Il 12° Studio sulla fatturazione elettronica riporta che tra il 2012 e il 2024 sono state emesse oltre 2,6 miliardi di fatture elettroniche tramite piattaforme di fatturazione digitale. Mentre la maggior parte registrava pagamenti richiesti o documentati, alcune riportavano importi effettivamente dovuti ai clienti. In questi casi si parla di note di credito, molto comuni nei resi di ordini online: nel 2024, il 57% degli acquirenti spagnoli che hanno effettuato acquisti sul web ha elaborato almeno un reso.

Il reso di un acquisto è una delle numerose situazioni in cui un'azienda potrebbe dover rivedere il saldo di una fattura già emessa, pertanto è importante sapere come registrare tali rettifiche tramite note di credito. In questa guida spiegheremo il loro funzionamento e come prepararle in conformità con i requisiti legali.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una nota di credito
  
• Differenze tra nota di credito e fattura rettificativa
  
• Quando emettere una nota di credito in Spagna
  
• Requisiti per la nota di credito in Spagna
  
• Come Stripe semplifica la gestione delle note di credito
  

Che cos'è una nota di credito

La nota di credito è un tipo di fattura correttiva che registra una riduzione della base imponibile, dovuta a uno sconto, a un errore nella fattura iniziale o a un mancato pagamento. Se la nota riflette un pagamento in eccesso da parte di un cliente, la società emittente può applicare l'importo alle fatture future o rimborsarlo con un'unica transazione.

Differenze tra nota di credito e fattura rettificativa

Le note di credito, che rappresentano una sottocategoria delle fatture rettificative, condividono alcune caratteristiche: entrambe sono utilizzate per correggere fatture precedenti e devono contenere praticamente gli stessi dettagli. Tuttavia, esistono alcune differenze fondamentali:

• Identificazione della fattura precedente
  Quando la variazione della base imponibile è dovuta a uno sconto per volume, non è necessario identificare la fattura precedente nella nota di credito: è sufficiente specificare il periodo di tempo, come stabilito dall'articolo 15, paragrafo 4, del Regio Decreto 1619/2012. Al contrario, nelle fatture rettificative è obbligatorio fare riferimento all'originale.

• Tipo di modifica
  La nota di credito consente di adeguare l'importo al ribasso (ovvero di ridurlo), mentre la fattura rettificativa consente adeguamenti al rialzo e ulteriori modifiche, come il numero della fattura, la data o il nome del cliente.

• Importo positivo o negativo
  Poiché la nota di credito riflette un saldo a favore del cliente, l'importo è sempre negativo. Tuttavia, nelle fatture rettificative, l'importo può essere positivo o negativo a seconda della revisione applicata.

Quando emettere una nota di credito in Spagna

Esistono diverse situazioni in cui un'azienda ha l'obbligo legale di emettere una nota di credito nel Paese. Esaminiamole:

• Variazioni delle tariffe che favoriscono il cliente
  La nota deve essere generata in seguito a una variazione di prezzo a vantaggio del cliente, riducendo così la base imponibile iniziale. Ciò si verifica quando vengono applicati sconti per ordini all'ingrosso, rimborsi o bonus generali, nonché quando il prezzo viene aggiornato per vari motivi, come i resi di acquisto.

• Fatture totalmente o parzialmente inesigibili
  Se la fattura emessa da un'azienda viene ritenuta legalmente irrecuperabile, deve emettere una nota di credito per recuperare l'imposta sul valore aggiunto (IVA) addebitata su tale vendita. Di seguito sono riportati i requisiti principali affinché una fattura sia considerata irrecuperabile:

  • Deve riguardare un cliente professionale, come uno studio o un lavoratore autonomo, se si tratta di un cliente privato, la base imponibile della fattura deve essere superiore a 50 euro.
    
  • Devono trascorrere almeno 12 mesi dalla data di maturazione dell'IVA. Per i clienti professionali con un elevato volume di transazioni, le norme prevedono una riduzione a sei mesi se il fatturato della società emittente non ha superato 6.010.121,04 euro nell'anno solare precedente.
    
  • Il mancato pagamento deve essere registrato nella contabilità del soggetto.
    
  • Il creditore deve aver richiesto formalmente l'adempimento tramite vie giudiziarie o notarili.
    

• Restituzione degli imballaggi
  Qualora un cliente restituisca imballaggi riutilizzabili dopo l'uso (ad esempio, pallet provenienti da un negozio di bricolage o contenitori in vetro da un ristorante), il fornitore è tenuto a emettere una nota di credito per documentare lo sconto applicato per la restituzione.

• Procedure d'insolvenza
  Quando un cliente che ha ricevuto una fattura avvia una procedura di fallimento, il credito diventa inesigibile e l'azienda è tenuta a emettere una nota di credito per recuperare l'IVA addebitata. Tra gennaio e novembre 2025, i casi di insolvenza sono aumentati del 5,6% su base annua, con un impatto diretto sul 5,8% delle insolvenze delle attività registrate nel mese di novembre dello stesso periodo.

Fatte salve le note di credito relative a procedure concorsuali, i cui termini sono stabiliti dalla legge sull'insolvenza, la società emittente deve crearne una non appena viene a conoscenza delle circostanze che la rendono necessaria, a condizione che non siano trascorsi più di quattro anni dalle seguenti situazioni:

• La maturazione dell'IVA sulla fattura, ovvero il momento in cui è sorto l'obbligo di dichiararla
  
• La variazione della base imponibile dell'IVA per uno dei motivi sopra indicati
  

La mancata emissione di una nota quando richiesto dalla legge può comportare sanzioni, comprese multe che vanno dal 50% al 100% dell'importo dell'IVA dichiarato in modo errato.

Requisiti per la nota di credito in Spagna

I passaggi per la creazione di una nota sono molto simili a quelli per la creazione di qualsiasi altro tipo di fattura in Spagna, sebbene alcune sfumature richiedano attenzione. Di seguito è riportato un riepilogo delle informazioni che devi includere al momento dell'emissione di una nota di credito nella tua attività:

• Dettagli della società emittente: ragione sociale o nome completo, indirizzo e codice fiscale (NIF) dell'azienda o del lavoratore autonomo che emette la fattura.
  
• Informazioni del cliente: fornisci nome completo, indirizzo e NIF.
  
• Numero di serie sequenziale e indipendente: per indicare che si tratta di una fattura rettificativa, viene assegnato un numero di serie specifico con una numerazione sequenziale indipendente dalla fattura soggetta a modifica.
  
• Data di emissione: inserisci la data di creazione della nota di credito.
  
• Dettagli fattura originale: includi il numero e la data di emissione per identificare la fattura originale.
  
• Motivo della correzione: descrivi brevemente il motivo che giustifica la rettifica al ribasso dell'importo.
  
• Base imponibile: inserisci il valore negativo utilizzato per il calcolo dell'IVA.
  
• Aliquota fiscale: percentuale dell'aliquota IVA applicata alle transazioni documentate nella nota di credito.
  
• Obbligo fiscale: importo IVA negativo proporzionale alla base imponibile rettificata, a seconda dell'aliquota applicata o dell'eventuale ritenuta d'acconto sull'imposta sul reddito delle persone fisiche (IRPF).
  
• Importo totale: somma della base imponibile e dell'imposta dovuta.
  

Dopo aver preparato la nota di credito, il passaggio finale consiste nel consegnarla al cliente. È inoltre importante conservarne una copia per adempiere agli obblighi di dichiarazione, poiché sarà necessario includerla nel modulo 303 della dichiarazione IVA trimestrale per giustificare la riduzione dell'importo addebitato.

Come Stripe semplifica la gestione delle note di credito

La gestione delle note di credito comporta solitamente il rimborso dei saldi dovuti ai clienti, operazione che puoi effettuare contattando la tua banca o il tuo elaboratore di pagamento se lavori in ambienti digitali. Stripe è una soluzione di pagamento moderna che consente di unificare tutte le transazioni, online e di persona, in un unico posto ed emettere rimborsi con pochi clic. Inoltre, i clienti possono fruire di un'esperienza di acquisto semplificata e scegliere il metodo di pagamento che preferiscono tra gli oltre 100 che Stripe accetta.

Indipendentemente dal motivo dei rimborsi, Stripe li registra con precisione e li confronta con le registrazioni interne dell'organizzazione. Per semplificare ulteriormente questo processo, lo Stripe App Marketplace offre una libreria di applicazioni che si integrano perfettamente con il tuo sistema di pagamento e si adattano alle esigenze più specifiche della tua attività.

Una delle applicazioni disponibili nello Stripe App Marketplace è Invopop, una soluzione sviluppata in Spagna progettata per facilitare la modifica di fatture e note di credito (o documenti equivalenti alle note di credito spagnole in altri Paesi, come la Francia). Billit, d'altra parte, è una piattaforma di fatturazione elettronica all'avanguardia in Europa che automatizza il collegamento del conto bancario della tua azienda e semplifica la riconciliazione delle fatture.

Domande frequenti sulle note di credito in Spagna