De inkomstenbelasting, in Spanje algemeen bekend als IRPF ('impuesto sobre la renta de las personas físicas'), is een directe belasting op het inkomen dat door professionals in Spanje wordt verdiend. Hoewel alle burgers ervoor moeten zorgen dat ze voldoen aan hun belastingverplichtingen bij de Spaanse belastingdienst (AEAT) via hun aangifte inkomstenbelasting, zijn ondernemingen verplicht om voorschotten op IRPF te betalen voor hun werknemers en de zelfstandige professionals met wie ze werken.

Deze IRPF-voorschotten helpen het verschuldigde bedrag in de aangifte inkomstenbelasting te verminderen. En in sommige gevallen moet de AEAT mogelijk geld terugbetalen aan de belastingbetaler. Voorschotten worden elk kwartaal en soms maandelijks betaald met behulp van formulier 111. In deze gids wordt uitgelegd wat formulier 111 is, wie het moet indienen, hoe het moet worden ingediend en wat de straffen zijn voor te late indiening.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is formulier 111 en waar dient het voor?
  
• Wie moet formulier 111 indienen?
  
• Wat is de deadline voor het indienen van formulier 111?
  
• Wat gebeurt er als formulier 111 niet op tijd wordt ingediend?
  
• Hoe dien ik formulier 111 in?
  

Wat is formulier 111 en waar dient het voor?

Formulier 111 is een belastingaangifte die ondernemingen en zelfstandigen in Spanje moeten indienen om de ingehouden inkomstenbelasting gedurende een kwartaal te vereffenen. Voor werknemers in loondienst tonen hun loonstrookjes een inhouding van de inkomstenbelasting, die afhankelijk is van hun brutosalaris, contracttype en persoonlijke omstandigheden. Dit percentage komt dicht in de buurt van wat zij bij hun aangifte inkomstenbelasting moeten betalen, doorgaans tussen 19% en 47%. De onderneming gebruikt dit formulier om het ingehouden bedrag namens zijn werknemers aan de AEAT te betalen. Wanneer een zelfstandige (in Spanje bekend als 'autónomos') een onderneming of een andere freelancer in Spanje factureert, trekt hij/zij een percentage af van het totaalbedrag (meestal 15%, maar dit kan ook worden verlaagd tot 7% gedurende de eerste drie jaar van activiteit). De ontvanger betaalt dit bedrag vervolgens namens de dienstverlener aan de AEAT.

Samengevat kun je formulier 111 gebruiken om betalingen te doen op rekening van IRPF voor professionals die met je onderneming werken, ongeacht of ze in loondienst of freelancer zijn. Je kunt ook formulier 111 gebruiken om geleidelijk ingehouden IRPF te betalen, aangevuld met de jaarlijkse informatieve verklaring, formulier 190.

Wie moet formulier 111 indienen?

Elke onderneming of elke zelfstandige met een fiscale woonplaats in Spanje moet formulier 111 indienen als aan ten minste een van deze voorwaarden is voldaan:

• Deze heeft ten minste één werknemer die een salaris of enige vorm van werkgerelateerd inkomen ontvangt.
  
• De huurt freelancers in die facturen uitkeren met IRPF-inhouding.
  

Hoewel in andere situaties het indienen van formulier 111 vereist is, komt dit minder vaak voor onder freelancers en ondernemingen in Spanje, zoals winsten uit openbare grondexploitatie, prijzen voor wedstrijden en sweepstakes, of betalingen voor beeldrechten.

Omgekeerd is het niet verplicht om formulier 111 in te dienen als de onderneming of de zelfstandige gedurende het hele boekjaar geen werknemers op de loonlijst heeft gehad of facturen heeft ontvangen met IRPF-inhouding. De AEAT staat niet toe dat dit belastingdocument wordt ingediend terwijl het gedeelte Berekening ('Liquidación') leeg is gelaten. In deze situatie moet je formulier 036 indienen om de AEAT te informeren dat je onderneming geen werknemers meer op de loonlijst heeft staan en om een einde te maken aan de verplichting om formulier 111 in te dienen.

Wat is de deadline voor het indienen van formulier 111?

De deadline voor het indienen van formulier 111 hangt af van de vraag of de onderneming of de zelfstandige IRPF elk kwartaal of maandelijks zelf moet bepalen. Uitstel van betaling wegens inhouding is echter nooit toegestaan. Daarom moet je het proces voltooien binnen de datums die in de volgende secties worden vermeld.

Deadline voor maandelijkse zelfevaluaties

Als je een grote onderneming hebt (een 'gran empresa', gedefinieerd door artikel 71.3 van de btw-regelgeving als een jaaromzet van meer dan € 6.010.121,04), moet je voldoen aan de maandelijkse deadline voor zelfbeoordeling, die 20 kalenderdagen is na het einde van de periode waarop IRPF is ingehouden. Als je bijvoorbeeld in augustus 2025 IRPF bij je werknemers hebt ingehouden, moet je de overeenkomstige betaling tussen 1 september en 20 september 2025 doen.

Deadline voor driemaandelijkse zelfevaluaties

Doorgaans is de deadline voor zelfbeoordeling elk kwartaal en geldt dezelfde periode van 20 kalenderdagen:

• Eerste kwartaal: tussen 1 april en 20 april
  
• Tweede kwartaal: tussen 1 juli en 20 juli
  
• Derde kwartaal: tussen 1 oktober en 20 oktober
  
• Vierde kwartaal: tussen 1 januari en 20 januari van het volgende jaar
  

Houd er rekening mee dat als de 20e op een feestdag of weekend valt, de deadline wordt verlengd tot de volgende werkdag. Als je via automatische incasso betaalt, moet je de documentatie vijf dagen voor de algemene deadline indienen.

Het jaarlijkse overzicht van deze inhoudingen (formulier 190) moet worden ingediend tussen 1 januari en 31 januari van het volgende jaar. Na de deadline voor je laatste maand- of kwartaalaangifte van het jaar heb je nog 11 dagen om dit formulier in te dienen.

Wat gebeurt er als het formulier 111 niet op tijd wordt ingediend?

Als zelfstandigen of ondernemingen de hierboven genoemde deadlines niet nakomen, riskeren ze een boete. De toeslagen verschillen op basis van het type vertraging en worden opgeteld bij het totale onbetaalde IRPF-bedrag:

• Als professionals zien dat ze een betaling hebben gemist en vervolgens vrijwillig het vertraagde formulier 111 indienen voordat de AEAT ze op de hoogte stelt van de vertraging, worden deze toeslagen toegepast:

  • 5% als formulier 111 na drie maanden wordt ingediend
    
  • 10% als formulier 111 na drie maanden en één dag of uiterlijk zes maanden wordt ingediend
    
  • 15% als formulier 111 wordt ingediend na zes maanden en één dag of uiterlijk na één jaar
    
  • 20% en rente als formulier 111 na meer dan een jaar wordt ingediend
    

• Als de AEAT de vertraging vaststelt, kan het sancties opleggen op basis van de ernst die is beschreven in de algemene belastingwet:

  • 50% voor kleine overtredingen, zoals een onopzettelijke fout die geen financiële gevolgen heeft voor de AEAT
    
  • 100% voor ernstige inbreuken, zoals vermindering van het inkomen van werknemers of zelfstandigen, ongeacht of de fout opzettelijk is of niet
    
  • 150% voor zeer ernstige inbreuken, zoals het opzettelijk achterhouden van belastinginformatie om de inspectie-inspanningen van de AEAT te belemmeren
    

Naast deze financiële sancties kan een vertraging bij het indienen van dit belastingformulier leiden tot een inspectie door de AEAT. Om ervoor te zorgen dat je belastingen actueel zijn, kan het nuttig zijn om een belastingautomatiseringstool in je betalingssysteem te gebruiken. Vergeet ook niet een deskundige in je vakgebied om advies te vragen. Met Stripe Tax kun je bijvoorbeeld automatisch btw over je inkomsten berekenen en innen, en rapporten over de geïnde bedragen maken. Stripe Tax voegt regelmatig de nieuwste wijzigingen in de belastingwetgeving in meer dan 50 landen toe waar deze oplossing beschikbaar is, zodat je het juiste belastingtarief op je inkomsten toepast (zie de lijst met uitgesloten gebieden).

Hoe dien ik formulier 111 in?

Formulier 111 kan online of persoonlijk worden ingediend. Voor de eerste optie moet je inloggen op de AEAT-website met een digitaal certificaat of Cl@ve. Als je kiest voor de fysieke betaling (deze optie is niet meer beschikbaar als je een onderneming beheert), moet je een papieren exemplaar afdrukken nadat je formulier 111 in pdf-indeling hebt gedownload. Het proces voor het invullen van het formulier is in beide scenario's hetzelfde.

Zodra je alle vakjes met de gevraagde informatie hebt ingevuld, zou in het gedeelte Betaling ("Ingreso") het bedrag moeten worden weergegeven dat verschuldigd is aan de AEAT. Je moet dan het vakje aanvinken voor de betaalmethode die je wilt gebruiken. Om het bedrag van je bankrekening af te laten schrijven, moet je een rekeningnummer opgeven van een bank in de zone van de Single Euro Payments Area (SEPA.

Houd er rekening mee dat de deadline voor het aanvragen van automatische incasso vijf dagen eerder is dan de algemene deadline. Als je geen betaling via je bankrekening meer kunt aanvragen, kun je het bedrag betalen op de website of via de online portal van je bank met het volledige referentienummer (NRC) van je aangifte.