En Espagne, dans les secteurs B2B et B2C, il est courant de constater que les entreprises vendent des produits ou fournissent des services de manière récurrente au même client. Dans de tels cas, la réglementation autorise le regroupement de plusieurs transactions dans un seul document appelé « facture consolidée ».

Ce type de facture vise à simplifier les tâches administratives pour les entreprises et les clients. Pour que cette facture soit juridiquement valable, il est essentiel de respecter scrupuleusement les délais d’émission et d’y inclure les informations obligatoires.

Dans cet article, nous vous proposons une explication des factures consolidées, notamment comment les créer et quels sont leurs avantages et les obligations associées.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’une facture consolidée ?
  
• Avantages des factures consolidées pour les entreprises
  
• Avantages des factures consolidées pour les clients
  
• Quand émettre des factures consolidées
  
• Comment créer des factures consolidées
  

Qu’est-ce qu’une facture consolidée ?

Une facture consolidée est un document commercial qui regroupe les transactions effectuées par un même client sur une période allant jusqu’à un mois calendaire. Au lieu d’émettre une facture pour chaque transaction, la facture consolidée combine les ventes de produits et de services au client en une seule facture.

Ce type de facture est courant chez les entreprises espagnoles qui utilisent un modèle de facturation récurrente. Par exemple, les professionnels qui fournissent des services (tels que l’entretien, les réparations, le nettoyage de bureaux ou le marketing numérique) consignent chaque travail effectué pour un client sur un bon de livraison. Ensuite, à la fin du mois, ils regroupent les informations de ces documents dans une facture consolidée.

Avantages des factures consolidées pour les entreprises

Le regroupement de plusieurs transactions dans un seul document offre de nombreux avantages aux entreprises. En voici quelques-uns des plus importants.

Gain de temps lors de l’émission des factures

En réduisant le nombre de factures émises, les entreprises s’affranchissent des tâches répétitives de préparation, de vérification et d’émission d’un document pour chaque transaction. Ceci aide à réduire le temps consacré aux tâches administratives et permet à l’entreprise de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée. Une telle pratique peut contribuer à accroître la productivité de l’équipe financière de l’entreprise.

Pour améliorer davantage ce processus, les entreprises peuvent aussi choisir un logiciel de facturation récurrente qui se synchronise avec une plateforme de paiements récurrents, telle que Stripe Billing.

Simplification du processus de recouvrement

Le regroupement des transactions par mois facilite aussi le suivi des encaissements et des règlements des paiements en souffrance.

Il est possible aussi d’automatiser ce processus grâce à l’intégration d’outils de recouvrement de revenus. Par exemple, vous pouvez utiliser Stripe Payments pour traiter vos paiements en ligne. Aussi, en cas d’échec de paiement, Smart Retries relancera le recouvrement au moment opportun.

De plus, les solutions de Stripe s’intègrent facilement aux outils de facturation suivants, disponibles sur la plateforme Stripe App Marketplace :

• Billit : Billit est une plateforme de premier plan en Europe. Elle simplifie la conformité aux différentes réglementations en matière de facturation électronique. Aussi, elle envoie des rappels automatiques à l’approche de la date d’échéance de la facture.
  
• Invopop : Invopop est une plateforme de facturation développée en Espagne, compatible avec le Système d’émission de factures vérifiables (VERI*FACTU). De plus, elle propose l’automatisation des e-mails pour le recouvrement des factures impayées.
  

Réduction des coûts

Quel que soit le format de la facture (papier ou numérique dans le cadre du système VERI*FACTU), le regroupement de plusieurs transactions sur une seule facture consolidée aide à réduire les dépenses de façon considérable. Aussi, les déclarations fiscales sont aussi simplifiées, ce qui peut permettre de gagner du temps sur les tâches de conformité fiscale.

Avantages des factures consolidées pour les clients

Allégement de la charge administrative

Les clients qui effectuent des achats récurrents reçoivent une seule facture consolidée par mois. Cette pratique simplifie leur gestion administrative et réduit le temps consacré au traitement des factures individuelles.

Optimisation de la facilité de paiement

Bien que de nombreuses factures consolidées fournissent la preuve de transactions payées en argent liquide, elles servent aussi à documenter les ventes de produits et de services qui n’ont pas encore été réglées. Dans ces cas-là, un paiement unique en fin de mois est normalement plus pratique pour les clients. Ceci est d’autant plus vrai si ces clients peuvent choisir leur moyens de paiement préférés.

En choisissant Stripe Payments comme plateforme de paiement, vous pouvez facilement accepter plusieurs moyens de paiement, notamment les cartes de débit et de crédit, les wallets et les paiements en un clic, ainsi que des dizaines de moyens de paiement locaux.

Simplification de la déduction des dépenses

Le fait de regrouper toutes les dépenses sur une seule facture détaillant clairement chaque transaction facilite la déduction des dépenses dans les déclarations fiscales. Ceci inclut la déclaration trimestrielle de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) au moyen du Formulaire 303.

Quand émettre des factures consolidées

Pour pouvoir bénéficier des avantages des factures consolidées, il est important de les émettre dans les délais impartis. Les délais d’émission suivants sont prévus à l’article 13 du décret royal 1619/2012 portant approbation de la réglementation relative aux obligations de facturation :

• Transactions B2C : dernier jour du mois civil au cours duquel la vente a eu lieu
  
• Transactions B2B : le 15 du mois suivant celui au cours duquel la vente a eu lieu
  

Comment créer des factures consolidées

La création d’une facture consolidée est similaire à celle d’une facture ordinaire. La principale différence réside dans le fait que chaque ligne détaille une transaction au lieu d’un seul article. Voici donc les étapes à suivre pour créer une facture consolidée :

• Identifier la facture
  Attribuez un numéro séquentiel (et, le cas échéant, un numéro de série) et indiquez la date d’émission. Il est recommandé d’inclure la mention « Facture consolidée » dans l’en-tête pour que le document soit facilement identifiable.
  
• Inclure les coordonnées de l’émetteur et du client
  Ajoutez le nom complet ou la raison sociale, le numéro d’identification fiscale (NIF) et l’adresse fiscale des deux parties.
  
• Indiquer chaque transaction sur une ligne distincte
  Pour chaque vente ou prestation figurant sur la facture, indiquez la date de la transaction, sa description, son prix unitaire, la remise (le cas échéant) et le taux de TVA applicable. Si les transactions énumérées sont soumises à des taux de TVA différents, indiquez le montant taxable pour chacune d’elles séparément.
  
• Calculer les totaux
  Additionnez les montants de toutes les transactions pour obtenir la base imposable totale. Ensuite, appliquez la TVA correspondant à chaque taux d’imposition et indiquez le montant total que le client doit payer.
  
• Vérifier et émettre la facture
  Avant d’émettre la facture, vérifiez qu’elle comporte toutes les informations obligatoires et que ces informations sont exactes. N’oubliez pas que la date limite d’émission maximale est le dernier jour du mois civil pour les transactions B2C et le 15 du mois suivant pour les transactions B2B.
  

Informations obligatoires à inclure dans les factures consolidées

Pour qu’elle soit valable à des fins fiscales, une facture consolidée doit satisfaire aux exigences établies par le décret royal 1619/2012. Il est donc important de vérifier que les factures consolidées comprennent toutes les informations considérées obligatoires. Vous trouverez ci-dessous un résumé des informations obligatoires pour les factures en Espagne, y compris les informations spécifiques aux factures consolidées :

• Date de la facture consolidée
  
• Numéro séquentiel ou numéro de série de la facture consolidée
  
• Coordonnées de l’émetteur (nom ou raison sociale, numéro NIF, et adresse)
  
• Coordonnées du client (nom ou raison sociale, numéro NIF, et adresse)
  
• Date à laquelle chaque transaction a eu lieu
  
• Description de chaque transaction, y compris le prix unitaire et la remise (le cas échéant)
  
• Base imposable totale
  
• Taux d’imposition et montant de l’impôt
  
• Montant total
  

Chaque transaction figurant sur la facture consolidée doit apparaître sur une ligne distincte. Aussi, la facture doit comporter les informations nécessaires à l’identification de chaque transaction et au calcul du montant de la TVA, qui correspond à la somme de toutes les transactions incluses. Vous trouverez ci-dessous un exemple pratique.

En mars 2026, un travailleur indépendant s’est rendu à quatre reprises au siège social d’une multinationale espagnole pour effectuer des prestations de services techniques. Au lieu d’émettre une facture pour chaque transaction, le travailleur les a consignées individuellement dans des bons de livraison. Le 14 avril 2026, soit un jour avant la date limite d’émission imposée par la loi, le travailleur a émis sa facture consolidée qui comprenait les informations suivantes :

Exemple du contenu d’une facture consolidée

Si le travailleur avait fourni ses services à un particulier, la date limite d’émission de la facture consolidée aurait été fixée au 31 mars, soit quelques jours plus tôt. Pour les transactions B2C, le 14 avril est postérieur à cette date. Conformément à la Loi générale des impôts, ceci pourrait constituer une infraction passible de sanctions. Le montant des pénalités dépend des circonstances et du montant des transactions documentées.

FAQ sur les factures consolidées