Ein Spesenmanagementprogramm ist ein System, das die Art und Weise vereinfacht, wie Unternehmen mit ihren Ausgaben umgehen. Es hilft den Mitarbeitenden, ihre Ausgaben schnell zur Rückerstattung einzureichen, was Manager/innen leicht genehmigen können. Dieses System verfolgt auch die Ausgaben für die Einhaltung der Ausgabenregeln des Unternehmens und weist auf alle ungewöhnlichen Ausgaben hin, die auf Fehler oder Betrug hinweisen könnten.

Die Nachfrage nach dieser Art von automatisierten Tools steigt: Es wird prognostiziert, dass der globale Markt für das Spesenmanagement von über 7 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 auf 16 Milliarden US-Dollar im Jahr 2032 steigen wird. Im Folgenden erläutern wir, was Spesenmanagementprogramme für Unternehmen leisten, welche Unternehmenstypen sie möglicherweise benötigen und wie ein solches Programm erfolgreich aufgebaut und gestartet werden kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was leisten Spesenmanagementprogramme für Unternehmen?
  
• Welche Unternehmen benötigen Spesenmanagementprogramme?
  
• Bestandteile und Funktionen von Spesenmanagementprogrammen
  
• So starten Sie ein Spesenmanagementprogramm
  
• Herausforderungen bei der Einführung eines neuen Spesenprogramms
  

Was leisten Spesenmanagementprogramme Unternehmen?

Spesenmanagementprogramme übernehmen die folgenden Aufgaben:

• Verfolgung und Kategorisierung von Ausgaben: Spesenmanagement-Software verfolgt und kategorisiert Ausgaben und stellt sicher, dass alle Ausgaben mit den Unternehmensrichtlinien und Budgets übereinstimmen.

• Vereinfachung von Genehmigungen: Spesenmanagement-Software kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Überprüfung und Genehmigung von Ausgaben reduzieren.

• Integration in Buchhaltungssysteme: Die Spesenmanagementsoftware lässt sich in bestehende Buchhaltungs- und Finanzsysteme integrieren und sorgt für synchronisierte, genaue Daten, die die Finanzberichterstattung konsistenter und konformer machen.

• Bereitstellung von Echtzeit-Einblicken: Spesenmanagement-Software bietet Echtzeit-Analysen und Einblicke in Ausgabentrends. Dies hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen über Budgetanpassungen und zukünftige Ausgaben zu treffen.

• Verbesserung der Einhaltung von Richtlinien: Spesenmanagement-Software legt Regeln und Parameter fest, die auf die Unternehmensrichtlinien abgestimmt sind, um Transaktionen mit internen Richtlinien und externen regulatorischen Anforderungen in Einklang zu bringen.

• Erleichterung von Erstattungen: Spesenmanagement-Software beschleunigt den Erstattungsprozess für Mitarbeiterausgaben. Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und dazu beitragen, das Vertrauen innerhalb des Unternehmens aufrechtzuerhalten.

• Reduzierung von Betrug und Missbrauch: Einige Spesenmanagement-Programme bieten erweiterte Überwachungstools, mit denen betrügerische Aktivitäten erkannt und verhindert oder der Missbrauch von Unternehmensgeldern unterbunden werden kann.

Welche Unternehmen benötigen Spesenmanagementprogramme?

Die meisten Unternehmen benötigen eine Art Spesenmanagementprogramm. Während kleine Unternehmen möglicherweise in der Lage sind, diese Prozesse manuell oder mit Hilfe einer Buchhalterin/eines Buchhalters abzuwickeln, können auch sie von automatisierten Systemen profitieren. Hier sind einige Anzeichen dafür, dass ein Unternehmen von einem Spesenmanagementprogramm profitieren würde:

• Das Unternehmen hat regelmäßig Probleme mit Spesenabrechnungen, wie z. B. verspätete Einreichungen, fehlende Belege und Richtlinienverstöße.

• Während es expandiert, kämpft das Unternehmen mit einem wachsenden Team und einem steigenden Spesenvolumen.

• Mitarbeitende reisen häufig oder tätigen Einkäufe aus eigener Tasche, für die sie Quittungen und Erstattungsanträge einreichen.

• Das Unternehmen hat Schwierigkeiten, einen Überblick über seine Ausgaben zu erhalten.

• Das Unternehmen ist besorgt über ausgabenbezogenen Betrug oder Missbrauch von Unternehmensgeldern.

Bestandteile von Spesenmanagementprogrammen

Spesenmanagementprogramme können je nach spezifischen Geschäftsanforderungen unterschiedliche Komponenten enthalten, die meisten umfassen jedoch Folgendes:

• Ausgabenverfolgung: Auf diese Weise können Mitarbeitende Ausgaben erfassen und einreichen, oft über eine mobile App für die Bequemlichkeit von unterwegs.

• Belegverwaltung: Auf diese Weise können Unternehmen digitale Kopien von Belegen erfassen und speichern, wodurch Papierbedarf und Abfall verringert und der Abgleich von Belegen und Ausgaben erleichtert wird.

• Workflow und Freigaben: Dadurch wird die Weiterleitung von Spesenabrechnungen zur Genehmigung automatisiert, sodass die richtigen Personen die Ausgaben vor der Rückerstattung überprüfen und abzeichnen.

• Durchsetzung von Richtlinien: Dadurch werden Spesen, die nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen, gekennzeichnet oder automatisch abgelehnt.

• Integration in das Buchhaltungssystem: Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe und es wird sichergestellt, dass die Spesendaten problemlos in Ihre Finanzunterlagen fließen.

• Berichte und Analysen: Auf diese Weise können Benutzer/innen individuelle Berichte erstellen und Dashboards mit Einblicken in Ausgabenmuster und potenzielle Kosteneinsparungen anzeigen.

• Mobiler Zugang: Mitarbeitende können Ausgaben einreichen und ihren Status verfolgen, wenn sie unterwegs sind.

• Integration von Firmenkarten: Firmenkreditkarten werden mit dem System verknüpft, um Transaktionen automatisch zu erfassen und abzugleichen.

So starten Sie ein Spesenmanagementprogramm

Sobald Sie festgestellt haben, dass Ihr Unternehmen ein Spesenmanagementprogramm benötigt, besteht der nächste Schritt darin, eine klare Strategie für den Aufbau eines Programms zu entwickeln, das für Sie funktioniert. Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung.

Spesenprüfung durchführen

• Analysieren Sie historische Ausgabendaten. Untersuchen Sie zurückliegende Spesenabrechnungen, um Ausgabenmuster, wiederkehrende Probleme und Bereiche für Kosteneinsparungen zu identifizieren.

• Sprechen Sie mit Finanzteams, Abteilungsleitenden und Mitarbeitenden, die häufig unterwegs sind, um ihre Herausforderungen zu verstehen und Erkenntnisse darüber zu sammeln, wie der Spesenmanagementprozess verbessert werden kann.

• Recherchieren Sie, wie andere Unternehmen in Ihrer Branche mit dem Spesenmanagement umgehen, um Best Practices und potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Planen Sie Ihren idealen Ausgaben-Workflow

• Erstellen Sie ein Flussdiagramm oder eine Grafik, um die gewünschten Schritte von der Spesenentstehung bis zur Rückerstattung zu veranschaulichen. Dies kann dazu beitragen, potenzielle Engpässe und Bereiche für die Automatisierung zu identifizieren.

• Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Schritt des Prozesses, von der Einreichung über die Genehmigung bis hin zur Abwicklung von Erstattungen.

• Legen Sie explizite Zeitpläne für Ausgabengenehmigungen und -erstattungen fest, um eine zeitnahe Bearbeitung zu gewährleisten.

Spesenrichtlinie anpassen

• Erstellen Sie eine Richtlinie, die Ihre Unternehmenskultur, Branchennormen und spezifischen Bedürfnisse widerspiegelt.

• Klären Sie, was erstattungsfähig ist und was nicht, einschließlich Tagessätze, Kilometerpauschalen und etwaiger Einschränkungen für bestimmte Ausgabenkategorien.

• Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist, sollten Sie die lokalen Gepflogenheiten und Vorschriften in Bezug auf die Kostenerstattung berücksichtigen.

Das Programm mit einer ausgewählten Gruppe testen

• Wählen Sie eine kleine, vielfältige Gruppe von Mitarbeitenden aus, um das neue System zu testen und vor einer vollständigen Einführung Feedback zu geben.

• Sammeln Sie Feedback zur Software, zu den Richtlinien und zum Gesamtprozess und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, bevor Sie unternehmensweit starten.

• Ermutigen Sie Early Adopters, sich für das neue Programm einzusetzen und die Akzeptanz zu fördern.

„Gamifizieren“ Sie den Adoptionsprozess

• Schaffen Sie Anreize für Mitarbeitende, Spesen konsequent pünktlich einreichen und sich an die Richtlinien halten.

• Implementieren Sie Bestenlisten oder Wettbewerbe, um die Teilnahme zu fördern.

• Teilen Sie Erfolgsgeschichten und positives Feedback von Early Adopters, um Begeisterung und Dynamik für das Programm zu schaffen.

Überwachen und verfeinern

• Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), wie z. B. die durchschnittliche Erstattungszeit, die Einhaltung von Richtlinien und Kosteneinsparungen, um den Erfolg des Programms zu messen.

• Führen Sie regelmäßige Audits der Spesenabrechnungen durch, um Anomalien oder potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

• Holen Sie fortlaufend Feedback von den Mitarbeitenden ein, wie der Spesenmanagementprozess weiter verbessert werden kann.

Herausforderungen bei der Einführung eines neuen Spesenprogramms

Die Einführung eines Spesenprogramms stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Von der schwierigen technischen Implementierung bis hin zur laufenden Wartung - hier sind einige häufig zu berücksichtigende Probleme:

• Change Management: Jedes neue Verfahren, so nützlich es auch sein mag, könnte zunächst auf Widerstand stoßen. Mitarbeitende zögern möglicherweise, neue Technologien oder Arbeitsabläufe einzuführen, insbesondere wenn sie lange Zeit an manuelle Prozesse gewöhnt waren.

• Systemeinrichtung: Die Einrichtung eines neuen Spesenmanagementprogramms umfasst die Konfiguration der Software, die Integration in andere Systeme, die Definition von Richtlinien und die Schulung von Mitarbeitenden. Dies kann zeitaufwändig und komplex sein, insbesondere für größere Organisationen mit mehreren Abteilungen oder Standorten.

• Datenmigration und -integration: Die Migration historischer Spesendaten auf die neue Plattform kann eine Herausforderung darstellen. Sorgen Sie für eine einfache Integration in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System (Enterprise Resource Planning) für reibungslosen Datenfluss und Berichterstattung.

• Durchsetzung von Richtlinien: Die Einrichtung und Durchsetzung klarer Spesenrichtlinien kann schwierig sein, insbesondere wenn es Grauzonen oder Ausnahmen gibt.

• Akzeptanz und Nutzerengagement: Es kann mühsam sein, die Mitarbeitenden davon zu überzeugen, das neue System zu nutzen und Spesen rechtzeitig einzureichen. Mangelnde Akzeptanz kann zu unvollständigen Daten, verzögerten Erstattungen und Frustration für Mitarbeitende und Finanzteams führen.

• Wartung und Verbesserung: Ein Spesenmanagementprogramm erfordert fortlaufende Überwachung, Aktualisierung und Verbesserung, um mit den sich ändernden Geschäftsanforderungen und sich entwickelnden Technologien Schritt zu halten.

• Kosten: Neue Spesenmanagementprogramme sind mit Vorlaufkosten wie Softwarelizenzen, Schulungen und möglichen Beratungsgebühren verbunden. Berücksichtigen Sie diese in Ihrem Budget, um Ihren Return on Investment im Laufe der Zeit genau zu berechnen.

• Technische Probleme: Selbst bei der besten Software kann es gelegentlich zu technischen Problemen kommen. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu zuverlässigem Kundensupport und zeitnaher Fehlerbehebung haben, um Unterbrechungen zu minimieren und einen reibungslosen Programmablauf zu gewährleisten.