In de B2B- en B2C-sectoren in Spanje is het gebruikelijk dat bedrijven op terugkerende basis producten verkopen of diensten leveren aan dezelfde klant. In deze gevallen staat de regelgeving toe dat meerdere transacties worden gebundeld in één document, een zogenaamde “samenvattende factuur”.

Dit type factuur vereenvoudigt de administratieve taken voor ondernemingen en klanten. Om juridisch geldig te zijn, is het belangrijk om de uitgiftetermijnen strikt na te leven en de verplichte informatie te vermelden.

In dit artikel leggen we uit wat samenvattende facturen zijn, hoe je ze maakt en wat de voordelen en verplichtingen zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een verzamelfactuur?
  
• Voordelen van verzamelfacturen voor ondernemingen
  
• Voordelen van verzamelfacturen voor klanten
  
• Wanneer moet je verzamelfacturen versturen?
  
• Hoe maak je verzamelfacturen aan?
  

Wat is een verzamelfactuur?

Een verzamelfactuur is een commercieel document waarin transacties van één klant over een periode van maximaal één kalendermaand worden samengevat. In plaats van voor elke transactie een aparte factuur uit te geven, worden de verkopen van producten en diensten op de verzamelfactuur samengevoegd tot één factuur.

Dit type factuur komt veel voor bij Spaanse bedrijven die gebruikmaken van terugkerende facturatiemodellen. Zo registreren bijvoorbeeld professionals die diensten verlenen – zoals onderhoud, reparaties, kantoorschoonmaak of digitale marketing – elke klus die ze voor een klant hebben uitgevoerd op een leveringsbon. Aan het einde van de maand voegen ze de informatie uit die documenten samen in een verzamelfactuur.

Voordelen van verzamelfacturen voor ondernemingen

Het samenvoegen van meerdere transacties in één document biedt verschillende voordelen voor ondernemingen. Hier zijn enkele van de belangrijkste.

Bespaar tijd bij het factureren

Door het aantal uitgegeven facturen te verminderen, vermijden bedrijven de repetitieve taak van het opstellen, controleren en versturen van een afzonderlijk document voor elke transactie. Dit vermindert het aantal uren dat aan administratief beheer wordt besteed, waardoor de onderneming zich kan concentreren op taken met een hoge toegevoegde waarde. Dit kan bijdragen aan een hogere productiviteit van de onderneming.

Om dit proces verder te verbeteren, kunnen bedrijven ook kiezen voor software voor terugkerende facturatie die synchroniseert met een platform voor terugkerende betalingen, zoals Stripe Billing.

Vereenvoudig het incassoproces

Door transacties van een maand te groeperen, wordt het ook makkelijker om de incasso’s en vereffeningen van openstaande betalingen bij te houden.

Dit proces kan ook worden geautomatiseerd door tools voor het terugvorderen van inkomsten te integreren. Je kunt bijvoorbeeld Stripe Payments gebruiken om je online betalingen te verwerken. Als een betaling mislukt, zal Smart Retries de incasso op het ideale moment opnieuw proberen.

Bovendien kunnen de oplossingen van Stripe eenvoudig worden geïntegreerd met de facturatietools in de Stripe App Marketplace:

• Billit: Billit is een toonaangevend platform in Europa dat compliance met diverse regelgeving op het gebied van elektronische facturering vereenvoudigt. Het verstuurt ook automatische herinneringen wanneer de vervaldatum van de factuur nadert.
  
• Invopop: Invopop is een in Spanje ontwikkeld platform voor facturatie dat compatibel is met het Verifiable Invoice Issuance System (VERI*FACTU) van dat land. Het biedt ook e-mailautomatisering voor het innen van onbetaalde facturen.
  

Kosten verlagen

Ongeacht het factuurformaat – dat onder het VERI*FACTU-systeem zowel op papier als digitaal kan zijn – dalen de kosten aanzienlijk wanneer je meerdere transacties groepeert in één verzamelfactuur. Belastingaangiften worden ook veel eenvoudiger, wat tijd kan besparen bij compliance met belastingverplichtingen.

Voordelen van verzamelfacturen voor klanten

Minder administratieve rompslomp

Klanten die terugkerende aankopen doen, krijgen één verzamelfactuur per maand. Dit vereenvoudigt hun administratie en bespaart tijd bij het verwerken van afzonderlijke facturen.

Vergroot het betalingsgemak

Hoewel veel verzamelfacturen een bewijs vormen van transacties die contant zijn betaald, documenteren ze doorgaans ook verkopen van producten en diensten die nog niet zijn afgerekend. In deze gevallen is één enkele betaling aan het einde van de maand meestal praktischer voor klanten. Dit geldt vooral als ze hun favoriete betaalmethoden kunnen kiezen.

Door Stripe Payments als je betaalplatform te kiezen, kun je eenvoudig verschillende betaalmethoden accepteren. Dit omvat debitcards en creditcards, digitale wallets en one-click-betalingen, evenals tientallen lokale betaalmethoden.

Vereenvoudig het aftrekken van onkosten

Door alle onkosten te bundelen in één factuur waarop elke transactie duidelijk wordt weergegeven, kun je onkosten gemakkelijker aftrekken in je belastingaangifte. Dit geldt ook voor de driemaandelijkse btw-aangifte met Formulier 303.

Wanneer moet je verzamelfacturen versturen?

Om te profiteren van de voordelen van verzamelfacturen, is het belangrijk dat je ze binnen de toegestane termijn verstuurt. De volgende uiterste data voor het versturen staan vermeld in artikel 13 van Koninklijk Besluit 1619/2012, waarmee de verordening inzake factureringsverplichtingen is goedgekeurd:

• B2C-transacties: de laatste dag van de kalendermaand waarin de verkoop plaatsvond
  
• B2B-transacties: de 15e dag van de maand volgend op de maand waarin de verkoop plaatsvond
  

Hoe maak je verzamelfacturen aan

Het aanmaken van een verzamelfactuur is vergelijkbaar met het aanmaken van een gewone factuur. Het belangrijkste verschil is dat elke regel een transactie beschrijft in plaats van een enkel artikel. De stappen om een verzamelfactuur aan te maken zijn als volgt:

• Bepaal de factuur
  Geef een volgnummer op – en, indien van toepassing, een reeksnummer – en vermeld de uitgiftedatum. Het is aan te raden om ‘verzamelfactuur’ in de koptekst te vermelden, zodat het document gemakkelijk te herkennen is.
  
• Vermeld de gegevens van de uitgever en de klant
  Voeg de volledige naam of naam van het bedrijf, het fiscaal identificatienummer (NIF) en het fiscale adres van beide partijen toe.
  
• Vermeld elke transactie op een aparte regel
  Geef voor elke verkoop of dienst op de factuur de transactiedatum, omschrijving, eenheidsprijs, kortingen en het bijbehorende btw-tarief aan. Als de transacties onder verschillende btw-tarieven vallen, vermeld dan het belastbare bedrag voor elke transactie apart.
  
• Bereken de totalen
  Tel de bedragen van alle transacties bij elkaar op om de totale belastinggrondslag te krijgen. Pas vervolgens de btw toe die bij elk tarief hoort en vermeld het totale bedrag dat de klant moet betalen.
  
• Controleer en verstuur de factuur
  Controleer voordat je de factuur verstuurt of deze de verplichte informatie bevat en of de gegevens kloppen. Onthoud dat de uiterste uitgiftedatum de laatste dag van de kalendermaand is voor B2C-transacties en de 15e dag van de volgende maand voor B2B-transacties.
  

Verplichte gegevens voor verzamelrekeningen

Om fiscaal geldig te zijn, moet een verzamelrekening voldoen aan de vereisten van Koninklijk Besluit 1619/2012. Het is belangrijk om te controleren of verzamelrekeningen alle verplichte gegevens bevatten. Hieronder vind je een overzicht van de verplichte gegevens voor rekeningen in Spanje, inclusief de specifieke gegevens voor verzamelrekeningen:

• Datum van de verzamelrekening
  
• Nummer of reeks van de verzamelrekening
  
• Gegevens van de uitgever (d.w.z. naam of bedrijfsnaam, NIF en adres)
  
• Gegevens van de klant (d.w.z. naam of bedrijfsnaam, NIF en adres)
  
• Datum waarop elke transactie plaatsvond
  
• Beschrijving van elke transactie, inclusief eenheidsprijs en toepasselijke kortingen
  
• Totale belastinggrondslag
  
• Belastingtarief en belastingbedrag
  
• Totaalbedrag
  

Elke transactie op de verzamelrekening moet op een aparte regel staan. De rekening moet ook de informatie bevatten die nodig is om elke transactie te identificeren en het btw-bedrag te berekenen, dat overeenkomt met de som van alle opgenomen transacties. Hieronder geven we een voorbeeld.

In maart 2026 bezocht een zelfstandige vier keer het hoofdkantoor van een Spaanse multinational om technische onderhoudstaken uit te voeren. In plaats van voor elke transactie een rekening uit te schrijven, documenteerde de zelfstandige ze afzonderlijk in leveringsbonnen. Op 14 april 2026 – één dag voor de wettelijke uiterste uitgiftedatum – heeft de zelfstandige de verzamelrekening uitgegeven, met daarin de volgende informatie:

Voorbeeld van de inhoud van een verzamelrekening

Als de werknemer de diensten aan een particulier had geleverd, zou de deadline voor het uitreiken van de verzamelrekening een paar dagen eerder zijn geweest, namelijk op 31 maart. Voor B2C-transacties is 14 april na de deadline. Volgens de Algemene Belastingwet kan dit een overtreding zijn die bestraft kan worden. De hoogte van de boetes hangt af van de omstandigheden en het bedrag van de gedocumenteerde transacties.

Veelgestelde vragen over verzamelrekeningen