Personlig inkomstskatt – allmänt känd i Spanien som IRPF ("impuesto sobre la renta de las personas físicas") – är en direkt skatt på inkomster som tjänas av yrkesverksamma i Spanien. Medan varje medborgare måste se till att de uppfyller sina skatteskyldigheter hos den spanska skattemyndigheten (AEAT) på sin inkomstdeklaration, är företag skyldiga att betala in IRPF i förskott för sina anställda och de egenföretagare som de arbetar med.

Dessa förskottsbetalningar av IRPF bidrar till att minska det belopp som ska betalas i inkomstdeklarationen, och i vissa fall kan AEAT behöva återbetala pengar till skattebetalaren. Förskottsbetalningar görs kvartalsvis, och ibland månadsvis, med hjälp av formulär 111. Den här guiden förklarar vad formulär 111 är, vem som behöver lämna in det, hur man lämnar in det och påföljderna för sen inlämning.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är formulär 111 och vad används det till?
  
• Vem måste lämna in formulär 111?
  
• När ska formulär 111 lämnas in?
  
• Vad händer om formulär 111 inte lämnas in i tid?
  
• Hur lämnar jag in formulär 111?
  

Vad är formulär 111 och vad används det till?

Formulär 111 är en skattedeklaration som företag och egenföretagare i Spanien måste lämna in för att reglera de inkomstskatteavdrag som gjorts under ett kvartal. För personer med anställning visar lönebeskedet den personliga inkomstskatten som beror på bruttolön, kontraktstyp och personliga omständigheter. Denna skattesats ligger nära vad de behöver betala i sin inkomstdeklaration, vanligtvis mellan 19 % och 47 %. Företaget använder detta formulär för att betala det innehållna beloppet till AEAT för sina anställdas räkning. När en egenföretagare (i Spanien känd som "autónomos") fakturerar ett företag eller en annan frilansare i Spanien drar de av en procentsats från det totala beloppet (vanligtvis 15 %, men det kan minskas till 7 % under de tre första verksamhetsåren). Mottagaren betalar sedan in detta belopp till AEAT för tjänsteleverantörens räkning.

Sammanfattningsvis kan du använda formulär 111 för att göra förskottsbetalningar av IRPF för yrkesverksamma som arbetar med ditt företag, oavsett om de är anställda eller frilansare. Du kan också använda formulär 111 för att gradvis betala innehållen IRPF, kompletterad med den årliga informationsdeklarationen, formulär 190.

Vem måste lämna in formulär 111?

Alla företag eller egenföretagare med skattehemvist i Spanien måste lämna in formulär 111 om minst ett av dessa villkor är uppfyllt:

• Det har minst en anställd som får lön eller någon form av arbetsrelaterad inkomst.
  
• Det anställer frilansare som utfärdar fakturor med innehållen IRPF.
  

Även om andra situationer kräver inlämning av formulär 111, är dessa mer sällsynta bland frilansare och företag i Spanien, såsom vinster från exploatering av offentlig mark, tävlings- och lotteripriser eller betalningar för bildrättigheter.

Omvänt är det inte obligatoriskt att lämna in formulär 111 om företaget eller egenföretagaren inte har haft några anställda eller inte fått några fakturor med innehållen IRPF under hela räkenskapsåret. AEAT tillåter inte att detta skattedokument lämnas in med beräkningsavsnittet ("Liquidación") tomt. I den här situationen måste du lämna in formulär 036 för att informera AEAT om att ditt företag inte längre har anställda med lön och för att avsluta kravet på att lämna in formulär 111.

När ska formulär 111 lämnas in?

Tidsfristen för att lämna in formulär 111 beror på om företaget eller egenföretagaren måste självberäkna IRPF kvartalsvis eller månadsvis. Det är dock aldrig tillåtet att skjuta upp förskottsbetalningar. Därför måste du slutföra processen inom de datum som beskrivs i följande avsnitt.

Deadline för månatliga självberäkningar

Om du har ett stort företag (en "gran empresa", som i artikel 71.3 i mervärdesskatteförordningen definieras som ett företag med en årsomsättning som överstiger 6 010 121,04 euro) måste du uppfylla tidsfristen för självdeklaration varje månad, som är 20 kalenderdagar efter utgången av den period som omfattas av innehållen IRPF. Till exempel, om du tog ut IRPF från dina anställda i augusti 2025, måste du göra motsvarande betalning mellan den 1 september och den 20 september 2025.

Deadline för kvartalsvisa självberäkningar

Vanligtvis betalas den självuppskattade skatten in kvartalsvis, och samma fönster på 20 kalenderdagar gäller:

• Första kvartalet: mellan 1 och 20 april
  
• Andra kvartalet: mellan 1 och 20 juli
  
• Tredje kvartalet: mellan 1 och 20 oktober
  
• Fjärde kvartalet: mellan 1 och 20 januari följande år
  

Observera att om den 20:e infaller på en helgdag eller helg förlängs tidsfristen till nästa arbetsdag. Om du betalar via autogiro måste du skicka in dokumentationen fem dagar före den allmänna tidsfristen.

Den årliga sammanställningen av dessa förskottsbetalningar (formulär 190) ska lämnas in mellan den 1 januari och den 31 januari följande år. Efter tidsfristen för årets sista månads- eller kvartalsdeklaration har du ytterligare 11 dagar på dig att lämna in formuläret.

Vad händer om formulär 111 inte lämnas in i tid?

Om egenföretagare eller företag missar de tidsfrister som nämns ovan kommer de att drabbas av en straffavgift. Tilläggsavgifterna varierar beroende på typ av försening och läggs till det totala obetalda IRPF-beloppet:

• Om yrkesutövaren upptäcker att han eller hon har missat en betalning och sedan frivilligt lämnar in det försenade formuläret 111 innan AEAT meddelar dem om förseningen, kommer följande tilläggsavgifter att tillämpas:

  • 5 % om formulär 111 lämnas in efter tre månader
    
  • 10 % om formulär 111 lämnas in efter tre månader och en dag eller efter senast sex månader
    
  • 15 % om formulär 111 lämnas in efter sex månader och en dag eller efter senast ett år
    
  • 20 % och dröjsmålsränta om formulär 111 lämnas in efter mer än ett år
    

• Om AEAT konstaterar förseningen kan den ålägga straffavgifter baserat på den allvarlighetsgrad som anges i den allmänna skattelagen:

  • 50 % för mindre överträdelser, till exempel ett oavsiktligt fel som inte påverkar AEAT ekonomiskt
    
  • 100 % för allvarliga överträdelser, t.ex. inkomstminskning för anställda eller egenföretagare, oavsett om felet är avsiktligt eller inte
    
  • 150 % för mycket allvarliga överträdelser, t.ex. att avsiktligt dölja skatteinformation för att hindra AEAT:s inspektionsarbete
    

Utöver dessa straffavgifter kan en försenad inlämning av detta skatteformulär utlösa en inspektion av AEAT. För att säkerställa att dina skatter är aktuella kan det vara fördelaktigt att använda ett skatteautomatiseringsverktyg i ditt betalningssystem tillsammans med en expertrådgivare inom ditt område. Med Stripe Tax kan du till exempel automatiskt beräkna och ta ut moms på din försäljning och ta fram rapporter om de uttagna beloppen. Stripe Tax uppdateras regelbundet med de senaste ändringarna av skattereglerna i över 50 länder där den är tillgänglig, för att säkerställa att du tillämpar rätt skattesats på din försäljning (se listan över exkluderade territorier).

Hur lämnar jag in formulär 111?

Formulär 111 kan lämnas in online eller personligen. För det första alternativet måste du logga in på AEAT:s webbplats med ett digitalt certifikat eller Cl@ve. Om du väljer den personliga metoden (det här alternativet är inte längre tillgängligt om du driver ett företag) måste du skriva ut en papperskopia efter att ha laddat ner formulär 111 i PDF-format. Processen för att fylla i formuläret är densamma i båda scenarierna.

1. Deklaranten

Under Deklarant ("Declarante") anger du ditt skatteregistreringsnummer (NIF) tillsammans med ditt fullständiga namn. Om du skickar in formulär 111 för ett företag måste du använda företagets juridiska namn för identifiering.

2. Upplupen period

Under Upplupen period ("Devengo") anger du år och månad för den aktuella skatteperioden.

3. Beräkning

Under Beräkning ("Liquidación") anger du innehållen IRPF. Observera att alla dessa rutor hänvisar till samma objekt. Den första gruppen (rutorna 01–06) avser alltid inkomst av arbete, medan den andra gruppen (rutorna 07–12) avser inkomst från ekonomisk verksamhet.

De tre första rutorna avser monetära inkomster:

• Rutorna 01 och 07: Antal anställda personer eller enheter enligt inkomstfördelningssystemet till vilka du har betalat ett belopp som är beskattningsbart med IRPF. Om betalningen avser inkomst av arbete ska den anges i ruta 01. För inkomst från ekonomisk verksamhet, använd ruta 07.
  
• Rutorna 02 och 08: Totalt belopp som betalats ut till dina anställda och som är föremål för högre eller lägre innehållen IRPF.
  
• Rutorna 03 och 09: Innehållet IRPF-belopp.
  

För icke-skattebefriade naturainkomster, t.ex. varor eller tjänster som anställda erhåller, fyll i följande rutor:

• Rutorna 04 och 10: Antal anställda personer eller enheter inom ramen för inkomstfördelningssystemet som har fått betalning in natura.
  
• Rutorna 05 och 11: Det totala värdet av varor eller tjänster som tillhandahållits som hel- eller delbetalning för ditt arbete. Observera att enligt artikel 43 i lag 35/2006 ska det fastställda värdet motsvara det vanliga marknadspriset, även om vissa särskilda regler kan gälla för din situation.
  
• Rutorna 06 och 12: Belopp motsvarande förskottsbetalningar.
  

Även om det är mindre vanligt, kräver priser från spel och tävlingar, kapitalvinster från offentliga skogar eller betalningar för överföring av bildrättigheter också att du lämnar in detta formulär och bör inkluderas i detta tredje avsnitt.

I slutet av detta avsnitt, under Slutlig beräkning ("Total liquidación"), måste du fylla i tre rutor:

• Ruta 28: Total innehållen inkomstskatt och förskottsinkomst. Beräkna beloppet genom att addera fälten 03, 06, 09, 12, 15, 18, 21, 24 och 27.
  
• Ruta 29: Om du fyller i formulär 111 som en kompletterande deklaration ska du ange summan av tidigare inskickade skatteformulär i den här rutan, förutsatt att de avser samma objekt och skatteperiod.
  
• Ruta 30: Betalning till AEAT, vilket är den totala förskottsbetalningen av IRPF. Beräkna beloppet genom att subtrahera fält 29 från fält 28. Om det rör sig om en kompletterande självberäkning kan det nummer som anges i fält 30 aldrig vara negativt.
  

4. Belopp att betala till AEAT

Det belopp som ska betalas till AEAT ska fyllas i på nytt i fält "I" i avsnittet "Inkomst ("Ingreso"). Markera sedan rutan för den betalningsmetod du vill använda. För att få beloppet debiterat från ditt bankkonto måste du ange ett kontonummer i en bank i det gemensamma eurobetalningsområdet (SEPA).

Kom ihåg att tidsfristen för att begära autogiro är fem dagar tidigare än den allmänna tidsfristen. Om du inte längre kan begära betalning från ditt konto kan du betala in beloppet på webbplatsen eller via din banks onlineportal med det fullständiga referensnumret (NRC) för din betalning.