Ett program för utgiftshantering är ett system som förenklar hur företag hanterar sina utgifter. Det hjälper anställda att snabbt skicka in utgifter för ersättning, som chefer enkelt kan godkänna. Detta system spårar också utgifter för efterlevnad av företagets utgiftsregler och noterar eventuella ovanliga utgifter som kan tyda på misstag eller bedrägeri.

Efterfrågan på den här typen av automatiserade verktyg ökar: den globala marknaden för utgiftshantering förväntas öka från över 7 miljarder USD 2023 till 16 miljarder USD 2032. Nedan förklarar vi vad utgiftshanteringsprogram gör för företag, vilka företagstyper som kan behöva dem och hur man bygger och startar den här typen av program på ett lyckat sätt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad gör utgiftshanteringsprogram för företag?
  
• Vilka företag behöver program för utgiftshantering?
  
• Komponenter och funktioner i program för utgiftshantering
  
• Så här startar du ett program för utgiftshantering
  
• Utmaningar med att lansera ett nytt utgiftshanteringsprogram
  

Vad gör utgiftshanteringsprogram för företag?

Program för utgiftshantering hanterar följande uppgifter:

• Spåra och kategorisera utgifter: Programvara för utgiftshantering spårar och kategoriserar utgifter och säkerställer att alla utgifter överensstämmer med företagets policyer och budgetar.

• Förenkla godkännanden: Programvara för utgiftshantering kan minska den tid och det arbete som krävs för att granska och godkänna utgifter.

• Integrering med redovisningssystem: Programvara för utgiftshantering integreras med befintliga redovisnings- och ekonomisystem för synkroniserade, korrekta data som gör den finansiella rapporteringen mer konsekvent och kompatibel.

• Ge insikter i realtid: Programvara för utgiftshantering ger realtidsanalys och insikt i utgiftstrender. Detta hjälper företag att fatta välgrundade beslut om budgetjusteringar och framtida utgifter.

• Förbättra policyefterlevnaden: Programvara för utgiftshantering ställer in regler och parametrar som är anpassade till företagets policyer för att se till att transaktionerna följer interna riktlinjer och externa lagstadgade krav.

• Underlätta återbetalningar: Programvara för utgiftshantering påskyndar ersättningsprocessen för anställdas utgifter. Detta kan öka medarbetarnas tillfredsställelse och bidra till att upprätthålla förtroendet inom organisationen.

• Minska bedrägerier och missbruk: Vissa program för utgiftshantering tillhandahåller avancerade övervakningsverktyg som kan upptäcka och förhindra bedrägliga aktiviteter eller missbruk av företagets medel.

Vilka företag behöver program för utgiftshantering?

De flesta företag behöver någon form av program för utgiftshantering. Även om småföretag kanske kan hantera dessa processer manuellt eller med hjälp av en revisor, kan även de dra nytta av automatiserade system. Här är några tecken på att ett företag skulle ha nytta av ett program för utgiftshantering:

• Företaget har återkommande problem med utgiftsrapporter, t.ex. sena inlämningar, kvitton som saknas och policyöverträdelser.

• När det expanderar brottas företaget med ett växande team och tilltagande kostnader.

• Företaget har anställda som reser ofta eller gör egna inköp för vilka de lämnar in kvitton och begäran om ersättning.

• Företaget har svårt att få insyn i sina utgifter.

• Företaget är bekymrat över utgiftsrelaterade bedrägerier eller missbruk av företagets medel.

Komponenter i program för utgiftshantering

Program för utgiftshantering kan innehålla olika komponenter beroende på särskilda affärsbehov, men de flesta innehåller följande:

• Spårning av utgifter: Detta gör det möjligt för anställda att samla och skicka in utgifter, ofta via en mobilapp, vilket är praktiskt när de är på språng.

• Kvittohantering: Detta gör det möjligt för företag att samla in och spara digitala kopior av kvitton, vilket minskar papperstrassel och avfall och gör det lättare att matcha kvitton och utgifter.

• Arbetsflöde och godkännanden: Detta automatiserar vidarebefordran av utgiftsrapporter för godkännande så att rätt personer granskar och skriver under utgifter innan de återbetalas.

• Policytillämpning: Detta flaggar eller avvisar automatiskt utgifter som inte följer företagets policyer.

• Integration av redovisningssystem: Detta eliminerar behovet av manuell datainmatning och säkerställer att utgiftsdata enkelt flödar in i din bokföring.

• Rapportering och analys: På så sätt kan användarna generera anpassade rapporter och visa dashboards med insikt i utgiftsmönster och potentiella kostnadsbesparingar.

• Mobil tillgänglighet: Detta gör det möjligt för anställda att skicka in utgifter och spåra sin status när de är på språng.

• Integrering av företagskort: Detta länkar företagets kreditkort till systemet för automatisk debitering och avstämning av transaktioner.

Så här startar du ett program för utgiftshantering

När du har kommit fram till att ditt företag behöver ett program för utgiftshantering är nästa steg att utforma en tydlig strategi för att bygga ett program som fungerar för dig. Här är en steg-för-steg-guide.

Gör en utgiftsgranskning

• Analysera historiska utgiftsdata. Undersök tidigare utgiftsrapporter för att identifiera utgiftsmönster, återkommande problem och potentiella områden för kostnadsbesparingar.

• Prata med ekonomiteam, avdelningschefer och anställda som reser ofta för att få insikt i deras utmaningar och samla information om hur man kan förbättra utgiftshanteringen.

• Undersök hur andra företag i din bransch hanterar utgiftshantering för att identifiera bästa praxis och potentiella förbättringsområden.

Kartlägg det perfekta arbetsflödet för utgifter

• Skapa ett flödesschema eller diagram för att illustrera de önskade stegen från ingående utgifter till återbetalning. Detta kan hjälpa till att identifiera potentiella flaskhalsar och områden som kan automatiseras.

• Definiera roller och ansvarsområden för varje steg i processen, från att skicka in utgifter till att godkänna dem och behandla ersättningar.

• Ställ in tydliga tidsfrister för utgiftsgodkännanden och återbetalningar för att säkerställa snabb behandling.

Anpassa din utgiftspolicy

• Skapa en policy som återspeglar din företagskultur, dina branschnormer och specifika behov.

• Var tydlig med vad som kan ersättas och inte, inklusive ersättning per dag, milersättning och eventuella begränsningar för specifika utgiftskategorier.

• Om ditt företag är verksamt i flera länder bör du ta hänsyn till lokala bruk och bestämmelser om kostnadsersättningar.

Pilottesta programmet med en utvald grupp

• Välj ut en liten, mångsidig grupp anställda för att testa det nya systemet och ge feedback innan du rullar ut det helt och hållet.

• Samla in feedback om programvaran, policyerna och den övergripande processen och gör justeringar vid behov innan du lanserar det i hela företaget.

• Uppmuntra tidiga användare att bli förespråkare för det nya programmet och hjälpa till att driva på implementeringen.

Gör adoptionsprocessen roligare

• Skapa incitament för anställda som skickar in utgifter i tid och följer policyer.

• Implementera topplistor eller tävlingar för att uppmuntra deltagande.

• Dela med dig av framgångshistorier och positiv feedback från tidiga användare för att skapa entusiasm och drivkraft för programmet.

Övervaka och förfina

• Spåra nyckeltal (KPI:er) som genomsnittlig återbetalningstid, policyefterlevnad och kostnadsbesparingar för att mäta programmets framgång.

• Genomför regelbundna granskningar av utgiftsrapporter för att identifiera eventuella avvikelser eller potentiella förbättringsområden.

• Be om löpande feedback från anställda om hur man ytterligare kan förbättra utgiftshanteringen.

Utmaningar med att lansera ett nytt utgiftsprogram

Att lansera ett utgiftsprogram innebär utmaningar för företag. Här är några vanliga problem att tänka på, från svår teknisk implementering till löpande underhåll:

• Hantering av förändringar: Varje ny process, oavsett hur fördelaktig den är, kan stöta på motstånd till en början. Anställda kan vara tveksamma till att ta till sig ny teknik eller nya arbetsflöden, särskilt om de har varit vana vid manuella processer under en lång tid.

• Systeminställningar: Att införa ett nytt program för utgiftshantering innebär att konfigurera programvaran, integrera den med andra system, definiera policyer och utbilda anställda. Detta kan vara tidskrävande och komplext, särskilt för större organisationer med flera avdelningar eller platser.

• Datamigrering och integration: Det kan vara en utmaning att migrera historiska utgiftsdata till den nya plattformen. Säkerställ enkel integrering med ditt redovisnings- eller ERP-system (Enterprise Resource Planning) för smidigt dataflöde och rapportering.

• Policytillämpning: Det kan vara svårt att införa och upprätthålla tydliga utgiftspolicyer, särskilt om det finns gråzoner eller undantag.

• Implementering och användarengagemang: Det kan vara svårt att övertyga anställda om att använda det nya systemet och skicka in utgifter i tid. Bristande användning kan leda till ofullständiga uppgifter, försenade återbetalningar och frustration för anställda och ekonomiteam.

• Underhåll och förbättring: Ett program för utgiftshantering kräver kontinuerlig övervakning, uppdateringar och förbättringar för att följa förändrade affärsbehov och ny teknik.

• Kostnader: Med nya program för utgiftshantering följer initiala kostnader som programvarulicenser, utbildning och potentiella konsultarvoden. Ta med dessa i din budget för att exakt beräkna din avkastning på investeringen över tid.

• Tekniska problem: Även den bästa programvaran kan ha enstaka tekniska problem. Se till att du har tillgång till pålitlig kundsupport och felsökning för att minimera störningar och hålla programmet igång utan krångel.