In Spanje zijn facturen de bekendste vorm om commerciële transacties vast te leggen. Binnen het strikte regelgevingskader voor transactiedocumentatie kunnen ondernemingen verschillende soorten en formaten facturen uitgeven. Het juiste type hangt af van de uitgever, het toepassingsgebied en het doel.

Van proforma-facturen tot elektronische facturen: elk factuurtype dient een specifiek doel. Om voor elke situatie de juiste factuur te kiezen, is het belangrijk om te weten wanneer je elk type moet uitgeven en wat de kenmerken ervan zijn.

In dit artikel leggen we de verschillen uit tussen de verschillende soorten facturen, inclusief hun subtypes en tools die je kunt gebruiken om het factureringsproces te vereenvoudigen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een gewone factuur?
  
• Wat is een elektronische factuur?
  
• Wat is een vereenvoudigde factuur?
  
• Wat is een proforma-factuur?
  
• Wat is een correctiefactuur?
  
• Wat is een verzamelfactuur?
  
• Wat is een voorschotfactuur?
  
• Wat is een zelffactuur?
  
• Wat is een duplicaatfactuur?
  
• Wettelijke termijnen voor het versturen van elk type factuur in Spanje
  
• Hoe Stripe kan helpen het factureringsproces te vereenvoudigen
  

Wat is een gewone factuur?

Een gewone factuur, ook wel een ’volledige factuur’ genoemd, geeft een gedetailleerd overzicht van de commerciële transacties van een bedrijf. Momenteel kunnen reguliere facturen zowel fysiek als elektronisch zijn. Wanneer de definitieve regelgeving van de Wet Creëren en Groeien (Crea y Crece) van kracht wordt, naar verwachting in januari 2027, wordt het verplicht om ze in digitaal formaat uit te geven. In Spanje zijn reguliere facturen de meest gebruikelijke manier om transacties tussen ondernemingen te documenteren.

Er moet een gewone factuur worden opgesteld en verstuurd voor alle transacties tussen ondernemingen en de overheid (B2G), tussen ondernemingen onderling (B2B) en tussen ondernemingen en consumenten (B2C) die meer dan € 400 bedragen. In bepaalde sectoren, zoals de detailhandel, de horeca en het transport, ligt dit bedrag op € 3.000.

Om fiscaal geldig te zijn, moeten alle reguliere facturen een volgnummer of reeksnummer, de uitgiftedatum, gegevens van de uitgever en de ontvanger, een beschrijving van de verkochte goederen en een toeslag voor de belasting over de toegevoegde waarde (btw) bevatten.

Soorten reguliere facturen

De informatie op reguliere facturen is voor alle soorten vrijwel identiek. De toepasselijke belastingen variëren echter, afhankelijk van de rechtsvorm van de uitgever en de ontvanger, en de locatie van de klant. Afhankelijk van de toepasselijke belastingen worden reguliere facturen onderverdeeld in drie soorten.

Gewone facturen met btw

Deze factuur wordt uitgegeven bij de verkoop van producten of diensten waarop btw van toepassing is op het Iberisch schiereiland of de Balearen (d.w.z. het gebied waar indirecte belastingen gelden). Dit is het meest voorkomende type gewone factuur, omdat btw van toepassing is op de meeste commerciële transacties.

Op deze factuur moeten de beschrijvingen van elk product of elke dienst en de verkochte eenheden op aparte regels worden vermeld. Daarnaast moet de factuur alle informatie bevatten met betrekking tot het belastingbedrag, inclusief de eenheidsprijs zonder btw, toegepaste kortingen, het bedrag waarop de btw wordt berekend (d.w.z. de belastinggrondslag), de btw-tarieven die als percentage worden toegepast, het totale bedrag aan btw dat op de factuur in rekening wordt gebracht, en de uiteindelijke prijs.

De huidige btw-tarieven in Spanje zijn 21%, 10% en 4%. Hoewel er in 2026 nog steeds een btw-tarief van 0% bestaat, geldt dit alleen voor bepaalde donaties aan non-profitorganisaties.

Gewone facturen zonder btw

Gewone facturen zonder btw worden uitgegeven wanneer gedocumenteerde verkopen zijn vrijgesteld (bijv. gezondheidsdiensten, culturele evenementen, export vanuit Spanje en bepaalde intracommunautaire transacties) of niet onderworpen zijn aan btw (bijv. leveringen van gratis monsters).

Bij het uitreiken van een factuur zonder btw is het verplicht om een verklaring op te nemen waarin wordt aangegeven waarom deze belasting niet in rekening wordt gebracht, zoals: ’Intracommunautaire levering vrijgesteld van btw overeenkomstig artikel 25 van Wet 37/1992 inzake btw.’ Bovendien moet de factuur, als het om een B2B-transactie binnen de EU gaat, de intracommunautaire btw-nummers van de koper en verkoper bevatten.

Gewone facturen met inkomstenbelasting (IRPF)

Gewone facturen moeten de inhouding van IRPF vermelden als de uitgever een zelfstandige is die professionele of artistieke diensten aanbiedt en de ontvanger een bedrijf of zelfstandige in Spanje is.

Het IRPF-tarief dat op deze facturen van toepassing is, bedraagt 15%, behalve voor degenen die zich recent als zelfstandige hebben geregistreerd. Zij kunnen in het jaar van registratie en de twee daaropvolgende jaren tegen 7% factureren. Degenen die onder de speciale regeling voor landbouw, veeteelt en visserij vallen, kunnen een bronheffing van 2% toepassen, die wordt verlaagd tot 1% voor activiteiten op het gebied van varkens- en pluimveevleesproductie.

Net als bij btw-berekeningen wordt de IRPF-inhouding berekend op basis van de belastinggrondslag van de factuur. In dit geval is het een negatief percentage. Het bedrag aan ingehouden persoonlijke IRPF wordt afgetrokken van het uiteindelijke bedrag dat de zelfstandige in rekening brengt. Vervolgens betaalt de klant de belasting aan de Spaanse belastingdienst (AEAT) met behulp van formulier 111 namens de opdrachtgever.

Hier is een voorbeeld: Een zelfstandige factureert een in Spanje gevestigd bedrijf voor diensten die hij de afgelopen maand heeft verleend. De belastinggrondslag op de factuur is € 2.000. Dit is het bedrag dat wordt gebruikt om de btw en de IRPF-inhouding te berekenen.

In dit voorbeeld moet het bedrijf € 2.120 betalen aan de zelfstandige en vervolgens € 300 aan de AEAT voor de IRPF-inhouding op deze factuur. De zelfstandige moet de € 420 aan btw die hij op deze factuur in rekening heeft gebracht, aangeven bij de AEAT via de zelfaangifte in Formulier 303. Hier kan hij de btw aftrekken die hij heeft betaald voor zijn beroepskosten. Het resulterende verschil is het bedrag dat aan de AEAT moet worden betaald.

Wat is een elektronische factuur?

Volgens de officiële definitie wordt een elektronische factuur in elektronische vorm uitgegeven en ontvangen. Het is niet zomaar een digitaal document met dezelfde informatie als een papieren factuur. Het is een gestructureerd bestand dat wordt uitgegeven in een van de formaten die door de Spaanse regelgeving worden geaccepteerd. Dankzij deze onveranderlijke informatie zijn elektronische facturen automatisch traceerbaar. Daardoor kan de AEAT ze direct valideren.

Soorten elektronische facturen

Koninklijk Besluit 1007/2023 biedt twee methoden om te voldoen aan de verplichting tot elektronische facturering die is ingevoerd in de Create and Grow-wet. De gekozen methode bepaalt het type elektronische factuur dat het bedrijf moet uitgeven.

Elektronische facturen volgens het Verifiable Invoice Issuance System (VERI*FACTU)

Het doel van deze methode is om elke verkoop elektronisch, veilig en onveranderbaar vast te leggen, terwijl deze gegevens tegelijkertijd naar de AEAT worden verzonden. Hiervoor moeten bedrijven hun facturen versturen met software die voldoet aan de VERI*FACTU-vereisten. Naast de elektronische factuur die naar de klant wordt gestuurd als bewijs van de transactie, wordt er een XML-bestand (Extensible Markup Language) gegenereerd en naar de AEAT gestuurd.

Elektronische facturen die met deze methode worden uitgegeven, moeten de vermelding bevatten: ’Factuur verifieerbaar op de website van de AEAT’ of, simpelweg, ’VERI*FACTU.’

Elektronische facturen met de niet-VERI*FACTU-methode

Met de niet-VERI*FACTU-methode kun je gegevens lokaal bewaren zonder ze meteen bij de AEAT in te dienen. Hoewel deze methode wel aan de wet voldoet, stelt ze strengere technische eisen. Elektronische facturen moeten worden uitgegeven met software die de integriteit, traceerbaarheid en onveranderbaarheid van factuurgegevens garandeert door het gebruik van digitale handtekeningen en hash-ketens.

Elektronische facturen die met deze methode worden uitgegeven, bevatten geen specifieke vermelding, zoals hierboven weergegeven. Als de AEAT een controle uitvoert, is de onderneming verantwoordelijk voor het onmiddellijk verstrekken van toegang tot de opgeslagen gegevens. De onderneming moet ook aantonen dat de gegevens niet zijn gewijzigd sinds ze zijn aangemaakt.

Wat is een vereenvoudigde factuur?

Een ontvangstbewijs of kassaticket – dat wettelijk een ’vereenvoudigde factuur’ wordt genoemd – bevat minder gegevens en stelt minder eisen dan een gewone factuur. Je hoeft de klant niet te identificeren en de btw hoeft niet uitgesplitst te worden. Wel moet er een beschrijving van elk product of elke dienst op staan, met voldoende details om het in rekening gebrachte bedrag te kunnen aantonen. Het belangrijkste doel van vereenvoudigde facturen is om voor belastingdoeleinden een bewijs te leveren van transacties met een lage waarde, om zo het verkoopproces te vereenvoudigen.

Het uitgeven van een vereenvoudigde factuur in plaats van een gewone factuur is alleen legaal onder bepaalde omstandigheden. Over het algemeen geldt dit voor verkopen tot € 400, maar de drempel stijgt naar € 3000 voor ondernemingen in sectoren zoals de detailhandel of horeca.

Het is ook belangrijk om te onthouden dat als de klant om een gewone factuur vraagt in plaats van een vereenvoudigde factuur, het bedrijf verplicht is deze uit te reiken en aan hem te bezorgen.

Wat is een proforma-factuur?

Een proforma-factuur informeert de klant over een transactie die nog niet heeft plaatsgevonden. Hoewel deze lijkt op een prijsopgave, volgt hij het gebruikelijke factuurformaat. Het bedrag dat erop staat, wordt bijna nooit gewijzigd.

Proforma-facturen hoeven niet genummerd te worden. Het is echter aan te raden om een vervaldatum te vermelden, zodat de klant duidelijk weet hoe lang het commerciële aanbod geldig is.

Proforma-facturen zijn alleen bedoeld ter informatie en kunnen niet worden gebruikt als bewijs van verkoop of om betaling van een bedrag af te dwingen. Kortom, ze zijn niet geldig voor fiscale of boekhoudkundige doeleinden.

Wat is een correctiefactuur?

Een correctiefactuur corrigeert een eerdere factuur. Deze wordt uitgegeven wanneer de belastinggrondslag wordt gewijzigd of wanneer er een fout wordt ontdekt in de verplichte informatie (bijv. fouten in de identificatie van de uitgever of ontvanger).

Een correctiefactuur moet de volgende informatie bevatten:

• Een reeks met opeenvolgende nummering die losstaat van de gewone factuur en aangeeft dat het om een correctiefactuur gaat
  
• Informatie waarmee de oorspronkelijke factuur kan worden geïdentificeerd
  
• Het positieve of negatieve bedrag, afhankelijk van of de oorspronkelijke prijs is gestegen of gedaald
  
• Het positieve of negatieve btw-bedrag, evenredig aan de gecorrigeerde belastinggrondslag
  

Het is niet verplicht om de reden voor de correctie te vermelden. Het wordt echter aanbevolen om deze informatie op te nemen, zodat de AEAT op de hoogte is van de reden. Aan de andere kant, volgens artikel 15.4 van Koninklijk Besluit 1619/2012, is het niet nodig om de vorige factuur te vermelden als je bedrijf een correctiefactuur uitgeeft om de belastinggrondslag aan te passen door een korting voor grote aankoopvolumes toe te passen. Het volstaat om de datum van de oorspronkelijke transactie of de periode voor de korting op het aankoopvolume te vermelden.

Soorten correctiefacturen

De manier waarop je een correctiefactuur in Spanje registreert, hangt af van de subcategorie.

Correctiefacturen voor vervangingen

Een correctiefactuur voor vervanging annuleert de oorspronkelijke factuur en vervangt deze juridisch. Het juiste eindbedrag dat op de correctiefactuur staat, moet worden geregistreerd. Het verschil ten opzichte van de oorspronkelijke factuur moet echter ook op de correctiefactuur worden vermeld.

Correctiefacturen voor verschillen

Een correctiefactuur voor verschillen wordt gebruikt om specifieke fouten te corrigeren. Het document geeft het bedrag van de aanpassing weer en alleen dat geldverschil ten opzichte van de oorspronkelijke factuur wordt geregistreerd.

Correctiefacturen voor crediteringen

Correctiefacturen die worden gebruikt om volledige of gedeeltelijke terugbetalingen van oorspronkelijke bedragen vast te leggen (bijv. na retourzendingen) worden specifiek ’creditnota’s’ genoemd.

Aangezien een creditnota altijd een verlaging van de belastinggrondslag weergeeft, zijn de belastinggrondslag en het btw-bedrag negatief. Alleen het bedrag van het verschil ten opzichte van de oorspronkelijke transactie wordt geregistreerd.

Wat is een verzamelfactuur?

Een verzamelfactuur groepeert meerdere transacties met dezelfde klant gedurende een periode van maximaal één kalendermaand. De vereisten voor verzamelfacturen zijn vastgelegd in artikel 13 van Koninklijk Besluit 1619/2012. Daarin staan de volgende deadlines voor het uitreiken van dit type factuur:

• B2C-transacties: de laatste dag van de kalendermaand waarin de verkopen plaatsvinden
  
• B2B-transacties: uiterlijk op de 16e dag van de maand volgend op de maand waarin de verkopen plaatsvinden
  

Verzamelfacturen moeten details bevatten over de gegroepeerde transacties, die doorgaans worden gedocumenteerd met leveringsbonnen. De transacties moeten binnen één kalendermaand hebben plaatsgevonden en met dezelfde klant.

Elke samengevatte transactie moet op een aparte regel staan, samen met de informatie die nodig is om deze te identificeren en de verschuldigde belasting te berekenen. Dit bereken je door de belastinggrondslagen voor elke transactie bij elkaar op te tellen. Door één verzamelfactuur uit te geven – in plaats van een gewone factuur voor elke transactie – wordt de administratieve last voor zowel ondernemingen als klanten aanzienlijk verminderd.

Wat is een voorschotfactuur?

Voorschotfacturen dienen als bewijs van voorschotten door klanten voordat ze producten of diensten ontvangen. Ze worden ook wel ’vooruitbetalingsfacturen’ genoemd en komen vaak voor bij ondernemingen zoals reisbureaus of renovatiebedrijven.

Het uitreiken van voorschotfacturen is verplicht vanwege de specifieke belastingregels voor voorschotten. Volgens Wet 37/1992 inzake btw is de belasting verschuldigd (d.w.z. de verplichting om de btw aan te geven ontstaat) op het moment dat het voorschot wordt ontvangen, als een klant voor een btw-plichtig product of dienst betaalt voordat hij deze ontvangt. Wanneer het resterende bedrag wordt geïnd, moet er nog een factuur worden uitgereikt met daarop het resterende btw-bedrag.

De inhoud van een voorschotfactuur verschilt op één belangrijk punt van die van een gewone factuur. Voorschotfacturen moeten de datum vermelden waarop het voorschot is ontvangen, als die afwijkt van de factuurdatum. Voor elke ontvangen betaling moet een factuur worden uitgereikt, waarop in elk geval het belastbare bedrag en het btw-bedrag moeten worden vermeld dat hoort bij het door de klant betaalde bedrag.

Volgens de AEAT-voorschriften is er geen specifieke vermelding nodig om de factuur als voorschotfactuur te laten gelden. Regionale autoriteiten kunnen echter hun eigen regels vaststellen. In Baskenland is het bijvoorbeeld verplicht om het woord ’vooruitbetaling’ in de factuurbeschrijving op te nemen voordat je deze via TicketBAI verstuurt. Daarom is het raadzaam om de vermelding op te nemen om problemen te voorkomen en fiscale transparantie te garanderen.

Wat is een zelffactuur?

Artikel 5 van Koninklijk Besluit 1619/2012 bepaalt dat de ontvanger van de transactie de factuur mag opstellen, mits er vooraf een overeenkomst is met het bedrijf of de professional. De regelgeving bepaalt ook dat dit type factuur – vaak een ‘zelffactuur’ genoemd – een apart volgnummer moet bevatten voor elke klant of derde partij die de factuur uitgeeft, naast de vermelding ‘gefactureerd door de ontvanger’.

Hoewel deze facturen door de klant worden uitgegeven, gebeuren ze namens de leverancier (dus het bedrijf of de professional die het product verkoopt of de dienst levert). De leverancier is wettelijk verantwoordelijk voor de inhoud van de factuur. Daarom moeten deze facturen eerst worden goedgekeurd en moet de uitgever, na goedkeuring, een kopie naar de leverancier sturen.

Wat is een duplicaatfactuur?

Een duplicaatfactuur is een exacte kopie van de originele factuur die fiscaal gezien dezelfde geldigheid heeft. Daarom kan slechts één van beide worden gebruikt als bewijs van de transactie. Om problemen bij de belastingaangifte te voorkomen, staat de Spaanse regelgeving het uitschrijven van een duplicaatfactuur alleen toe in de volgende gevallen:

• Het origineel is kwijtgeraakt, ongeacht de reden daarvoor.
  
• Er zijn meerdere ontvangers binnen dezelfde transactie. In dit geval moeten zowel de originele factuur als alle duplicaatfacturen de gegevens van alle klanten bevatten, evenals het aandeel in de belastinggrondslag en het btw-bedrag dat op elk van hen van toepassing is.
  

In alle gevallen moet op deze facturen de vermelding ’duplicaat’ staan.

Wettelijke termijnen voor het uitreiken van elk factuurtype in Spanje

De termijnen voor het uitreiken en bezorgen van een factuur variëren afhankelijk van het factuurtype en de ontvanger. In alle gevallen bepaalt de AEAT dat de transactie plaatsvindt op het moment dat de btw verschuldigd wordt (d.w.z. wanneer de verplichting om de belasting te innen ontstaat). Hieronder geven we de termijnen voor het uitreiken van elk factuurtype:

Hoe Stripe kan helpen het factureringsproces te vereenvoudigen

Factureringsprocessen moeten voldoen aan de regelgeving en aansluiten bij de behoeften van klanten en ondernemingen. Ondernemingen kunnen de administratieve lasten verminderen door het versturen van facturen te automatiseren of door met facturen voor voorschotten bewijs te leveren van voorschotten. Om de boekhouding te vereenvoudigen en fouten te minimaliseren, is het belangrijk dat de software die je gebruikt voldoet aan de eisen van je onderneming. De apps die beschikbaar zijn in de Stripe App Marketplace kunnen je hierbij helpen.

Je kunt bijvoorbeeld het beheer van al je facturen automatiseren met Invopop, een in Spanje ontwikkelde oplossing die functies biedt voor compliance met de Spaanse regelgeving, zoals volledige integratie met het VERI*FACTU-systeem. Met deze tool kun je voldoen aan de verplichte vereisten voor elektronische facturering in Spanje door verschillende soorten facturen uit te geven, waaronder reguliere en vereenvoudigde facturen en correctiefacturen voor verschillen of vervanging.

Daarnaast Billit is een baanbrekend platform voor elektronische facturering in Europa dat zich richt op het waarborgen van de naleving van de verschillende vereisten voor elektronische facturering in de hele EU. Billit heeft ook geautomatiseerde functies waarmee je je ondernemingsbankrekening kunt koppelen en reconciliatie van facturen kunt vereenvoudigen.

Veelgestelde vragen over factuurtypes in Spanje