne pour des services fournis au cours du mois précédent. La base imposable de la facture est de 2 000 €. C’est ce montant qui sert à calculer la TVA et la retenue d’IRPF.

Dans cet exemple, l’entreprise doit payer 2 120 € au travailleur indépendant, puis 300 € à l’AEAT au titre de la retenue d’IRPF sur cette facture. Le travailleur indépendant doit déclarer à l’AEAT les 420 € de TVA facturés sur cette facture au moyen de l’autoliquidation du formulaire 303. Il peut alors déduire la TVA payée au titre de ses dépenses professionnelles. La différence obtenue correspond au montant à payer à l’AEAT.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Selon sa définition officielle, une facture électronique est émise et reçue au format électronique. Il ne s’agit pas simplement d’un document numérique contenant les mêmes informations qu’une facture papier. Il s’agit plutôt d’un fichier structuré émis dans l’un des formats acceptés par la réglementation espagnole. Grâce à ces informations inaltérables, les factures électroniques sont automatiquement traçables. L’AEAT peut donc les valider instantanément.

Types de factures électroniques

Le décret royal 1007/2023 prévoit deux méthodes pour respecter l’obligation de facturation électronique introduite par la loi Create and Grow. La méthode choisie détermine le type de facture électronique que l’entreprise doit émettre.

Factures électroniques sous le format du système d’émission de factures vérifiables (VERI*FACTU)

L’objectif de cette méthode est d’enregistrer chaque vente par voie électronique, de manière sécurisée et inaltérable, tout en envoyant simultanément ces enregistrements à l’AEAT. Pour ce faire, les entreprises doivent émettre leurs factures à l’aide d’un logiciel conforme aux exigences VERI*FACTU. En même temps que la facture électronique envoyée au client comme preuve de la transaction, un fichier XML structuré est généré et envoyé à l’AEAT.

Les factures électroniques émises selon cette méthode doivent contenir la mention : « Facture vérifiable sur le site web de l’AEAT » ou simplement « VERI*FACTU ».

Factures électroniques avec la méthode non-VERI*FACTU

La méthode non-VERI*FACTU permet de conserver les enregistrements localement sans les transmettre immédiatement à l’AEAT. Bien qu’elle soit conforme à la loi, cette méthode impose des exigences techniques plus strictes. Les factures électroniques doivent être émises avec un logiciel garantissant l’intégrité, la traçabilité et l’inaltérabilité des enregistrements de facturation au moyen de signatures numériques et de chaînes de hachage.

Les factures électroniques émises selon cette méthode ne comportent pas de mention spécifique, contrairement à celles décrites ci-dessus. Si l’AEAT effectue un contrôle, l’entreprise doit fournir un accès immédiat aux enregistrements conservés. Elle doit également démontrer que les enregistrements n’ont pas été modifiés depuis leur création.

Qu’est-ce qu’une facture simplifiée ?

Un reçu ou un ticket de caisse, légalement appelé « facture simplifiée », contient moins de données et implique moins d’exigences qu’une facture ordinaire. Il n’exige pas l’identification du client ni le détail de la TVA. Toutefois, il exige une description de chaque produit ou service suffisamment détaillée pour prouver le montant facturé. L’objectif principal des factures simplifiées est de fournir une preuve des transactions de faible montant à des fins fiscales afin de simplifier le processus de vente

L’émission d’une facture simplifiée au lieu d’une facture ordinaire n’est légale que dans certaines circonstances. En général, elle est limitée aux ventes jusqu’à 400 €, mais le seuil passe à 3 000 € pour les entreprises de secteurs tels que le retail ou l’hôtellerie-restauration.

Il est également important de rappeler que si le client demande une facture ordinaire au lieu d’une facture simplifiée, l’entreprise a l’obligation de l’émettre et de la lui remettre.

Qu’est ce qu’une facture pro forma ?

Une facture pro forma informe le client d’une transaction qui n’a pas encore eu lieu. Bien qu’elle soit similaire à un devis, elle reprend le format habituel d’une facture. Le montant qu’elle indique n’est presque jamais modifié.

Les factures pro forma n’ont pas besoin d’être numérotées. Toutefois, il est conseillé d’inclure une date d’expiration indiquant clairement au client pendant combien de temps l’offre commerciale reste valable.

Les factures pro forma sont fournies uniquement à titre informatif et ne peuvent pas servir de preuve de vente ni permettre d’exiger le paiement d’un montant. En résumé, elles ne sont valables ni à des fins fiscales ni à des fins comptables.

Qu’est-ce qu’une facture rectificative ?

Une facture rectificative corrige une facture antérieure. Elle est émise lorsque la base imposable est modifiée ou lorsqu’une erreur est détectée dans les informations obligatoires, par exemple des erreurs dans l’identification de l’émetteur ou du destinataire.

Une facture rectificative doit contenir les informations suivantes :

• Une série avec une numérotation séquentielle indépendante de la facture ordinaire et indiquant qu’il s’agit d’une facture rectificative
  
• les informations permettant d’identifier la facture d’origine ;
  
• le montant corrigé, positif ou négatif, selon que le prix initial a été augmenté ou diminué ;
  
• Le montant de TVA positif ou négatif, proportionnel à la base imposable corrigée
  

Il n’est pas obligatoire d’indiquer le motif de la correction. Toutefois, il est recommandé d’inclure cette information afin que l’AEAT en connaisse la raison. En revanche, en vertu de l’article 15.4 du décret royal 1619/2012, si votre entreprise émet une facture rectificative pour modifier la base imposable en appliquant une remise pour volumes d’achat élevés, il n’est pas nécessaire d’identifier la facture précédente. Il suffit d’indiquer la date de la transaction originale ou la période concernée par la remise pour volume d’achat.

Types de factures rectificatives

La manière d’enregistrer une facture rectificative en Espagne dépend de sa sous-catégorie.

Factures rectificatives de remplacement

Une facture rectificative de remplacement annule la facture originale et la remplace juridiquement. Le montant final correct indiqué sur la facture rectificative doit être enregistré. Toutefois, la différence par rapport à la facture originale doit également être indiquée sur la facture rectificative.

Factures rectificatives par différence

Une facture rectificative par différence sert à corriger des erreurs spécifiques. Le document reflète le montant de l’ajustement, et seule cette différence monétaire par rapport à la facture originale est enregistrée.

Factures rectificatives d’avoir

Les factures rectificatives utilisées pour enregistrer des remboursements totaux ou partiels des montants originaux, par exemple après des retours d’achat, sont spécifiquement appelées « avoirs ».

Étant donné qu’un avoir reflète toujours une diminution de la base imposable, la base imposable et le montant de TVA sont négatifs. Seul le montant de la différence par rapport à la transaction initiale est enregistré.

Qu’est-ce qu’une facture récapitulative ?

Une facture récapitulative regroupe plusieurs transactions avec le même client sur une période maximale d’un mois civil. Les exigences applicables aux factures récapitulatives sont régies par l’article 13 du décret royal 1619/2012. Il prévoit les délais suivants pour l’émission de ce type de facture :

• Transactions B2C : dernier jour du mois civil au cours duquel les ventes ont lieu
  
• Transactions B2B : au plus tard le 16e jour du mois suivant celui au cours duquel les ventes ont lieu
  

Les factures récapitulatives doivent inclure des détails sur les transactions regroupées, généralement documentées par des bons de livraison. Les transactions doivent avoir eu lieu au cours d’un même mois civil et avec le même client.

Chaque transaction récapitulée doit apparaître sur une ligne distincte, avec les informations nécessaires pour l’identifier et calculer la taxe due. Celle-ci est obtenue en additionnant les bases imposables de chaque transaction. En émettant une seule facture récapitulative au lieu d’une facture ordinaire pour chaque transaction, la charge administrative est considérablement réduite pour les entreprises comme pour les clients.

Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

Les factures d’acompte servent de preuve des paiements anticipés des clients avant la réception de produits ou de services. Elles sont également appelées « factures de prépaiement » et sont courantes dans des secteurs comme les agences de voyage ou les entreprises de rénovation.

L’émission de factures d’avance est obligatoire en raison des règles fiscales spécifiques régissant les avances. En vertu de la loi 37/1992 relative à la TVA, si un client paie un produit ou un service soumis à la TVA avant de le recevoir, la taxe devient exigible (c’est-à-dire que l’obligation de déclarer la TVA naît) au moment de la réception de l’avance. Lors de l’encaissement du montant restant, une autre facture doit être émise reflétant le montant de TVA restant.

Le contenu d’une facture d’acompte diffère de celui d’une facture ordinaire sur un point important. Les factures d’acompte doivent inclure la date de réception de l’acompte si elle diffère de la date d’émission de la facture. Une facture doit être émise pour chaque paiement reçu, et elle doit préciser le montant imposable ainsi que le montant de TVA associé au montant payé par le client dans chaque cas.

Selon la réglementation de l’AEAT, aucune mention spécifique n’est requise pour qu’une facture soit considérée comme une facture d’acompte. Toutefois, les autorités régionales peuvent établir leurs propres règles. Par exemple, au Pays basque, il est obligatoire d’inclure le mot « acompte » dans la description de la facture avant de l’émettre via TicketBAI. Il est donc conseillé d’inclure cette mention afin d’éviter les problèmes et d’assurer la transparence fiscale.

Qu’est-ce qu’une facture d’auto-facturation ?

L’article 5 du décret royal 1619/2012 indique que le destinataire de la transaction peut se charger d’émettre la facture, à condition qu’il existe un accord préalable avec l’entreprise ou le professionnel. La réglementation précise également que ce type de facture, couramment appelé « auto-facture », doit inclure une série de numérotation distincte pour chaque client ou entreprise tierce qui l’émet, ainsi que la mention « facturé par le bénéficiaire ».

Bien qu’elles soient émises par le client, ces factures sont émises au nom du fournisseur, c’est-à-dire l’entreprise ou le professionnel qui vend le produit ou fournit le service. Le fournisseur est juridiquement responsable du contenu de la facture. Ces factures sont donc soumises à une procédure d’acceptation préalable et, après approbation, l’émetteur doit envoyer une copie au fournisseur.

Qu’est-ce qu’un duplicata de facture ?

Un duplicata de facture est une copie exacte de la facture originale qui a la même validité à des fins fiscales. Par conséquent, un seul des deux documents peut être utilisé pour prouver la transaction. Afin d’éviter les problèmes de gestion fiscale, la réglementation espagnole n’autorise l’émission d’un duplicata de facture que dans les cas suivants :

• L’original est perdu, quelle que soit la raison de cette perte
  
• Il existe plusieurs bénéficiaires dans le cadre d’une même transaction. Dans ce cas, la facture originale et tous les duplicatas doivent inclure les coordonnées de tous les clients ainsi que la proportion de la base imposable et du montant de TVA correspondant à chacun d’eux.
  

Dans tous les cas, la mention « duplicata » doit figurer sur ces factures.

Délais légaux pour émettre chaque type de facture en Espagne

Les délais d’émission et de remise d’une facture varient selon le type de facture et le destinataire. Dans tous les cas, l’AEAT précise que la transaction intervient au moment de l’exigibilité de la TVA, c’est-à-dire lorsque naît l’obligation de percevoir la taxe. Ci-dessous, nous indiquons les délais d’émission pour chaque type de facture :

Comment Stripe peut aider à simplifier le processus de facturation

Les processus de facturation doivent respecter la réglementation et répondre aux besoins des clients et de l’entreprise. Les entreprises peuvent réduire la charge administrative en automatisant l’émission des factures ou en fournissant une preuve des paiements anticipés au moyen de factures d’acompte. Pour simplifier la gestion comptable et réduire les erreurs, il est important que le logiciel utilisé réponde aux besoins de votre entreprise. Les applications disponibles sur le Stripe App Marketplace peuvent vous y aider.

Par exemple, vous pouvez automatiser la gestion de toutes vos factures avec Invopop, une solution développée en Espagne qui propose des fonctionnalités de conformité à la réglementation espagnole, comme une intégration complète avec le système VERI*FACTU. Cet outil vous permet de satisfaire aux exigences obligatoires de facturation électronique en Espagne en émettant différents types de factures, notamment des factures ordinaires et simplifiées, ainsi que des factures rectificatives par différences ou de remplacement.

En outre, Billit est une plateforme pionnière de facturation électronique en Europe, axée sur le respect des différentes exigences de facturation électronique dans l’UE. Billit propose également des fonctionnalités automatisées qui vous permettent de connecter votre compte bancaire professionnel et de simplifier le rapprochement des factures.

FAQ sur les types de factures en Espagne