Nach Angaben der Bank von Spanien gab es im ersten Quartal 2025 fast 100 Millionen Transaktionen mit Firmenkarten. Das sind 12 % mehr als im vierten Quartal 2023, das fast 89 Millionen Transaktionen verzeichnete.

Firmenkarten bieten eine Reihe einzigartiger Vorteile. Deshalb führen immer mehr spanische Unternehmen sie in ihre Finanzstrategien ein. In diesem Artikel erklären wir, wie Firmenkarten funktionieren und wie Sie deren Vorteile optimal nutzen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Firmenkarten?
  
• Welche Arten von Firmenkarten gibt es?
  
• Wie funktionieren Firmenkarten?
  
• Welche Ausgaben sollten nicht auf Firmenkarten bezahlt werden?
  
• Nutzung von Firmenkarten in Spanien
  
• FAQs zu Firmenkarten in Spanien
  

Was sind Firmenkarten?

Eine Firmenkarte ist eine spezielle Art von Kredit- oder Debitkarte, die mit einem Geschäftskonto verknüpft ist. Traditionell konnten diese Karten nur von Finanzinstituten wie Banken oder Kartennetzwerken ausgegeben werden. Mittlerweile bieten jedoch auch Zahlungsdienstleister Firmenkartenprogramme an, zum Beispiel Stripe Issuing.

Sobald die Karten ausgegeben wurden, stellen Unternehmen sie zur Nutzung bereit. Mitarbeitende können sie verwenden, um Ausgaben für berufliche Tätigkeiten wie Reisen oder Verpflegung zu verwalten. Firmenkarten ermöglichen es den Mitarbeitenden außerdem, auf den üblichen Erstattungsprozess für Geschäftsausgaben zu verzichten. Stattdessen können sie Einkäufe direkt mit der Firmenkarte tätigen und der Betrag wird unmittelbar vom Firmenkonto abgezogen.

Welche Arten von Firmenkarten gibt es?

Firmenkarten werden nach ihrer Zahlungsmethode (d. h. Kredit, Debit oder Prepaid) und nach ihrer Form (d. h. virtuell oder physisch) klassifiziert. Hier sind die Merkmale der einzelnen Varianten:

Arten von Firmenkarten nach Zahlungsmethode

Gutschrift
Kreditkarten ermöglichen es, Zahlungen aufzuschieben (d. h. Einkäufe später zu bezahlen) und eine Kreditlinie zur Deckung von Geschäftsausgaben zu nutzen. Dies ist auch dann möglich, wenn dem Unternehmen nicht die notwendigen Mittel zur Verfügung stehen. Diese Flexibilität im Ausgabenmanagement kann Unternehmen helfen, die Liquidität auf dem Geschäftskonto besser zu erhalten. Allerdings kann sich die Ansammlung von Kreditkartenschulden als Risiko erweisen, wenn das Unternehmen die Ausgaben nicht regelmäßig und sorgfältig kontrolliert.

Abbuchung
Auch wenn Firmenkreditkarten weltweit am weitesten verbreitet sind, werden in Spanien in der Regel Firmendebitkarten bevorzugt. Im Jahr 2025 wurden rund 2,8 Mrd. € an Zahlungen mit Firmenkreditkarten abgewickelt, während Firmendebitkarten für Zahlungen von etwas über 3 Mrd. € genutzt wurden – etwa 8 % mehr. Diese Karten ermöglichen es Unternehmen nur, die auf dem Firmenkonto verfügbaren Gelder auszugeben. So entstehen keine Schulden. Allerdings haben Debitkarten in der Regel strengere Limits als Kreditkarten.

Prepaid
Prepaidkarten ermöglichen es Unternehmen, zuvor auf die Karte geladene Gelder auszugeben. Im Gegensatz zu den beiden anderen Arten von Firmenkarten ist bei Prepaidkarten in der Regel keine Verknüpfung mit einem Bankkonto erforderlich.

Arten von Kreditkarten nach Form

Physisch
Physische Firmenkarten sind praktisch identisch mit herkömmlichen Kredit- oder Debitkarten. Aussteller von Firmenkarten ermöglichen in der Regel, die Karten mit der Markenidentität des Unternehmens zu individualisieren.

Virtuell
Virtuelle Kreditkarten sind digitale Versionen herkömmlicher Plastikkarten. Sie enthalten dieselben Daten wie eine physische Firmenkarte (z. B. Kartennummer, Ablaufdatum, Unternehmensname und Prüfziffer [CVC]). In der Regel werden diese Karten elektronisch erstellt und für Online-Transaktionen genutzt.

Eine detaillierte Gegenüberstellung der Vorteile und Risiken der wichtigsten Kartenarten finden Sie in unserem Leitfaden zu Firmenkredit- und -debitkarten.

Wie funktionieren Firmenkarten?

Auch wenn der Kartentyp die Funktionen beeinflusst, lässt sich die Nutzung einer Firmenkarte in vier Schritte unterteilen:

• Karte ausgeben: Das Unternehmen weist einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter oder einer Abteilung eine Firmenkarte zu und fordert eine physische oder virtuelle Karte an.

• Limits festlegen: Das Unternehmen legt Ausgabenlimits fest, die pro Karte oder Ereignis gelten können. Manche Kartenanbieter erlauben zudem, Häufigkeit oder Kategorie jedes Limits zu definieren. Zum Beispiel ermöglicht die erweiterte Ausgabenkontrolle von Stripe Issuing, dass Karten so eingerichtet werden, dass Mitarbeitende sie nur an bestimmten Orten verwenden können, etwa Restaurants oder Tankstellen. Außerdem können wöchentliche oder monatliche Limits pro Kategorie gesetzt werden.

• Einkäufe tätigen: Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter bezahlt mit der Firmenkarte und reicht den Zahlungsnachweis ein (z. B. Kassenbon oder Rechnung).

• Transaktionen abgleichen: Die Ausgabenverwaltungssoftware erfasst automatisch jede Transaktion und gleicht sie ab.

Welche Ausgaben sollten nicht mit Firmenkarten bezahlt werden?

Jedes Unternehmen legt in der Regel eigene Regeln für Firmenkarten fest. Dennoch gibt es allgemein unerwünschte Praktiken und Ausgaben, die rechtlich nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Eine unangemessene Nutzung der Firmenkarte kann interne Konsequenzen haben, etwa dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter den Betrag zurückzahlen muss oder im schlimmsten Fall Steuerstrafen zahlen.

Hier sind einige Ausgaben, die spanische Unternehmen nicht mit ihren Firmenkarten begleichen sollten:

• Private Ausgaben oder nicht berufsbezogene Kosten: Private Einkäufe (z. B. Kleidung, Technik usw.), Freizeitreisen oder Abos digitaler Dienste für den Privatgebrauch können nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Bei einer Prüfung durch die spanische Steuerbehörde (AEAT) können dadurch Strafen drohen.

• Barauszahlungen: Um Kontrolle und Nachverfolgbarkeit der Zahlungen zu gewährleisten, ist es sinnvoll, Barauszahlungen zu begrenzen oder zu vermeiden – außer in genehmigten Fällen und nur mit Rechnung oder Zahlungsbeleg.

• Käufe von hohem Wert: Bestimmte Anschaffungen, wie technische Ausrüstung oder Maschinen, erfordern eine formellere Genehmigung oder ein spezielles Verfahren, das von der üblichen Kartennutzung abweicht.

• Weihnachtskörbe und andere Geschenke: Laut Antwort des Finanzministeriums zu Weihnachtskörben „werden Ausgaben für die Kunden- oder Lieferantenpflege nicht als steuerlich absetzbare Betriebsausgaben anerkannt.“ Da es sich um Einzelgeschenke handelt, die Unternehmen anders klassifizieren, wird nicht empfohlen, Firmenkarten für deren Kauf zu nutzen.

Eine klar definierte Nutzungsrichtlinie hilft Unternehmen, Missverständnisse zu vermeiden und die Ausgaben sorgfältig zu kontrollieren. Sie unterstützt außerdem die Einhaltung interner Compliance-Vorgaben.

Nutzung von Firmenkarten in Spanien

Laut Daten der Bank von Spanien beliefen sich die Ausgaben mit Firmenkarten im ersten Quartal 2025 auf etwas über 5,86 Mrd. € – 100 Mio. mehr als im letzten Quartal 2023. Die Ausgabenkategorien der Unternehmen bleiben jedoch von Jahr zu Jahr ähnlich.

Beispielsweise entfielen knapp 22 % der Firmenkartenausgaben in Spanien auf große Handelsunternehmen, was über 660 Mio. € entspricht. Dahinter folgen der Einzelhandel (knapp 20 % und etwas mehr als 600 Mio. €) sowie Supermärkte (etwa 16,5 % und 506 Mio. €). Weitere häufige Ausgaben mit Firmenkarten sind Tankstellen, Restaurants und Unterhaltung, unter anderem.

FAQs zu Firmenkarten in Spanien

Welche Grenzen haben Firmenkarten typischerweise?

Es ist üblich, dass Unternehmen monatliche, tägliche oder pro Transaktion festgelegte Limits festlegen. Darüber hinaus können einige Unternehmen Kategorien ausschließen, sodass Karten in diesen Unternehmen nicht verwendet werden können. Sie können auch spezifische Limits je nach Ausgabenkategorie festlegen.

Ein Unternehmen könnte beispielsweise Limits festlegen, so dass Karten nur in Supermärkten, Restaurants und Hotels verwendet werden können und darüber hinaus könnte das Unternehmen in jeder Kategorie ein spezifisches Limit festlegen (z. B. 50 € pro Tag in Supermärkten und Restaurants und 100 € pro Tag in Hotels).

Können spanische Unternehmen Ausgaben mit Firmenkarten steuerlich absetzen?

Ja, die Ausgaben mit einer Firmenkarte unterliegen denselben Regeln wie alle anderen Geschäftsausgaben. Sie können daher abgesetzt werden, sofern sie berufsbezogen sind und durch Belege nachgewiesen werden können. In diesen Fällen kann das Unternehmen die Umsatzsteuer (USt.) in der vierteljährlichen Ust.-Erklärung geltend machen und die entsprechenden Abzüge in der Körperschaftsteuer (IS) über das Formular 200 anwenden.

Was passiert, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die Firmenkarte für private oder nicht gerechtfertigte Ausgaben nutzt?

Die Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, hängen von den internen Richtlinien ab. Üblicherweise wird verlangt, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter beziehungsweise die Abteilung den Betrag zurückerstattet. Zudem kann die AEAT das Unternehmen mit einer Strafe belegen, wenn versucht wird, private Ausgaben als Betriebsausgaben geltend zu machen.