Volgens de Bank van Spanje vonden er in het eerste kwartaal van 2025 bijna 100 miljoen transacties met bedrijfskaarten plaats, 12% meer dan in het vierde kwartaal van 2023, dat bijna 89 miljoen transacties had.

Bedrijfskaarten bieden verschillende unieke voordelen. Dit verklaart waarom steeds meer Spaanse bedrijven ze introduceren in financiële strategieën. In dit artikel leggen we uit hoe corporate cards werken en hoe je hun voordelen optimaal kunt benutten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn bedrijfskaarten?
  
• Welke soorten bedrijfskaarten zijn er?
  
• Hoe werken bedrijfskaarten?
  
• Welke uitgaven mogen niet in rekening worden gebracht op bedrijfskaarten?
  
• Gebruik van bedrijfskaarten in Spanje
  
• Veelgestelde vragen over bedrijfskaarten in Spanje
  

Wat zijn bedrijfskaarten?

Een bedrijfskaart is een specifiek type creditcard of debitcard gekoppeld aan een zakelijke bankrekening.. Traditioneel konden alleen financiële entiteiten deze kaarten uitgeven, zoals banken of kaartnetwerken. Er zijn momenteel echter betaaldiensten die ook bedrijfskaart programma's hebben, zoals Stripe Issuing.

Zodra de kaarten zijn uitgegeven, stellen bedrijven ze beschikbaar voor gebruik. Werknemers kunnen ze gebruiken om uitgaven te beheren die verband houden met professionele activiteiten, zoals reizen of maaltijden. Bedrijfskaarten stellen werknemers ook in staat om af te zien van de typische procedure voor vergoeding van zakelijke uitgaven. In plaats daarvan kunnen ze aankopen doen met de bedrijfskaart en wordt het bedrag rechtstreeks afgeschreven van het bedrijfsaccount.

Welke soorten bedrijfskaarten zijn er?

Bedrijfskaarten worden ingedeeld op basis van hun betaling (creditcard, debitcard of prepaidkaart) en hun vorm (virtueel of fysiek). Dit zijn de kenmerken van elk van deze kaarten:

Soorten bedrijfskaarten per betaling

Credit
Met creditcards kun je uitgestelde betalingen doen (d.w.z. betalingen van aankopen uitstellen) en toegang krijgen tot een kredietlijn om de uitgaven van ondernemingen te dekken. Dit kan zelfs gebeuren als de onderneming niet over het benodigde geld beschikt. Deze flexibiliteit in het beheer van uitgaven kan ondernemingen in staat stellen een betere liquiditeit op de zakelijke rekening te behouden. De opbouw van schulden met een creditcard kan echter een risico vormen als het bedrijf geen regelmatige en grondige controle houdt over de uitgaven.

Debit
Hoewel zakelijke creditcards wereldwijd de meest voorkomende zijn, hebben zakelijke debitcards over het algemeen de voorkeur in Spanje. In 2025 werd ongeveer € 2,8 miljard aan zakelijke kaartbetalingen verwerkt, terwijl zakelijke debitcards werden gebruikt om iets meer dan € 3 miljard te betalen, ongeveer 8% meer. Met deze kaarten kunnen bedrijven alleen het geld uitgeven dat beschikbaar is op de zakelijke bankrekening. Op deze manier bouwt het bedrijf geen schulden op. Voor debitcards gelden echter meestal strengere limieten dan voor creditcards.

Prepaid
Met prepaid betaalkaarten kunnen ondernemingen geld uitgeven dat eerder als saldo aan de betaalkaart is toegevoegd. In tegenstelling tot de andere twee soorten bedrijfskaarten hoeft bij prepaid betaalkaarten meestal geen bankrekening te worden gekoppeld.

Soorten creditcards betaalkaart per formulier

Fysiek
Fysieke bedrijfskaarten zijn praktisch identiek aan conventionele creditcards of debitcards. Bij uitgevers van bedrijfskaarten kunnen de kaarten meestal worden aangepast met de merkidentiteit van het bedrijf.

Virtueel
Virtuele credit cards zijn digitale versies van traditionele plastic betaalkaarten. Ze bevatten dezelfde gegevens als op een fysieke Corporate Card (bijv. betaalkaart, vervaldatum, bedrijfsnaam en betaalkaart verificatiecode [CVC]). Meestal worden deze betaalkaarten elektronisch gegenereerd en gebruikt voor online transacties.

Raadpleeg onze gids over zakelijke creditcards en debitcards. voor een gedetailleerde vergelijking van de voordelen en risico's van de belangrijkste soorten betaalkaarten.

Hoe werken bedrijfskaarten?

Hoewel het type bedrijfskaart van invloed is op de functionaliteit, kan de procedure voor het gebruik ervan worden onderverdeeld in vier stappen:

• Betaalkaart uitgeven: Het bedrijf wijst een bedrijfskaart toe aan een medewerker of afdeling en vraagt om een fysieke of virtuele kopie.

• Limieten instellen: Het bedrijf stelt de onkostenlimieten in, die per betaalkaart of gebeurtenis kunnen worden ingesteld. Daarnaast kunnen bedrijven op sommige betaalkaarten uitgevende platforms de frequentie of categorie van elke limiet definiëren. Met het geavanceerde bestedingsbeheer in Stripe Issuing kunnen bedrijven bijvoorbeeld betaalkaarten instellen zodat werknemers ze alleen op specifieke locaties kunnen gebruiken, zoals restaurants of benzinestations. Bedrijven kunnen ook een wekelijkse of maandelijkse limieten instellen voor elke categorie.

• Aankopen doen: De medewerker betaalt voor een aankoop met de bedrijfskaart en verstrekt het bewijs van de transactie (d.w.z. een contant ontvangstbewijs of factuur).

• Reconcilieer transacties: de software voor onkostenbeheer voert elke transactie automatisch in en vereffent deze.

Welke uitgaven mogen niet in rekening worden gebracht op bedrijfskaarten?

Elk bedrijf definieert meestal zijn eigen regels voor Corporate Cards. Er zijn echter over het algemeen ontmoedigde praktijken en betalingen die niet juridisch kunnen worden gerechtvaardigd als bedrijfsuitgaven. Oneigenlijk gebruik van een bedrijfskaart kan interne gevolgen hebben, zoals de werknemer die het bedrag moet terugstorten of, in het ergste geval, belastingboetes betalen.

Hier zijn enkele uitgaven die Spaanse bedrijven niet op hun bedrijfskaarten moeten betalen:

• Persoonlijke uitgaven of uitgaven die geen verband houden met het werk: Persoonlijke aankopen (bijv. kleding, technologie, enz.), vrijetijdsreizen of abonnementen op digitale diensten voor persoonlijk gebruik kunnen niet worden afgetrokken als onderneming uitgaven. Hierop kunnen boetes worden opgelegd in geval van een inspectie door de Spaanse belasting (AEAT).

• Contante opnames: Om de controle en traceerbaarheid van betalingen te garanderen, is het ook een goed idee om opnames van contant geld te beperken of te voorkomen, behalve in geautoriseerde gevallen en vergezeld van een factuur of ontvangstbewijs.

• Aankopen met een hoge waarde: Bepaalde aankopen—zoals technologische apparatuur of machines—vereisen een meer formele autorisatie of een speciale procedure die afwijkt van het typische gebruik van de betaalkaart.

• Vakantiemanden en andere geschenken: Volgens de reactie van het ministerie van Financiën op een aanvraag over kerstmanden: "Uitgaven voor public relations met klanten of leveranciers worden niet beschouwd als fiscaal aftrekbare uitgaven." Aangezien dit unieke geschenken zijn die bedrijven anders zullen categoriseren, wordt het niet aanbevolen dat bedrijven bedrijfskaarten gebruiken om ze te kopen.

Met een goed geschreven gebruiksbeleid kunnen ondernemingen misverstanden voorkomen en uitgaven grondig beheersen. Ook kan het helpen om compliance met interne regelgeving te garanderen.

Gebruik van bedrijfskaarten in Spanje

Volgens gegevens van de Bank van Spanje bedroegen de aankopen met bedrijfskaarten in het eerste kwartaal van 2025 iets meer dan 5,86 miljard euro, 100 miljoen meer dan het laatste kwartaal van 2023. De uitgavencategorieën onder bedrijven blijven echter jaar na jaar vergelijkbaar.

Grote distributiebedrijven waren bijvoorbeeld goed voor bijna 22% van de aankopen met bedrijfskaarten in Spanje, goed voor meer dan € 660 miljoen. Daarna volgden detailhandel (bijna 20% en iets meer dan € 600 miljoen) en supermarkten (ongeveer 16,5% en € 506 miljoen). Andere veelvoorkomende uitgaven met bedrijfskaarten zijn onder meer benzinestations, restaurants en entertainment.

Veelgestelde vragen over bedrijfskaarten in Spanje

Welke limieten hebben bedrijfskaarten doorgaans?

Het is gebruikelijk dat bedrijven maandelijkse, dagelijkse of per transactie limieten instellen. Bovendien kunnen sommige bedrijven categorieën uitsluiten, zodat betaalkaarten niet in die bedrijven kunnen worden gebruikt. Ze kunnen ook specifieke limieten instellen, afhankelijk van de uitgavencategorie.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld limieten instellen zodat betaalkaarten alleen kunnen worden gebruikt in supermarkten, restaurants en hotels. Bovendien kan de onderneming een specifieke limiet definiëren voor elke categorie (bijvoorbeeld € 50 per dag bij supermarkten en restaurants en € 100 per dag bij hotels).

Kunnen Spaanse bedrijven uitgaven aftrekken die zijn gekocht met bedrijfskaarten?

Ja, voor de uitgaven van een bedrijfskaart gelden dezelfde regels als voor de rest van de uitgaven van het bedrijf. Daarom kunnen ze worden afgetrokken, zolang ze verband houden met professionele activiteiten en kunnen worden aangetoond met inkomsten. In deze gevallen kan het bedrijf de belasting toegevoegde waarde (btw) aftrekken in zijn kwartaalaangifte btw en de relevante aftrekposten toepassen op de vennootschapsbelasting (IS)[via formulier 200.

Wat gebeurt er als een werknemer een bedrijfskaart gebruikt voor persoonlijke of ongerechtvaardigde uitgaven?

Welke maatregelen elk bedrijf afdwingt, hangt af van zijn interne beleid. Meestal eist een onderneming van de werknemer of afdeling dat het bedrag wordt terugbetaald. Als de werknemer of afdeling bovendien probeert persoonlijke uitgaven af te trekken als onderneming gerelateerde aankopen, kan de AEAT het bedrijf dwingen een boete te betalen.