อิงจากข้อมูลของธนาคารสเปน ไตรมาสแรกของปี 2025 มีธุรกรรมที่ดำเนินการด้วยบัตรองค์กรเกือบ 100 ล้านรายการ ซึ่งเพิ่มขึ้น 12% จากไตรมาสที่ 4 ของปี 2023 ที่มีธุรกรรมเกือบ 89 ล้านรายการ

บัตรองค์กรมีประโยชน์อันเป็นเอกลักษณ์มากมาย จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมธุรกิจในสเปนต่างเริ่มนำบัตรนี้มาใช้ภายในกลยุทธ์ทางการเงินมากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าบัตรองค์กรมีการทำงานอย่างไรและวิธีใช้บัตรนี้ให้คุ้มค่าที่สุด

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• บัตรองค์กรคืออะไร
  
• บัตรองค์กรประกอบด้วยประเภทใดบ้าง
  
• บัตรองค์กรมีการทำงานอย่างไร
  
• ค่าใช้จ่ายใดบ้างที่ไม่ควรเรียกเก็บจากบัตรองค์กร
  
• การใช้บัตรองค์กรในสเปน
  
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบัตรองค์กรในสเปน
  

บัตรองค์กรคืออะไร

บัตรองค์กรคือบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิตประเภทหนึ่งที่เชื่อมโยงกับบัญชีธนาคารของธุรกิจโดยเฉพาะ ซึ่งเดิมทีแล้วมีเฉพาะสถาบันทางการเงินเท่านั้นที่สามารถออกบัตรเหล่านี้ได้ เช่น ธนาคารหรือเครือข่ายบัตร แต่ปัจจุบันนี้มีผู้ให้บริการชำระเงินที่ให้บริการโปรแกรมบัตรองค์กรด้วย เช่น Stripe Issuing

เมื่อออกบัตรแล้ว ธุรกิจจะเปิดบัตรให้พร้อมใช้งาน พนักงานสามารถใช้บัตรเหล่านี้เพื่อจัดการค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น การเดินทางหรืออาหาร นอกจากนี้ บัตรองค์กรยังช่วยให้พนักงานไม่ต้องเผชิญกับขั้นตอนตามปกติในการเบิกเงินค่าใช้จ่ายทางธุรกิจคืนอีกด้วย โดยพนักงานสามารถทำการซื้อด้วยบัตรองค์กรได้ และระบบจะหักเงินจำนวนนั้นจากบัญชีบริษัทโดยตรง

บัตรองค์กรประกอบด้วยประเภทใดบ้าง

บัตรองค์กรแบ่งหมวดหมู่ตามวิธีการชำระเงิน (กล่าวคือ บัตรเครดิต บัตรเดบิต หรือบัตรเติมเงิน) และตามรูปแบบ (กล่าวคือ บัตรดิจิทัลหรือบัตรใบจริง) ต่อไปนี้คือคุณสมบัติของบัตรแต่ละประเภท

ประเภทบัตรองค์กรตามวิธีการชำระเงิน

บัตรเครดิต
บัตรเครดิตทำให้คุณสามารถชำระเงินโดยที่เลื่อนเวลาการตัดบัญชี (กล่าวคือ ยืดเวลาที่จะต้องชำระเงินสำหรับสิ่งที่ซื้อออกไป) และสามารถใช้วงเงินเครดิตเพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ซึ่งใช้งานเช่นนี้ได้แม้ว่าธุรกิจจะไม่มีเงินทุนเท่าที่จำเป็นต้องใช้ ความยืดหยุ่นในการจัดการค่าใช้จ่ายนี้จะช่วยให้ธุรกิจสามารถรักษาสภาพคล่องในบัญชีธนาคารได้ดีขึ้น แต่ยอดหนี้บัตรเครดิตที่สะสมก็อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงหากบริษัทไม่สามารถควบคุมการใช้จ่ายได้อย่างสม่ำเสมอและรอบคอบ

บัตรเดบิต
แม้ว่าบัตรเครดิตองค์กรจะเป็นบัตรที่พบได้บ่อยมากที่สุดในโลก แต่โดยทั่วไปแล้ว บัตรเดบิตองค์กรก็เป็นที่นิยมมากกว่าในสเปน โดยในปี 2025 นั้น การชำระเงินด้วยบัตรเครดิตองค์กรมีมูลค่าประมาณ 2.8 พันล้านยูโร ในขณะที่มีการใช้บัตรเดบิตองค์เพื่อชำระเงินกว่า 3 พันล้านยูโร ซึ่งมากกว่าประมาณ 8% บัตรเหล่านี้ทำให้ธุรกิจสามารถใช้ได้เฉพาะเงินทุนที่มีอยู่ในบัญชีธนาคารของบริษัทเท่านั้น วิธีนี้จึงช่วยให้บริษัทไม่มีหนี้สะสม อย่างไรก็ตาม บัตรเดบิตมักจะมีขีดจำกัดที่เข้มงวดกว่าบัตรเครดิต

บัตรเติมเงิน
บัตรเติมเงินทำให้ธุรกิจสามารถใช้เงินทุนที่เติมไว้ในบัตรในรูปแบบของยอดคงเหลือ ซึ่งแตกต่างจากบัตรองค์กรอีกสองประเภทในแง่ที่บัตรเติมเงินมักไม่กำหนดให้ต้องเชื่อมโยงกับบัญชีธนาคาร

ประเภทบัตรเครดิตตามรูปแบบ

บัตรใบจริง
บัตรองค์กรใบจริงเหมือนกับบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิตตามปกติ โดยบริษัทผู้ออกบัตรองค์กรมักจะอนุญาตให้สามารถปรับแต่งบัตรตามอัตลักษณ์แบรนด์ของบริษัทได้

บัตรดิจิทัล
บัตรเครดิตดิจิทัลเป็นเวอร์ชันดิจิทัลของบัตรพลาสติกตามปกติ โดยมีข้อมูลเดียวกันกับบัตรองค์กรใบจริง (เช่น หมายเลขบัตร วันหมดอายุ ชื่อบริษัท และรหัสยืนยันบัตร [CVC]) โดยทั่วไปแล้วจะสร้างบัตรเหล่านี้ขึ้นมาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และนำไปใช้สำหรับธุรกรรมออนไลน์

หากต้องการดูการเปรียบเทียบประโยชน์และความเสี่ยงของบัตรประเภทหลักๆ อย่างละเอียด โปรดดูคู่มือเกี่ยวกับบัตรเครดิตและบัตรเดบิตสำหรับองค์กร

บัตรองค์กรมีการทำงานอย่างไร

แม้ว่าประเภทของบัตรองค์กรจะส่งผลต่อการใช้งาน แต่ขั้นตอนในการใช้สามารถแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอนดังนี้

• ออกบัตร: บริษัทมอบบัตรองค์กรให้กับพนักงานหรือแผนก และขอสำเนาฉบับจริงหรือฉบับดิจิทัล

• กำหนดขีดจำกัด: บริษัทกำหนดขีดจำกัดค่าใช้จ่าย ซึ่งสามารถตั้งได้ต่อบัตรหรือต่อกิจกรรมก็ได้ นอกจากนี้ แพลตฟอร์มออกบัตรบางแพลตฟอร์มยังอนุญาตให้ธุรกิจสามารถกำหนดความถี่หรือหมวดหมู่ของขีดจำกัดแต่ละรายการได้ด้วย เช่น การควบคุมการใช้จ่ายขั้นสูงใน Stripe Issuing จะช่วยให้ธุรกิจตั้งค่าบัตรได้ เพื่อให้พนักงานใช้บัตรได้เฉพาะในสถานที่ที่กำหนดเท่านั้น เช่น ร้านอาหารหรือสถานีน้ำมัน นอกจากนี้ ธุรกิจยังสามารถตั้งขีดจำกัดต่อสัปดาห์หรือต่อเดือนสำหรับแต่ละหมวดหมู่ได้ด้วย

• ทำการซื้อ: พนักงานชำระค่าสินค้าหรือบริการด้วยบัตรองค์กรและส่งหลักฐานของธุรกรรม (กล่าวคือ ใบเสร็จเงินสดหรือใบแจ้งหนี้)

• กระทบยอดธุรกรรม: ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายจะป้อนธุรกรรมแต่ละรายการและดำเนินการชำระเงินโดยอัตโนมัติ

ค่าใช้จ่ายใดบ้างที่ไม่ควรเรียกเก็บจากบัตรองค์กร

บริษัททุกแห่งมักจะกำหนดกฎของตนเองสำหรับบัตรองค์กร แต่โดยทั่วไปแล้วก็มีการดำเนินและการชำระเงินที่ไม่ได้รับการสนับสนุนซึ่งไม่อาจให้เหตุผลสนับสนุนทางกฎหมายว่าเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ การใช้บัตรองค์กรอย่างไม่เหมาะสมอาจมีผลกระทบที่ตามมาภายใน เช่น พนักงานต้องคืนเงินจำนวนดังกล่าว หรือในกรณีร้ายแรง พนักงานต้องชำระค่าปรับภาษี

ต่อไปนี้คือค่าใช้จ่ายบางประการที่บริษัทในสเปนไม่ควรเรียกเก็บเงินจากบัตรองค์กร

• ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน: การซื้อสินค้าส่วนบุคคล (เช่น เสื้อผ้า เทคโนโลยี ฯลฯ) การเดินทางพักผ่อน หรือการสมัครสมาชิกที่ชำระเงินตามรอบบิลสำหรับบริการดิจิทัลเพื่อการใช้งานส่วนบุคคลจะไม่สามารถหักลดหย่อนเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้ ซึ่งอาจส่งผลให้มีบทลงโทษในกรณีที่หน่วยงานการบริหารจัดการภาษีของสเปน (AEAT) เข้าตรวจสอบ

• การถอนเงินสด: เพื่อให้รับประกันว่าจะสามารถควบคุมและติดตามการชำระเงินได้ ควรจำกัดหรือเลี่ยงการถอนเงินสดด้วย ยกเว้นกรณีที่ได้รับการอนุญาตและมีใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จประกอบ

• การซื้อที่มีมูลค่าสูง: การซื้อบางรายการ เช่น อุปกรณ์ทางเทคโนโลยีหรือเครื่องจักร ต้องได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการหรือต้องผ่านขั้นตอนพิเศษที่ไม่เหมือนกับการใช้บัตรตามปกติ

• กระเช้าของขวัญและของขวัญอื่นๆ: อิงจากคำตอบของกระทรวงการคลังสำหรับคำถามเกี่ยวกับเกี่ยวกับกระเช้าของขวัญเทศกาลคริสต์มาส: "ค่าใช้จ่ายในการประชาสัมพันธ์กับลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนภาษีได้" เนื่องจากสิ่งของเหล่านี้เป็นของขวัญที่มีลักษณะไม่ซ้ำกันที่บริษัทต่างๆ จะจำแนกหมวดหมู่อย่างแตกต่างกันไป จึงไม่แนะนำให้ธุรกิจใช้บัตรองค์กรในการซื้อสิ่งของเหล่านี้

การมีนโยบายการใช้งานที่ชัดเจนจะช่วยให้ธุรกิจหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างได้อย่างถี่ถ้วน รวมทั้งยังช่วยรับรองว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบภายในด้วย

การใช้บัตรองค์กรในสเปน

อิงจากข้อมูลจากธนาคารแห่งสเปน การซื้อด้วยบัตรองค์กรในช่วงไตรมาสแรกของปี 2025 มียอดกว่า 5.86 พันล้านยูโร ซึ่งมากกว่าไตรมาสสุดท้ายของปี 2023 มากกว่า 100 ล้าน อย่างไรก็ตาม หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายในบริษัทต่างๆ ยังคงเดิมในแต่ละปี

ตัวอย่างเช่น บริษัทจัดจำหน่ายขนาดใหญ่รายต่างๆ คิดเป็นสัดส่วนเกือบ 22% ของการซื้อด้วยบัตรองค์กรในสเปน โดยมีมูลค่ามากกว่า 660 ล้านยูโร อันดับถัดมาคือการค้าปลีก (เกือบ 20% และมากกว่า 600 ล้านยูโร) และซูเปอร์มาร์เก็ต (ประมาณ 16.5% และ 506 ล้านยูโร) ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่ซื้อด้วยบัตรองค์กรที่พบได้บ่อย ได้แก่ สถานีบริการน้ำมัน ร้านอาหาร และความบันเทิง เป็นต้น

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบัตรองค์กรในสเปน

โดยปกติแล้ว บัตรองค์กรมีขีดจำกัดอย่างไรบ้าง

บริษัทมักจะกำหนดขีดจำกัดต่อเดือน ต่อวัน หรือต่อธุรกรรม นอกจากนี้ บริษัทบางแห่งสามารถยกเว้นหมวดหมู่ต่างๆ เพื่อไม่ให้ใช้บัตรในธุรกิจเหล่านั้น อีกทั้งยังสามารถกำหนดขีดจำกัดเฉพาะตามหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายได้ด้วย

ตัวอย่างเช่น บริษัทแห่งหนึ่งอาจกำหนดขีดจำกัดให้ใช้บัตรได้ในซูเปอร์มาร์เก็ต ร้านอาหาร และโรงแรมเท่านั้น นอกจากนี้ ธุรกิจสามารถกำหนดขีดจำกัดเฉพาะในแต่ละหมวดหมู่ได้ด้วย (เช่น 50 ยูโรต่อวันในซูเปอร์มาร์เก็ตและร้านอาหาร และ 100 ยูโรต่อวันในโรงแรม)

บริษัทในสเปนสามารถหักลดหย่อนภาษีจากค่าใช้จ่ายที่ซื้อด้วยบัตรองค์กรได้หรือไม่

ได้ ค่าใช้จ่ายของบัตรองค์กรเป็นไปตามกฎเดียวกันกับค่าใช้จ่ายอื่นๆ ของบริษัท ดังนั้น บริษัทจึงสามารถหักลดหย่อนภาษีจากค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ ตราบใดที่ค่าใช้จ่ายเกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจกรรมที่เกี่ยวกับงานและสามารถพิสูจน์ได้ด้วยใบเสร็จ ในบางกรณี บริษัทสามารถหักลดหย่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ในการสำแดงภาษีมูลค่าเพิ่มรายไตรมาสของตน รวมถึงใช้การหักลดหย่อนที่เกี่ยวข้องกับภาษีเงินได้นิติบุคคล (IS) ผ่าน Form 200

จะเกิดอะไรขึ้นหากพนักงานใช้บัตรองค์กรสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่สมเหตุสมผล

มาตรการที่บริษัทแต่ละแห่งบังคับใช้ขึ้นอยู่กับนโยบายภายในของบริษัท โดยทั่วไปแล้ว ธุรกิจจะกำหนดให้พนักงานหรือแผนกจ่ายชำระเงินคืน นอกจากนี้ หากพนักงานหรือแผนกพยายามหักค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลว่าเป็นการซื้อที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ หน่วยงาน AEAT ก็สามารถบังคับให้บริษัทชำระค่าปรับได้