I den tolfte studien av elektronisk fakturering rapporteras att över 2,6 miljarder elektroniska fakturor överfördes via plattformar för digital fakturering mellan 2012 och 2024. Även om de flesta begärde eller dokumenterade betalningar, bekräftades vissa belopp som kunderna är skyldiga. Under dessa omständigheter talar vi om kreditnotor, som är mycket vanliga vid onlinebeställningar: 2024 gjorde 57 % av spanska kunder som gjorde onlineköp minst en retur.

Att returnera ett köp är en av många situationer där ett företag kan behöva revidera saldot på en faktura som redan har utfärdats, vilket gör det viktigt att veta hur man registrerar dessa justeringar genom kreditnotor. I den här guiden kommer vi att se vad de är och hur man förbereder dem i enlighet med juridiska krav.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en kreditnota?
  
• Skillnader mellan kreditnotor och korrigerande fakturor
  
• När ska man utfärda en kreditnota i Spanien?
  
• Krav för kreditnotor i Spanien
  
• Så förenklar Stripe hanteringen av kreditnotor
  

Vad är en kreditnota?

En kreditnota är en typ av korrigerande faktura som redovisar en minskning av skatteunderlaget, oavsett om det beror på en rabatt, ett fel i den ursprungliga fakturan eller utebliven betalning. Om notan återspeglar en kunds överbetalning kan utfärdare tillämpa summan på framtida poster eller göra en återbetalning som en enda transaktion.

Skillnader mellan kreditnotor och korrigerande fakturor

Eftersom kreditnotor är en underkategori till korrigerande fakturor delar de vissa egenskaper: båda används för att justera tidigare fakturor och måste innehålla praktiskt taget samma uppgifter. Det finns dock viktiga skillnader:

• Identifiering av föregående faktura
  När ändringen av skatteunderlaget beror på en rabatt på inköpsvolymen är det inte nödvändigt att identifiera den tidigare fakturan i kreditnotan. Det räcker att ange tidsperioden i enlighet med artikel 15.4 i kungligt dekret 1619/2012. Omvänt är det obligatoriskt att hänvisa till originalet i korrigerande fakturor.

• Typ av ändring
  Med en kreditnota kan du justera beloppet nedåt (dvs. minska det), medan en korrigerande faktura tillåter justeringar uppåt och ytterligare ändringar, till exempel fakturanummer, datum eller kundens namn.

• Positivt eller negativt belopp
  Eftersom kreditnotan återspeglar ett saldo till kundens fördel är summan alltid negativ, men i korrigerande fakturor kan beloppet vara positivt eller negativt beroende på vilken revision som tillämpas.

När ska man utfärda en kreditnota i Spanien?

Det finns flera situationer där ett företag har en juridisk skyldighet att utfärda en kreditnota i landet. Låt oss ta en titt på dem:

• Prisändringar som gynnar kunden
  Det måste genereras vid en prisändring som gynnar kunden och därmed minskar det ursprungliga skatteunderlaget. Detta sker när rabatter på bulkbeställningar, andra rabatter eller allmänna bonusar tillämpas, samt när priset uppdateras av olika skäl, till exempel returer.

• Fakturor som är helt eller delvis ej indrivningsbara
  Om en faktura som ett företag skickar i slutändan anses vara juridiskt oindrivningsbar måste de utfärda en kreditnota för att få tillbaka den mervärdesskatt (moms) som företaget tog ut på försäljningen. Nedan följer de viktigaste kraven för att en faktura ska anses vara oindrivningsbar:

  • Det måste involvera en professionell kund, till exempel ett företag eller en egenföretagare. Om det är en privat kund måste fakturans skatteunderlag vara större än 50 EUR.
    
  • Minst 12 månader måste gå från det datum då momsen ackumulerades. För professionella kunder med stora transaktioner tillåter reglerna en minskning till sex månader om utfärdarens omsättning inte översteg 6 010 121,04 EUR under föregående kalenderår.
    
  • Den uteblivna betalningen måste återspeglas i deras bokföring.
    
  • Borgenären måste formellt ha gjort anspråk på avräkningen via rättsliga eller notariekanaler.
    

• Retur av förpackning
  Om en kund lämnar tillbaka återanvändbara förpackningsartiklar efter användning (t.ex. pallar från en DIY-butik eller glasbehållare från en restaurang) måste leverantören förbereda en kreditnota för att dokumentera rabatten för returen.

• Insolvensförfaranden
  När en kund som fått en faktura går i konkurs blir skulden oindrivningsbar och företaget måste visa upp en kreditnota för att få tillbaka den debiterade momsen. Mellan januari och november 2025 ökade insolvensärendena med 5,6 % på årsbasis, vilket direkt påverkade de 5,8 % av företagen med insolvensförfaranden som registrerades i november samma period.

Med undantag för kreditnotor i samband med insolvensförfaranden, vars tidsfrister fastställs i insolvenslagen, måste utfärdaren skapa en sådan så snart den får kännedom om de omständigheter som kräver det, förutsatt att det inte har gått mer än fyra år sedan följande situationer inträffade:

• Moms uppstår på fakturan, det vill säga den tidpunkt då skyldigheten att deklarera den uppstod
  
• Ändringen av momsunderlaget av någon av de orsaker som anges ovan
  

Underlåtenhet att utfärda en kreditnota när det krävs enligt lag kan leda till påföljder, inklusive böter på mellan 50 % och 100 % av den moms som deklarerats felaktigt.

Krav för kreditnotor i Spanien

Stegen för att skapa en kreditnota följer noga stegen för att skapa andra typer av fakturor i Spanien, även om vissa skillnader är ett krav. Nedan följer en sammanfattning av den information du måste inkludera vid utfärdande av kreditnotor i ditt företag:

• Uppgifter om utfärdare: Företagets namn eller fullständigt namn, adress och skatteregistreringsnummer (NIF) för det företag eller den egenföretagare som utfärdar fakturan.
  
• Kunduppgifter: Ange fullständigt namn, adress och NIF.
  
• Sekventiellt och oberoende serienummer: För att återspegla att det är en korrigerande faktura tilldelas ett särskilt serienummer med löpnummer som är oberoende av den faktura som omfattas av ändringen.
  
• Utfärdandedatum: Ange det datum då du skapar kreditnotan.
  
• Uppgifter om originalfakturan: Ange fakturans nummer och utfärdandedatum för att lättare kunna identifiera fakturan.
  
• Orsak till korrigeringen: Kortfattad beskrivning av orsaken till justeringen av beloppet.
  
• Skatteunderlag: Ange det negativa värde som används för att beräkna moms.
  
• Skattesats: Momssats som tillämpas på de transaktioner som dokumenteras på kreditnotan.
  
• Skatteplikt: Negativ moms proportionell mot det korrigerade skatteunderlaget, beroende på vilken skattesats som tillämpas eller om källskatt på personlig inkomst (IRPF) tillämpas.
  
• Totalt belopp: Summan av skatteunderlaget och skulden.
  

När du har upprättat kreditnotan är det sista steget att ge den till kunden. Det är också viktigt att spara en kopia för att följa deklarationsskyldigheten, eftersom du måste inkludera den i formulär 303 för kvartalsvis momsdeklaration för att motivera det reducerade beloppet.

Så förenklar Stripe hanteringen av kreditnotor

Hantering av kreditnotor innebär vanligtvis återbetalning av saldon till kunder, vilket är möjligt genom att kontakta din bank eller betalleverantör om du arbetar i digitala miljöer. Stripe är en modern betalningslösning som gör att du kan samla alla transaktioner – online och i fysisk miljö – på ett enda ställe och utfärda återbetalningar med bara några klick. Dessutom får kunderna en förenklad shoppingupplevelse och kan välja den kassametod de föredrar bland över 100 metoder som stöds av Stripe.

Oavsett orsaken till återbetalningarna samlar Stripe in och matchar dem med organisationens interna register på ett korrekt sätt. För att ytterligare förenkla process finns Stripe App Marketplace, ett programbibliotek som integreras smidigt med ditt betalningssystem och anpassar sig till ditt företags olika behov.

Ett av de program som finns på Stripe App Marketplace är Invopop, en lösning som utvecklats i Spanien för att göra det lättare att redigera fakturor och kreditnotor (eller dokument som motsvarar spanska kreditnotor i olika länder, till exempel Frankrike). Billit, å andra sidan, är en banbrytande plattform för elektronisk fakturering i Europa som automatiserar kopplar företagets bankkonto och förenklar avstämningen av fakturor.

Vanliga frågor om kreditnotor i Spanien