En España, la factura es el documento comercial por excelencia. Bajo el estricto marco normativo que estipula cómo se deben documentar las operaciones, se pueden emitir facturas de tipos y formatos muy distintos en función del emisor, el ámbito de aplicación o su finalidad.

Desde la factura proforma hasta la factura electrónica, cada variante cumple una función específica. Para elegir el tipo de factura adecuado en cada situación, es fundamental conocer cuándo se debe emitir cada uno de ellos y qué particularidades presentan.

En esta guía, te contamos cuáles son las diferencias entre los diversos tipos de facturas, qué subtipos incluye cada uno y cómo puedes simplificar tus procesos de facturación con las herramientas adecuadas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• Qué es una factura ordinaria
  
• Qué es una factura electrónica
  
• Qué es una factura simplificada
  
• Qué es una factura proforma
  
• Qué es una factura rectificativa
  
• Qué es una factura recapitulativa
  
• Qué es una factura de anticipo
  
• Qué es una factura por el destinatario
  
• Qué es una factura duplicada
  
• Plazos legales para emitir cada tipo de factura
  
• Cómo Stripe te ayuda a simplificar tus procesos de facturación
  

Qué es una factura ordinaria

También conocida como «factura completa», la factura ordinaria es un documento que desglosa detalladamente las operaciones comerciales de los negocios. Las facturas ordinarias pueden ser físicas o electrónicas, pero cuando entre en vigor el reglamento definitivo de la ley Crea y Crece —previsiblemente en 2027—, será obligatorio emitirlas en formato digital. En España, las facturas ordinarias son las más habituales para documentar operaciones entre profesionales.

Se debe elaborar y expedir una factura ordinaria para las transacciones con clientes profesionales (B2B), con la administración pública (B2G) y con particulares (B2C) que superen los 400 € (3000 € en determinados sectores, como el comercio minorista, la hostelería o el transporte, entre otros).

Para que sean válidas a efectos fiscales, todas las facturas ordinarias deben incluir una numeración correlativa o serie, la fecha de emisión, los datos del emisor y el receptor, la descripción de los bienes vendidos y el desglose del IVA.

Tipos de factura ordinaria

Aunque la información que contienen las facturas ordinarias es prácticamente idéntica en todos los casos, los impuestos aplicables varían en función de la forma jurídica del emisor y el receptor, así como de la ubicación del cliente. En función de los impuestos que se apliquen, las facturas ordinarias se dividen en tres tipos:

Factura ordinaria con IVA

Este es el modelo de factura que se emite al vender productos o servicios sujetos al IVA en la Península o las Islas Baleares (el territorio de aplicación de este impuesto indirecto). Se trata del tipo de factura ordinaria más común, ya que el IVA se aplica a la mayoría de operaciones comerciales.

En este tipo de factura, es obligatorio enumerar la descripción de cada producto o servicio y las unidades vendidas en líneas distintas, así como desglosar todos los datos relativos a la cuota tributaria: el precio unitario sin IVA, cualquier descuento concedido, la cantidad sobre la que se hace el cálculo del IVA (denominada «base imponible»), el porcentaje correspondiente a los tipos de IVA aplicados, el importe total del IVA que se cobra en la factura y el precio final.

Los tipos impositivos vigentes actualmente son del 21 %, el 10 % y el 4 %; aunque en 2026 sigue existiendo un tipo impositivo del 0 %, solo se aplica en determinadas donaciones a entidades sin ánimo de lucro.

Factura ordinaria sin IVA

Se puede emitir una factura ordinaria sin IVA siempre que las ventas documentadas estén exentas (como los servicios sanitarios, los eventos culturales, las exportaciones desde España y determinadas operaciones intracomunitarias) o no sujetas al impuesto (por ejemplo, las entregas de muestras gratuitas).

En cualquier caso, al emitir una factura sin IVA, es obligatorio incluir una mención que especifique el motivo por el que no se repercute este impuesto, como «Entrega intracomunitaria exenta del IVA por aplicación del art. 25 de la Ley 37/1992 del IVA». Además, si se trata de una operación entre profesionales de la Unión Europea, los números de IVA intracomunitario (NIF-IVA) de la parte compradora y vendedora deben figurar en la factura.

Factura ordinaria con IRPF

Las facturas ordinarias deben incluir la retención del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) si el emisor es un autónomo que ofrece actividades profesionales o artísticas y el destinatario es una empresa o autónomo en España.

El tipo de IRPF que se aplica en estas facturas es del 15 %, excepto en el caso de los nuevos autónomos —que tienen la posibilidad de facturar con un 7 % durante el año de alta y los dos siguientes— y los del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca —con una retención del 2 %, reducida al 1 % en actividades de engorde de porcino y avicultura—.

Al igual que ocurre con el IVA, la retención del IRPF se calcula a partir de la base imponible de la factura; sin embargo, en este caso el porcentaje es negativo: la cuantía de la retención del IRPF se resta del importe final que cobra el autónomo y, posteriormente, el cliente abona esa cuantía a la Agencia Tributaria (AEAT) mediante el modelo 111 en nombre del emisor.

Veámoslo con un ejemplo: un autónomo factura a una empresa con sede en España por sus servicios durante el último mes. La base imponible de la factura es de 2000 €, sobre los que se calcularán tanto el IVA como la retención del IRPF.

En este ejemplo, la empresa deberá pagar 2120 € al autónomo y, posteriormente, 300 € a la AEAT en concepto de la retención del IRPF de esta factura. Por su parte, el autónomo deberá declarar a la AEAT los 420 € de IVA que ha cobrado en esta factura mediante la autoliquidación del modelo 303, donde podrá deducir el IVA soportado en sus gastos profesionales. La diferencia resultante será la cantidad que deberá ingresar a la AEAT.

Qué es una factura electrónica

Una factura electrónica es, según su definición oficial, aquella que se expide y recibe en formato electrónico. No se trata simplemente de un documento digital con la misma información que una factura en papel, sino de un fichero estructurado emitido en uno de los formatos admitidos por la normativa. Gracias a estos datos inalterables, las facturas electrónicas son rastreables de forma automática, de modo que la AEAT puede validarlas al instante.

Tipos de factura electrónica

El Real Decreto 1007/2023 provee dos métodos para cumplir con la obligación de facturar electrónicamente introducida por la Ley Crea y Crece. El mecanismo elegido determina el tipo de factura electrónica la empresa debe emitir:

Factura electrónica bajo la modalidad VERI*FACTU

El objetivo de esta modalidad es registrar cada venta de forma electrónica, segura e inalterable y, simultáneamente, remitir dichos registros a la AEAT. Para ello, las empresas deben emitir sus facturas mediante un software que reúna los requisitos de VERI*FACTU. De este modo, junto con la factura electrónica que se envía al cliente como justificante de la operación, se genera un archivo XML estructurado que se envía a la AEAT.

Las facturas electrónicas emitidas bajo esta modalidad deben contener la mención «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o, simplemente, «VERI*FACTU».

Factura electrónica bajo la modalidad no-VERI*FACTU

La modalidad no-VERI*FACTU permite conservar los registros de forma local sin remisión instantánea a la AEAT. Aunque es una manera de cumplir la ley, esta modalidad exige reunir unos requisitos técnicos más estrictos: las facturas electrónicas se deben emitir con un software que garantice la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación mediante el uso de firmas digitales y huellas encadenadas.

Las facturas electrónicas emitidas bajo esta modalidad no incluyen la mención específica. Por tanto, si la AEAT lleva a cabo una inspección, el empresario es el único responsable de facilitar el acceso inmediato a los registros almacenados y demostrar que no se han alterado desde su creación.

Qué es una factura simplificada

El recibo o tique de caja —que, legalmente, se denomina factura simplificada—, contiene menos datos e implica menos requisitos que la factura ordinaria: no requiere la identificación del cliente ni el desglose del IVA, aunque es obligatorio describir cada producto o servicio con un nivel de detalle suficiente que permita justificar el importe cobrado al cliente. La principal finalidad de las facturas simplificadas es justificar las operaciones de bajo importe a efectos fiscales de una forma que agilice el proceso de venta.

Emitir una factura simplificada en lugar de una ordinaria solo es legal en determinadas circunstancias (principalmente, en ventas de hasta 400 €, que se amplían hasta 3000 € en sectores como la hostelería o el comercio minorista).

Además, es importante tener en cuenta que si un cliente solicita una factura ordinaria en lugar de una factura simplificada, la empresa tiene la obligación de emitirla y entregársela.

Qué es una factura proforma

La factura proforma es un documento que informa al cliente sobre aspectos relacionados con una transacción que todavía no se ha producido. Aunque es similar al presupuesto, sigue el formato propio de las facturas y el importe que refleja casi nunca se modifica.

Al emitir una factura proforma, no es necesario introducir ninguna numeración. No obstante, sí que conviene introducir una fecha de vencimiento que indique claramente al cliente hasta cuándo es válida la oferta comercial.

La finalidad de las facturas proforma es únicamente informativa, por lo que no sirven para justificar las ventas ni obligar al pago de ningún importe. En definitiva, son nulas a efectos tributarios, fiscales o contables.

Qué es una factura rectificativa

La factura rectificativa es una factura que corrige otra anterior. Se debe emitir siempre que se modifique la base imponible o se detecte un error en los datos obligatorios, como la información identificativa del emisor o el receptor.

La factura rectificativa debe contener los siguientes datos:

• Serie con numeración correlativa, independiente de la factura ordinaria, que refleje que se trata de una factura rectificativa.
  
• Información que permita identificar la factura original.
  
• Importe en positivo o en negativo, dependiendo de si el precio original ha aumentado o disminuido.
  
• Importe del IVA en positivo o negativo, proporcional a la base imponible rectificada.
  

Aunque especificar el motivo de la rectificación no es obligatorio, sí es recomendable para que la AEAT tenga constancia de ello cuando presentes el documento. Por otra parte, tal como establece el artículo 15.4 del Real Decreto 1619/2012, si tu empresa emite una factura rectificativa por modificar la base imponible al aplicar un descuento por volumen de compra, no es necesario identificar la factura anterior, sino que basta con especificar la fecha de la transacción original o el período al que hace referencia el descuento.

Tipos de factura rectificativa

La forma de contabilizar una factura rectificativa en España depende de la subcategoría a la que pertenezca:

Factura rectificativa por sustitución

La factura rectificativa por sustitución anula la factura original y la sustituye legalmente. Se debe contabilizar el importe final correcto reflejado en la factura corregida, aunque en ella también se debe especificar la diferencia con respecto a la factura rectificada.

Factura rectificativa por diferencias

La factura rectificativa por diferencias sirve para ajustar errores puntuales. El documento refleja el importe correspondiente a la rectificación y solo se contabiliza esa diferencia monetaria con respecto a la factura original.

Factura rectificativa de abono

Las facturas rectificativas que se utilizan para registrar un reembolso parcial o total del importe original (por ejemplo, tras la devolución de una compra) reciben el nombre específico de «facturas de abono».

Como una factura de abono siempre refleja una disminución de la base imponible, tanto esta como la cuota del IVA siempre serán negativas y solo se contabiliza el importe de la diferencia en relación con la operación inicial.

Qué es una factura recapitulativa

La factura recapitulativa agrupa varias operaciones con un mismo cliente durante un período máximo de un mes natural. Sus requisitos se rigen por el artículo 13 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, en el que se establecen los siguientes plazos de expedición:

• Operaciones B2C: último día del mes natural en el que tienen lugar las ventas
  
• Operaciones B2B: como máximo, el día 15 del mes siguiente a aquel en que tuvieron lugar las ventas
  

En la factura recapitulativa, se deben incluir los datos de las operaciones que quieras agrupar —que suelen documentarse previamente en albaranes— teniendo en cuenta que se deben haber realizado dentro de un mes natural y con un mismo cliente.

Cada operación recapitulada tiene que figurar en una línea, junto con la información necesaria para identificarla y poder calcular la cuota tributaria, que se obtiene sumando las bases imponibles de cada una de ellas. Al emitir una sola factura recapitulativa (en lugar de una factura ordinaria por cada operación), se reduce significativamente la carga administrativa tanto para las empresas como para los clientes.

Qué es una factura de anticipo

Las facturas de anticipo sirven para acreditar un pago efectuado por el cliente antes de que reciba el producto o servicio. También se conocen como «facturas con pago anticipado» y son muy habituales en negocios como agencias de viajes o empresas de reformas del hogar.

Emitir facturas de anticipo es obligatorio por las particularidades fiscales de los cobros por adelantado: tal como especifica la Ley del IVA, si un cliente paga un producto o servicio sujeto a IVA antes de recibirlo, el impuesto indirecto se devenga (es decir, se genera la obligación tributaria de declarar el IVA) en el mismo instante en que se recibe el cobro por adelantado. Cuando se cobra el importe restante, hay que emitir otra factura que refleje la cuota restante del IVA.

Respecto al contenido, la única diferencia con las facturas ordinarias es la obligatoriedad de introducir la fecha en la que se recibe el pago anticipado, si es distinta a la de expedición de la factura. Recuerda que tienes que emitir una factura por cada cobro y especificar la base imponible y la cuota del IVA asociada al importe abonado por el cliente en cada caso.

Según las normas de la AEAT, no se precisa una mención específica para categorizar la factura como de anticipo. Sin embargo, los organismos autonómicos pueden establecer sus propias normas: por ejemplo, en el País Vasco sí es obligatorio incluir la palabra «anticipo» en la descripción de la factura antes de emitirla por TicketBAI. Por ello, es recomendable incluir la mención para evitar problemas y garantizar la claridad fiscal de tu negocio.

Qué es una factura por el destinatario

En el artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, se dispone que el propio destinatario de la operación puede encargarse de emitir la factura, siempre que haya un acuerdo previo con el empresario o profesional. La normativa también especifica que este tipo de facturas, que se suele denominar «autofactura», debe incluir una serie distinta por cada cliente o empresa tercera que las emita, además de la mención «facturación por el destinatario».

Aunque las emita el cliente, estas facturas se expiden a nombre del proveedor (es decir, de la empresa o profesional que vende el producto o presta el servicio), que será responsable de su contenido a efectos legales. Por lo tanto, están sujetas a un procedimiento de aceptación previa y, tras su conformidad, el emisor deberá enviarle una copia.

Qué es una factura duplicada

La factura duplicada es una copia exacta de la factura original que tiene la misma validez a efectos fiscales, por lo que solo se puede utilizar una de ellas para justificar la operación. Con el fin de evitar problemas en la gestión tributaria, la normativa española solo permite emitir una factura duplicada en los siguientes casos:

• Cuando se extravía la original, independientemente del motivo de la pérdida.
  
• Cuando en una misma operación hay varios destinatarios; en este caso, tanto en la factura original como en todas las facturas duplicadas deben constar los datos de todos los clientes y se debe desglosar la proporción de la base imponible y de la cuota del IVA que corresponda a cada uno de ellos.
  

En cualquier caso, la mención «duplicado» debe figurar en estas facturas.

Plazos legales para emitir cada tipo de factura

Los plazos para emitir y entregar una factura varían en función del tipo que sea y el cliente que la reciba. En todos los casos, la AEAT especifica que la operación se considera «realizada» en el momento en que se devenga el IVA, es decir, cuando surge la obligación de recaudar el impuesto. Veamos cuál es el plazo de emisión en cada caso:

Cómo Stripe te ayuda a simplificar tus procesos de facturación

Los procesos de facturación deben cumplir la normativa y responder a las necesidades tanto de los clientes como de los negocios, por ejemplo, disminuir la carga administrativa al automatizar la emisión de facturas o justificar cobros por adelantado con facturas de anticipo. Para simplificar la gestión contable y reducir al mínimo los errores es importante que el software que utilices se adapte a los requisitos más específicos de tu negocio. Las aplicaciones disponibles en el Stripe App Marketplace te ayudan a conseguirlo.

Por ejemplo, puedes automatizar la gestión de todas tus facturas con Invopop, una solución desarrollada en España que cuenta con funciones muy específicas para el cumplimiento con las normativas de este país, como la integración completa con el sistema VERI*FACTU. Con esta herramienta, podrás cumplir con todos los requisitos de facturación electrónica obligatoria en España al emitir distintos tipos de facturas: ordinarias, simplificadas, rectificativas por diferencias y rectificativas por sustitución.

Por su parte, Billit es una plataforma de facturación electrónica pionera en Europa que se centra en garantizar el cumplimiento de los distintos requisitos de facturación electrónica de toda la Unión Europea. Además, ofrece funciones de automatización que permiten vincular la cuenta bancaria de tu empresa y simplificar la conciliación de tus facturas.

Preguntas frecuentes sobre los tipos de facturas en España