Die persönliche Einkommensteuer – in Spanien allgemein als IRPF („impuesto sobre la renta de las personas físicas“) bekannt – ist eine direkte Steuer auf das Einkommen von Berufstätigen in Spanien. Während alle Bürger/innen sicherstellen müssen, dass sie ihre Steuerpflichten bei der spanischen Steuerbehörde (AEAT) in ihrer Einkommensteuererklärung erfüllen, sind Unternehmen verpflichtet, IRPF-Vorauszahlungen für ihre Mitarbeiter/innen und die Selbstständigen, mit denen sie zusammenarbeiten, zu leisten.

Diese IRPF-Vorauszahlungen tragen dazu bei, den in der Einkommensteuererklärung geschuldeten Betrag zu reduzieren. In einigen Fällen muss die AEAT möglicherweise sogar Geld an Steuerzahler/innen erstatten. Vorauszahlungen erfolgen vierteljährlich und manchmal monatlich unter Verwendung des Formulars 111. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was das Formular 111 ist, wer es einreichen muss, wie es eingereicht wird und welche Bußgelder für eine verspätete Einreichung erhoben werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Formular 111 und wozu dient es?
  
• Wer muss das Formular 111 einreichen?
  
• Welche Frist gilt für die Einreichung des Formulars 111?
  
• Was passiert, wenn das Formular 111 nicht rechtzeitig eingereicht wird?
  
• Wie reiche ich das Formular 111 ein?
  

Was ist das Formular 111 und wozu dient es?

Das Formular 111 ist eine Steuererklärung, die Unternehmen und Selbstständige in Spanien einreichen müssen, um die während eines Quartals einbehaltenen Einkommensteuerbeträge abzurechnen. Bei Angestellten weisen die Gehaltsabrechnungen die Einbehaltung der persönlichen Einkommensteuer aus, die von ihrem Bruttogehalt, der Vertragsart und ihren persönlichen Umständen abhängt. Dieser Satz ähnelt dem in ihrer Einkommensteuererklärung zu zahlenden Satz, in der Regel zwischen 19 % und 47 %. Das Unternehmen nutzt dieses Formular, um den einbehaltenen Betrag im Namen seiner Mitarbeiter/innen an die AEAT abzuführen. Wenn Selbstständige (in Spanien als „autónomos“ bezeichnet) einem Unternehmen oder einer anderen freiberuflich tätigen Person in Spanien eine Rechnung ausstellen, ziehen sie einen Prozentsatz vom Gesamtbetrag ab (in der Regel 15 %, kann aber in den ersten drei Jahren der Tätigkeit auf 7 % reduziert werden). Diesen Betrag zahlen die Empfänger/innen dann im Namen des Leistungserbringers an die AEAT.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie das Formular 111 verwenden können, um Abschlagszahlungen der IRPF für Fachleute zu tätigen, die mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten, unabhängig davon, ob es sich um Angestellte oder Freiberufler/innen handelt. Sie können das Formular 111 auch verwenden, um den einbehaltenen IRPF-Betrag schrittweise zu bezahlen, ergänzt durch die jährliche Informationserklärung, Formular 190.

Wer muss das Formular 111 einreichen?

Jedes Unternehmen oder jede selbstständige Person mit Steuerwohnsitz in Spanien muss das Formular 111 einreichen, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

• Es gibt mindestens eine angestellte Person, die ein Gehalt oder irgendeine Form von arbeitsbezogenem Einkommen bezieht.
  
• Es werden Freiberufler/innen angestellt, die Rechnungen mit IRPF-Einbehaltung ausstellen.
  

Obwohl die Einreichung des Formulars 111 auch in anderen Situationen erforderlich ist, sind diese bei freiberuflich Tätigen und Unternehmen in Spanien seltener, wie z. B. Gewinne aus der Nutzung öffentlicher Grundstücke, Wettbewerbs- und Gewinnspielpreise oder Zahlungen für Bildrechte.

Umgekehrt ist es nicht zwingend erforderlich, das Formular 111 einzureichen, wenn das Unternehmen oder die selbstständige Person während des gesamten Geschäftsjahres keine Mitarbeiter/innen auf der Gehaltsliste hatte oder Rechnungen mit IRPF-Einbehaltung erhalten hat. Die AEAT erlaubt es nicht, dieses Steuerdokument ohne Daten im Abschnitt „Berechnung“ („Liquidación“) einzureichen. In diesem Fall müssen Sie das Formular 036 einreichen, um die AEAT darüber zu informieren, dass Ihr Unternehmen keine Mitarbeiter/innen mehr auf der Gehaltsliste hat, und um die Verpflichtung, das Formular 111 einzureichen, aufzuheben.

Wann muss das Formular 111 eingereicht werden?

Die Frist für die Einreichung des Formulars 111 hängt davon ab, ob das Unternehmen oder die selbstständige Person die IRPF vierteljährlich oder monatlich selbst veranlagt. Ein Aufschub der Abschlagszahlungen ist jedoch nie zulässig. Daher müssen Sie den Vorgang innerhalb der in den folgenden Abschnitten angegebenen Fristen abschließen.

Frist für monatliche Selbstveranlagungen

Wenn Sie ein großes Unternehmen haben (ein „gran empresa“, gemäß Artikel 71.3 der Mehrwertsteuerverordnung mit einem Jahresumsatz von mehr als 6.010.121,04 €), müssen Sie die monatliche Selbstveranlagungsfrist einhalten (20 Kalendertage nach dem Ende des Zeitraums, der der IRPF-Einbehaltung unterliegt). Wenn Sie beispielsweise im August 2025 IRPF von Ihren Angestellten einbehalten haben, müssen Sie die entsprechende Zahlung zwischen dem 1. und 20. September 2025 leisten.

Frist für vierteljährliche Selbstveranlagungen

In der Regel ist die Frist für die Selbstveranlagung vierteljährlich und es gilt das gleiche Zeitfenster von 20 Kalendertagen:

• Erstes Quartal: Zwischen dem 1. April und dem 20. April
  
• Zweites Quartal: Zwischen dem 1. Juli und dem 20. Juli
  
• Drittes Quartal: Zwischen dem 1. Oktober und dem 20. Oktober
  
• Viertes Quartal: Zwischen dem 1. Januar und dem 20. Januar des Folgejahres
  

Hinweis: Fällt der 20. auf einen Feiertag oder ein Wochenende, verlängert sich die Frist bis zum nächsten Werktag. Wenn Sie per Lastschrift zahlen, müssen Sie die Unterlagen fünf Tage vor Ablauf der allgemeinen Frist einreichen.

Die jährliche Zusammenfassung dieser Einbehaltung (Formular 190) muss zwischen dem 1. Januar und dem 31. Januar des Folgejahres eingereicht werden. Nach Ablauf der Frist für Ihre letzte monatliche oder vierteljährliche Steuererklärung des Jahres haben Sie weitere 11 Tage Zeit, dieses Formular einzureichen.

Was passiert, wenn das Formular 111 nicht rechtzeitig eingereicht wird?

Versäumen Selbstständige oder Unternehmen die oben genannten Fristen, drohen Bußgelder. Die Zuschläge unterscheiden sich je nach Art der Verspätung und werden zum gesamten unbezahlten IRPF-Betrag hinzuaddiert:

• Wenn die berufstätige Person feststellt, dass sie eine Zahlung versäumt hat, und dann freiwillig das verspätete Formular 111 einreicht, bevor die AEAT sie über die Verzögerung informiert, werden die folgenden Zuschläge erhoben:

  • 5 %, wenn das Formular 111 nach drei Monaten eingereicht wird
    
  • 10 %, wenn das Formular 111 nach drei Monaten und einem Tag oder spätestens nach sechs Monaten eingereicht wird
    
  • 15 %, wenn das Formular 111 nach sechs Monaten und einem Tag oder spätestens nach einem Jahr eingereicht wird
    
  • 20 % und Verzugszinsen, wenn das Formular 111 nach mehr als einem Jahr eingereicht wird
    

• Wenn die AEAT die Verzögerung feststellt, kann sie Bußgelder basierend auf der im Allgemeinen Steuergesetz festgelegten Schwere verhängen:

  • 50 % für geringfügige Verstöße, wie z. B. ein unbeabsichtigter Fehler, der die AEAT finanziell nicht beeinträchtigt
    
  • 100 % für schwerwiegende Verstöße, wie z. B. die Minderung des Einkommens von Angestellten oder Selbstständigen, unabhängig davon, ob der Fehler vorsätzlich war oder nicht
    
  • 150 % für sehr schwerwiegende Verstöße, wie z. B. das absichtliche Verbergen von Steuerinformationen, um die Prüfungsbemühungen der AEAT zu behindern
    

Zusätzlich zu diesen Geldstrafen kann eine verspätete Einreichung dieses Steuerformulars eine Prüfung durch die AEAT auslösen. Um sicherzustellen, dass Ihre Steuern auf dem neuesten Stand sind, kann neben der fachkundigen Beratung in Ihrem Bereich auch ein Steuerautomatisierungstool in Ihrem Zahlungssystem von Vorteil sein. Beispielsweise können Sie mit Stripe Tax die Umsatzsteuer auf Ihre Verkäufe automatisch berechnen und einziehen sowie Berichte über die eingezogenen Beträge erstellen. Stripe Tax wird regelmäßig mit den neuesten Steueränderungen in über 50 Ländern aktualisiert, um sicherzustellen, dass Sie den korrekten Steuersatz auf Ihre Verkäufe anwenden (siehe Liste der ausgeschlossenen Gebiete).

Wie reiche ich das Formular 111 ein?

Das Formular 111 kann online oder persönlich eingereicht werden. Für die erste Möglichkeit müssen Sie sich mit einem digitalen Zertifikat oder Cl@ve auf der AEAT-Website anmelden. Wenn Sie die persönliche Einreichung bevorzugen (diese Option ist nicht mehr verfügbar, wenn Sie ein Unternehmen führen), müssen Sie nach dem Herunterladen des Formulars 111 im PDF-Format eine Papierkopie ausdrucken. Der Prozess zum Ausfüllen des Formulars ist in beiden Szenarien gleich.

1. Steuerzahler/in

Geben Sie unter „Steuerzahler/in“ („Declarante“) Ihre Steueridentifikationsnummer (NIF) zusammen mit Ihrem vollständigen Namen ein. Wenn Sie das Formular 111 für ein Unternehmen einreichen, müssen Sie den rechtsgültigen Namen des Unternehmens zur Identifizierung verwenden.

2. Relevanter Zeitraum

Geben Sie unter „Relevanter Zeitraum“ („Devengo“) das Jahr und den Monat für den entsprechenden Steuerzeitraum ein.

3. Berechnung

Geben Sie unter „Berechnung“ („Liquidación“) die IRPF-Einbehaltung ein. Beachten Sie, dass sich alle diese Feldpaare auf dasselbe Element beziehen. Die erste Gruppe (Felder 01 bis 06) bezieht sich immer auf Einkünfte aus Arbeit, während die zweite Gruppe (Felder 07 bis 12) sich auf Einkünfte aus wirtschaftlichen Tätigkeiten bezieht.

Die ersten drei Feldpaare beziehen sich auf monetäres Einkommen:

• Felder 01 und 07: Anzahl der eingestellten Personen oder Unternehmen im Rahmen des Einkommenszuweisungssystems, an die Sie einen IRPF-Steuerbetrag gezahlt haben. Wenn die Zahlung für Einkünfte aus Arbeit erfolgte, wird sie in Feld 01 eingetragen. Für Einkünfte aus wirtschaftlichen Tätigkeiten ist Feld 07 zu verwenden.
  
• Felder 02 und 08: Der Gesamtbetrag, der an Ihre Mitarbeiter/innen gezahlt wurde und höheren oder niedrigeren IRPF-Einbehaltungen unterliegt.
  
• Felder 03 und 09: Einbehaltener IRPF-Betrag.
  

Füllen Sie für nicht steuerbefreite Sachleistungen, wie z. B. Waren oder Dienstleistungen an Mitarbeiter/innen, die folgenden Felder aus:

• Felder 04 und 10: Anzahl der eingestellten Personen oder Unternehmen im Rahmen des Einkommenszuweisungssystems, die eine Sachleistung erhalten haben.
  
• Felder 05 und 11: Gesamtwert der Waren oder Dienstleistungen, die als vollständige oder teilweise Bezahlung für Ihre Arbeit erbracht wurden. Um deren Bewertung zu bestimmen, beachten Sie, dass sie gemäß Artikel 43 des Gesetzes 35/2006 ihrem üblichen Marktpreis entspricht, obwohl für Ihre Situation bestimmte spezifische Regeln gelten können.
  
• Felder 06 und 12: Betrag, der den Abschlagszahlungen entspricht.
  

Auch Preise aus Spielen und Wettbewerben, Kapitalgewinne aus öffentlichen Wäldern oder Zahlungen für die Übertragung von Bildrechten erfordern die Einreichung dieses Formulars und sollten in diesen dritten Abschnitt aufgenommen werden.

Am Ende dieses Abschnitts müssen Sie unter „Endgültige Berechnung“ („Total liquidación“) drei Felder ausfüllen:

• Feld 28: Summe der einbehaltenen Einkommensteuer und der Abschlagszahlungen. Berechnen Sie den Betrag, indem Sie die Felder 03, 06, 09, 12, 15, 18, 21, 24 und 27 addieren.
  
• Feld 29: Wenn Sie das Formular 111 als ergänzende Erklärung ausfüllen, geben Sie die Summe der zuvor eingereichten Steuerformulare in dieses Feld ein, sofern sie sich auf dasselbe Element und denselben Steuerzeitraum beziehen.
  
• Feld 30: An die AEAT fällige Zahlung, d. h. die Gesamtanzahlung, die Sie für IRPF zahlen müssen. Berechnen Sie den Betrag, indem Sie Feld 29 von Feld 28 subtrahieren. Handelt es sich um eine ergänzende Selbstveranlagung, darf die in Feld 30 eingetragene Zahl nie negativ sein.
  

4. An die AEAT zu zahlender Betrag

Der an die AEAT zu zahlende Betrag ist auch in Feld „I“ des Abschnitts „Einkommen“ („Ingreso“) einzugeben. Aktivieren Sie als Nächstes das Kontrollkästchen für die Zahlungsmethode, die Sie verwenden möchten. Damit der Betrag von Ihrem Bankkonto abgebucht wird, müssen Sie eine Kontonummer bei einer Bank im einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) angeben.

Denken Sie daran, dass die Frist für die Beantragung des Lastschriftverfahrens fünf Tage vor der allgemeinen Frist endet. Wenn Sie die Abbuchung von Ihrem Konto nicht mehr beantragen können, können Sie den Betrag auf der Website oder über das Online-Portal Ihrer Bank unter Verwendung der vollständigen Referenznummer (NRC) Ihrer Erklärung bezahlen.