経費管理プログラムは、企業が支出を処理する方法を簡素化するシステムです。これにより、従業員は経費の精算を素早く提出できるようになり、マネージャーはそれを簡単に承認できます。また、このシステムは、会社の支出ルールに準拠するために経費を追跡し、間違いや不正利用の可能性がある通常とは異なる支出を明確にします。

この種の自動化ツールの需要は高まっており、世界の経費管理市場は 2023 年に 70 億ドルを超え、2032 年までに 160 億ドルに増加すると予測されています。以下では、経費管理プログラムが企業にもたらす効果、経費管理プログラムを必要とするビジネスのタイプ、およびこの種のプログラムを構築してリリースを成功させる方法について説明します。

この記事の内容

• 経費管理プログラムが企業にもたらす効果
  
• 経費管理プログラムを必要とするビジネスのタイプ
  
• 経費管理プログラムの構成要素と機能
  
• 経費管理プログラムを導入する方法
  
• 新しい経費プログラムを導入する際の課題
  

経費管理プログラムが企業にもたらす効果

経費管理プログラムは、以下のタスクを処理します。

• 経費の追跡と分類: 経費管理ソフトウェアは、経費を追跡および分類し、すべての支出が会社のポリシーと予算に沿っていることを確認します。

• 承認の簡素化: 経費管理ソフトウェアを使用すると、経費の確認と承認に必要な時間を短縮し、労力を削減できます。

• 会計システムとの連携: 経費管理ソフトウェアは、既存の会計および財務システムと連携して、同期された正確なデータを作成し、財務報告の一貫性と規制への順守を強化します。

• リアルタイムのインサイトの提供: 経費管理ソフトウェアは、支出の傾向に関するリアルタイムの分析とインサイトを提供します。これにより、企業は予算の調整と将来の支出について、十分な情報に基づいた決定を下すことができます。

• ポリシー遵守の強化: 経費管理ソフトウェアは、会社のポリシーに沿ったルールとパラメーターを設定して、取引を社内のガイドラインと外部の規制要件に準拠させます。

• 精算の円滑化: 経費管理ソフトウェアは、従業員が負担した経費の精算プロセスをスピードアップさせます。これにより、従業員の満足度が向上し、組織内の信頼を維持できます。

• 不正利用や誤用の削減: 一部の経費管理ソフトウェアには、不正行為を検出および防止したり、会社の資金の不正利用を防止したりできる高度な監視ツールが用意されています。

経費管理プログラムを必要とするビジネス

ほとんどの企業は、ある種の経費管理プログラムを必要としています。中小企業はこれらのプロセスを手動で、または会計士の助けを借りて処理できるかもしれませんが、そのような場合でも自動化されたシステムを利用して得られるメリットがあります。ここでは、企業が経費管理プログラムのメリットを受けられることを示す兆候をいくつかご紹介します。

• 提出の遅れ、領収書の欠落、ポリシー違反など、経費精算書に関する問題が定期的に発生している。

• 事業が拡大するにつれて、成長するチームと増加する経費の量に苦労している。

• 従業員が頻繁に出張したり、自己負担で購入し、領収書を提出して精算をリクエストしたりする。

• 支出の可視性を得るのに苦労している。

• 経費関連の不正利用や会社の資金の誤用を懸念している。

経費管理プログラムの構成要素

経費管理プログラムには、特定のビジネスニーズに応じてさまざまな要素を含めることができますが、ほとんどの場合、次のものが含まれます。

• 経費の追跡: この機能を実装すると、従業員は経費をキャプチャして送信できるようになります。多くの場合、外出先では、利便性のためにモバイルアプリを使用します。

• 領収書管理: この機能を実装すると、企業は領収書のデジタルコピーをキャプチャして保存できるため、紙の山やゴミが減り、領収書と経費の照合が容易になります。

• ワークフローと承認: この機能を実装すると、承認のための経費精算書のルーティングが自動化され、適切な担当者が経費を確認して承認してから精算できるようになります。

• ポリシーの適用: この機能を実装すると、会社のポリシーに準拠していない経費にフラグが立てられるか、自動的に拒否されます。

• 会計システムとの連携: この機能を実装すると、手動でデータを入力する必要がなくなり、経費データが財務レコードに簡単に流れ込むようになります。

• レポートと分析: この機能を実装すると、ユーザーはカスタムレポートを生成し、支出パターンと潜在的なコスト削減に関するインサイトを含むダッシュボードを表示できます。

• モバイルアクセシビリティ: この機能を実装すると、従業員は外出先で経費を提出し、ステータスを追跡できます。

• コーポレートカードの導入: この機能を実装すると、会社のクレジットカードがシステムにリンクされ、取引を自動でキャプチャして照合できるようになります。

経費管理プログラムの導入方法

ビジネスに経費管理プログラムが必要であると判断したら、次のステップは、自社に合ったプログラムを構築するための明確な戦略を考案することです。ここでは、ステップバイステップガイドをご紹介します。

経費監査の実施

• 過去の経費データを分析します。過去の経費精算書を調べて、支出パターン、繰り返し発生する問題、およびコスト削減の可能性のある領域を特定します。

• 頻繁に出張する財務チーム、部門長、従業員と話をして、それぞれの課題を理解し、経費管理プロセスを改善する方法についてのインサイトを収集します。

• 他社が経費管理をどのように扱っているかを調査し、ベストプラクティスと改善の余地のある領域を特定します。

理想的な経費ワークフローを綿密に計画する

• フローチャートまたは図を作成して、経費の発生から精算までの必要な手順を示します。これは、潜在的なボトルネックと自動化の領域を特定するのに役立ちます。

• 経費の提出から承認、精算の処理まで、プロセスの各ステップの役割と責任を定義します。

• 経費の承認と精算の明確なタイムラインを設定して、タイムリーに処理されるようにします。

経費ポリシーをカスタマイズする

• 企業文化、業界規範、特定のニーズを反映したポリシーを作成します。

• 日割り料金、マイレージの割引、特定の経費カテゴリの制限など、精算の対象となるものとならないものを明確にします。

• 会社が複数の国で事業を展開している場合は、経費精算に関連する現地の税関や規制について考慮します。

選択したグループでプログラムを試験的に実施する

• 少人数で多様な従業員グループを選び、新しいシステムをテストし、完全なロールアウトの前にフィードバックを提供してもらいます。

• ソフトウェア、ポリシー、および全体的なプロセスに関するフィードバックを収集し、必要に応じて調整を行ってから、全社的にリリースします。

• アーリーアダプターが新しいプログラムの支持者になることを奨励し、導入の促進を支援します。

導入プロセスにゲームの要素を加える

• 経費を常に期限内に提出し、ポリシーを順守する従業員に対するインセンティブを作成します。

• リーダーボードやコンテストを実施して、参加を促します。

• 成功事例やアーリーアダプターからの肯定的なフィードバックを共有して、プログラムへの期待と勢いを高めます。

監視と調整

• 平均精算時間、ポリシーの遵守率、コスト削減などの主要業績評価指標 (KPI) を追跡して、プログラムの成功を測定します。

• 経費精算書の定期的な監査を実施して、異常や改善の余地がある領域を特定します。

• 経費管理プロセスをさらに改善する方法について、従業員からの継続的なフィードバックを求めます。

新たな経費制度を導入する際の課題

経費プログラムの導入は、企業にとって課題となります。困難な技術の実装から継続的なメンテナンスまで、考慮すべき一般的な問題をいくつかご紹介します。

• 変更管理: 新しいプロセスは、どんなに有益なものであっても、最初は抵抗に遭うかもしれません。従業員は、特に長い間手動でのプロセスに慣れてきた場合、新しいテクノロジーやワークフローの採用を躊躇する可能性があります。

• システム設定: 新しい経費管理プログラムを確立するには、ソフトウェアの設定、他のシステムとの連携、ポリシーの定義、および従業員のトレーニングが必要です。これは、特に複数の部門や拠点を持つ大規模な組織では、時間がかかり、複雑になる可能性があります。

• データの移行と連携: 過去の経費データを新しいプラットフォームに移行するのは困難な場合があります。会計システムやエンタープライズリソースプランニング (ERP) システムとのシンプルな連携により、スムーズなデータフローとレポート作成を実現します。

• ポリシーの適用: 明確な経費ポリシーを確立して実施することは、特にグレーゾーンや例外がある場合には難しい場合があります。

• 導入とユーザーエンゲージメント: 新しいシステムを使用し、期限内に経費を提出するように従業員を説得するのは困難な場合があります。導入が進まないと、データが不完全になったり、精算が遅れたり、従業員や財務チームのフラストレーションが溜まったりする可能性があります。

• 維持・改善: 経費管理プログラムでは、変化するビジネスニーズと進化するテクノロジーに合わせて、継続的な監視、更新、および改善が必要です。

• コスト: 新しい経費管理プログラムには、ソフトウェアライセンス、トレーニング、潜在的なコンサルティング料金などの初期費用がかかります。これらを予算に組み込んで、時間の経過に伴う投資収益率を正確に計算します。

• 技術的な問題: 最高のソフトウェアでさえ、時折技術的な問題が発生することがあります。信頼できるカスタマーサポートとタイムリーなトラブルシューティングを利用できるようにしておくことで、中断を最小限に抑え、プログラムを円滑に実行し続けることができます。