VERI*FACTU was eind 2025 het meest besproken onderwerp onder zelfstandigen en bedrijven in Spanje, na de tweede uitstel van de inwerkingtreding van de wetgeving. Deze verlenging van de deadlines gaf veel bedrijven wat ademruimte, omdat ze nog steeds niet zeker wisten hoe ze zich aan de vereisten moesten aanpassen. Maar aangezien de herziene ingangsdatum – na het eerste uitstel – gepland stond voor 1 januari 2026, hebben veel professionals en organisaties deze periode gebruikt om hun factureringsproces te digitaliseren: zoals blijkt uit SERES’ “12e studie over elektronische facturering” van SERES, was er tussen 2023 en 2024 een aanzienlijke stijging in het versturen en ontvangen van elektronische facturen (ook wel e-facturen genoemd) bij middelgrote en grote ondernemingen.

Ondanks deze vertragingen zal VERI*FACTU vroeg of laat van kracht worden en de overgrote meerderheid van de Spaanse bedrijven dwingen hun factuuruitgifte- en registratieprocessen aan te passen, zoals al gebeurde met andere wetten die zijn aangenomen met betrekking tot verplichte elektronische facturering in Spanje: de antifraudewet, de Create and Grow-wet, de Onmiddellijke Informatieverstrekking (SII) en TicketBAI – dat alleen in Baskenland wordt gebruikt. Om dit regelgevingskader te versterken, zal VERI*FACTU bedrijven in het land verplichten hun tools voor e-facturering aan te passen aan de technische normen die zijn vastgesteld door de Spaanse belastingdienst (AEAT).

In dit artikel bekijken we hoe VERI*FACTU werkt, voor wie het geldt en wat de gevolgen zijn voor jouw bedrijf.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is VERI*FACTU
  
• Wanneer VERI*FACTU van kracht wordt
  
• Doelstellingen van VERI*FACTU
  
• Wie moet VERI*FACTU gebruiken?
  
• Wat voor invloed heeft VERI*FACTU op Spaanse bedrijven?
  
• Sancties en risico's bij het niet naleven van VERI*FACTU
  
• Hoe bereid je je voor op VERI*FACTU met Stripe
  

Wat is VERI*FACTU

VERI*FACTU is een term die twee concepten omvat die door de AEAT zijn geïntroduceerd:

• Het type geautomatiseerd facturatiesysteem (SIF) dat bedrijven en zelfstandigen moeten gebruiken om hun factuurgegevens in realtime naar de AEAT te sturen
  
• De verordening waarin de eisen staan die applicaties moeten voldoen
  

Dit kader is bedoeld om te voorkomen dat organisaties inkomsten gedeeltelijk verbergen via dual-use software en om zwarte boekhouding in het Spaanse bedrijfsleven uit te bannen.

Wanneer VERI*FACTU van kracht wordt

Na de laatste verlenging van de implementatietermijn die op 3 december 2025 is aangekondigd, zijn dit de nieuwe data waarop het systeem verplicht wordt:

• 1 januari 2027: betalers van vennootschapsbelasting (IS)
  
• 1 juli 2027: alle overige bedrijven en zelfstandigen (autónomos)
  

Deze data zijn vastgelegd in Koninklijk Besluit-Wet 15/2025, waarmee de uitroltermijn van de wetgeving opnieuw is verlengd. Hoewel Koninklijk Besluit 1007/2023, gepubliceerd in december 2023, de oorspronkelijke ingangsdatum van VERI*FACTU vaststelde op juli 2025, werd de invoering minder dan een jaar later (in oktober 2024) voor het eerst uitgesteld door Ministerieel Besluit HAC/1177/2024.

Doelstellingen van VERI*FACTU

De invoering van VERI*FACTU is een reactie op de fraudebestrijdingswet om de integriteit en traceerbaarheid van facturatiegegevens te garanderen. Door de regels voor digitale platforms te standaardiseren, stelt de AEAT een aantal duidelijke doelen:

Bestrijding van belastingfraude

Het belangrijkste doel van VERI*FACTU is om software uit te bannen waarmee gegevens gemanipuleerd kunnen worden of waarmee boekingen buiten de boeken om kunnen plaatsvinden. Door een SIF verplicht te stellen die voorkomt dat er gegevens ontbreken of dat uitgegeven facturen worden gewijzigd, zorgt het ervoor dat belastingaangiften de werkelijke financiële situatie van bedrijven weergeven. Bedrijven die hun fiscale verplichtingen nakomen, beschermen zichzelf tegen oneerlijke concurrentie vanuit de ondergrondse economie.

Digitalisering en standaardisering van factureringsprocessen

De invoering van deze maatregel betekent een stap vooruit in de digitale transformatie van zelfstandigen en bedrijven in Spanje. Het gebruik van gestandaardiseerde registratieformaten helpt de communicatie tussen overheidsinstanties te vereenvoudigen en de uitwisseling van informatie tussen bedrijven en hun klanten te vergemakkelijken.

Bevordering van transparantie en burgertoezicht

Het systeem voegt QR-codes toe aan alle facturen, waardoor ontvangers direct kunnen controleren of de AEAT het document correct heeft geregistreerd. Naast het vereenvoudigen van de samenwerking met de AEAT, bieden organisaties een openbaar verificatie-instrument dat een cultuur van fiscale compliance versterkt en de betrouwbaarheid van digitale platforms aantoont.

Wie moet VERI*FACTU gebruiken?

Het VERI*FACTU-systeem is verplicht voor de volgende belastingplichtigen:

• Zelfstandigen
  
• Ondernemers
  
• Entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid, zoals bankvermogensfondsen
  
• Ondernemingen naar burgerlijk recht met rechtspersoonlijkheid maar zonder commercieel doel, zoals ondernemingen die landbouwactiviteiten uitoefenen
  

Het kader is van toepassing als de bovengenoemde belastingplichtigen aan deze kenmerken voldoen:

• Ze maken gebruik van elektronische factureringsplatforms
  
• Ze zijn gevestigd in Spanje en worden ook belast in het gemeenschappelijk grondgebied, d.w.z. elke autonome gemeenschap of Spaans grondgebied behalve Baskenland en Navarra
  
• Ze zijn onderworpen aan ten minste één van de volgende belastingen:
  
  • Inkomstenbelasting (IRPF) vanwege hun beroepsactiviteit
    
  • Inkomstenbelasting voor niet-ingezetenen (IRNR)
    
  • Vennootschapsbelasting (IS)
    

Wie hoeft VERI*FACTU niet te gebruiken?

Bedrijven, zelfstandigen of entiteiten die aan ten minste één van de volgende voorwaarden voldoen, zijn vrijgesteld van het VERI*FACTU-systeem:

• Je woont in Navarra of Baskenland, aangezien deze autonome gemeenschappen hun eigen digitale factureringsplatforms hebben (respectievelijk NaTicket en TicketBAI).
  
• Het bijhouden van btw-administratie via het SII.
  
• Het verkrijgen van toestemming van de AEAT in gevallen waarin de toepassing ervan technisch niet haalbaar is.
  
• Sluit transacties uit die Koninklijk Besluit 1619/2012 vrijstelt van facturering; gebruik VERI*FACTU alleen bij de verkoop van goederen of het verlenen van diensten waarvoor een factuur vereist is.
  

Hoe VERI*FACTU Spaanse bedrijven beïnvloedt

Uit de “12e studie over elektronische facturering” van SERES blijkt dat in 2024 45.600 nieuwe bedrijven digitale factureringsprocedures hebben ingevoerd, waaronder het versturen van facturen in gestructureerde formaten die automatisch verwerkt kunnen worden. Toch hebben veel bedrijven VERI*FACTU nog niet geïmplementeerd, omdat het zonder de juiste partner nogal ingewikkeld kan lijken.

Hieronder bespreken we een aantal punten waarmee je rekening moet houden als je dit systeem gaat gebruiken:

Zorg ervoor dat de software aan de vereisten voldoet

Bedrijven en zelfstandigen in Spanje die VERI*FACTU moeten gebruiken, moeten controleren of het programma dat ze gebruiken een conformiteitsverklaring van de developer bevat waarin de compatibiliteit met het framework wordt bevestigd. Met dit document, dat via het SIF toegankelijk moet zijn, verklaart de fabrikant dat de software aan de volgende kenmerken voldoet:

• Automatische en veilige indiening: het dient belastinggegevens (met name factuurgegevens) in via het VERI*FACTU-systeem. Deze indiening moet veilig en geautomatiseerd zijn.
  
• Aanmaken van factuurgegevens: elke keer dat een bedrijf een product verkoopt of een dienst afneemt, maakt het VERI*FACTU-facturatieprogramma een boeking aan – een digitaal bestand met de transactiegegevens. De software moet deze gegevens tegelijkertijd met, of direct vóór, het versturen van de factuur aanmaken; nooit daarna.
  
• Scheiding van vertrouwelijke en fiscale gegevens: persoonsgegevens die geen fiscale gevolgen hebben, moeten gescheiden blijven van gegevens die relevant zijn voor fiscale doeleinden, zoals het belastbare bedrag van een verkoop. Zo kan de AEAT de relevante cijfers direct, snel en eenvoudig analyseren.
  
• Koppeling van records: het systeem moet alle factuurrecords koppelen in een volgorde die overeenkomt met de chronologische volgorde waarin ze zijn uitgegeven.
  
• Logboekregistratie: het systeem moet automatisch alle acties en incidenten registreren, inclusief aanmeldingen en software-updates.
  
• Onveranderbaarheid: het programma moet de integriteit van factuurgegevens waarborgen en manipulatie van gegevens die het platform al heeft vastgelegd voorkomen, zodat die gegevens ook na vastlegging door beschermd blijven.
  

Voeg extra elementen toe aan de facturen

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat facturen de volgende elementen bevatten:

• QR-code: op gedrukte facturen moet een QR-code staan, terwijl digitale versies deze kunnen vervangen door dezelfde gegevens in de visuele weergave te tonen.
  
• VERI*FACTU-identificatiecode: elke factuur moet de term “VERI*FACTU” of de zin “Factuur verifieerbaar op de website van de AEAT” bevatten.
  

Zorg ervoor dat de software de verplichte informatie in de factuurgegevens opneemt

Het VERI*FACTU-systeem stelt een standaardformaat en -structuur vast voor factuurgegevens, dat wil zeggen de elektronische bestanden die het SIF genereert wanneer een factuur wordt uitgegeven. Hieronder vind je een overzicht van de inhoud die deze bestanden moeten bevatten:

• Gegevens van de uitgever: het fiscaal identificatienummer (NIF) van degene die de factuur uitgeeft, samen met de voor- en achternaam in het geval van een zelfstandige of de volledige bedrijfsnaam in het geval van een juridische entiteit, zoals een besloten vennootschap (SL) of een naamloze vennootschap (SA).
  
• Gegevens van de klant: in gevallen waarin Koninklijk Besluit 1619/2012 identificatie van de ontvanger vereist (zoals wanneer een volledige factuur verplicht is), moet de software hun NIF vermelden, plus de voor- en achternaam in het geval van een zelfstandige of een particulier, of de volledige bedrijfsnaam in het geval van een juridische entiteit. Het is goed om te weten dat VERI*FACTU de regels met betrekking tot klantgegevens op vereenvoudigde facturen niet wijzigt, dus deze hoeven niet verplicht te worden vermeld.
  
• Uitgever: geeft aan of het een factuur betreft die daadwerkelijk is uitgegeven door de ontvanger of door derden.
  
• Nummer en reeks: dit identificeert het document aan de hand van een nummer en, indien van toepassing, een reeks om documenten in opeenvolgende en chronologische volgorde te onderscheiden.
  
• Datum: noteer de datum van uitgifte, dat wil zeggen wanneer het bedrijf het document opstelt en verstuurt. Als deze datum afwijkt van de transactiedatum of de datum van de vooruitbetaling, vermeld dan beide.
  
• Factuurtype: geeft aan of het een volledige of vereenvoudigde factuur betreft – meestal aangeduid als een bon of ontvangstbewijs.
  
• Correctiefactuur: geef duidelijk aan dat het om een correctiefactuur gaat en vermeld de originele factuur die hiermee wordt gewijzigd.
  
• Factuur ter vervanging van een vereenvoudigde factuur: geeft aan dat het een factuur is die is uitgegeven ter vervanging van een eerdere vereenvoudigde factuur en vermeld het oorspronkelijke ontvangstbewijs (indien van toepassing).
  
• Beschrijving: beschrijft elk product of elke dienst.
  
• Bedrag: het totale factuurbedrag.
  
• Systeem: geeft het btw-systeem aan dat van toepassing is op de artikelen op de factuur, zoals het algemene stelsel of het aanvullende btw-stelsel.
  
• Belastingplichtige: geeft aan of de klant een belastingplichtige voor btw-doeleinden is wanneer de verleggingsregeling van toepassing is.
  
• Btw-specificatie: geeft de belastinggrondslag, de toegepaste btw-tarieven en het totale bedrag aan btw op de factuur weer. Als er aanvullende btw van toepassing is, worden de tarieven en het bedrag aan aanvullende btw vermeld.
  
• Btw-vrije transactie: als de factuur een btw-vrije transactie documenteert, vermeldt deze het bedrag en de reden waarom deze vrijgesteld is van btw.
  
• Koppeling van records: als dit niet de eerste factuur is die door het SIF wordt gegenereerd, worden het factuurnummer en de serie (indien van toepassing) vastgelegd, plus de uitgiftedatum en een gedeeltelijke weergave van de vingerafdruk van het vorige record.
  
• Identificatie van de developer: registreert de code en andere identificerende informatie van de developer van het SIF.
  
• Exact tijdstip van registratie: leg het exacte moment vast waarop het platform het digitale bestand aanmaakt, met behulp van een tijdstempel dat de datum, het uur, de minuut en de seconde weergeeft.
  
• Omstandigheden: beschrijft de situatie waarin het elektronische bestand is gegenereerd, bijvoorbeeld een netwerkstoring waardoor de factuur niet in realtime kon worden verzonden.
  

Met al deze gegevens kan de AEAT controleren of de facturering van de organisatie volledig, toegankelijk, traceerbaar, leesbaar en volledig onveranderbaar is.

Boetes en risico's bij het niet naleven van VERI*FACTU

Het negeren van de VERI*FACTU-regels kan leiden tot automatische boetes van de AEAT, ongeacht of er sprake is van frauduleuze bedoelingen. De wet is streng als het gaat om het gebruik van factureringssystemen die niet beschikken over de verplichte conformiteitsverklaring. Hieronder staan de bedragen van de boetes en de fiscale risico's voor zelfstandigen en bedrijven die hun digitale factureringsprocessen niet op tijd aanpassen:

Financiële boetes

Artikel 201 bis van de antifraudewet legt sancties op aan mensen die software gebruiken of op de markt brengen die niet voldoet aan de normen voor integriteit en traceerbaarheid. De boetes verschillen voor gebruikers en developers van facturatieprogramma's:

• Voor bedrijven en zelfstandigen: het gebruik van elektronische systemen die niet aan de wetgeving voldoen of niet over de vereiste certificering beschikken, kan leiden tot boetes van € 50.000 voor elk boekjaar dat het programma in gebruik blijft.
  
• Voor developers en verkopers: het ontwikkelen of aanbieden van facturatiesoftware waarmee je buiten de boeken om kunt boekhouden, kan leiden tot boetes tot € 150.000 voor elk jaar dat het programma wordt verkocht. Als het platform wel aan de wettelijke normen voldoet, maar niet de verplichte certificering heeft, is de boete € 1.000 per verkocht programma.
  

Fiscale en juridische risico's

Naast deze financiële sancties kan het gebruik van platforms die niet zijn goedgekeurd volgens de VERI*FACTU-regelgeving nog andere negatieve gevolgen hebben voor het bedrijf:

• Verlies van belastingvoordelen: als er onregelmatigheden in de software worden ontdekt, kan dat leiden tot uitsluiting van bepaalde belastingregelingen of het verlies van overheidssubsidies en -steun.
  
• Verhoogd risicoprofiel in de ogen van de AEAT: het gebruik van incompatibele platforms genereert automatische waarschuwingen binnen de tools van de dienst en vergroot de kans op een grondige controle.
  
• Reputatieschade: als de facturen van een bedrijf geen verifieerbare QR-code bevatten, kunnen klanten en zakenpartners dit zien als een gebrek aan transparantie of een administratieve onregelmatigheid.
  

Hoe bereid je je voor op VERI*FACTU met Stripe

Uit de “12e studie over elektronische facturering” blijkt dat in 2024 de overgrote meerderheid van de bedrijven – vooral micro-ondernemingen en grote bedrijven – nog niet echt overgestapt was op digitale facturering. Sommigen blijven terughoudend, hoewel hun factureringsprocessen de komende maanden moeten worden aangepast aan de VERI*FACTU-regels. Anderen zijn al bezig met de voorbereidingen, en Stripe kan daarbij de ideale partner zijn.

Als bedrijven overwegen om dit systeem in te voeren, kiezen ze vaak voor gespecialiseerde software om facturen te versturen. Deze aanpak leidt vaak tot losstaande tools die de rest van het proces afhandelen, zoals het invoeren van gegevens, het versturen van facturen naar klanten en het innen van betalingen.

Als je daarentegen met een modern betaalplatform werkt, zoals Stripe Payments, worden al deze stappen gecombineerd in één complete oplossing die het hele proces van facturering, incasso en betalingsreconciliatie automatiseert. Dit leidt tot snellere incasso’s: klanten betalen 87% van de Stripe-facturen binnen de eerste 24 uur.

Om de bedrijfsvoering nog verder te vergemakkelijken, is Stripe App Marketplace een bibliotheek met applicaties die eenvoudig in je betaalplatform kunnen worden geïntegreerd en zich aanpassen aan de meest specifieke behoeften van je bedrijf.

Een van de applicaties die beschikbaar is in de Stripe App Marketplace is Invopop, een in Spanje ontwikkelde oplossing waarvan de functies organisaties helpen om aan de regels in het land te voldoen. Een van de belangrijkste functies is de volledige integratie in het VERI*FACTU-systeem. Het voldoet ook aan regionale wetgeving, zoals TicketBAI in Baskenland. Het staat zelfs vermeld als gecertificeerde software voor TicketBAI door de provinciale belastingdiensten van Álava, Vizcaya en Guipúzcoa.

Aan de andere kant is Billit een baanbrekend platform voor elektronische facturering dat zich richt op het voldoen aan de verschillende factureringseisen in de Europese Unie. Billit biedt geautomatiseerde functies waarmee je de bankrekening van je bedrijf kunt koppelen en de reconciliatie van facturen kunt vereenvoudigen.

Veelgestelde vragen over het VERI*FACTU-systeem