Un programa de gestión de gastos es un sistema que simplifica la forma en que las empresas manejan sus gastos. Ayuda a los empleados a presentar los gastos para su reembolso rápidamente, que los gerentes pueden aprobar fácilmente. Este sistema también realiza un seguimiento de los gastos para verificar el cumplimiento de la normativa de gasto de la empresa, anotando cualquier gasto inusual que pueda indicar errores o fraude.

La demanda de este tipo de herramientas automatizadas está aumentando: se prevé que el mercado mundial de gestión de gastos aumente de más de $7000 millones en 2023 a $16,000 millones en 2032. A continuación, explicaremos qué hacen los programas de gestión de gastos por las empresas, qué tipos de empresas podrían necesitarlos y cómo crear y lanzar este tipo de programas con éxito.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Qué hacen los programas de gestión de gastos por las empresas?
  
• ¿Qué empresas necesitan programas de gestión de gastos?
  
• Componentes y funcionalidades de los programas de gestión de gastos
  
• Cómo lanzar un programa de gestión de gastos
  
• Desafíos de lanzar un nuevo programa de gastos
  

¿Qué hacen los programas de gestión de gastos por las empresas?

Los programas de gestión de gastos se encargan de las siguientes tareas:

• Seguimiento y categorización de gastos: el software de gestión de gastos realiza un seguimiento y clasifica los gastos, y garantiza que todos los gastos se alineen con las políticas y presupuestos de la empresa.

• Simplificación de las aprobaciones: el software de gestión de gastos puede reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para revisar y aprobar los gastos.

• Integración con sistemas contables: el software de gestión de gastos se integra con los sistemas de contabilidad y finanzas existentes para obtener datos sincronizados y precisos que hacen que los informes financieros sean más coherentes y cumplan con la normativa.

• Información en tiempo real: el software de gestión de gastos proporciona análisis en tiempo real e información sobre las tendencias de gasto. Esto ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas sobre los ajustes presupuestarios y los gastos futuros.

• Mejorar el cumplimiento de las políticas: el software de gestión de gastos establece reglas y parámetros que se alinean con las políticas de la empresa para que las transacciones cumplan con las directrices internas y los requisitos normativos externos.

• Facilitar los reembolsos: el software de gestión de gastos agiliza el proceso de reembolso de los gastos incurridos por los empleados. Esto puede aumentar la satisfacción de los empleados y ayudar a mantener la confianza dentro de la organización.

• Reducir el fraude y el uso indebido: algunos software de gestión de gastos proporcionan herramientas avanzadas de supervisión que pueden detectar y prevenir actividades fraudulentas o el uso indebido de los fondos de la empresa.

¿Qué empresas necesitan programas de gestión de gastos?

La mayoría de las empresas necesitan algún tipo de programa de gestión de gastos. Aunque las pequeñas empresas puedan manejar estos procesos manualmente o con la ayuda de un contador, aun así pueden beneficiarse de los sistemas automatizados. Estas son algunas señales que indican que una empresa se beneficiaría de un programa de gestión de gastos:

• La empresa experimenta problemas regulares con los informes de gastos, como envíos con demora, recibos faltantes e infracciones de las políticas.

• A medida que se expande, la empresa lucha con un equipo en crecimiento y un volumen de gastos cada vez mayor.

• Los empleados viajan con frecuencia o realizan compras de su bolsillo para las que envían recibos y solicitudes de reembolso.

• La empresa tiene dificultades para ganar visibilidad de sus gastos.

• A la empresa le preocupa el fraude relacionado con los gastos o el uso indebido de los fondos de la empresa.

Componentes de los programas de gestión de gastos

Los programas de gestión de gastos pueden incluir diferentes componentes en función de las necesidades específicas de la empresa, pero la mayoría incluye lo siguiente:

• Seguimiento de gastos: esto permite a los empleados capturar y enviar gastos, a menudo a través de una aplicación móvil para mayor comodidad sobre la marcha.

• Gestión de recibos: esto permite a las empresas capturar y almacenar copias digitales de los recibos, lo que reduce el desorden y el desperdicio de papel, y facilita la correspondencia entre los recibos y los gastos.

• Flujo de trabajo y aprobaciones: esto automatiza el enrutamiento de los informes de gastos para su aprobación, de modo que las personas adecuadas revisen y aprueben los gastos antes del reembolso.

• Aplicación de políticas: esto marca o rechaza automáticamente los gastos que no cumplen con las políticas de la empresa.

• Integración del sistema contable: esto elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y garantiza que los datos de gastos se dirijan fácilmente a tus registros financieros.

• Elaboración de informes y análisis: esto permite a los usuarios generar informes personalizados y muestra paneles con información sobre los patrones de gasto y los posibles ahorros de costos.

• Accesibilidad móvil: esto permite a los empleados enviar gastos y realizar un seguimiento de su estado sobre la marcha.

• Integración de tarjetas corporativas: esto vincula las tarjetas de crédito de la empresa al sistema para la captura y conciliación automática de transacciones.

Cómo lanzar un programa de gestión de gastos

Una vez que hayas determinado que tu empresa necesita un programa de gestión de gastos, el siguiente paso es diseñar una estrategia clara para crear un programa que funcione para ti. A continuación, te presentamos una guía paso a paso.

Realiza una auditoría de gastos

• Analiza los datos históricos de gastos. Examina los informes de gastos anteriores para identificar patrones de gastos, problemas recurrentes y áreas de ahorro de costos posibles.

• Habla con los equipos de finanzas, los jefes de departamento y los empleados que viajan con frecuencia para comprender sus desafíos y recopilar información sobre cómo mejorar el proceso de gestión de gastos.

• Investiga cómo otras empresas de tu sector manejan la gestión de gastos para identificar las prácticas recomendadas y las posibles áreas de mejora.

Traza tu flujo de trabajo ideal para gastos

• Crea un diagrama de flujo o diagrama para ilustrar los pasos deseados desde la incurrencia en los gastos hasta el reembolso. Esto puede ayudar a identificar posibles cuellos de botella y áreas de automatización.

• Define los roles y las responsabilidades para cada paso del proceso, desde la presentación de gastos hasta la aprobación de los mismos y el procesamiento de los reembolsos.

• Establece plazos explícitos para las aprobaciones y reembolsos de gastos a fin de garantizar un procesamiento oportuno.

Personaliza tu política de gastos

• Elabora una política que refleje la cultura de tu empresa, las normas de la industria y las necesidades específicas.

• Aclara qué es y qué no es reembolsable, incluidas las tarifas diarias, las asignaciones por kilometraje y cualquier restricción en categorías de gastos específicas.

• Si tu empresa opera en varios países, ten en cuenta las costumbres y normativas locales relacionadas con el reembolso de gastos.

Realiza una prueba piloto del programa con un grupo selecto

• Selecciona un grupo pequeño y diverso de empleados para probar el nuevo sistema y obtener comentarios antes de una implementación completa.

• Reúne comentarios sobre el software, las políticas y el proceso general, y realiza los ajustes necesarios antes de lanzarlo en toda la empresa.

• Anima a los primeros usuarios a que se conviertan en defensores del nuevo programa y ayuden a impulsar la adopción.

Ludifica el proceso de adopción

• Crea incentivos para los empleados que presenten constantemente los gastos a tiempo y se adhieran a las políticas.

• Implementa tablas de clasificación o concursos para fomentar la participación.

• Comparte historias de éxito y comentarios positivos de los primeros usuarios para generar entusiasmo e ímpetu para el programa.

Supervisa y refina

• Realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo promedio de reembolso, las tasas de cumplimiento de las políticas y el ahorro de costos, para medir el éxito del programa.

• Realiza auditorías periódicas de los informes de gastos para identificar cualquier anomalía o posible área de mejora.

• Solicita comentarios continuos de los empleados sobre cómo mejorar aún más el proceso de gestión de gastos.

Desafíos de lanzar un nuevo programa de gastos

Lanzar un programa de gastos presenta desafíos para las empresas. Desde la difícil implementación de la tecnología hasta el mantenimiento continuo, estos son algunos de los problemas más comunes que se deben tener en cuenta:

• Gestión del cambio: cualquier nuevo proceso, por muy beneficioso que sea, puede encontrar resistencia al principio. Los empleados pueden dudar en adoptar nuevas tecnologías o flujos de trabajo, especialmente si han estado acostumbrados a los procesos manuales durante mucho tiempo.

• Configuración del sistema: establecer un nuevo software de gestión de gastos implica configurar el software, integrarlo con otros sistemas, definir políticas y capacitar a los empleados. Esto puede llevar mucho tiempo y ser complejo, especialmente para organizaciones más grandes con varios departamentos o ubicaciones.

• Migración e integración de datos: migrar los datos de gastos históricos a la nueva plataforma puede ser un desafío. Garantiza una integración sencilla con tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o de contabilidad para optimizar el flujo de datos y la elaboración de informes.

• Aplicación de políticas: establecer y hacer cumplir políticas de gastos claras puede ser difícil, especialmente si hay áreas grises o excepciones.

• Adopción y participación de los usuarios: convencer a los empleados de que utilicen el nuevo sistema y presenten los gastos a tiempo puede ser arduo. La falta de adopción puede dar lugar a datos incompletos, retrasos en los reembolsos y frustración para los empleados y los equipos financieros.

• Mantenimiento y mejora: un programa de gestión de gastos requiere supervisión, actualizaciones y mejoras continuas para mantenerse alineado con las necesidades cambiantes de la empresa y las tecnologías en evolución.

• Costos: los nuevos programas de gestión de gastos conllevan costos iniciales, como licencias de software, formación y posibles comisiones de consultoría. Tenlos en cuenta en tu presupuesto para calcular con precisión el retorno de la inversión a lo largo del tiempo.

• Problemas técnicos: incluso el mejor software puede experimentar problemas técnicos ocasionales. Asegúrate de tener acceso a un servicio de atención al cliente confiable y a una resolución de problemas oportuna para minimizar las interrupciones y mantener el programa en funcionamiento sin problemas.