Sinds vereenvoudigde facturen in januari 2013 in Spanje zijn ingevoerd – ter vervanging van de vroegere ‘kassabon’ – zijn ze belangrijk geworden in de boekhouding van Spaanse ondernemingen. Ze worden routinematig gebruikt als bewijs van commerciële transacties met een kleine waarde.

Deze werkwijze is juridisch en fiscaal geldig, zolang het document aan een reeks vereisten voldoet. In dit artikel geven we de verplichte informatie die op vereenvoudigde facturen moet staan en leggen we uit wanneer je ze moet uitgeven.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een vereenvoudigde factuur?
  
• Verschillen tussen volledige en vereenvoudigde facturen
  
• Wanneer moet je vereenvoudigde facturen uitgeven?
  
• Verplichte informatie voor vereenvoudigde facturen
  
• Voorbeelden van vereenvoudigde facturen
  
• Hoe Stripe je kan helpen bij het vereenvoudigen van je facturatie
  

Wat is een vereenvoudigde factuur?

Een vereenvoudigde factuur is een commercieel document dat de levering van goederen of het verlenen van diensten voor transacties met een lage waarde bevestigt. Hoewel het algemeen bekend staat als een “bon” of “ticket”, heeft alleen de term “vereenvoudigde factuur” een officiële status, volgens Koninklijk Besluit 1619/2012.

In Spanje kunnen vereenvoudigde facturen in bepaalde gevallen reguliere of ‘volledige’ facturen vervangen wanneer een transactie voor belastingdoeleinden moet worden gedocumenteerd. Vereenvoudigde facturen zijn beknopter dan volledige facturen. Ze moeten echter wel elk artikel voldoende gedetailleerd beschrijven om het aan de klant in rekening gebrachte bedrag te kunnen aantonen.

Verschillen tussen volledige en vereenvoudigde facturen

Afhankelijk van de situatie kunnen bedrijven hun transacties vastleggen met een vereenvoudigde factuur in plaats van een volledige. Daarom is het belangrijk om de specifieke kenmerken van elk document te kennen. Hieronder beschrijven we de belangrijkste verschillen tussen de factuurtypes:

• Identificatie van de klant
  Bij het uitreiken van een vereenvoudigde factuur is het niet verplicht om de klant te identificeren. Bij volledige facturen moet identificatie-informatie worden vermeld, zoals de volledige naam en het fiscaal identificatienummer (NIF).
  
• Bedraglimieten
  Vereenvoudigde facturen worden uitgereikt wanneer de transacties de maximale bedragen niet overschrijden die zijn vastgesteld door de huidige regelgeving. Deze vereiste geldt niet voor volledige facturen.
  
• Uitgesloten transacties
  Vereenvoudigde facturen zijn niet geldig voor het documenteren van bepaalde verkopen, zoals intracommunautaire transacties en export. Volledige facturen kunnen echter elk bewijs van een transactie bevatten die met een factuur kan worden gedocumenteerd.
  
• Detailniveau
  Vereenvoudigde facturen zijn onderworpen aan minder informatievereisten dan volledige facturen. Zo hoeven op vereenvoudigde facturen bijvoorbeeld geen kortingen per product te worden vermeld. Dit vereenvoudigt het documenteren van transacties voor belastingdoeleinden.
  
• Uitsplitsing van de belasting toegevoegde waarde (btw)
  Op vereenvoudigde facturen is het niet verplicht om het btw-bedrag uit te splitsen, behalve in specifieke gevallen. Hieronder vallen het documenteren van meerdere btw-tarieven of het honoreren van verzoeken van klanten om btw op te nemen voor aftrek. Omgekeerd moet je op volledige facturen het totale btw-bedrag apart vermelden.
  

Wanneer moet je vereenvoudigde facturen uitgeven?

Het uitgeven van een vereenvoudigde factuur in plaats van een volledige factuur is alleen legaal onder bepaalde omstandigheden. We beschrijven deze hieronder:

• Verkoop tot € 400 inclusief btw
  
• Verkoop tot € 3.000 inclusief btw, bij de volgende specifieke transacties en sectoren:
  
  • Detailhandel (bijv. kledingwinkels, supermarkten, apotheken)
    
  • Verkoop of diensten aan huis (bijv. reparaties, maaltijdbezorging, schoonmaakdiensten) of bij kraampjes (bijv. straatmarkten, foodtrucks)
    
  • Persoonlijke of huishoudelijke diensten (bijv. kappers, schoonheidsbehandelingen, foto's ontwikkelen, stomerij, wasserette)
    
  • Vrijetijdsdiensten (bijv. danszalen, nachtclubs, filmverhuur, gebruik van sportfaciliteiten)
    
  • Horecadiensten
    
  • Vervoers- en mobiliteitsdiensten (tolwegen, parkeerplaatsen, parkeergarages, personen- en bagagevervoer)
    
  • Telefoondiensten met telefooncellen
    
• Uitgifte van correctiefacturen die een vereenvoudigde factuur aanpassen
  
• Uitdrukkelijke toestemming van de Spaanse belastingdienst (AEAT) in uitzonderlijke omstandigheden (d.w.z. als de onderneming grote moeite heeft om alle informatie op te nemen en aan de vereisten van volledige facturen te voldoen)
  

Verplichte informatie voor vereenvoudigde facturen

Een van de meest gestelde vragen bij het opstellen van een vereenvoudigde factuur is welke informatie erop moet staan voor volledige juridische en fiscale geldigheid. Hieronder zetten we de verplichte informatie voor vereenvoudigde facturen op een rijtje:

• Nummer of reeks: vermeld een volgnummer of, indien van toepassing, een reeks.
  
• Datum: vermeld de uitgiftedatum (d.w.z. wanneer de vereenvoudigde factuur is opgesteld en uitgegeven). Als deze datum niet samenvalt met de datum van de transactie of het voorschot, vermeld dan beide data.
  
• Gegevens van de uitgever: voor zelfstandigen: vermeld het NIF, de voornaam en de achternaam van de uitgever. Vermeld de volledige bedrijfsnaam voor ondernemingen.
  
• Beschrijving van de transactie: geef duidelijk aan om welk product of welke dienst het gaat.
  
• Belastingtarief: dit is het percentage dat overeenkomt met het btw-tarief dat is toegepast. Hoewel het niet nodig is om het btw-bedrag op een vereenvoudigde factuur uit te splitsen wanneer er één belastingtarief van toepassing is, is het gebruikelijk om de opmerking “btw inbegrepen” toe te voegen.
  
• Totaal: vermeld het totale bedrag dat de klant moet betalen.
  
• Speciale regelingen en transacties: als de transactie bijzonder is (bijv. met verlegging van btw) of onder specifieke regelingen valt (bijv. de kasstelselregeling), moet je dit vermelden.
  

Als er een vereenvoudigde factuur wordt uitgegeven om een eerder uitgegeven factuur te corrigeren, moet je ook de oorspronkelijke factuur en de gewijzigde informatie vermelden.

In deze tabel geven we een overzicht van de belangrijkste kenmerken van vereenvoudigde en volledige facturen:

Voorbeelden van vereenvoudigde facturen

Om fiscaal geldig te zijn, moet een vereenvoudigde factuur de informatie duidelijk weergeven en de uitgever en het totale bedrag vermelden.

Hier is een voorbeeld: Een restaurant in Sevilla stelt een vereenvoudigde factuur op voor een klant die in het restaurant heeft gegeten. Dit betreft een horecadienst met een bedrag dat niet hoger is dan € 3.000 inclusief btw. Daarom kan de onderneming een vereenvoudigde factuur uitreiken in plaats van een volledige:

Als de klant de uitgave wil aftrekken – bijvoorbeeld omdat het een zakendiner betreft – kan hij vragen of de factuur zijn identificatiegegevens (d.w.z. naam of bedrijfsnaam, NIF en fiscaal adres) en een uitgesplitst btw-bedrag bevat:

Hoe Stripe je kan helpen bij het vereenvoudigen van je facturatie

Door het opstellen en versturen van facturen te vereenvoudigen, kan de onderneming de administratieve lasten verminderen en de klantervaring verbeteren. Bovendien zorgt het automatiseren van dit proces ervoor dat er zo min mogelijk fouten worden gemaakt bij het factureren van klanten. De technologische infrastructuur van Stripe maakt de stappen eenvoudiger en sneller – van het accepteren van online of fysieke betalingen tot het versturen van de bijbehorende facturen.

Hoe je online betalingen kunt accepteren met Stripe

In 2024 genereerde e-commerce in Spanje meer dan € 110 miljard, volgens het rapport Online Shopping in Spain van het Spaanse Nationale Observatorium voor Technologie en Maatschappij (ONTSI). In totaal hebben meer dan 29 miljoen mensen online betalingen gedaan. Bijna 56% daarvan gebeurde met een kaart, en meer dan 10% via een SEPA-overschrijving.

Ondertussen bereikte Bizum – de meest gebruikte lokale betaalmethode in Spanje – in 2025 289.000 dagelijkse e-commercetransacties. Deze gegevens laten zien dat het belangrijk is om je aan te passen aan de betaalvoorkeuren van klanten om de omzet te verhogen.

Als je onderneming Stripe Payments gebruikt om online betalingen te verwerken, kan het klanten in 195 landen meer dan 100 betaalmethoden aanbieden. Dit omvat kaartnetwerken, betalingen in termijnen, Bizum, digitale wallets, automatische incasso en nog veel meer. Bovendien beschikt Stripe over de strengste beveiligingscertificaten in de branche, en is de volledige Optimized Checkout Suite ontworpen om de groei van ondernemingen in de e-commerce te stimuleren.

Hoe je fysieke betalingen accepteert met Stripe

Het apart beheren van online en fysieke betalingen kan een administratieve uitdaging worden. Met Stripe Terminal kun je fysieke en online kanalen integreren in één betaalplatform om je klanten een prettigere en intuïtievere ervaring te bieden en de groei van je onderneming te bevorderen.

Bovendien ondersteunt Terminal mobiele betalingen, kun je je hardware eenvoudig beheren en biedt het internationale dekking met honderden POS-systeem-integraties om je te helpen de ideale betaaloplossing voor je onderneming te creëren.

Hoe je facturen kunt versturen met Stripe

Verplichte elektronische facturatie, ingevoerd door de Create and Grow (Crea y Crece)-wet, en de aanstaande invoering van het Verifiable Invoice Issuance System (VERI*FACTU) hebben veel bedrijven gemotiveerd om hun facturatiesystemen te digitaliseren. Wat je reden ook is om elektronische facturen te gebruiken, de Stripe App Marketplace biedt handige tools om het proces te vereenvoudigen. Deze bibliotheek met apps bevat verschillende oplossingen die eenvoudig te integreren zijn met betaalplatforms en zich aanpassen aan de specifieke behoeften van je onderneming.

Een van de applicaties die beschikbaar is in de App Marketplace is Invopop, een door Spanje ontwikkelde tool waarmee je vereenvoudigde facturen kunt uitgeven in overeenstemming met de VERI*FACTU-regelgeving. Daarnaast is Billit een baanbrekend platform voor elektronische facturatie in Europa dat automatiseringsfuncties biedt om je ondernemingsbankrekening te koppelen en reconciliatie van facturen te vereenvoudigen.

Veelgestelde vragen over vereenvoudigde facturen