Im B2B- und B2C-Bereich ist es in Spanien üblich, dass Unternehmen regelmäßig Produkte an dieselbe Kundin bzw. denselben Kunden verkaufen oder Dienstleistungen für diese/n erbringen. In diesen Fällen ist es gesetzlich zulässig, mehrere Transaktionen in einem einzigen Dokument zusammenzufassen, das als „Sammelrechnung“ bezeichnet wird.

Diese Art von Rechnung vereinfacht die Verwaltungsaufgaben für Unternehmen und Kundinnen und Kunden. Damit sie rechtsgültig ist, ist es wichtig, die Ausstellungsfristen strikt einzuhalten und die vorgeschriebenen Angaben zu machen.

In diesem Artikel erläutern wir Sammelrechnungen, einschließlich ihrer Erstellung sowie ihrer Vorteile und damit verbundenen Verpflichtungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Sammelrechnung?
  
• Vorteile von Sammelrechnungen für Unternehmen
  
• Vorteile von Sammelrechnungen für Kundinnen und Kunden
  
• Wann sind Sammelrechnungen auszustellen?
  
• So erstellen Sie Sammelrechnungen
  

Was ist eine Sammelrechnung?

Eine Sammelrechnung ist ein Handelsdokument, in dem die Transaktionen einer/eines einzelnen Kundin/Kunden über einen Zeitraum von bis zu einem Kalendermonat zusammengefasst werden. Anstatt für jede Transaktion eine eigene Rechnung auszustellen, werden bei der Sammelrechnung die Verkäufe von Produkten und Dienstleistungen in einer einzigen Rechnung zusammengefasst.

Diese Art von Rechnung ist bei spanischen Unternehmen üblich, die wiederkehrende Abrechnungsmodelle verwenden. Beispielsweise erfassen Dienstleister – wie Wartungs-, Reparatur-, Büroreinigungs- oder Digitalmarketing-Anbieter – jeden für eine Kundin bzw. einen Kunden erbrachten Auftrag auf einem Lieferschein. Am Monatsende fassen sie die Informationen aus diesen Belegen in einer Sammelrechnung zusammen.

Vorteile von Sammelrechnungen für Unternehmen

Die Zusammenfassung mehrerer Transaktionen in einem einzigen Dokument bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten.

Zeitersparnis bei der Rechnungsstellung

Durch die Reduzierung der Anzahl der ausgestellten Rechnungen vermeiden Unternehmen die sich wiederholende Arbeit, für jede Transaktion ein einzelnes Dokument erstellen, prüfen und versenden zu müssen. Dadurch sinkt der Zeitaufwand für die Verwaltung, sodass sich das Unternehmen auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren kann. Dies kann zu einer Steigerung der Unternehmensproduktivität beitragen.

Um diesen Prozess weiter zu optimieren, können Unternehmen auch eine Software für wiederkehrende Abrechnungen nutzen, die sich mit einer Plattform für wiederkehrende Zahlungen wie Stripe Billing synchronisiert.

Vereinfachung des Einzugsprozesses

Die Zusammenfassung der Transaktionen eines Monats erleichtert zudem die Nachverfolgung von Einzugs- und Abwicklungsvorgängen ausstehender Zahlungen.

Dieser Prozess lässt sich zudem durch die Integration von Tools zur Umsatzrückgewinnung automatisieren. Sie können beispielsweise Stripe Payments nutzen, um Ihre Online-Zahlungen abzuwickeln. Wenn eine Zahlung fehlschlägt, versucht Smart Retries zum optimalen Zeitpunkt erneut, die Zahlung einzuziehen.

Darüber hinaus lassen sich die Lösungen von Stripe problemlos in die Rechnungsstellungstools im Stripe App Marketplace integrieren:

• Billit: Billit ist eine führende Plattform in Europa, die die Einhaltung verschiedener Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung vereinfacht. Außerdem versendet sie automatische Zahlungserinnerungen, wenn das Fälligkeitsdatum der Rechnung näher rückt.
  
• Invopop: Invopop ist eine in Spanien entwickelte Rechnungsplattform, die mit dem dortigen System zur Ausstellung verifizierbarer Rechnungen (VERI*FACTU) kompatibel ist. Sie bietet zudem E-Mail-Automatisierung für den Einzug unbezahlter Rechnungen.
  

Kosten senken

Unabhängig vom Rechnungsformat – das im Rahmen des VERI*FACTU-Systems sowohl in Papierform als auch digital vorliegen kann – sinken die Kosten erheblich, wenn mehrere Transaktionen in einer einzigen Sammelrechnung zusammengefasst werden. Auch die Steuererklärungen werden deutlich vereinfacht, was Zeit bei der Erfüllung steuerrechtlicher Verpflichtungen spart.

Vorteile von Sammelrechnungen für Kundinnen und Kunden

Reduzierung des Verwaltungsaufwands

Kundinnen und Kunden, die wiederkehrende Einkäufe tätigen, erhalten einmal im Monat eine Sammelrechnung. Dies vereinfacht ihre Verwaltung und reduziert den Zeitaufwand für die Bearbeitung einzelner Rechnungen.

Erhöhter Zahlungskomfort

Zwar dienen viele Sammelrechnungen als Nachweis für bar bezahlte Transaktionen, doch dokumentieren sie in der Regel auch Verkäufe von Produkten und Dienstleistungen, die noch nicht beglichen wurden. In diesen Fällen ist eine einzige Zahlung am Monatsende für die Kundinnen und Kunden meist praktischer. Dies gilt insbesondere dann, wenn sie ihre bevorzugten Zahlungsmethoden wählen können.

Wenn Sie sich für Stripe Payments als Zahlungsplattform entscheiden, können Sie ganz einfach verschiedene Zahlungsmethoden akzeptieren. Dazu gehören Debit- und Kreditkarten, Digital Wallets und One-Click-Zahlungen sowie Dutzende lokaler Zahlungsmethoden.

Vereinfachung des Spesenabzugs

Da alle Ausgaben in einer einzigen Rechnung zusammengefasst sind, in der jede Transaktion klar aufgeführt ist, lassen sich die Ausgaben in der Steuererklärung leichter absetzen. Dies gilt auch für die vierteljährliche Umsatzsteuererklärung mit dem Formular 303.

Wann sind Sammelrechnungen auszustellen?

Um die Vorteile von Sammelrechnungen nutzen zu können, ist es wichtig, diese innerhalb der zulässigen Frist auszustellen. Die folgenden Ausstellungsfristen sind in Artikel 13 des Königlichen Dekrets 1619/2012 vorgesehen, mit dem die Verordnung über Rechnungsstellungspflichten verabschiedet wurde:

• B2C-Transaktionen: Letzter Tag des Kalendermonats, in dem der Verkauf stattfand
  
• B2B-Transaktionen: Der 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Verkauf stattfand
  

So erstellen Sie Sammelrechnungen

Das Erstellen einer Sammelrechnung ähnelt dem Erstellen einer normalen Rechnung. Der Hauptunterschied besteht darin, dass jede Zeile eine Transaktion und nicht einen einzelnen Artikel beschreibt. Die Schritte zum Erstellen einer Sammelrechnung lauten wie folgt:

• Identifizieren Sie die Rechnung
  Vergeben Sie eine fortlaufende Nummer – und gegebenenfalls eine Seriennummer – und geben Sie das Ausstellungsdatum an. Es wird empfohlen, in der Kopfzeile den Vermerk „Sammelrechnung“ anzugeben, damit das Dokument leicht zu identifizieren ist.
  
• Geben Sie die Aussteller- Kundendaten an
  Fügen Sie den vollständigen Namen oder Firmennamen, die Steuernummer (NIF) und die Steueradresse beider Parteien hinzu.
  
• Führen Sie jede Transaktion in einer separaten Zeile auf
  Geben Sie für jeden in der Rechnung aufgeführten Verkauf oder jede Dienstleistung das Transaktionsdatum, die Beschreibung, den Stückpreis, Rabatte und den entsprechenden Umsatzsteuersatz an. Wenn für die Transaktionen unterschiedliche Umsatzsteuersatzsätze gelten, geben Sie den steuerpflichtigen Betrag für jede Transaktion separat an.
  
• Berechnen Sie die Summen
  Addieren Sie die Beträge aller Transaktionen, um die gesamte Steuerbemessungsgrundlage zu ermitteln. Wenden Sie dann die jeweils geltende Umsatzsteuer an und geben Sie den Gesamtbetrag an, den die Kundin bzw. der Kunde zu zahlen hat.
  
• Überprüfen und stellen Sie die Rechnung aus
  Überprüfen Sie vor dem Ausstellen, ob die Rechnung alle Pflichtangaben enthält und ob die Angaben korrekt sind. Beachten Sie, dass die maximale Ausstellungsfrist für B2C-Transaktionen der letzte Tag des Kalendermonats und für B2B-Transaktionen der 15. Tag des Folgemonats ist.
  

Pflichtangaben für Sammelrechnungen

Damit eine Sammelrechnung steuerlich gültig ist, muss sie die im Königlichen Dekret 1619/2012 festgelegten Anforderungen erfüllen. Es ist wichtig zu überprüfen, ob Sammelrechnungen alle Pflichtangaben enthalten. Nachfolgend haben wir eine Übersicht über die Pflichtangaben für Rechnungen in Spanien zusammengestellt, einschließlich der spezifischen Angaben für Sammelrechnungen:

• Datum der Sammelrechnung
  
• Nummer oder Nummernreihe der Sammelrechnung
  
• Ausstellerangaben (d. h. Name oder Firmenname, Steuernummer und Anschrift)
  
• Kundenangaben (d. h. Name oder Firmenname, Steuernummer und Anschrift)
  
• Datum, an dem die jeweilige Transaktion stattfand
  
• Beschreibung der jeweiligen Transaktion, einschließlich Stückpreis und anwendbarer Rabatte
  
• Gesamtsteuerbemessungsgrundlage
  
• Steuersatz und Steuerbetrag
  
• Gesamtbetrag
  

Jeder auf der Sammelrechnung aufgeführte Vorgang muss in einer eigenen Zeile aufgeführt werden. Die Rechnung sollte außerdem die Angaben enthalten, die zur Identifizierung jedes einzelnen Vorgangs und zur Berechnung des Umsatzsteuerbetrags erforderlich sind, der der Summe aller aufgeführten Vorgänge entspricht. Nachstehend finden Sie ein Beispiel.

Im März 2026 besuchte ein Selbstständiger viermal den Hauptsitz eines spanischen multinationalen Unternehmens, um technische Serviceleistungen zu erbringen. Anstatt für jede Transaktion eine Rechnung auszustellen, dokumentierte der Selbstständige diese einzeln in Lieferscheinen. Am 14. April 2026 – einen Tag vor Ablauf der gesetzlichen Frist für die Ausstellung – stellte der Selbstständige die Sammelrechnung aus, die folgende Angaben enthielt:

Beispiel für den Inhalt einer Sammelrechnung

Hätte die/der Dienstleister/in die Leistungen für eine Privatperson erbracht, wäre die Frist für die Ausstellung der Sammelrechnung einige Tage früher, nämlich am 31. März, abgelaufen. Bei B2C-Transaktionen liegt der 14. April außerhalb der Frist. Nach dem Allgemeinen Steuergesetz könnte dies einen Verstoß darstellen, der mit Strafen geahndet wird. Die Höhe der Strafen hängt von den Umständen und dem Umfang der dokumentierten Transaktionen ab.

FAQ zu Sammelrechnungen