I Spanien är fakturor den vanligaste formen för att dokumentera kommersiella transaktioner. Inom det strikta regelverket som styr transaktionsdokumentation kan företag utfärda olika typer och format av fakturor. Rätt typ beror på utfärdaren, tillämpningsområdet och syftet.

Från pro forma-fakturor till elektroniska fakturor fyller varje fakturatyp ett specifikt syfte. För att välja rätt faktura för varje situation är det viktigt att veta när man ska utfärda varje typ och vilka egenskaper de har.

I den här artikeln förklarar vi skillnaderna mellan de olika fakturatyperna, inklusive deras undertyper och de verktyg du kan använda för att förenkla faktureringsprocessen.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en vanlig faktura?
  
• Vad är en e-faktura?
  
• Vad är en förenklad faktura?
  
• Vad är en proformafaktura?
  
• Vad är en korrigerande faktura?
  
• Vad är en samlingsfaktura?
  
• Vad är en förskottsfaktura?
  
• Vad är en självfaktureringsfaktura?
  
• Vad är en dubblettfaktura?
  
• Juridiska tidsfrister för att utfärda varje fakturatyp i Spanien
  
• Hur Stripe kan hjälpa till att förenkla faktureringsprocessen
  

Vad är en vanlig faktura?

En vanlig faktura, även känd som en ”fullständig faktura”, ger en detaljerad uppdelning av ett företags kommersiella transaktioner. För närvarande kan vanliga fakturor vara fysiska eller elektroniska. När de slutgiltiga bestämmelserna i lagen skapa och växa (Crea y Crece) träder i kraft – vilket förväntas ske i januari 2027 – kommer det vara obligatoriskt att utfärda dem i digitalt format. I Spanien är vanliga fakturor det vanligaste sättet att dokumentera transaktioner mellan företag.

En vanlig faktura måste upprättas och utfärdas för alla B2G- (business-to-government), B2B- och B2C-transaktioner som överstiger 400 EUR. Detta belopp höjs till 3 000 EUR inom vissa branscher, såsom detaljhandel, besöksnäring och transport.

För att vara giltiga i skattehänseende måste alla vanliga fakturor innehålla ett löpnummer eller en serie, utfärdandedatum, uppgifter om utfärdaren och mottagaren, beskrivning av de sålda varorna och en uppdelning av mervärdesskatt (moms).

Vanliga fakturatyper

Informationen som vanliga fakturor innehåller är i stort sett identisk för alla typer. Tillämpliga skatter varierar dock beroende på den juridiska formen (bolagsbildning) för utfärdaren och mottagaren, samt kundens plats. Beroende på tillämpliga skatter delas vanliga fakturor in i tre typer.

Vanliga fakturor med moms

Denna faktura utfärdas vid försäljning av produkter eller tjänster som är föremål för moms på den iberiska halvön eller Balearerna (d.v.s. det territorium där indirekta skatter tillämpas). Detta är den vanligaste typen av vanlig faktura eftersom moms tillämpas på de flesta kommersiella transaktioner.

På denna faktura måste beskrivningar av varje produkt eller tjänst och antalet sålda enheter anges på separata rader. Dessutom måste fakturan innehålla all information om skattebeloppet, inklusive enhetspris utan moms, tillämpade rabatter, belopp på vilket momsen beräknas (d.v.s. beskattningsunderlaget), tillämpade skattesatser i procent, totalt debiterat momsbelopp på fakturan och slutpriset.

De nuvarande skattesatserna i Spanien är 21 %, 10 % och 4 %. Även om en skattesats på 0 % fortfarande existerar år 2026 tillämpas den endast på vissa donationer till ideella organisationer.

Vanliga fakturor utan moms

Vanliga fakturor utan moms utfärdas när dokumenterad försäljning är undantagen (t.ex. hälsovårdstjänster, kulturella evenemang, export från Spanien och vissa gemenskapsinterna transaktioner) eller inte är föremål för moms (t.ex. leveranser av gratisprover).

När man utfärdar en faktura utan moms är det obligatoriskt att inkludera en förklaring som anger orsaken till varför denna skatt inte debiteras, till exempel ”Leverans inom gemenskapen undantagen från moms enligt artikel 25 i lag 37/1992 om moms”. Om det dessutom är en B2B-transaktion i EU måste fakturan inkludera köparens och säljarens momsregistreringsnummer inom gemenskapen.

Vanliga fakturor med inkomstskatt (IRPF)

Vanliga fakturor måste inkludera källskatt för IRPF om utfärdaren är en enskild firma som erbjuder professionella eller konstnärliga tjänster och mottagaren är ett företag eller en enskild firma i Spanien.

Den IRPF-sats som tillämpas på dessa fakturor är 15 %, utom för dem som nyligen har registrerat sig som egenföretagare. De kan fakturera med 7 % under det år de registrerar sig och de följande två åren. De som omfattas av det särskilda systemet för jordbruk, boskap och fiske kan använda en källskatt på 2 %, vilket reduceras till 1 % för verksamheter som föder upp grisar och fjäderfän.

Precis som med momsberäkningar beräknas IRPF-källskatten baserat på fakturans beskattningsunderlag. I detta fall är det en negativ procentsats. Beloppet av innehållen personlig IRPF dras av från det slutgiltiga beloppet som den enskilda firman debiterar. Därefter gör kunden betalningen till den spanska skattemyndigheten (AEAT) med formulär 111 för utfärdarens räkning.

Här är ett exempel: En enskild firma fakturerar ett företag baserat i Spanien för tjänster som utförts under den gångna månaden. Beskattningsunderlaget på fakturan är 2 000 EUR. Denna siffra används för att beräkna momsen och IRPF-källskatten.

I detta exempel måste företaget betala 2 120 EUR till den enskilda firman och därefter 300 EUR till AEAT för IRPF-källskatten på denna faktura. Den enskilda firman måste deklarera de 420 EUR i moms som hen debiterade på denna faktura till AEAT med hjälp av självdeklarationen i formulär 303. Här kan hen dra av momsen som betalats för hens professionella utgifter. Den resulterande skillnaden är det belopp som måste betalas till AEAT.

Vad är en e-faktura?

Enligt den officiella definitionen utfärdas och tas en elektronisk faktura emot i elektroniskt format. Det är inte bara ett digitalt dokument med samma information som en pappersfaktura. Istället är det en strukturerad fil som utfärdas i ett av de format som accepteras enligt spanska bestämmelser. På grund av denna oföränderliga information är elektroniska fakturor automatiskt spårbara. Därför kan AEAT validera dem omedelbart.

Elektroniska fakturatyper

Kungligt dekret 1007/2023 ger två metoder för att uppfylla skyldigheten för e-fakturor som infördes i lagen om skapa och växa. Den valda metoden avgör vilken typ av elektronisk faktura företaget måste utfärda.

Elektroniska fakturor enligt systemet för utfärdande av verifierbara fakturor (VERI*FACTU)

Syftet med denna metod är att registrera varje försäljning elektroniskt, säkert och oföränderligt, och samtidigt skicka dessa register till AEAT. För att göra detta måste företag utfärda sina fakturor med hjälp av mjukvara som uppfyller kraven för VERI*FACTU. Tillsammans med den elektroniska fakturan som skickas till kunden som bevis för transaktionen genereras en strukturerad XML-fil (Extensible Markup Language) som skickas till AEAT.

Elektroniska fakturor som utfärdas med denna metod måste innehålla uttalandet: ”Faktura verifierbar på AEAT:s webbplats” eller, helt enkelt, ”VERI*FACTU”.

Elektroniska fakturor med icke-VERI*FACTU-metoden

Icke-VERI*FACTU-metoden tillåter att register sparas lokalt utan att omedelbart skickas till AEAT. Även om denna metod följer lagen kräver den strängare tekniska krav. Elektroniska fakturor måste utfärdas med mjukvara som garanterar faktureringsregistrens integritet, spårbarhet och oföränderlighet genom användning av digitala signaturer och hashkedjor.

Elektroniska fakturor som utfärdas med denna metod innehåller inte ett specifikt uttalande, som visas ovan. Om AEAT genomför en revision ansvarar företaget för att ge omedelbar tillgång till de lagrade registren. Företaget måste också visa att registren inte har ändrats sedan de skapades.

Vad är en förenklad faktura?

Ett kvitto eller kassakvitto – som juridiskt kallas en ”förenklad faktura” – innehåller mindre data och medför färre krav än en vanlig faktura. Den kräver inte identifiering av kunden eller momsuppdelning. Den kräver dock en beskrivning av varje produkt eller tjänst med tillräcklig detaljrikedom för att utgöra bevis för det debiterade beloppet. Det huvudsakliga syftet med förenklade fakturor är att tillhandahålla bevis för transaktioner av lågt värde för skatteändamål i syfte att förenkla försäljningsprocessen.

Att utfärda en förenklad faktura istället för en vanlig är endast lagligt under vissa omständigheter. I allmänhet är detta begränsat till försäljning upp till 400 EUR, men gränsen ökar till 3 000 EUR för företag i sektorer som detaljhandel eller besöksnäring.

Det är också viktigt att komma ihåg att om kunden begär en vanlig faktura istället för en förenklad faktura är företaget skyldigt att utfärda och leverera den till kunden.

Vad är en proformafaktura?

En proformafaktura informerar kunden om en transaktion som ännu inte har ägt rum. Även om den liknar en prisoffert följer den det typiska fakturaformatet. Beloppet som anges ändras nästan aldrig.

Proformafakturor behöver inte numreras. Det är dock lämpligt att inkludera ett utgångsdatum som tydligt anger för kunden hur länge det kommersiella erbjudandet gäller.

Proformafakturor är enbart i informationssyfte och kan inte användas som bevis på försäljning eller för att kräva betalning av något belopp. De är kort sagt inte giltiga för skatte- eller redovisningsändamål.

Vad är en korrigerande faktura?

En korrigerande faktura korrigerar en tidigare faktura. De utfärdas när skatteunderlaget ändras eller ett fel upptäcks i den obligatoriska informationen (t.ex. fel i identifieringen av utfärdaren eller mottagaren).

En korrigerande faktura måste innehålla följande information:

• En serie med löpnummer som är oberoende av den ordinarie fakturan och anger att det är en korrigerande faktura
  
• Information som identifierar den ursprungliga fakturan
  
• Det positiva eller negativa beloppet, beroende på om det ursprungliga priset har ökat eller minskat
  
• Det positiva eller negativa momsbeloppet, proportionellt mot det korrigerade skatteunderlaget
  

Det är inte obligatoriskt att ange skälet för korrigeringen. Det rekommenderas dock att inkludera denna information så att AEAT känner till anledningen. Å andra sidan behöver ditt företag, enligt artikel 15.4 i kungligt dekret 1619/2012, inte identifiera den tidigare fakturan om det utfärdar en korrigeringsfaktura för att ändra skatteunderlaget genom att tillämpa en rabatt för stora inköpsvolymer. Det räcker att ange datumet för den ursprungliga transaktionen eller tidsperioden för inköpsvolymrabatten.

Typer av korrigerande fakturor

Hur en korrigerande faktura registreras i Spanien beror på dess underkategori.

Korrigerande fakturor för ersättning

En korrigerande faktura för ersättning makulerar den ursprungliga fakturan och ersätter den juridiskt. Det korrekta slutbeloppet som anges på den korrigerande fakturan måste registreras. Skillnaden från den ursprungliga fakturan måste dock också anges på den korrigerande fakturan.

Korrigerande fakturor för differenser

En korrigerande faktura för differenser används för att korrigera specifika fel. Dokumentet återspeglar justeringsbeloppet, och endast den monetära skillnaden från den ursprungliga fakturan registreras.

Korrigerande fakturor för krediter

Korrigerande fakturor som används för att registrera totala eller partiella återbetalningar av ursprungliga belopp (t.ex. efter köpreturer) kallas specifikt för ”kreditnotor”.

Eftersom en kreditnota alltid återspeglar en minskning av skatteunderlaget är skatteunderlaget och momsbeloppet negativa. Endast beloppet för differensen i förhållande till den ursprungliga transaktionen registreras.

Vad är en samlingsfaktura?

En samlingsfaktura grupperar flera transaktioner med samma kund under en period av maximalt en kalendermånad. Kraven för samlingsfakturor regleras av artikel 13 i kungligt dekret 1619/2012. Den anger följande tidsfrister för utfärdande av denna fakturatyp:

• B2C-transaktioner: Sista dagen i den kalendermånad då försäljningen sker
  
• B2B-transaktioner: Senast den 16:e dagen i månaden efter den månad då försäljningarna sker
  

Samlingsfakturor måste innehålla uppgifter om de grupperade transaktionerna, som vanligtvis dokumenteras med följesedlar. Transaktionerna måste ha ägt rum inom en kalendermånad och med samma kund.

Varje samlad transaktion måste visas på en separat rad, tillsammans med den information som krävs för att identifiera den och beräkna den skatt som ska betalas. Detta erhålls genom att addera skatteunderlagen för varje transaktion. Genom att utfärda en enda samlingsfaktura – istället för en vanlig faktura för varje transaktion – minskar den administrativa bördan avsevärt för både företag och kunder.

Vad är en förskottsfaktura?

Förskottsfakturor fungerar som bevis på kunders förskottsbetalningar innan de tar emot produkter eller tjänster. De kallas även ”förbetalningsfakturor” och är vanliga inom företag som resebyråer eller hantverksföretag.

Det är obligatoriskt att utfärda förskottsfakturor på grund av de specifika skatteregler som gäller för förskottsbetalningar. Enligt lag 37/1992 om moms uppstår momsskyldigheten (dvs. skyldigheten att redovisa momsen) när en kund betalar för en produkt eller tjänst som är momspliktig innan den tas emot, när förskottsbetalningen tas emot. När det resterande beloppet inkasseras måste en ny faktura utfärdas som återspeglar det resterande momsbeloppet.

Innehållet i en förskottsfaktura skiljer sig från innehållet i en ordinarie faktura på ett viktigt sätt. Förskottsfakturor måste inkludera det datum då förskottsbetalningen tas emot, om det skiljer sig från fakturans utfärdandedatum. En faktura måste utfärdas för varje mottagen betalning, och den måste ange det skattepliktiga beloppet och momsbeloppet som är kopplat till det belopp kunden betalar i varje enskilt fall.

Enligt AEAT:s regler krävs ingen specifik text på fakturan för att den ska räknas som en förskottsfaktura. Regionala myndigheter kan dock fastställa egna regler. I Baskien är det exempelvis obligatoriskt att inkludera ordet ”förskott” i fakturabeskrivningen innan den utfärdas via TicketBAI. Därför är det lämpligt att inkludera texten för att undvika problem och säkerställa skattemässig transparens.

Vad är en självfaktureringsfaktura?

Artikel 5 i kunglig förordning 1619/2012 anger att mottagaren av transaktionen kan hantera utfärdandet av fakturan, förutsatt att det finns ett förhandsavtal med företaget eller den yrkesverksamma personen. Reglerna anger också att den här typen av faktura – vanligtvis kallad ”självfaktura” – måste innehålla ett separat serienummer för varje klient eller tredjepartsföretag som utfärdar den, utöver uppgiften ”fakturerad av mottagaren”.

Även om de utfärdas av kunden, utfärdas dessa fakturor på leverantörens vägnar (dvs. det företag eller den yrkesverksamma person som säljer produkten eller tillhandahåller tjänsten). Leverantören ansvarar för fakturans innehåll i juridiskt hänseende. Dessa fakturor omfattas därför av ett förfarande med förhandsgodkännande och efter godkännandet måste utfärdaren skicka en kopia till leverantören.

Vad är en dubblettfaktura?

En dubblettfaktura är en exakt kopia av originalfakturan som har samma skatterättsliga giltighet. Därför kan endast en av dem användas som bevis för transaktionen. För att undvika problem i skattehanteringen tillåter spanska bestämmelser endast att en dubblettfaktura utfärdas i följande fall:

• Originalet har gått förlorad, oavsett orsaken till förlusten.
  
• Det finns flera mottagare inom samma transaktion. I detta fall måste både originalfakturan och alla dubblettfakturor innehålla uppgifter om alla kunder samt andelen av beskattningsunderlaget och momsbeloppet som motsvarar var och en av dem.
  

I samtliga fall måste märkningen ”dubblett” finnas på dessa fakturor.

Lagstadgade tidsfrister för att utfärda varje fakturatyp i Spanien

Tidsfristerna för att utfärda och leverera en faktura varierar beroende på fakturatyp och mottagare. I alla fall specificerar AEAT att transaktionen inträffar vid den tidpunkt då momsen uppkommer (d.v.s. när skyldigheten att ta ut skatten uppstår). Nedan anger vi tidsfristerna för att utfärda varje fakturatyp:

Hur Stripe kan hjälpa till att förenkla faktureringsprocessen

Faktureringsprocesser måste efterleva regelverk och uppfylla kund- och företagsbehov. Företag kan minska den administrativa bördan genom att automatisera utfärdandet av fakturor eller tillhandahålla bevis på förskottsbetalningar med förskottsfakturor. För att förenkla redovisningshanteringen och minimera fel är det viktigt att den programvara du använder uppfyller ditt företags krav. Apparna som finns tillgängliga i Stripe App Marketplace kan hjälpa dig att uppnå detta.

Du kan till exempel automatisera hanteringen av alla dina fakturor med Invopop, en lösning utvecklad i Spanien som har funktioner för efterlevnad av spanska regler, såsom full integration med VERI*FACTU-systemet. Med det här verktyget kan du uppfylla de obligatoriska kraven för elektronisk fakturering i Spanien genom att utfärda olika fakturatyper, inklusive vanliga och förenklade fakturor samt korrigerande fakturor för differenser eller ersättning.

Dessutom är Billit en pionjär inom elektronisk fakturering i Europa som fokuserar på att säkerställa uppfyllandet av de olika kraven på elektronisk fakturering inom EU. Billit har också automatiserade funktioner som gör att du kan länka ditt företagsbankkonto och förenkla fakturaavstämning.

Vanliga frågor om fakturatyper i Spanien