Eine Flottenmanagementkarte, auch Tankkarte genannt, ist eine Zahlungskarte für Unternehmen, die Fahrzeugflotten betreiben. Sie ermöglicht Fahrern und Fahrerinnen, Kraftstoff, Wartung und andere damit verbundene Ausgaben zu bezahlen, ohne persönliche Mittel oder Bargeld zu verwenden. Flottenkarten ermöglichen Unternehmen eine bessere Kontrolle über die Ausgaben und bieten Funktionen wie detaillierte Transaktionsverfolgung, anpassbare Ausgabelimits und Rabatte bei teilnehmenden Anbietern. Sie können die Ausgabenverwaltung vereinfachen und Betrug verhindern.

Flottenmanagementkarten sind ein wichtiger Bestandteil des Marktes für Flottenmanagement-Software, der voraussichtlich von etwa 23,7 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 auf fast 116,6 Milliarden US-Dollar im Jahr 2032 wachsen wird. Im Folgenden erklären wir, was Unternehmen über Flottenmanagementkarten wissen sollten: wie sie verwendet werden, wie Sie mit ihrer Nutzung beginnen können wie Sie den richtigen Kartenanbieter auswählen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wofür werden Flottenmanagementkarten verwendet?
  
• Wie funktionieren Flottenmanagementkarten?
  
• Gemeinsame Funktionen von Flottenmanagementkarten
  
• Der Einstieg in das Flottenmanagement als Unternehmen
  
• Vergleich von Kartenanbietern für das Flottenmanagement
  

Wofür werden Flottenmanagementkarten verwendet?

Unternehmen, die Fahrzeuge betreiben, nutzen Flottenmanagementkarten, um Einkäufe zu tätigen, Ausgaben zu verfolgen und um ihre Betriebsabläufe zu unterstützen. So gehen sie vor:

• Kraftstoffeinkäufe: Unternehmen nutzen Flottenkarten in erster Linie, um Kraftstoff zu kaufen, oft an einem Netz von Tankstellen und manchmal mit ausgehandelten Rabatten. Dies kann zu erheblichen Einsparungen führen, insbesondere für Unternehmen mit großen Flotten.

• Wartungsarbeiten: Mit Flottenkarten können Unternehmen regelmäßige Wartungen und notwendige Reparaturen wie Ölwechsel und Reifenwechsel erwerben.

• Ausgabenverfolgung und -verwaltung: Unternehmen verwenden Flottenkarten, um jede mit einem Fahrzeug verbundene Transaktion zu verfolgen. Dies hilft ihnen, das Ausgabenverhalten zu überwachen, Einsparpotenziale zu identifizieren und Ressourcen effektiver zuzuweisen. Es kann auch den Verwaltungsaufwand für die Verwaltung von Quittungen und Erstattungen reduzieren, indem es fahrzeugbezogene Ausgaben auf einer einzigen Plattform konsolidiert.

• Kontrolle und Sicherheit: Geschäftsführer/innen legen Ausgabelimits und Beschränkungen für die Arten von Einkäufen fest, die Mitarbeiter/innen mit Flottenkarten tätigen können. Manager/innen können die Verwendung der Karte auf kraftstoff- und wartungsbezogene Käufe beschränken. Es ist auch möglich, dass bei Nutzung dieser Karten an der Verkaufsstelle die Fahrer-ID angegeben oder der Kilometerzähler ausgelesen werden muss, um zusätzliche Sicherheit zu bieten und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

• Berichte und Analysen: Flottenmanagementkarten bieten detaillierte Berichte, in denen die Ausgaben nach Fahrzeug, Ausgabentyp, Fahrer/in und mehr aufgeschlüsselt sind. Diese Berichte helfen bei strategischen Entscheidungen in Bezug auf die Budgetierung und die Finanzplanung.

• Nutzung an mehreren Standorten: Flottenkarten können an unterschiedliche regionale Anforderungen, wie z. B. Änderungen bei der Währung, angepasst werden. Dadurch werden vereinfacht Logistik- und Buchhaltungsprozesse für Unternehmen vereinfacht, die an mehreren Standorten oder grenzüberschreitend tätig sind.

Wie funktionieren Flottenmanagementkarten?

Karten für das Flottenmanagement sind Kreditkarten sehr ähnlich, bieten aber in der Regel zusätzliche Funktionen und Kontrollen, die speziell für Unternehmen gedacht sind, die Fahrzeugflotten verwalten. So funktionieren sie:

• Anwendung und Einrichtung: Ein Unternehmen beantragt eine Flottenkarte über einen Anbieter, häufig einem Kraftstoffunternehmen oder einem Finanzinstitut. Bei der Einrichtung legt das Unternehmen Ausgabenlimits und Kaufbeschränkungen fest (z. B. nur Kraftstoff) und weist einzelnen Fahrern/Fahrerinnen und Fahrzeugen Karten zu.

• Kartennutzung: Die Fahrer verwenden die Karte wie eine Kreditkarte bei autorisierten Händlern/Händlerinnen. In der Regel sind dies Tankstellen, Reparaturwerkstätten und Mautstellen. Die Fahrer/innen müssen möglicherweise zusätzliche Informationen wie Fahrzeug-ID und Kilometerstand angeben.

• Nachverfolgung von Transaktionen: Die Karte zeichnet jede Transaktion auf und stellt dem Unternehmen detaillierte Informationen zur Verfügung. Zu diesen Informationen gehören Datum, Uhrzeit, Ort, ausgegebener Betrag und manchmal auch der Kilometerstand des Fahrzeugs.

• Abrechnung und Berichterstellung: Der Anbieter sendet dem Unternehmen eine Sammelrechnung, in der Regel monatlich, mit einer Aufstellung der Transaktionen für jede Karte. Dies vereinfacht die Buchhaltung und ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben zu verfolgen und potenziellen Missbrauch zu erkennen.

• Ausgabenmanagement und -kontrolle: Unternehmen können auf Onlineportale oder Software zugreifen, um Karten zu verwalten, Ausgabenlimits anzupassen, Berichte zu erstellen und den Kraftstoffverbrauch oder die Wartungskosten zu überwachen.

Gemeinsame Funktionen von Flottenmanagementkarten

Flottenmanagementkarten verfügen über Funktionen, die Unternehmen dabei helfen, fahrzeugbezogene Ausgaben effizient zu verwalten. Hier sind einige der häufigsten Funktionen:

• Rabatte auf Kraftstoff: Viele Flottenkarten bieten Rabatte auf Tankeinkäufe.

• Wartungsrabatte: Einige Karten gewähren Ermäßigungen auf Wartungs- und Reparaturdienstleistungen an teilnehmenden Standorten.

• Anpassbare Ausgabenlimits: Unternehmen können für jede Karte bestimmte Ausgabenlimits festlegen, um die Ausgaben zu kontrollieren und unbefugte Käufe zu verhindern.

• Transaktionskontrollen: Unternehmen können Karten so konfigurieren, dass nur bestimmte Arten von Einkäufen zugelassen werden und diese auf bestimmte Tages- und Wochentage beschränkt sind.

• Fahrer-PINs: Unternehmen können jedem Fahrer/der Fahrerin eine eindeutige PIN zuweisen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Nutzer/innen Transaktionen durchführen können. Dadurch wird die Sicherheit noch weiter verbessert.

• Berichte und Analysen: Flottenkarten bieten in der Regel Zugriff auf eine Verwaltungsplattform, die detaillierte Berichte und Analysen bereitstellt. In diesen Berichten können die Ausgaben nach Fahrer/in, Fahrzeug, Ausgabentyp und mehr aufgeteilt werden.

• Vernetzung mit Ausgabenmanagementsystemen: Viele Flottenkarten können direkt in die bestehende Buchhaltungs- oder Ausgabenmanagementsoftware eines Unternehmens integriert werden. Dadurch wird die Buchhaltung und die Finanzberichterstattung weiter vereinfacht.

• Warnungen und Benachrichtigungen in Echtzeit: Unternehmen können Warnungen bei ungewöhnlichem Ausgabeverhalten oder anderen Anomalien implementieren, um potenziellen Problemen wie Betrug und Missbrauch schnell zu begegnen.

• Geolokalisierungsdienste: Einige Karten sind mit GPS ausgestattet, sodass Unternehmen den Standort einer Transaktion verfolgen können. Dies hilft dabei, Flottenbewegungen zu überwachen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.

• Unterstützung für mobile Apps: Viele Anbieter/innen von Flottenkarten bieten mobile Apps an, mit denen ein/e Fahrer/in sein/ihr Guthaben überprüfen und die nächste Tankstelle oder das nächste Servicecenter finden kann, das seine/ihre Karte akzeptiert.

Der Einstieg in das Flottenmanagement als Unternehmen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um als Unternehmen mit der Flottenverwaltung zu beginnen:

• Fahrzeugbewertung: Erstellen Sie eine Liste aller Fahrzeuge, die Sie besitzen. Geben Sie das Alter und den Typ des Fahrzeugs sowie die Kosten für Kraftstoff und Wartung an.

• Operative Überprüfung: Schätzen Sie ein, wie jedes Fahrzeug täglich genutzt wird. Gibt es Fahrzeuge, die überlastet sind oder kaum genutzt werden? Dieser Schritt hilft dabei, Ineffizienzen zu erkennen und Ihre Flotte besser auf die tatsächlichen Geschäftsanforderungen abzustimmen.

• Rightsizing: Passen Sie die Größe und Zusammensetzung Ihrer Flotte an Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen an.

• Lebenszyklusmanagement: Entwickeln Sie einen klaren Plan, wann ältere Fahrzeuge ausgemustert und neuere, kostengünstigere Fahrzeuge angeschafft werden sollen. Berücksichtigen Sie die Kosten des gesamten Lebenszyklus, einschließlich des potenziellen Wiederverkaufswerts.

• Implementierung von Telematik: Statten Sie Ihre Fahrzeuge mit GPS und Telematik aus, um in Echtzeit zu verfolgen, wo sie sich befinden und wie sie genutzt werden. Diese Technologie kann auch das Fahrerverhalten und den Fahrzeugzustand verfolgen.

• Softwarelösungen: Entscheiden Sie sich für eine Flottenmanagement-Software, die sich in Ihre anderen Geschäftssysteme integrieren lässt. Die Kompatibilität mit Mobilgeräten ermöglicht die Verwaltung von unterwegs aus.

• Richtlinienhandbuch: Erstellen Sie ein detailliertes Handbuch, in dem alles erklärt wird, von der Frage, wer die Fahrzeuge fahren darf, bis hin zur Meldung eines Unfalls.

• Budgetierung: Legen Sie ein Budget fest, das alle erwarteten Kosten abdeckt und Einsparungen durch geplante Verbesserungen vorsieht.

• Kostenverfolgung und -reduzierung: Verwenden Sie Flottenkarten für alle fahrzeugbezogenen Einkäufe, um Transaktionen zu vereinfachen und Daten darüber zu sammeln, wo Sie Kosten sparen können.

• Auswahl und Ausbildung: Seien Sie wählerisch, wer als Fahrer/in in Ihrer Flotte in Frage kommt. Führen Sie Schulungen zum sicheren Fahren, zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur Einhaltung interner Richtlinien durch.

• Sicherheitsanreize: Motivieren Sie Ihr Team mit Anreizen für sicheres Fahren.

• Umweltfreundliche Praktiken: Ermutigen Sie die Fahrer/innen zu umweltfreundlichen Fahrweisen und planen Sie kraftstoffsparende Routen. Informieren Sie sich über alternative Kraftstoffe, die Ihren CO₂-Fußabdruck verringern könnten. Planen Sie langfristig eine Umstellung auf Hybrid- oder Elektrofahrzeuge für Ihren Betrieb ein, wenn dies möglich ist.

• Wichtige Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) und Dashboards: Klären Sie KPIs für Aspekte wie Kosteneffizienz und Fahrzeugverfügbarkeit. Verwenden Sie Dashboards, um die Leistung Ihrer Flotte anhand dieser Metriken zu überwachen.

• Regelmäßige Audits und Anpassungen: Überprüfen Sie die Leistung Ihrer Flotte alle zwei Jahre. Passen Sie Ihre Taktik basierend auf den Ergebnissen und Trends an.

Vergleich von Kartenanbietern für das Flottenmanagement

Darauf sollten Sie beim Vergleich von Anbietern von Flottenmanagementkarten achten.

Reichweite und Akzeptanz

• Prüfen Sie, in welchem Radius die Karte akzeptiert wird, insbesondere wenn Ihre Flotte regional oder national unterwegs ist. Ein größeres Netzwerk bedeutet mehr Orte, an denen Ihre Fahrer/innen tanken oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen können, ohne ihre Route verlassen zu müssen.

• Überlegen Sie, ob die Karte an Tankstellen akzeptiert wird, die sich entlang Ihrer Routen befinden und die wettbewerbsfähige Preise haben.

Kosten- und Gebührenstruktur

• Sehen Sie sich die Gebührenstruktur an, einschließlich monatlicher oder jährlicher Gebühren, Transaktionsgebühren und versteckter Kosten. Ein Vergleich kann Ihnen helfen, nicht mehr als nötig zu bezahlen.

• Prüfen Sie, welche Rabatte auf Kraftstoff, Wartung und andere Dienstleistungen verfügbar sind. Mit einigen Karten lassen sich beträchtliche Einsparungen erzielen, durch die andere Kosten ausgeglichen werden können.

Verwaltungsfunktionen

• Prüfen Sie, ob die Karten über anpassbare Steuerelemente verfügen, um die Ausgaben nach Kategorie, Betrag oder sogar Tageszeit einzuschränken.

• Profitieren Sie von Echtzeit-Transaktionsverfolgung und anpassbaren Warnungen bei ungewöhnlichen Aktivitäten, um Unterstützung beim Risikomanagement zu erhalten und Betrug vorzubeugen.

Berichte und Analysen

• Ermitteln Sie, wie zugänglich und nutzerfreundlich die Berichtsfunktionen des Anbieters sind. Detaillierte Berichte können Ihnen helfen, Ausgabenmuster zu analysieren, Kosten zu verfolgen und den Flottenbetrieb zu verbessern.

• Prüfen Sie, ob sich das Flottenkartensystem problemlos in Ihre bestehende Buchhaltungs- oder Flottenmanagementsoftware integrieren lässt.

Kundenbetreuung

• Suchen Sie nach Anbietern/Anbieterinnen, die für exzellenten Service bekannt sind. Stellen Sie sicher, dass der Support rund um die Uhr (24/7) verfügbar ist, insbesondere wenn Ihre Flotte außerhalb der normalen Geschäftszeiten agiert.
  

Sicherheitsfunktionen

• Informieren Sie sich über die Sicherheitsmaßnahmen der Karte. Dazu gehören beispielsweise PIN-Anforderungen, Abfragen von Kilometerständen an der Zapfsäule oder die Möglichkeit, verlorene oder gestohlene Karten schnell zu sperren. Bei einigen Karten ist als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme bei jeder Transaktion eine Verifizierung der Fahrer-ID erforderlich.
  

Flexibilität

• Achten Sie auf Flexibilität bei der Festlegung von Grenzwerten und Kontrollen, damit sie Ihren betrieblichen Anforderungen entsprechen.

• Überlegen Sie, ob der Kartenanbieter mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann, wenn dieses wächst und sich die Flottenanforderungen ändern.