Een programma voor onkostenbeheer is een systeem dat de manier waarop ondernemingen met hun uitgaven omgaan vereenvoudigt. Het helpt werknemers om snel onkosten in te dienen voor vergoeding, die managers gemakkelijk kunnen goedkeuren. Dit systeem houdt ook de uitgaven bij voor naleving van de bestedingsregels van de onderneming en herkent ongebruikelijke uitgaven die op fouten of fraude kunnen duiden.

De vraag naar dit soort geautomatiseerde tools neemt toe: de wereldwijde markt voor onkostenbeheer zal naar verwachting toenemen van meer dan $ 7 miljard dollar in 2023 tot $ 16 miljard dollar in 2032. Hieronder leggen we uit wat programma's voor onkostenbeheer voor ondernemingen doen, welke bedrijfstypen ze mogelijk nodig hebben en hoe je dit soort programma's met succes kunt opzetten en lanceren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat doen onkostenbeheerprogramma's voor ondernemingen?
  
• Welke ondernemingen hebben programma's voor onkostenbeheer nodig?
  
• Componenten en functies van programma's voor onkostenbeheer
  
• Hoe start je een programma voor onkostenbeheer?
  
• Uitdagingen bij het starten van een nieuw onkostenprogramma
  

Wat doen onkostenbeheerprogramma's voor ondernemingen?

Programma's voor onkostenbeheer voeren de volgende taken uit:

• Bijhouden en categoriseren van uitgaven: Software voor onkostenbeheer houdt de uitgaven bij en categoriseert deze. Ook zorgt deze ervoor dat alle uitgaven in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid en de budgetten.

• Goedkeuringen vereenvoudigen: Software voor onkostenbeheer kan de tijd en moeite verminderen die nodig zijn om onkosten te controleren en goed te keuren.

• Integratie met boekhoudsystemen: Software voor onkostenbeheer kan worden geïntegreerd met bestaande boekhoud- en financiële systemen voor gesynchroniseerde, nauwkeurige gegevens die de financiële rapportage consistenter en complianter maken.

• Inzicht in real time bieden: Software voor onkostenbeheer biedt analyses en inzicht in uitgavetrends in real time. Dit helpt ondernemingen weloverwogen beslissingen te nemen over budgetaanpassingen en toekomstige uitgaven.

• Naleving van het beleid verbeteren: Software voor onkostenbeheer stelt regels en parameters in die zijn afgestemd op het bedrijfsbeleid, zodat transacties voldoen aan interne richtlijnen en externe wettelijke vereisten.

• Vergoedingen mogelijk maken: Software voor onkostenbeheer versnelt het vergoedingsproces voor onkosten van werknemers. Dit kan de tevredenheid van werknemers verhogen en helpen het vertrouwen binnen de organisatie te behouden.

• Fraude en misbruik terugdringen: Sommige software voor onkostenbeheer biedt geavanceerde monitoringtools waarmee je frauduleuze activiteiten kunt detecteren en voorkomen of misbruik van bedrijfsmiddelen.

Welke ondernemingen hebben programma's voor onkostenbeheer nodig?

De meeste ondernemingen hebben een soort programma voor onkostenbeheer nodig. Hoewel kleine ondernemingen deze processen misschien handmatig of met de hulp van een accountant kunnen afhandelen, kunnen zelfs zij profiteren van geautomatiseerde systemen. Hier zijn enkele tekenen dat een onderneming baat zou hebben bij een programma voor onkostenbeheer:

• De onderneming ondervindt regelmatig problemen met onkostendeclaraties, zoals te late indiening, ontbrekende bonnen en beleidsschendingen.

• Naarmate de onderneming uitbreidt, worstelt deze met een groeiend team en een toenemend kostenvolume.

• Werknemers reizen vaak of doen contante aankopen waarvoor ze bonnetjes en vergoedingsverzoeken indienen.

• De onderneming heeft moeite om inzicht te krijgen in de uitgaven.

• De onderneming maakt zich zorgen over onkostengerelateerde fraude of misbruik van bedrijfsmiddelen.

Componenten van programma's voor onkostenbeheer

Programma's voor onkostenbeheer kunnen verschillende componenten bevatten, afhankelijk van specifieke zakelijke behoeften, maar de meeste omvatten het volgende:

• Onkosten bijhouden: Hierdoor kunnen werknemers onkosten vastleggen en indienen, vaak via een mobiele app voor gemak onderweg.

• Beheer van ontvangstbewijzen: Dit stelt ondernemingen in staat om digitale kopieën van bonnen vast te leggen en op te slaan, waardoor er minder papieren rommel en afval verloren gaan en het gemakkelijker wordt om bonnen en uitgaven te matchen.

• Workflow en goedkeuringen: Dit automatiseert de routering van onkostendeclaraties voor goedkeuring, zodat de juiste mensen de onkosten beoordelen en ondertekenen voordat ze worden vergoed.

• Handhaving van het beleid: Uitgaven die niet in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid, worden gemarkeerd of automatisch afgewezen.

• Integratie van boekhoudsystemen: Dit elimineert de noodzaak van handmatige gegevensinvoer en zorgt ervoor dat onkostengegevens gemakkelijk in je financiële administratie stromen.

• Rapportage en analyse: Hiermee kunnen gebruikers aangepaste rapporten en dashboards genereren met inzicht in bestedingspatronen en potentiële kostenbesparingen.

• Mobiele toegankelijkheid: Hierdoor kunnen werknemers onkosten indienen en hun status volgen wanneer ze onderweg zijn.

• Integratie van bedrijfskaarten: Deze functie linkt creditcards van ondernemingen aan het systeem voor het automatisch vastleggen en reconciliëren van transacties.

Een programma voor onkostenbeheer starten

Zodra je hebt vastgesteld dat je onderneming een programma voor onkostenbeheer nodig heeft, is de volgende stap het ontwikkelen van een duidelijke strategie voor het bouwen van een programma dat voor je werkt. Hier is een stapsgewijze handleiding.

Een audit van de onkosten uitvoeren

• Analyseer historische onkostengegevens. Bestudeer onkostendeclaraties uit het verleden om uitgavepatronen, terugkerende problemen en mogelijke gebieden voor kostenbesparingen te identificeren.

• Praat met financiële teams, afdelingshoofden en werknemers die vaak reizen om hun uitdagingen te begrijpen en inzicht te krijgen in hoe het onkostenbeheerproces kan worden verbeterd.

• Onderzoek hoe andere ondernemingen in je branche omgaan met onkostenbeheer om best practices en mogelijke verbeterpunten te identificeren.

Je ideale workflow voor onkosten in kaart brengen

• Maak een stroomdiagram of diagram om de gewenste stappen te illustreren, van onkosten tot vergoeding. Dit kan helpen bij het identificeren van potentiële knelpunten en gebieden voor automatisering.

• Definieer rollen en verantwoordelijkheden voor elke stap van het proces, van het indienen van onkosten tot het goedkeuren en verwerken van vergoedingen.

• Stel expliciete tijdlijnen in voor goedkeuringen en terugbetalingen van onkosten om tijdige verwerking te garanderen.

Je onkostenbeleid aanpassen

• Stel een beleid op dat je bedrijfscultuur, branchenormen en specifieke behoeften weerspiegelt.

• Verduidelijk wat wel en niet wordt vergoed, inclusief dagtarieven, kilometervergoedingen en eventuele beperkingen op specifieke onkostencategorieën.

• Als je onderneming in meerdere landen actief is, houd dan rekening met de lokale gebruiken en voorschriften met betrekking tot onkostenvergoeding.

Het programma met een select gezelschap uitproberen

• Selecteer een kleine, diverse groep medewerkers om het nieuwe systeem te testen en feedback te geven voor een volledige uitrol.

• Verzamel feedback over de software, het beleid en het algemene proces en voer eventueel aanpassingen door voordat je bedrijfsbreed van start gaat.

• Moedig vroege acceptatie aan enthousiaste werknemers te krijgen voor het nieuwe programma en het gebruik te stimuleren.

Gamificatie van het acceptatieproces

• Creëer prikkels voor werknemers die consequent op tijd onkosten indienen en zich aan het beleid houden.

• Implementeer klassementen of wedstrijden om deelname aan te moedigen.

• Deel succesverhalen en positieve feedback van vroege gebruikers om enthousiasme en momentum voor het programma op te bouwen.

Monitoren en verfijnen

• Volg belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's), zoals de gemiddelde vergoedingstijd, de nalevingspercentages van het beleid en kostenbesparingen om het succes van het programma te meten.

• Voer regelmatig audits uit van onkostendeclaraties om eventuele anomalieën of mogelijke verbeterpunten te identificeren.

• Vraag werknemers om voortdurende feedback over hoe je het onkostenbeheerproces verder kunt verbeteren.

Uitdagingen bij het starten van een nieuw onkostenprogramma

Het starten van een onkostenprogramma brengt uitdagingen met zich mee voor ondernemingen. Van moeilijke technische implementatie tot doorlopend onderhoud, hier zijn enkele veelvoorkomende problemen waarmee je rekening moet houden:

• Verandermanagement: Elk nieuw proces, hoe nuttig ook, kan in eerste instantie op weerstand stuiten. Werknemers kunnen aarzelen om nieuwe technologieën of workflows toe te passen, vooral als ze al lang gewend zijn aan handmatige processen.

• Systeeminstellingen: Het opzetten van een nieuw programma voor onkostenbeheer omvat het configureren van de software, het integreren met andere systemen, het definiëren van beleid en het trainen van werknemers. Dit kan tijdrovend en complex zijn, vooral voor grotere organisaties met meerdere afdelingen of locaties.

• Gegevensmigratie en -integratie: Het kan een uitdaging zijn om historische onkostengegevens naar het nieuwe platform te migreren. Zorg voor een eenvoudige integratie met je boekhoudings- of ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) voor een soepele gegevensstroom en rapportage.

• Handhaving van het beleid: Het opstellen en handhaven van een duidelijk onkostenbeleid kan moeilijk zijn, vooral als er grijze gebieden of uitzonderingen zijn.

• Acceptatie en betrokkenheid van gebruikers: Het kan moeilijk zijn om werknemers te overtuigen om het nieuwe systeem te gebruiken en onkosten op tijd in te dienen. Een gebrek aan acceptatie kan leiden tot onvolledige gegevens, vertraagde vergoedingen en frustratie bij medewerkers en financiële teams.

• Onderhoud en verbetering: Een programma voor onkostenbeheer vereist voortdurende monitoring, updates en verfijningen om afgestemd te blijven op veranderende bedrijfsbehoeften en evoluerende technologieën.

• Kosten: Nieuwe programma's voor onkostenbeheer brengen vooraf kosten met zich mee, zoals softwarelicenties, training en mogelijke advieskosten. Houd hier rekening mee bij je budget om je rendement op de investering in de loop van de tijd nauwkeurig te berekenen.

• Technische aspecten: Zelfs de beste software kan af en toe technische problemen ondervinden. Zorg ervoor dat je toegang hebt tot betrouwbare klantenondersteuning en tijdige probleemoplossing om onderbrekingen tot een minimum te beperken en het programma soepel te laten verlopen.