Un programa de gestión de gastos es un sistema que simplifica la forma en que las empresas manejan sus gastos. Ayuda a los empleados a enviar gastos para su reembolso rápidamente, que los gerentes pueden aprobar fácilmente. Este sistema también realiza un seguimiento de los gastos para cumplir con las reglas de gasto de la empresa, anotando cualquier gasto inusual que pueda indicar errores o fraude.

La demanda de este tipo de herramientas automatizadas está aumentando: se prevé que el mercado mundial de gestión de gastos aumente de más de 7 mil millones de dólares en 2023 a 16 mil millones de dólares para 2032. A continuación, explicaremos qué hacen los programas de gestión de gastos por las empresas, qué tipos de negocios pueden necesitarlos y cómo crear y lanzar este tipo de programas con éxito.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué hacen los programas de gestión de gastos por las empresas?
  
• ¿Qué empresas necesitan programas de gestión de gastos?
  
• Componentes y características de los programas de gestión de gastos
  
• Cómo lanzar un programa de gestión de gastos
  
• Desafíos de lanzar un nuevo programa de gastos
  

¿Qué hacen los programas de gestión de gastos por las empresas?

Los programas de gestión de gastos se encargan de las siguientes tareas:

• Seguir y clasificar los gastos: El software de gestión de gastos hace un seguimiento y categoriza los gastos, al tiempo que garantiza que todos los gastos se alineen con las políticas y presupuestos de la empresa.

• Simplificar las aprobaciones: El software de gestión de gastos puede reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para revisar y aprobar los gastos.

• Integrarse con los sistemas contables: El software de gestión de gastos se integra con los sistemas de contabilidad y finanzas existentes para obtener datos sincronizados y precisos que hacen que los informes financieros sean más coherentes y conformes.

• Proporcionar información en tiempo real: El software de gestión de gastos proporciona análisis en tiempo real e información sobre las tendencias de gasto. Esto ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas sobre ajustes presupuestarios y gastos futuros.

• Mejorar el cumplimiento de las políticas: El software de gestión de gastos establece reglas y parámetros que se alinean con las políticas de la empresa para que las transacciones cumplan con las directrices internas y los requisitos normativos externos.

• Facilitar los reembolsos: El software de gestión de gastos agiliza el proceso de reembolso de los gastos en los que incurren los empleados. Esto puede aumentar la satisfacción de los empleados y ayudar a mantener la confianza dentro de la organización.

• Reducir el fraude y el uso indebido: Algunos programas de gestión de gastos ofrecen herramientas avanzadas de supervisión que pueden detectar y prevenir actividades fraudulentas o el uso indebido de los fondos de la empresa.

¿Qué empresas necesitan programas de gestión de gastos?

La mayoría de las empresas necesitan algún tipo de programa de gestión de gastos. Aunque las pequeñas empresas puedan gestionar estos procesos manualmente o con la ayuda de un contable, incluso ellas pueden beneficiarse de los sistemas automatizados. Estas son algunas señales de que una empresa se beneficiaría de un programa de gestión de gastos:

• La empresa experimenta problemas regulares con los informes de gastos, como presentaciones tardías, recibos faltantes e infracciones de las políticas.

• A medida que se expande, la empresa tiene dificultades con un equipo que crece y un volumen de gastos cada vez mayor.

• Los empleados viajan con frecuencia o realizan compras de su bolsillo por las que presentan recibos y solicitudes de reembolso.

• La empresa tiene dificultades para ganar visibilidad de sus gastos.

• A la empresa le preocupa el fraude relacionado con los gastos o el uso indebido de los fondos de la empresa.

Componentes de los programas de gestión de gastos

Los programas de gestión de gastos pueden incluir diferentes componentes en función de las necesidades específicas de la empresa, pero la mayoría incluye los siguientes:

• Seguimiento de gastos: Esto permite a los empleados registrar y enviar gastos, a menudo a través de una aplicación móvil para mayor comodidad desde cualquier lugar.

• Gestión de recibos: Esto permite a las empresas registrar y almacenar copias digitales de los recibos, lo que reduce el desorden y el desperdicio de papel y facilita la conciliación de los recibos y los gastos.

• Flujo de trabajo y aprobaciones: Esto automatiza el enrutamiento de los informes de gastos para su aprobación, de modo que las personas adecuadas revisen y aprueben los gastos antes del reembolso.

• Aplicación de políticas: Esto señala o rechaza automáticamente los gastos que no cumplen con las políticas de la empresa.

• Integración del sistema contable: Esto elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y garantiza que los datos de gastos fluyan fácilmente a sus registros financieros.

• Elaboración de informes y análisis: Esto permite a los usuarios generar informes personalizados y muestra paneles con información sobre los patrones de gasto y los posibles ahorros de costes.

• Accesibilidad móvil: Esto permite a los empleados enviar gastos y realizar un seguimiento de su estado cuando están en movimiento.

• Integración de tarjetas corporativas: Esto vincula las tarjetas de crédito de la empresa con el sistema para la captura y conciliación automática de transacciones.

Cómo poner en marcha un programa de gestión de gastos

Una vez que hayas determinado que tu empresa necesita un programa de gestión de gastos, el siguiente paso es diseñar una estrategia clara para crear un programa que funcione para ti. Aquí tienes una guía paso a paso.

Realizar una auditoría de gastos

• Analiza los datos históricos de gastos. Examina los informes de gastos anteriores para identificar patrones de gasto, problemas recurrentes y áreas potenciales de ahorro de costes.

• Habla con los equipos financieros, los jefes de departamento y los empleados que viajan con frecuencia para comprender sus desafíos y recopilar información sobre cómo mejorar el proceso de gestión de gastos.

• Investiga cómo otras empresas de tu sector manejan la gestión de gastos para identificar las mejores prácticas y las posibles áreas de mejora.

Diseñar tu flujo de trabajo ideal para tus gastos

• Crea una tabla de flujo o un diagrama para ilustrar los pasos deseados desde que se incurre en el gasto hasta que se reembolsa. Esto puede ayudar a identificar posibles cuellos de botella y áreas de automatización.

• Define funciones y responsabilidades para cada paso del proceso, desde enviar los gastos hasta aprobarlos y procesar los reembolsos.

• Configura plazos explícitos para las aprobaciones de gastos y los reembolsos para garantizar un procesamiento puntual.

Personalizar tu política de gastos

• Elabora una política que refleje la cultura de tu empresa, las normas del sector y las necesidades específicas.

• Aclara lo que es y no es reembolsable, incluidas las tarifas diarias, las asignaciones de kilometraje y cualquier restricción en categorías de gastos específicas.

• Si tu empresa opera en varios países, ten en cuenta las costumbres locales y las regulaciones relacionadas con el reembolso de gastos.

Poner a prueba el programa con un grupo seleccionado

• Selecciona un grupo pequeño y diverso de empleados para que prueben el nuevo sistema y proporcionen comentarios antes de una implementación completa.

• Recoge comentarios sobre el programa, las políticas y el proceso en general, y haz los ajustes necesarios antes de implementarlo en toda la empresa.

• Anima a los primeros usuarios a que se conviertan en defensores del nuevo programa y ayuden a impulsar la adopción.

Gamificar el proceso de adopción

• Crea incentivos para los empleados que constantemente presenten los gastos a tiempo y se adhieran a las políticas.

• Implementa tablas de clasificación o concursos para fomentar la participación.

• Comparte historias de éxito y comentarios positivos de los primeros usuarios para generar entusiasmo e impulso para el programa.

Supervisar y refinar

• Realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo promedio de reembolso, las tasas de cumplimiento de políticas y el ahorro de costes, para medir el éxito del programa.

• Realiza auditorías periódicas de los informes de gastos para identificar cualquier anomalía o posible área de mejora.

• Solicita comentarios continuos a los empleados sobre cómo seguir mejorando el proceso de gestión de gastos.

Desafíos de poner en marcha un nuevo programa de gastos

Poner en marcha un programa de gastos presenta desafíos para las empresas. Desde la difícil implementación de la tecnología hasta el mantenimiento continuo, estos son algunos de los problemas comunes que hay que tener en cuenta:

• Gestión del cambio: Cualquier proceso nuevo, por muy beneficioso que sea, puede encontrar resistencia al principio. Los empleados pueden dudar en adoptar nuevas tecnologías o flujos de trabajo, especialmente si han estado acostumbrados a los procesos manuales durante mucho tiempo.

• Configuración del sistema: Establecer un nuevo programa de gestión de gastos implica configurar el software, integrarlo con otros sistemas, definir políticas y capacitar a los empleados. Esto puede llevar mucho tiempo y ser complejo, especialmente para organizaciones más grandes con varios departamentos o ubicaciones.

• Migración e integración de datos: Migrar los datos antiguos de gastos a la nueva plataforma puede ser un desafío. Garantiza una integración sencilla con tu sistema de contabilidad o de planificación de recursos empresariales (ERP) para lograr un flujo de datos e informes fluido.

• Aplicación de políticas: Establecer y hacer cumplir políticas claras de gastos puede ser difícil, especialmente si hay áreas grises o excepciones.

• Adopción y participación de los usuarios: Convencer a los empleados para que utilicen el nuevo sistema y presenten los gastos a tiempo puede ser laborioso. La falta de adopción puede dar lugar a datos incompletos, retrasos en los reembolsos y frustración para los empleados y los equipos financieros.

• Mantenimiento y mejora: Un programa de gestión de gastos requiere una supervisión, actualizaciones y mejoras constantes para mantenerse alineado con las necesidades empresariales cambiantes y las tecnologías en evolución.

• Costes: Los nuevos programas de gestión de gastos conllevan costes iniciales, como licencias de software, formación y posibles comisiones de consultoría. Tenlos en cuenta en tu presupuesto para calcular con precisión el retorno de la inversión a lo largo del tiempo.

• Problemas técnicos: Incluso el mejor software puede experimentar problemas técnicos ocasionales. Asegúrate de tener acceso a un servicio de atención al cliente fiable y a una resolución de problemas oportuna para minimizar las interrupciones y mantener el programa funcionando sin problemas.