Un programme de gestion des dépenses est un système qui simplifie la façon dont les entreprises gèrent leurs dépenses. Il permet aux employés de soumettre rapidement des dépenses à rembourser, que les responsables peuvent ensuite facilement approuver. Ce système permet également de suivre les dépenses pour s’assurer qu’elles sont conformes aux règles de dépenses de l’entreprise, en notant toute dépense inhabituelle indiquant potentiellement des erreurs ou une fraude.

La demande pour ce type d’outil automatisé est en augmentation : le marché mondial de la gestion des dépenses devrait passer de plus de 7 milliards de dollars en 2023 à 16 milliards de dollars d’ici 2032. Dans cet article, nous vous expliquons ce que les programmes de gestion des dépenses apportent aux entreprises, quels sont les types d’entreprises qui peuvent en avoir besoin et comment créer et lancer ce type de programme avec succès.

Sommaire de cet article

• Qu’apportent les programmes de gestion des dépenses aux entreprises ?
  
• Quelles entreprises ont besoin de programmes de gestion des dépenses ?
  
• Composantes et caractéristiques des programmes de gestion des dépenses
  
• Comment lancer un programme de gestion des dépenses
  
• Défis liés au lancement d’un nouveau programme de dépenses
  

Qu’apportent les programmes de gestion des dépenses aux entreprises ?

Les programmes de gestion des dépenses remplissent les tâches suivantes :

• Suivi et catégorisation des dépenses : les logiciels de gestion des dépenses permettent de suivre et de catégoriser les dépenses, tout en s'assurant qu'elles sont conformes aux politiques et aux budgets de l’entreprise.

• Simplification des approbations : les logiciels de gestion des dépenses contribuent à réduire le temps et les efforts nécessaires à l’examen et à l’approbation des dépenses.

• Intégration aux systèmes comptables : les logiciels de gestion des dépenses s'intègrent aux systèmes comptables et financiers existants pour obtenir des données synchronisées et précises qui améliorent la cohérence et la conformité des rapports financiers.

• Données en temps réel : les logiciels de gestion des dépenses fournissent des analyses en temps réel et des informations sur les tendances en matière de dépenses. Cela aide les entreprises à prendre des décisions éclairées concernant les ajustements budgétaires et les dépenses futures.

• Amélioration de la conformité aux politiques : les logiciels de gestion des dépenses définissent des règles et des paramètres qui s’alignent sur les politiques de l’entreprise afin de maintenir les transactions conformes aux directives internes et aux exigences réglementaires externes.

• Simplification des remboursements : les logiciels de gestion des dépenses accélèrent le processus de remboursement des dépenses engagées par les employés. Il en résulte une plus grande satisfaction des employés et une plus grande confiance au sein de l'entreprise.

• Réduction de la fraude et des abus : certains logiciels de gestion des dépenses proposent des outils de surveillance avancés qui permettent de détecter et prévenir les activités frauduleuses ou l’utilisation abusive des fonds de l’entreprise.

Quelles entreprises ont besoin de programmes de gestion des dépenses ?

La plupart des entreprises ont besoin d’un programme de gestion des dépenses. Si les petites entreprises peuvent gérer ces processus manuellement ou avec l'aide d'un comptable, elles peuvent elles aussi bénéficier de systèmes automatisés. Voici quelques signes indiquant qu'une entreprise aurait intérêt à se doter d'un programme de gestion des dépenses :

• L'entreprise est régulièrement confrontée à des problèmes liés aux notes de frais, tels que des soumissions tardives, des reçus manquants et des violations de la politique.

• Au fur et à mesure de son expansion, l'entreprise doit faire face à une équipe grandissante et à un volume de dépenses croissant.

• Les employés effectuent fréquemment des déplacements ou des achats de leur poche pour lesquels ils soumettent des reçus et des demandes de remboursement.

• L'entreprise a du mal à avoir une vision claire de ses dépenses.

• L'entreprise s'inquiète des fraudes liées aux dépenses ou de l'utilisation abusive des fonds de l'entreprise.

Composantes des programmes de gestion des dépenses

Les programmes de gestion des dépenses peuvent être structurés de différentes manières en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise, mais la plupart d'entre eux comprennent les éléments suivants :

• Suivi des dépenses : cette composante permet aux employés de saisir et de soumettre des dépenses, souvent par le biais d’une application mobile pour plus de commodité lors de leurs déplacements.

• Gestion des reçus : cette composante permet aux entreprises de capturer et de stocker des copies numériques des reçus, réduisant ainsi l'encombrement et le gaspillage de papier et facilitant le rapprochement entre les reçus et les dépenses.

• Flux de travail et approbations : cette composante automatise l’acheminement des notes de frais pour approbation afin que les bonnes personnes vérifient et approuvent les dépenses avant le remboursement.

• Application des politiques : cette composante permet de signaler ou de rejeter automatiquement les dépenses non conformes aux politiques de l’entreprise.

• Intégration au système comptable : cette composante élimine le besoin de saisir manuellement les données et garantit que les données sur les dépenses sont facilement intégrées à vos registres financiers.

• Rapports et analyses : cette composante permet aux utilisateurs de générer des rapports personnalisés et d’afficher des tableaux de bord contenant des informations sur les habitudes de dépenses et les économies potentielles.

• Accessibilité mobile : cette composante permet aux employés de soumettre des dépenses et de suivre leur statut lorsqu’ils sont en déplacement.

• Intégration des carte d'entreprise : cette composante connecte les cartes de crédit de l’entreprise au système pour la saisie et le rapprochement automatiques des transactions.

Comment lancer un programme de gestion des dépenses

Une fois que vous avez déterminé que votre entreprise a besoin d’un programme de gestion des dépenses, l’étape suivante consiste à élaborer une stratégie claire pour mettre en place un programme qui vous convienne. Voici un guide étape par étape.

Réaliser un audit des dépenses

• Analysez l’historique des dépenses. Examinez les notes de frais antérieures pour identifier les habitudes de dépenses, les problèmes récurrents et les sources potentielles d'économies.

• Consultez les équipes financières, les chefs de service et les employés qui sont fréquemment en déplacement afin de comprendre leurs difficultés et d'obtenir des informations sur la manière d'améliorer le processus de gestion des dépenses.

• Faites des recherches sur la manière dont d'autres entreprises de votre secteur gèrent la gestion des dépenses afin d'identifier les meilleures pratiques et les domaines susceptibles d'être améliorés.

Définir le flux de travail idéal pour vos dépenses

• Créez un organigramme ou un diagramme pour illustrer les étapes à suivre depuis l'engagement des dépenses jusqu'à leur remboursement. Cette méthode permet d'identifier les goulots d’étranglement potentiels et les possibilités d'automatisation.

• Définissez les rôles et les responsabilités pour chaque étape du processus, de la soumission des dépenses à leur approbation et au traitement des remboursements.

• Fixez des délais explicites pour l'approbation des dépenses et les remboursements afin d’assurer un traitement rapide.

Personnaliser votre politique de dépenses

• Élaborez une politique qui reflète la culture de votre entreprise, les normes de votre secteur d'activité et vos besoins spécifiques.

• Précisez les dépenses remboursables et celles qui ne le sont pas, y compris les taux journaliers, les indemnités kilométriques et toute restriction sur des catégories de dépenses spécifiques.

• Si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs pays, tenez compte des coutumes et réglementations locales en matière de remboursement des dépenses.

Expérimenter le programme auprès d'un groupe restreint

• Sélectionnez un petit groupe hétéroclite d'employés qui testeront le nouveau système et feront part de leurs commentaires avant le déploiement complet.

• Recueillez les commentaires sur le logiciel, les politiques et le processus global, et procédez aux ajustements nécessaires avant de lancer le programme à l'échelle de l'entreprise.

• Encouragez les premiers utilisateurs à promouvoir le nouveau programme et à contribuer à son adoption.

Rendre le processus d’adoption plus attractif

• Créez des mesures incitatives pour les employés qui soumettent systématiquement leurs dépenses à temps et qui respectent les politiques.

• Mettez en place des classements ou des concours pour encourager la participation.

• Partagez les témoignages et les commentaires positifs des premiers utilisateurs afin de susciter l’enthousiasme et l’élan pour le programme.

Surveiller et peaufiner

• Suivez les indicateurs clés de performance (KPI) tels que le délai moyen de remboursement, les taux de conformité à la politique et les économies de coûts pour évaluer le succès du programme.

• Effectuez des audits réguliers des notes de frais afin d'identifier les éventuelles anomalies ou les axes d’amélioration potentiels.

• Sollicitez en permanence l'avis des employés sur la manière d'améliorer davantage le processus de gestion des dépenses.

Défis liés au lancement d’un nouveau programme de dépenses

Le lancement d’un programme de gestion des dépenses présente un certain nombre de défis pour les entreprises. De la mise en œuvre technique difficile à la maintenance continue, voici quelques problèmes courants à prendre en compte :

• Gestion du changement : tout nouveau processus, aussi bénéfique soit-il, peut dans un premier temps se heurter à une résistance. Les employés peuvent hésiter à adopter de nouvelles technologies ou de nouveaux flux de travail, surtout s'ils sont habitués depuis longtemps à des processus manuels.

• Mise en place du système : la mise en place d’un nouveau programme de gestion des dépenses implique de configurer le logiciel, de l'intégrer à d'autres systèmes, de définir des politiques et de former les employés. Cette étape peut s'avérer longue et complexe, en particulier pour les grandes entreprises qui comptent plusieurs départements ou sites.

• Migration et intégration des données : la migration des dépenses existantes vers la nouvelle plateforme peut s’avérer complexe. Veillez à ce que l'intégration avec votre système de comptabilité ou votre progiciel de gestion intégré (ERP) soit simple, afin que le flux de données et les rapports soient simplifiés.

• Application des politiques : il peut être difficile d’établir et d’appliquer des politiques claires en matière de dépenses, surtout s’il existe des zones d'ombre ou des exceptions.

• Adoption et engagement des utilisateurs : convaincre les employés d'utiliser le nouveau système et de soumettre leurs dépenses à temps peut s'avérer difficile. Une adoption insuffisante peut entraîner des données incomplètes, des retards dans les remboursements et de la frustration pour les employés et les équipes financières.

• Maintenance et amélioration : un programme de gestion des dépenses nécessite un suivi, des mises à jour et des améliorations constants pour rester en phase avec l’évolution des besoins de l’entreprise et des technologies.

• Coûts : les nouveaux programmes de gestion des dépenses s’accompagnent de coûts initiaux tels que les licences logicielles, la formation et les éventuels frais de conseil. Tenez-en compte dans votre budget pour calculer avec précision votre retour sur investissement au fil du temps.

• Problèmes techniques : même les meilleurs logiciels peuvent rencontrer des problèmes techniques occasionnels. Assurez-vous d’avoir accès à un service d’assistance fiable et à un dépannage rapide afin de minimiser les perturbations et d’assurer le bon fonctionnement du programme.