Un programma di gestione delle spese è un sistema che semplifica il modo in cui le attività gestiscono le proprie spese. Consente ai dipendenti di presentare rapidamente le spese da rimborsare, che i manager possono facilmente approvare. Questo sistema tiene traccia anche delle spese per la conformità alle regole di spesa aziendali, rilevando eventuali spese insolite che potrebbero indicare errori o frodi.

La domanda di questo tipo di strumenti automatizzati è in aumento: si prevede che il mercato globale della gestione delle spese aumenterà da oltre 7 miliardi di dollari nel 2023 a 16 miliardi di dollari entro il 2032. Di seguito viene spiegato cosa fanno i programmi di gestione delle spese per le attività, quali tipi di business potrebbero averne bisogno e come creare e lanciare questo tipo di programma.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cosa fanno i programmi di gestione delle spese per le attività?
  
• Quali attività hanno bisogno di programmi di gestione delle spese?
  
• Componenti e funzionalità dei programmi di gestione delle spese
  
• Come lanciare un programma di gestione delle spese
  
• Sfide legate al lancio di un nuovo programma di spesa
  

Cosa fanno i programmi di gestione delle spese per le attività?

I programmi di gestione delle spese gestiscono le seguenti attività:

• Monitoraggio e classificazione delle spese: il software di gestione delle spese monitora e classifica le spese e garantisce che siano tutti in linea con le politiche e i budget aziendali.

• Semplificazione delle approvazioni: un software di gestione delle spese può ridurre i tempi e le attività necessarie per rivedere e approvare le spese.

• Integrazione con i sistemi di contabilità: il software di gestione delle spese si integra con i sistemi contabili e finanziari esistenti per fornire dati sincronizzati e accurati che rendono la reportistica finanziaria più coerente e conforme.

• Informazioni in tempo reale: il software di gestione delle spese fornisce analisi dei dati e informazioni in tempo reale sulle tendenze di spesa per consentire alle attività di prendere decisioni informate sugli adeguamenti del budget e sulle spese future.

• Miglioramento della conformità alle norme: il software di gestione delle spese stabilisce regole e parametri in linea con le politiche aziendali per mantenere le transazioni conformi alle linee guida interne e ai requisiti normativi esterni.

• Agevolazione dei rimborsi: il software di gestione delle spese velocizza la procedura di rimborso per le spese sostenute dai dipendenti. Di conseguenza aumenta la soddisfazione dei dipendenti e la fiducia all'interno dell'organizzazione.

• Riduzione delle frodi e degli abusi: alcuni software di gestione delle spese forniscono strumenti di monitoraggio avanzati in grado di rilevare e prevenire attività fraudolente o l'uso improprio dei fondi aziendali.

Quali attività hanno bisogno di programmi di gestione delle spese?

La maggior parte delle attività ha bisogno di un qualche tipo di programma di gestione delle spese. Anche se le piccole imprese potrebbero essere in grado di gestire queste procedure manualmente o con l'aiuto di un contabile, anche loro possono trarre vantaggio dai sistemi automatizzati. Ecco alcuni segnali che indicano che un programma di gestione delle spese potrebbe essere utile per un'attività:

• L'attività riscontra regolarmente problemi con le note spese, come invii tardivi, ricevute mancanti e violazioni delle norme.

• Man mano che si espande, l'attività si trova a dover gestire un team in crescita e un volume di spese sempre maggiore..

• I dipendenti viaggiano spesso o fanno acquisti di tasca propria per i quali presentano ricevute e richieste di rimborso.

• L'attività non riesce a controllare le spese.

• L'azienda teme frodi legate alle spese o un uso improprio dei fondi aziendali.

Componenti dei programmi di gestione delle spese

I programmi di gestione delle spese possono includere componenti diversi a seconda delle esigenze aziendali specifiche, ma la maggior parte offre le seguenti funzionalità:

• Monitoraggio delle spese: i dipendenti possono acquisire e inviare le spese, spesso tramite un'app mobile utilizzabile ovunque.

• Gestione delle ricevute: le attività possono acquisire e archiviare copie digitali delle ricevute, per ridurre le quantità di carta e gli sprechi e facilitare la corrispondenza tra ricevute e spese.

• Flusso di lavoro e approvazioni: le note spese vengono inoltrate per l'approvazione, in modo che le persone preposte esaminino e approvino le spese prima del rimborso.

• Applicazione delle politiche: le spese non conformi alle politiche aziendali vengono segnalate o rifiutate automaticamente.

• Integrazione del sistema di contabilità: non è più necessario inserire manualmente i dati e i dati delle spese confluiscono facilmente nei registri finanziari.

• Reportistica e analisi: gli utenti possono generare report personalizzati e visualizzare dashboard con informazioni dettagliate sui modelli di spesa e sui potenziali risparmi sui costi.

• Accessibilità mobile: i dipendenti possono inviare le spese e monitorarne stato ovunque si trovino.

• Integrazione della carta aziendale: le carte di credito aziendali vengono collegate al sistema per l'acquisizione e la riconciliazione automatiche delle transazioni.

Come lanciare un programma di gestione delle spese

Una volta stabilito che la tua attività ha bisogno di un programma di gestione delle spese, il passo successivo è elaborare una strategia chiara per creare un programma che soddisfi le tue esigenze. Ecco una guida dettagliata.

Effettua controlli sulle spese

• Analizza i dati storici delle spese. Esamina le note spese passate per identificare gli modelli di spesa, i problemi ricorrenti e le potenziali aree di risparmio.

• Parla con i team finanziari, i capi reparto e i dipendenti che viaggiano spesso per quali sono le loro difficoltà e raccogliere informazioni su come migliorare la procedura di gestione delle spese.

• Cerca di capire come altre attività del tuo settore affrontano la gestione delle spese per identificare le best practice e le potenziali aree di miglioramento.

Definisci il flusso di lavoro ideale per le spese

• Crea un diagramma di flusso o un grafico per illustrare i passaggi dal momento in cui la spesa viene effettuata al rimborso. In questo modo puoi identificare potenziali colli di bottiglia e aree di automazione.

• Definisci ruoli e responsabilità per ogni passaggio della procedura, dall'invio delle spese all'approvazione e all'elaborazione dei rimborsi.

• Stabilisci scadenze esplicite per l'approvazione delle spese e i rimborsi per garantire un'elaborazione tempestiva.

Personalizza la tua politica di spesa

• Crea una politica che rifletta la cultura aziendale, le norme del settore e le esigenze specifiche.

• Chiarisci cosa è rimborsabile e cosa non lo è, le diarie, le indennità chilometriche ed eventuali restrizioni per categorie di spesa specifiche.

• Se la tua azienda opera in più Paesi, prendi in considerazione le usanze e le normative locali relative al rimborso delle spese.

Sperimenta il programma con un gruppo selezionato

• Seleziona un piccolo gruppo eterogeneo di dipendenti per testare il nuovo sistema e fornire un feedback prima dell'implementazione completa.

• Raccogli feedback sul software, sulle politiche e sulla procedura in generale e apporta le modifiche necessarie prima del lancio a livello aziendale.

• Incoraggia i primi dipendenti che adottano il nuovo programma a diventare sostenitori e a promuoverne l'adozione.

Introduci elementi di gamification nella procedura di adozione

• Crea incentivi per i dipendenti che inviano costantemente le spese in tempo e rispettano le politiche.

• Introduci classifiche o concorsi per motivare la partecipazione.

• Condividi le storie di successo e i feedback positivi dei primi utenti per creare entusiasmo e slancio per il programma.

Monitora e perfeziona

• Tieni traccia degli indicatori chiave di prestazione (KPI) come il tempo medio di rimborso, i tassi di conformità alle politiche e i risparmi sui costi per misurare il successo del programma.

• Effettua controlli periodici delle note spese per identificare eventuali anomalie o potenziali aree di miglioramento.

• Sollecita un feedback continuo da parte dei dipendenti su come migliorare ulteriormente la procedura di gestione delle spese.

Sfide legate al lancio di un nuovo programma di spesa

Il lancio di un programma di spesa presenta alcune sfide per le attività. Dalle difficoltà per l'implementazione tecnica alla manutenzione continua, ecco alcuni problemi comuni da considerare:

• Gestione del cambiamento: qualsiasi nuova procedura, per quanto vantaggioso, potrebbe incontrare resistenza all'inizio. I dipendenti potrebbero essere riluttanti ad adottare nuove tecnologie o nuovi flussi di lavoro, soprattutto se sono abituati a procedure manuali da molto tempo.

• Configurazione del sistema: la creazione di un nuovo programma di gestione delle spese comporta la configurazione del software, l'integrazione con altri sistemi, la definizione delle politiche e la formazione dei dipendenti. Tutto ciò può risultare dispendioso in termini di tempo e complesso, in particolare per le aziende di dimensioni più grandi con numerosi reparti o sedi.

• Migrazione e integrazione dei dati: la migrazione dei dati storici delle spese alla nuova piattaforma può essere complessa. Garantisci un'integrazione semplice con il tuo sistema di contabilità o ERP (Enterprise Resource Planning) per un flusso di dati e una reportistica senza problemi.

• Applicazione delle politiche: definire e applicare politiche di spesa chiare può essere difficile, soprattutto in presenza di punti oscuri o eccezioni.

• Adozione e coinvolgimento degli utenti: convincere i dipendenti a utilizzare il nuovo sistema e a presentare le spese in tempo può essere un'impresa ardua. La mancata adozione può portare a dati incompleti, rimborsi ritardati e frustrazione per i dipendenti e i team finanziari.

• Manutenzione e miglioramento: un programma di gestione delle spese richiede monitoraggio, aggiornamenti e perfezionamenti continui per rimanere in linea con le esigenze aziendali e le tecnologie in continua evoluzione.

• Costi: i nuovi programmi di gestione delle spese comportano costi iniziali come licenze software, formazione e potenziali spese di consulenza. Inseriscili nel tuo budget per calcolare con precisione il ritorno sull'investimento nel tempo.

• Problemi tecnici: anche il software migliore può presentare problemi tecnici occasionali. Assicurati di avere accesso a un'assistenza clienti affidabile per una risoluzione tempestiva dei problemi in modo da ridurre al minimo le interruzioni e garantire il corretto funzionamento del programma.