In Spanien sind Rechnungen die bekannteste Form der Dokumentation kommerzieller Transaktionen. Im strengen regulatorischen Rahmen, der die Transaktionsdokumentation regelt, können Unternehmen verschiedene Arten und Formate von Rechnungen ausstellen. Die korrekte Art hängt von der Ausstellerin bzw. vom Aussteller, dem Anwendungsbereich und dem Zweck ab.

Von Proformarechnungen bis hin zu elektronischen Rechnungen erfüllt jede Rechnungsart einen bestimmten Zweck. Um für jede Situation die richtige Rechnung auszuwählen, ist es wichtig zu wissen, wann welche Art ausgestellt werden muss und welche Merkmale sie aufweist.

In diesem Artikel erklären wir die Unterschiede zwischen den verschiedenen Rechnungsarten, einschließlich ihrer Unterkategorien und Tools, mit denen Sie den Rechnungsprozess vereinfachen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine reguläre Rechnung?
  
• Was ist eine elektronische Rechnung?
  
• Was ist eine vereinfachte Rechnung?
  
• Was ist eine Proformarechnung?
  
• Was ist eine Korrekturrechnung?
  
• Was ist eine Sammelrechnung?
  
• Was ist eine Vorausrechnung?
  
• Was ist eine Selbstfaktura?
  
• Was ist eine doppelte Rechnung?
  
• Gesetzliche Fristen für die Ausstellung der einzelnen Rechnungsarten in Spanien
  
• Wie Stripe helfen kann, den Rechnungsprozess zu vereinfachen
  

Was ist eine reguläre Rechnung?

Eine reguläre Rechnung, auch „vollständige Rechnung“ genannt, bietet eine detaillierte Aufschlüsselung der Handelstransaktionen eines Unternehmens. Derzeit können reguläre Rechnungen physisch oder elektronisch ausgestellt werden. Wenn die endgültigen Bestimmungen des Gesetzes Schaffen und Wachsen (Crea y Crece) in Kraft treten – voraussichtlich im Januar 2027 –, wird die Ausstellung in digitaler Form verpflichtend sein. In Spanien sind reguläre Rechnungen die gängigste Form der Dokumentation von Transaktionen zwischen Unternehmen.

Für alle Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G), zwischen Unternehmen (B2B) sowie zwischen Unternehmen und Verbrauchern (B2C), deren Wert 400 € übersteigt, muss eine reguläre Rechnung erstellt und ausgestellt werden. In bestimmten Branchen, wie dem Einzelhandel, dem Gastgewerbe und dem Transportwesen, liegt dieser Schwellenwert bei 3.000 €.

Um für steuerliche Zwecke gültig zu sein, müssen alle regulären Rechnungen eine fortlaufende Nummer oder Serie, das Ausstellungsdatum, die Ausstellerdaten und Empfängerdaten, die Beschreibung der verkauften Waren und eine Aufschlüsselung der Umsatzsteuer (USt.) enthalten.

Arten von regulären Rechnungen

Die Informationen, die reguläre Rechnungen enthalten, sind bei allen Arten nahezu identisch. Die anwendbaren Steuern variieren jedoch je nach Rechtsform der Ausstellerin/des Ausstellers und der Empfängerin/des Empfängers sowie nach dem Standort der Kundinnen und Kunden. Je nach den anwendbaren Steuern werden reguläre Rechnungen in drei Arten unterteilt.

Reguläre Rechnungen mit Umsatzsteuer

Diese Rechnung wird beim Verkauf von umsatzsteuerpflichtigen Produkten oder Dienstleistungen auf der Iberischen Halbinsel oder den Balearen ausgestellt (d. h. in dem Gebiet, in dem indirekte Steuern anfallen). Dies ist der häufigste reguläre Rechnungstyp, da die Umsatzsteuer auf die meisten Handelstransaktionen anfällt.

Auf dieser Rechnung müssen die Beschreibungen der einzelnen Produkte oder Dienstleistungen sowie die verkauften Einheiten in separaten Zeilen aufgeführt werden. Darüber hinaus muss die Rechnung alle Angaben zum Steuerbetrag enthalten, einschließlich des Preises pro Einheit ohne Umsatzsteuer, der gewährten Rabatte, des Betrags, auf den die Umsatzsteuer berechnet wird (d. h. der Steuerbemessungsgrundlage), der angewandten Umsatzsteuersätze in Prozent, des auf der Rechnung ausgewiesenen Gesamtbetrags der Umsatzsteuer sowie des Endpreises.

Die aktuellen Steuersätze in Spanien betragen 21 %, 10 % und 4 %. Zwar existiert im Jahr 2026 noch ein 0 %-Steuersatz, doch gilt dieser nur für bestimmte Spenden an gemeinnützige Organisationen.

Reguläre Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Reguläre Rechnungen ohne Umsatzsteuer werden ausgestellt, wenn die dokumentierten Umsätze von der Umsatzsteuer befreit sind (z. B. Gesundheitsdienstleistungen, kulturelle Veranstaltungen, Ausfuhren aus Spanien und bestimmte innergemeinschaftliche Umsätze) oder nicht der Umsatzsteuer unterliegen (z. B. Lieferungen von Gratisproben).

Bei der Ausstellung einer Rechnung ohne Umsatzsteuer ist es zwingend erforderlich, einen Vermerk anzugeben, aus dem der Grund für den Verzicht auf diese Steuer hervorgeht, beispielsweise: „Von der Umsatzsteuer befreite innergemeinschaftliche Lieferung gemäß Artikel 25 des Gesetzes 37/1992 über die Umsatzsteuer.“ Handelt es sich zudem um eine B2B-Transaktion innerhalb der EU, müssen auf der Rechnung die innergemeinschaftlichen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Käuferin/des Käufers und der Verkäuferin/des Verkäufers angegeben sein.

Reguläre Rechnungen mit Einkommensteuer (IRPF)

Reguläre Rechnungen müssen den Einbehalt der IRPF enthalten, wenn die Ausstellerin/der Aussteller eine selbstständige Einzelperson ist, die professionelle oder künstlerische Dienstleistungen anbietet, und die Empfängerin/der Empfänger ein Unternehmen oder eine selbstständige Einzelperson in Spanien ist.

Der auf diese Rechnungen angewandte Einkommensteuersatz beträgt 15 %, außer für Personen, die sich kürzlich als Selbstständige angemeldet haben. Diese können im Jahr ihrer Anmeldung sowie in den beiden darauf folgenden Jahren einen Steuersatz von 7 % anwenden. Personen, die unter die Sonderregelung für Landwirtschaft, Viehzucht und Fischerei fallen, können einen Quellensteuersatz von 2 % anwenden, der für die Schweinemast und die Geflügelmast auf 1 % gesenkt wird.

Wie bei der Berechnung der Umsatzsteuer wird auch der IRPF-Einbehalt auf der Grundlage der Steuerbemessungsgrundlage der Rechnung berechnet. In diesem Fall handelt es sich um einen negativen Prozentsatz. Der Betrag der einbehaltenen IRPF wird vom Endbetrag abgezogen, den die selbstständige Person in Rechnung stellt. Anschließend leistet die Kundin bzw. der Kunde die Zahlung an die spanische Steuerbehörde (AEAT) im Namen der Rechnungsstellerin/des Rechnungsstellers unter Verwendung des Formulars 111.

Hier ist ein Beispiel: Eine selbstständige Person stellt einem in Spanien ansässigen Unternehmen eine Rechnung über im vergangenen Monat erbrachte Dienstleistungen. Die Steuerbemessungsgrundlage auf der Rechnung beträgt 2.000 €. Dieser Betrag dient zur Berechnung der Umsatzsteuer und der IRPF-Einbehaltung.

In diesem Beispiel muss das Unternehmen 2.120 € an die selbstständige Person und anschließend 300 € an die AEAT als IRPF-Einbehalt auf diese Rechnung zahlen. Die selbstständige Person muss die 420 € Umsatzsteuer, die sie auf dieser Rechnung berechnet hat, unter Verwendung der Selbstveranlagung in Formular 303 an die AEAT melden. Hier kann sie die für ihre beruflichen Ausgaben gezahlte Umsatzsteuer abziehen. Die resultierende Differenz ist der Betrag, der an die AEAT zu zahlen ist.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Gemäß ihrer offiziellen Definition wird eine elektronische Rechnung in elektronischem Format ausgestellt und empfangen. Es handelt sich nicht einfach um ein digitales Dokument mit denselben Informationen wie eine Papierrechnung. Vielmehr handelt es sich um eine strukturierte Datei, die in einem der von den spanischen Vorschriften akzeptierten Formate ausgestellt wird. Aufgrund dieser unveränderlichen Informationen sind elektronische Rechnungen automatisch nachverfolgbar. Daher kann die AEAT sie sofort validieren.

Arten von elektronischen Rechnungen

Das Königliche Dekret 1007/2023 sieht zwei Methoden vor, um der im Gesetz „Schaffen und Wachsen“ eingeführten Verpflichtung zur elektronischen Rechnung nachzukommen. Die gewählte Methode bestimmt, welche Art von elektronischer Rechnung das Unternehmen ausstellen muss.

Elektronische Rechnungen im Rahmen des Systems zur Ausstellung überprüfbarer Rechnungen (VERI*FACTU)

Ziel dieser Methode ist es, jeden Verkauf elektronisch, sicher und unveränderbar zu erfassen und diese Aufzeichnungen gleichzeitig an die AEAT zu übermitteln. Zu diesem Zweck müssen Unternehmen ihre Rechnungen mit einer Software ausstellen, die den VERI*FACTU-Anforderungen entspricht. Zusammen mit der an die Kundin/den Kunden als Transaktionsnachweis gesendeten elektronischen Rechnung wird eine strukturierte XML (Extensible Markup Language)-Datei erstellt und an die AEAT übermittelt.

Elektronische Rechnungen, die mit dieser Methode ausgestellt werden, müssen den Vermerk „Rechnung auf der Website der AEAT überprüfbar“ oder einfach „VERI*FACTU“ enthalten.

Elektronische Rechnungen nach der Nicht-VERI*FACTU-Methode

Die Nicht-VERI*FACTU-Methode ermöglicht es, Aufzeichnungen lokal zu führen, ohne sie sofort an die AEAT zu übermitteln. Obwohl sie dem Gesetz entspricht, erfordert diese Methode strengere technische Anforderungen. Elektronische Rechnungen müssen mit einer Software ausgestellt werden, die durch den Einsatz digitaler Signaturen und Hash-Ketten die Integrität, Nachverfolgbarkeit und Unveränderlichkeit von Rechnungsaufzeichnungen garantiert.

Elektronische Rechnungen, die mit dieser Methode ausgestellt werden, enthalten keinen spezifischen Vermerk, wie oben gezeigt. Wenn die AEAT eine Prüfung durchführt, ist das Unternehmen dafür verantwortlich, sofortigen Zugriff auf die gespeicherten Aufzeichnungen zu gewähren. Das Unternehmen muss auch nachweisen, dass die Aufzeichnungen seit ihrer Erstellung nicht geändert wurden.

Was ist eine vereinfachte Rechnung?

Ein Zahlungsbeleg oder ein Kassenbon – rechtlich als „vereinfachte Rechnung“ bezeichnet – enthält weniger Daten und beinhaltet weniger Anforderungen als eine reguläre Rechnung. Eine vereinfachte Rechnung erfordert nicht die Identifizierung der Kundin/des Kunden oder die Aufschlüsselung der Umsatzsteuer. Sie erfordert jedoch eine Beschreibung jedes Produkts oder jeder Dienstleistung mit ausreichenden Details, um den berechneten Betrag nachzuweisen. Der Hauptzweck vereinfachter Rechnungen besteht darin, für steuerliche Zwecke einen Nachweis über Transaktionen mit geringem Wert zu erbringen und so den Verkaufsprozess zu vereinfachen.

Die Ausstellung einer vereinfachten Rechnung anstelle einer regulären ist nur unter bestimmten Umständen zulässig. Im Allgemeinen ist dies auf Verkäufe von bis zu 400 € beschränkt, doch für Unternehmen in Branchen wie dem Einzelhandel oder dem Gastgewerbe erhöht sich dieser Schwellenwert auf 3.000 €.

Es ist zudem wichtig zu beachten, dass das Unternehmen verpflichtet ist, den Kundinnen und Kunden eine reguläre Rechnung auszustellen und ihnen diese zuzusenden, falls diese anstelle einer vereinfachten Rechnung eine reguläre Rechnung wünschen.

Was ist eine Proformarechnung?

Eine Proformarechnung informiert die Kundin bzw. den Kunden über eine Transaktion, die noch nicht stattgefunden hat. Obwohl sie einem Preisangebot ähnelt, folgt sie dem typischen Rechnungsformat. Der darin ausgewiesene Betrag wird so gut wie nie geändert.

Proformarechnungen müssen nicht nummeriert werden. Es ist jedoch ratsam, ein Ablaufdatum anzugeben, das den Kundinnen und Kunden deutlich macht, wie lange das Angebot gültig ist.

Proformarechnungen dienen nur zu Informationszwecken und können nicht als Verkaufsnachweis oder zur Durchsetzung der Zahlung eines Betrags verwendet werden. Kurz gesagt, sie sind weder für steuerliche noch für buchhalterische Zwecke gültig.

Was ist eine Korrekturrechnung?

Eine Korrekturrechnung dient zur Berichtigung einer früheren Rechnung. Sie wird ausgestellt, wenn sich die Steuerbemessungsgrundlage ändert oder ein Fehler in den Pflichtangaben festgestellt wird (z. B. Fehler bei der Identifizierung der Ausstellerin bzw. des Ausstellers oder der Empfängerin bzw. des Empfängers).

Eine Korrekturrechnung muss die folgenden Informationen enthalten:

• Eine von der regulären Rechnung unabhängige Nummernreihe mit fortlaufender Nummerierung, aus der hervorgeht, dass es sich um eine Korrekturrechnung handelt
  
• Informationen, die die ursprüngliche Rechnung identifizieren
  
• Der positive oder negative Betrag, je nachdem, ob der ursprüngliche Preis gestiegen oder gesunken ist
  
• Den positiven oder negativen Betrag der Umsatzsteuer, der proportional zur korrigierten Steuerbemessungsgrundlage ist
  

Es ist nicht zwingend erforderlich, den Grund für die Korrektur anzugeben. Es wird jedoch empfohlen, diese Information aufzunehmen, damit die AEAT den Grund kennt. Andererseits ist es gemäß Artikel 15.4 des Königlichen Dekrets 1619/2012 nicht erforderlich, die vorherige Rechnung zu identifizieren, wenn Ihr Unternehmen eine Korrekturrechnung ausstellt, um die Steuerbemessungsgrundlage durch Anwendung eines Rabatts für hohe Einkaufsvolumina zu ändern. Es reicht aus, das Datum der ursprünglichen Transaktion oder den Zeitraum für den Mengenrabatt anzugeben.

Arten von Korrekturrechnungen

Die Art und Weise, wie eine Korrekturrechnung in Spanien erfasst wird, hängt von ihrer Unterkategorie ab.

Korrekturrechnungen für Ersatzlieferungen

Eine Korrekturrechnung für eine Ersatzlieferung hebt die ursprüngliche Rechnung auf und ersetzt diese rechtlich. Der auf der Korrekturrechnung angegebene korrekte Endbetrag muss verbucht werden. Die Differenz zur ursprünglichen Rechnung muss jedoch ebenfalls auf der Korrekturrechnung ausgewiesen werden.

Korrekturrechnungen für Differenzen

Eine Korrekturrechnung für Differenzen wird verwendet, um bestimmte Fehler zu korrigieren. Das Dokument spiegelt den Betrag der Anpassung wider und nur diese finanzielle Differenz zur ursprünglichen Rechnung wird erfasst.

Korrekturrechnungen für Gutschriften

Korrekturrechnungen, die zur Erfassung von vollständigen oder teilweisen Rückerstattungen der ursprünglichen Beträge (z. B. nach Kaufretouren) verwendet werden, werden speziell als „Stornorechnungen“ bezeichnet.

Da eine Stornorechnung immer eine Minderung der Steuerbemessungsgrundlage widerspiegelt, sind die Steuerbemessungsgrundlage und der Umsatzsteuerbetrag negativ. Es wird nur der Differenzbetrag im Verhältnis zur ursprünglichen Transaktion erfasst.

Was ist eine Sammelrechnung?

Eine Sammelrechnung fasst mehrere Transaktionen mit der gleichen Kundin bzw. dem gleichen Kunden innerhalb eines Zeitraums von maximal einem Kalendermonat zusammen. Die Anforderungen an Sammelrechnungen sind in Artikel 13 des Königlichen Dekrets 1619/2012 geregelt. Darin sind folgende Fristen für die Ausstellung dieser Rechnungsart festgelegt:

• B2C-Transaktionen: Letzter Tag des Kalendermonats, in dem der Verkauf stattfindet
  
• B2B-Transaktionen: Spätestens am 16. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Umsätze erzielt wurden
  

Sammelrechnungen müssen Angaben zu den zusammengefassten Transaktionen enthalten, die in der Regel durch Lieferscheine belegt sind. Die Vorgänge müssen innerhalb eines Kalendermonats und mit derselben Kundin bzw. demselben Kunden stattgefunden haben.

Jede zusammengefasste Transaktion muss in einer eigenen Zeile aufgeführt werden, zusammen mit den Angaben, die zu ihrer Identifizierung und zur Berechnung der fälligen Steuer erforderlich sind. Diese ergibt sich aus der Summe der Steuerbemessungsgrundlagen der einzelnen Transaktionen. Durch die Ausstellung einer einzigen Sammelrechnung – anstelle einer regulären Rechnung für jede einzelne Transaktion – wird der Verwaltungsaufwand sowohl für Unternehmen als auch für Kundinnen und Kunden erheblich reduziert.

Was ist eine Vorausrechnung?

Vorausrechnungen dienen als Nachweis für Vorauszahlungen von Kundinnen und Kunden vor Erhalt von Produkten oder Dienstleistungen. Sie werden auch als „Anzahlungsrechnungen“ bezeichnet und sind in Branchen wie Reisebüros oder bei Unternehmen für Hausrenovierungen üblich.

Die Ausstellung von Vorausrechnungen ist aufgrund der besonderen steuerrechtlichen Vorschriften für Vorauszahlungen vorgeschrieben. Gemäß dem Gesetz über die Umsatzsteuer 37/1992 wird die Umsatzsteuer fällig (d. h. die Verpflichtung zur Abführung der Umsatzsteuer entsteht), sobald die Vorauszahlung eingegangen ist, wenn eine Kundin oder ein Kunde für eine mehrwertsteuerpflichtige Ware oder Dienstleistung vor deren Erhalt bezahlt. Bei Eingang des Restbetrags muss eine weitere Rechnung ausgestellt werden, in der der verbleibende Betrag der Umsatzsteuer ausgewiesen ist.

Der Inhalt einer Vorausrechnung unterscheidet sich in einem wichtigen Punkt vom Inhalt einer regulären Rechnung. Vorausrechnungen müssen das Datum des Eingangs der Vorauszahlung enthalten, sofern dieses vom Rechnungsdatum abweicht. Für jede eingegangene Zahlung muss eine Rechnung ausgestellt werden, in der jeweils der steuerpflichtige Betrag und der Betrag der Umsatzsteuer angegeben sind, die sich auf den von der Kundin bzw. vom Kunden gezahlten Betrag beziehen.

Gemäß den Vorschriften der AEAT ist kein besonderer Vermerk erforderlich, damit eine Rechnung als Vorausrechnung gilt. Die regionalen Behörden können jedoch eigene Vorschriften erlassen. Im Baskenland ist es beispielsweise vorgeschrieben, vor der Ausstellung der Rechnung über TicketBAI den Begriff „Vorauszahlung“ in die Rechnungsbeschreibung aufzunehmen. Es ist daher ratsam, diesen Vermerk anzubringen, um Probleme zu vermeiden und die steuerliche Transparenz zu gewährleisten.

Was ist eine Selbstfaktura?

Artikel 5 des Königlichen Dekrets 1619/2012 besagt, dass Empfänger/innen der Transaktion die Ausstellung der Rechnung übernehmen können, sofern eine vorherige Vereinbarung mit dem Unternehmen oder der Fachkraft vorliegt. Die Vorschriften legen außerdem fest, dass diese Art von Rechnung – die üblicherweise als „Eigenrechnung“ bezeichnet wird – neben der Angabe „von der Empfängerin bzw. vom Empfänger fakturiert“ eine separate Seriennummer für jede/n Kundin/Kunden oder jedes Drittunternehmen enthalten muss, die/der oder das sie ausstellt.

Obwohl sie vom Kunden oder der Kundin ausgestellt werden, werden diese Rechnungen im Namen des Anbieters oder der Anbieterin (d. h. des Unternehmens oder der Fachkraft, das bzw. die das Produkt verkauft oder die Dienstleistung erbringt) ausgestellt. Der Anbieter oder die Anbieterin ist für die Rechnungsinhalte im rechtlichen Sinne verantwortlich. Daher unterliegen diese Rechnungen einem vorherigen Annahmeverfahren und nach ihrer Genehmigung muss der/die Aussteller/in eine Kopie an den Anbieter oder die Anbieterin senden.

Was ist eine doppelte Rechnung?

Ein Rechnungsduplikat ist eine exakte Kopie der Originalrechnung, die für steuerliche Zwecke dieselbe Gültigkeit hat. Daher kann nur eine von beiden als Nachweis für die Transaktion verwendet werden. Um Probleme bei der Steuerverwaltung zu vermeiden, erlauben die spanischen Vorschriften die Ausstellung eines Rechnungsduplikats nur in folgenden Fällen:

• Das Original ist verloren gegangen, unabhängig vom Grund für den Verlust.
  
• Es gibt mehrere Empfänger/innen innerhalb derselben Transaktion. In diesem Fall müssen sowohl die Originalrechnung als auch alle Rechnungsduplikate die Angaben zu allen Kundinnen und Kunden sowie den Anteil an der Steuerbemessungsgrundlage und den jeweils auf sie entfallenden Betrag der Umsatzsteuer enthalten.
  

In jedem Fall muss auf diesen Rechnungen der Vermerk „Duplikat“ erscheinen.

Gesetzliche Fristen für die Ausstellung der einzelnen Rechnungsarten in Spanien

Die Fristen für die Ausstellung und Zustellung einer Rechnung variieren je nach Rechnungsart und Empfänger/in. In allen Fällen legt die AEAT fest, dass der Zeitpunkt der Transaktion der Zeitpunkt ist, zu dem die Umsatzsteuer fällig wird (d. h. wenn die Verpflichtung zur Erhebung der Umsatzsteuer entsteht). Nachstehend finden Sie die Fristen für die Ausstellung der einzelnen Rechnungsarten:

Wie Stripe helfen kann, den Rechnungsprozess zu vereinfachen

Rechnungsprozesse müssen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und die Anforderungen von Kundinnen und Kunden sowie Unternehmen erfüllen. Unternehmen können den Verwaltungsaufwand reduzieren, indem sie die Ausstellung von Rechnungen automatisieren oder durch Vorausrechnungen einen Nachweis über Vorauszahlungen erbringen. Um das Buchhaltungsmanagement zu vereinfachen und Fehler zu minimieren, ist es wichtig, dass die verwendete Software den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Die Apps im Stripe App Marketplace können Ihnen dabei helfen.

So können Sie beispielsweise die Verwaltung all Ihrer Rechnungen mit Invopop automatisieren, einer in Spanien entwickelten Lösung, die Funktionen zur Compliance mit den spanischen Vorschriften bietet, wie beispielsweise die vollständige Integration in das VERI*FACTU-System. Mit diesem Tool können Sie die in Spanien geltenden Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung erfüllen, indem Sie verschiedene Rechnungsarten ausstellen, darunter reguläre und vereinfachte Rechnungen sowie Korrekturrechnungen für Abweichungen oder Ersatzlieferungen.

Darüber hinaus ist Billit eine wegweisende Plattform für die elektronische Rechnungsstellung in Europa, deren Schwerpunkt darauf liegt, die Erfüllung der verschiedenen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in der gesamten EU sicherzustellen. Billit verfügt zudem über automatisierte Funktionen, mit denen Sie Ihr Geschäftskonto verknüpfen und den Rechnungsabgleich vereinfachen können.

FAQs zu Rechnungsarten in Spanien