Het 12e onderzoek naar elektronische facturering meldt dat tussen 2012 en 2024 meer dan 2,6 miljard elektronische facturen via digitale factureringsplatforms zijn verwerkt. Hoewel het meestal om aangevraagde of gedocumenteerde betalingen ging, waren sommige bedragen bevestigd als verschuldigd aan klanten. In die gevallen hebben we het over creditnota's, die heel gebruikelijk zijn bij het terugsturen van online bestellingen: in 2024 heeft 57% van de Spaanse shoppers die online aankopen deden, minstens één keer iets teruggestuurd.

Het retourneren van een aankoop is een van de vele situaties waarin een bedrijf het saldo op een reeds uitgegeven factuur moet aanpassen. Daarom is het belangrijk om te weten hoe je deze aanpassingen via creditnota's kunt registreren. In deze gids bekijken we wat creditnota's zijn en hoe je ze kunt opstellen in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een creditnota?
  
• Verschillen tussen creditnota's en corrigerende facturen
  
• Wanneer moet je een creditnota uitreiken in Spanje?
  
• Vereisten voor creditnota's in Spanje
  
• Hoe Stripe het beheer van creditnota's makkelijker maakt
  

Wat is een creditnota?

Een creditnota is een soort correctiefactuur die een vermindering van de belastinggrondslag registreert, of dit nu te wijten is aan een korting, een fout in de oorspronkelijke factuur of niet-betaling. Als de nota een te hoge betaling door een klant weergeeft, kan de uitgever het bedrag toepassen op toekomstige afschriften of een terugbetaling verstrekken als een enkele transactie.

Verschillen tussen creditnota's en correctiefacturen

Omdat creditnota's een soort correctiefacturen zijn, hebben ze een paar dingen gemeen: ze worden allebei gebruikt om eerdere facturen aan te passen en moeten bijna dezelfde gegevens bevatten. Toch zijn er belangrijke verschillen:

• Identificatie van de vorige factuur
  Als de wijziging in de belastinggrondslag te wijten is aan een aankoopvolumekorting, is het niet nodig om de vorige factuur in de creditnota te vermelden; het volstaat om de periode te specificeren, zoals bepaald in artikel 15, lid 4, van Koninklijk Besluit 1619/2012. Bij correctiefacturen moet je daarentegen wel naar het origineel verwijzen.

• Soort wijziging
  Met een creditnota kun je het bedrag naar beneden bijstellen (d.w.z. verlagen), terwijl je met een correctiefactuur naar boven kunt bijstellen en aanvullende wijzigingen kunt aanbrengen, zoals het factuurnummer, de datum of de naam van de klant.

• Positief of negatief bedrag
  Aangezien de creditnota een saldo in het voordeel van de klant weergeeft, is het bedrag altijd negatief. Bij correctiefacturen kan het bedrag echter positief of negatief zijn, afhankelijk van de aangebrachte wijziging.

Wanneer moet je in Spanje een creditnota uitgeven?

Er zijn verschillende situaties waarin een bedrijf wettelijk verplicht is om een creditnota uit te geven in het land. Laten we ze eens bekijken:

• Prijswijzigingen die in het voordeel van de klant zijn
  Deze moet worden gegenereerd bij een prijswijziging die in het voordeel van de klant is, waardoor de oorspronkelijke belastinggrondslag wordt verlaagd. Dit gebeurt wanneer kortingen voor bulkbestellingen, rabatten of algemene bonussen worden toegepast, maar ook wanneer de prijs om verschillende redenen wordt aangepast, zoals terugzendingen.

• Facturen die helemaal of gedeeltelijk oninbaar zijn
  Als een factuur die door een bedrijf is verstuurd uiteindelijk als juridisch oninbaar wordt beschouwd, moet het bedrijf een creditnota uitgeven om de belasting over de toegevoegde waarde (btw) die het op die verkoop in rekening heeft gebracht, terug te krijgen. Hieronder staan de belangrijkste vereisten om een factuur als niet invorderbaar te beschouwen:

  • Het moet gaan om een professionele klant, zoals een bedrijf of een zelfstandige; als het een particuliere klant betreft, moet de belastinggrondslag van de factuur hoger zijn dan € 50.
    
  • Er moeten ten minste 12 maanden zijn verstreken sinds de datum waarop de btw is opgebouwd. Voor professionele klanten met een hoog transactievolume geldt een verkorte termijn van zes maanden als de omzet van de uitgever in het voorgaande kalenderjaar niet hoger was dan € 6.010.121,04.
    
  • Het niet-betalen moet worden weergegeven in hun boekhouding.
    
  • De crediteur moet de vereffening formeel hebben gevorderd via gerechtelijke of notariële kanalen.
    

• Teruggave van verpakkingen
  Als een klant herbruikbare verpakkingen na gebruik terugbrengt (zoals pallets van een bouwmarkt of glazen verpakkingen van een restaurant), moet de leverancier een creditnota opstellen om de korting voor de teruggave te documenteren.

• Insolventieprocedures
  Wanneer een klant die een factuur heeft ontvangen failliet gaat, wordt de schuld oninbaar en moet het bedrijf een creditnota opstellen om de in rekening gebrachte btw terug te vorderen. Tussen januari en november 2025 is het aantal insolventiezaken met 5,6% gestegen ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar, wat direct invloed had op de 5,8% bedrijfsinsolventies die in november van die periode werden geregistreerd.

Behalve voor creditnota's die te maken hebben met insolventieprocedures, waarvan de deadlines zijn vastgelegd in de Insolventiewet vaststelt, moet de uitgever een creditnota opstellen zodra hij zich bewust wordt van de omstandigheden die dit vereisen, op voorwaarde dat er niet meer dan vier jaar is verstreken sinds de volgende situaties zich hebben voorgedaan:

• De opbouw van btw op de factuur, dat wil zeggen het moment waarop de verplichting om deze aan te geven is ontstaan
  
• De wijziging in de btw-grondslag om een van de hierboven genoemde redenen
  

Het niet uitgeven van een nota wanneer dit wettelijk verplicht is, kan leiden tot sancties, waaronder boetes variërend van 50% tot 100% van het onjuist aangegeven btw-bedrag.

Vereisten voor creditnota's in Spanje

De stappen voor het aanmaken van een nota volgen nauwgezet die voor het aanmaken van elk ander type factuur in Spanje, hoewel bepaalde nuances aandacht vereisen. Hieronder volgt een overzicht van de informatie die je moet vermelden bij het uitgeven van creditnota's in je bedrijf:

• Gegevens van de uitgever: bedrijfsnaam of volledige naam, adres en fiscaal identificatienummer (NIF) van het bedrijf of de zelfstandige die de factuur uitgeeft.
  
• Gegevens van de klant: geef de volledige naam, het adres en het NIF op.
  
• Opeenvolgend en onafhankelijk serienummer: om aan te geven dat het om een corrigerende factuur gaat, wordt een specifiek serienummer toegekend met een opeenvolgende nummering die onafhankelijk is van de factuur die wordt gewijzigd.
  
• Uitgiftedatum: voer de datum in waarop je de creditnota aanmaakt.
  
• Gegevens van de originele factuur: om de originele factuur makkelijker te kunnen vinden, moet je het nummer en de uitgiftedatum ervan vermelden.
  
• Reden voor de correctie: korte beschrijving van de reden die de neerwaartse aanpassing van het bedrag rechtvaardigt.
  
• Belastinggrondslag: vul het negatieve bedrag in dat wordt gebruikt om de btw te berekenen.
  
• Belastingtarief: btw-tarief percentage dat wordt toegepast op de transacties die in de creditnota zijn gedocumenteerd.
  
• Belastingverplichting: negatief btw-bedrag dat evenredig is aan de gecorrigeerde belastinggrondslag, afhankelijk van het toegepaste tarief of van het feit of er inkomstenbelasting (IRPF) moet worden ingehouden.
  
• Totaalbedrag: som van de belastinggrondslag en de belastingverplichting.
  

Zodra je de creditnota hebt opgesteld, is de laatste stap deze aan de klant te overhandigen. Het is ook belangrijk om een kopie te bewaren om te voldoen aan de archiveringsverplichtingen, aangezien je deze moet opnemen in de kwartaalaangifte btw Formulier 303 om het lagere bedrag te rechtvaardigen.

Hoe Stripe het beheer van creditnota's vereenvoudigt

Het beheren van creditnota's houdt meestal in dat je bedragen terugbetaalt aan klanten. Dit kan door contact op te nemen met je bank of betalingsverwerker als je in een digitale omgeving werkt. Stripe is een moderne betaaloplossing waarmee je alle transacties – online en persoonlijk – op één plek kunt samenbrengen en met een paar klikken terugbetalingen kunt doen. Bovendien genieten klanten van een vereenvoudigde winkelervaring en kunnen ze hun favoriete afrekenmethode kiezen uit meer dan 100 methoden die door Stripe worden ondersteund.

Ongeacht de reden voor de terugbetalingen, Stripe registreert deze nauwkeurig en koppelt ze aan de interne administratie van de organisatie. Om dit proces nog verder te vereenvoudigen, is er de Stripe App Marketplace, een bibliotheek met apps die naadloos integreren met je betalingssysteem en zich aanpassen aan de meest specifieke behoeften van je bedrijf.

Een van de apps die beschikbaar is in de Stripe App Marketplace is Invopop, een oplossing die in Spanje is ontwikkeld om facturen en creditnota's (of documenten die gelijkwaardig zijn aan Spaanse creditnota's in andere landen, zoals Frankrijk) te bewerken. Billit daarentegen is een baanbrekend elektronisch factureringsplatform in Europa dat de bankrekening van je bedrijf automatisch koppelt en factuurreconciliatie vereenvoudigt.

Veelgestelde vragen over creditnota's in Spanje