Secondo la Banca di Spagna, nel primo trimestre del 2025 sono state effettuate quasi 100 milioni di transazioni con carte aziendali. Si tratta di un aumento del 12% rispetto al quarto trimestre del 2023, che ha registrato quasi 89 milioni di transazioni.

Le carte aziendali offrono una serie di vantaggi esclusivi. Questo spiega perché sempre più aziende spagnole le stanno introducendo nelle loro strategie finanziarie. In questo articolo spieghiamo come funzionano le carte aziendali e come sfruttarne al meglio i vantaggi.

Contenuto dell'articolo

• Che cosa sono le carte aziendali?
  
• Tipologie di carte aziendali
  
• Funzionamento delle carte aziendali
  
• Quali spese non devono essere addebitate sulle carte aziendali?
  
• Utilizzo delle carte aziendali in Spagna
  
• Domande frequenti sulle carte aziendali in Spagna
  

Che cosa sono le carte aziendali?

Una carta aziendale è un tipo specifico di carta di credito o di debito collegata a un conto bancario aziendale. Tradizionalmente, solo gli enti finanziari erano in grado di emettere queste carte, come le banche o i circuiti delle carte di credito. Tuttavia, attualmente esistono fornitori di servizi di pagamento che offrono anche programmi di carte aziendali, come Stripe Issuing.

Una volta emesse, le carte vengono messe a disposizione delle aziende. I dipendenti possono utilizzarle per gestire le spese relative alle attività professionali, come viaggi o pasti. Le carte aziendali consentono inoltre ai dipendenti di rinunciare alla tipica procedura di rimborso delle spese aziendali. Possono invece effettuare acquisti con la carta aziendale e l'importo viene detratto direttamente dal conto aziendale.

Tipologie di carte aziendali

Le carte aziendali sono classificate in base al metodo di pagamento (ad esempio, credito, debito o prepagata) e alla forma (ad esempio, virtuale o fisica). Ecco le caratteristiche di ciascuna:

Tipi di carte aziendali in base al metodo di pagamento

Carte di credito
Le carte di credito consentono di effettuare pagamenti differiti (ovvero posticipare i pagamenti degli acquisti) e di accedere a una linea di credito per coprire le spese aziendali. Ciò può avvenire anche se l'azienda non dispone dei fondi necessari. Questa flessibilità nella gestione delle spese permette alle aziende di mantenere una migliore liquidità nel conto business. Tuttavia, l'accumulo di debiti con carte di credito potrebbe rappresentare un rischio se l'azienda non mantiene un controllo regolare e accurato delle spese.

Carte di debito
Sebbene le carte di credito aziendali siano le più diffuse a livello globale, in Spagna si preferiscono generalmente le carte di debito aziendali. Nel 2025 sono stati elaborati circa 2,8 miliardi di euro in pagamenti con carte di credito aziendali, mentre le carte di debito aziendali sono state utilizzate per pagare poco più di 3 miliardi di euro, circa l'8% in più. Queste carte consentono alle aziende di spendere solo i fondi disponibili sul conto bancario aziendale. In questo modo, l'azienda non accumula debiti. Tuttavia, le carte di debito hanno solitamente limiti più rigidi rispetto alle carte di credito.

Carte prepagate
Le carte prepagate consentono alle aziende di spendere fondi precedentemente aggiunti alla carta come saldo. A differenza degli altri due tipi di carte aziendali, le carte prepagate solitamente non richiedono il collegamento a un conto bancario.

Tipologie di carte di credito in base alla forma

Carte fisiche
Le carte aziendali fisiche sono praticamente identiche alle carte di credito o di debito convenzionali. Le società emittenti delle carte aziendali consentono solitamente di personalizzare le carte con l'identità del marchio aziendale.

Carta virtuale
Le carte di credito virtuali sono versioni digitali delle tradizionali carte di plastica. Contengono gli stessi dati presenti su una carta aziendale fisica (ad esempio, numero della carta, data di scadenza, nome dell'azienda e codice di verifica della carta [CVC]). In genere, queste carte vengono generate elettronicamente e vengono utilizzate per le transazioni online.

Per un confronto dettagliato dei vantaggi e dei rischi dei principali tipi di carte, consulta la nostra guida sulle carte di credito e debito aziendali.

Funzionamento delle carte aziendali

Sebbene il tipo di carta aziendale influisca sulle funzionalità, il processo di utilizzo può essere suddiviso in quattro fasi:

• Emissione della carta: l'azienda assegna una carta aziendale a un dipendente o a un reparto e richiede una copia fisica o virtuale.

• Impostazione dei limiti: l'azienda stabilisce i limiti di spesa, che possono essere impostati per carta o per evento. Inoltre, alcune piattaforme di emissione delle carte consentono alle aziende di definire la frequenza o la categoria di ciascun limite. Ad esempio, il controllo avanzato della spesa in Stripe Issuing consente alle aziende di configurare le carte in modo che i dipendenti possano utilizzarle solo in luoghi specifici, come ristoranti o stazioni di servizio. Le aziende possono anche impostare un limite settimanale o mensile per ciascuna categoria.

• Acquisto: il dipendente paga un acquisto con la carta aziendale e fornisce la prova della transazione (ad esempio, uno scontrino o una fattura).

• Riconciliazione delle transazioni: il software di gestione delle spese inserisce automaticamente ogni transazione e la regola.

Quali spese non devono essere addebitate sulle carte aziendali?

Ogni azienda definisce solitamente le proprie regole per l'uso delle carte aziendali. Tuttavia, esistono pratiche generalmente sconsigliate e pagamenti che non possono essere giustificati legalmente come spese aziendali. L'uso improprio di una carta aziendale può avere conseguenze interne, come il rimborso dell'importo da parte del dipendente o, nel peggiore dei casi, il pagamento di sanzioni fiscali.

Ecco alcune spese che le aziende spagnole non dovrebbero addebitare sulle proprie carte aziendali:

• Spese personali o non correlate al lavoro: gli acquisti personali (ad esempio, abbigliamento, tecnologia, ecc.), i viaggi di piacere o gli abbonamenti a servizi digitali per uso personale non possono essere dedotti come spese aziendali. In caso di ispezione da parte dell'Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT), potrebbero essere applicate sanzioni.

• Prelievi di contanti: per garantire il controllo e la tracciabilità dei pagamenti, è inoltre consigliabile limitare o evitare i prelievi di contanti, salvo nei casi autorizzati e accompagnati da fattura o ricevuta.

• Acquisti di valore elevato: alcuni acquisti, come le attrezzature tecnologiche o i macchinari, richiedono un'autorizzazione più formale o una procedura speciale che si discosta dall'uso tipico della carta.

• Cesti natalizi e altri regali: secondo la risposta del Ministero delle Finanze a una richiesta di informazioni sui cesti natalizi: "Le spese per le pubbliche relazioni con clienti o fornitori non sono considerate spese deducibili dalle tasse". Trattandosi di regali unici che le aziende classificano in modo diverso, si sconsiglia alle aziende di utilizzare le carte aziendali per acquistarli.

Avere una politica di utilizzo ben definita può aiutare le aziende a evitare malintesi e a mantenere un controllo accurato delle spese. Inoltre, contribuisce a garantire il rispetto delle norme interne.

Utilizzo delle carte aziendali in Spagna

Secondo i dati della Banca di Spagna, gli acquisti con carte aziendali nel primo trimestre del 2025 hanno raggiunto poco più di 5,86 miliardi di euro, 100 milioni in più rispetto all'ultimo trimestre del 2023. Tuttavia, le categorie di spesa tra le aziende rimangono simili anno dopo anno.

Ad esempio, le grandi aziende di distribuzione hanno rappresentato quasi il 22% degli acquisti con carte aziendali in Spagna, per un importo superiore a 660 milioni di euro. Seguono il commercio al dettaglio (quasi il 20% e poco più di 600 milioni di euro) e i supermercati (circa il 16,5% e 506 milioni di euro). Altre spese frequenti con carte aziendali includono, a titolo esemplificativo, distributori di benzina, ristoranti e intrattenimento.

Domande frequenti sulle carte aziendali in Spagna

Quali sono i limiti tipici delle carte aziendali?

È consuetudine che le aziende fissino limiti mensili, giornalieri o per transazione. Inoltre, alcune aziende possono escludere determinate categorie in modo che le carte non possano essere utilizzate in tali aziende. Possono anche fissare limiti specifici a seconda della categoria di spesa.

Ad esempio, un'azienda potrebbe stabilire dei limiti in modo che le carte possano essere utilizzate solo nei supermercati, nei ristoranti e negli hotel. Inoltre, l'azienda potrebbe definire un limite specifico per ciascuna categoria (ad esempio, 50 € al giorno nei supermercati e nei ristoranti e 100 € al giorno negli hotel).

Le aziende spagnole possono detrarre le spese sostenute con le carte aziendali?

Sì, le spese sostenute con una carta aziendale seguono le stesse regole delle altre spese aziendali. Pertanto, possono essere detratte, purché siano relative ad attività professionali e possano essere comprovate con ricevute. In questi casi, l'azienda può detrarre l'imposta sul valore aggiunto (IVA) nella dichiarazione IVA trimestrale e applicare le relative detrazioni all'imposta sul reddito delle società (IS) tramite il modulo 200.

Cosa succede se un dipendente utilizza una carta aziendale per spese personali o non giustificate?

Le misure applicate da ciascuna azienda dipendono dalle proprie politiche interne. In genere, un'azienda richiede al dipendente o al reparto di rimborsare l'importo. Inoltre, se il dipendente o il reparto tenta di detrarre le spese personali come acquisti aziendali, l'AEAT può obbligare l'azienda a pagare una sanzione.