Une carte de gestion de flotte, également connue sous le nom de carte carburant, est une carte de paiement conçue pour les entreprises qui exploitent des flottes de véhicules. Elle permet aux conducteurs d’acheter du carburant, de l’entretien et d’autres dépenses connexes sans utiliser de fonds personnels ou de l’argent. Les cartes de flotte offrent aux entreprises un meilleur contrôle sur leurs dépenses et offrent des fonctionnalités telles qu’un suivi détaillé des transactions, des limites de dépenses personnalisables et des remises chez les fournisseurs participants. Celles-ci peuvent simplifier les processus de gestion des dépenses et minimiser la fraude.

Les cartes de gestion de flotte sont une composante importante du marché des logiciels de gestion de flotte, qui devrait passer d’environ 23,7 milliards de dollars en 2023 à près de 116,6 milliards de dollars d’ici 2032. Vous trouverez ci-dessous ce que les entreprises doivent savoir sur les cartes de gestion de flotte : comment les utiliser, comment commencer à les utiliser et comment choisir le bon fournisseur de cartes.

Que contient cet article?

• À quoi servent les cartes de gestion de flotte?
  
• Comment fonctionnent les cartes de gestion de flotte?
  
• Caractéristiques communes des cartes de gestion de flotte
  
• Comment se lancer dans la gestion de flotte en tant qu’entreprise
  
• Comparaison des fournisseurs de cartes de gestion de flotte
  

À quoi servent les cartes de gestion de flotte?

Les entreprises qui exploitent des véhicules utilisent des cartes de gestion de flotte pour effectuer leurs achats, suivre leurs dépenses et soutenir leurs opérations. Voici comment ils s’y prennent :

• Achats de carburant : Les entreprises utilisent les cartes de flotte principalement pour acheter du carburant, souvent dans un réseau de stations et parfois avec des remises négociées. Cela peut permettre de réaliser des économies substantielles, en particulier pour les entreprises disposant de flottes importantes.

• Services d’entretien : Avec les cartes de flotte, les entreprises peuvent acheter l’entretien régulier et les réparations nécessaires telles que les vidanges d’huile et le changement des pneus.

• Suivi et gestion des dépenses : Les entreprises utilisent des cartes de flotte pour suivre chaque transaction associée à un véhicule. Cela leur permet de surveiller les habitudes de dépenses, d’identifier les économies potentielles et d’allouer les ressources plus efficacement. Elle peut également réduire la charge administrative liée à la gestion des reçus et des remboursements en regroupant les dépenses liées aux véhicules sur une seule plateforme.

• Contrôle et sécurité : Les chefs d’entreprise fixent des limites de dépenses et des restrictions sur les types d’achats que les employés peuvent effectuer avec les cartes de flotte. Les gestionnaires peuvent limiter l’utilisation de la carte aux achats liés au carburant et à l’entretien. Ou encore, ces cartes peuvent exiger l’identification du conducteur ou la lecture de l’odomètre au point de vente pour une couche supplémentaire de sécurité et de conformité.

• Rapports et analyses : Les cartes de gestion de flotte fournissent des rapports détaillés qui répartissent les dépenses par véhicule, le type de dépense, le conducteur, etc. Ces rapports aident à prendre des décisions stratégiques en matière de budgétisation et de planification financière.

• Prise en charge des opérations multi-sites : Les cartes de flotte peuvent s’adapter à différentes exigences régionales, telles que les changements de devises. Cela simplifie les processus logistiques et comptables pour les entreprises opérant sur plusieurs sites ou au-delà des frontières.

Comment fonctionnent les cartes de gestion de flotte?

Les cartes de gestion de flotte sont très similaires aux cartes de crédit, mais offrent généralement des fonctionnalités et des contrôles supplémentaires destinés spécifiquement aux entreprises qui gèrent des flottes de véhicules. Voici comment elles fonctionnent :

• Application et mise en place : Une entreprise demande une carte de gestion de flotte par l’intermédiaire d’un fournisseur, qui est souvent une société de carburant ou une institution financière. Lors de la configuration, l’entreprise fixe des limites de dépenses, des restrictions d’achat (par exemple, carburant uniquement) et attribue des cartes à des conducteurs ou à des véhicules individuels.

• Utilisation de la carte : Les conducteurs utilisent la carte comme une carte de crédit chez les commerçants agréés, qui sont généralement des stations-service, des ateliers de réparation et des postes de péage. Les conducteurs peuvent avoir besoin de fournir des informations supplémentaires telles que l’identification du véhicule et les lectures de l’odomètre.

• Suivi des transactions : La carte enregistre chaque transaction et fournit des informations détaillées à l’entreprise. Ces informations comprennent la date, l’heure, le lieu, le montant dépensé et parfois le kilométrage du véhicule.

• Facturation et rapports : Le fournisseur envoie une facture consolidée à l’entreprise, généralement sur une base mensuelle, avec des transactions détaillées pour chaque carte. Cela simplifie la comptabilité et permet aux entreprises de suivre les dépenses et d’identifier les abus potentiels.

• Gestion et contrôle des dépenses : Les entreprises peuvent accéder à des portails ou à des logiciels en ligne pour gérer les cartes, ajuster les limites de dépenses, générer des rapports et surveiller la consommation de carburant ou les coûts d’entretien.

Caractéristiques communes des cartes de gestion de flotte

Les cartes de gestion de flotte offrent des fonctionnalités qui aident les entreprises à gérer efficacement les dépenses liées aux véhicules. Voici quelques-unes des caractéristiques les plus courantes :

• Rabais sur le carburant : De nombreuses cartes de flotte offrent des réductions sur les achats de carburant.

• Remises sur l’entretien : Certaines cartes offrent des rabais sur les services d’entretien et de réparation dans les établissements participants.

• Limites de dépenses personnalisables : Les entreprises peuvent fixer des limites de dépenses spécifiques pour chaque carte afin de contrôler les dépenses et d’empêcher les achats non autorisés.

• Contrôles des transactions : Les entreprises peuvent configurer les cartes de manière à n’autoriser que certains types d’achats et à les limiter à des moments spécifiques de la journée ou à des jours de la semaine.

• NIP du conducteur : Les entreprises peuvent attribuer un NIP unique à chaque conducteur afin de s’assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent effectuer des transactions, ce qui ajoute une couche supplémentaire de sécurité.

• Rapports et analyses : Les cartes de flotte donnent généralement accès à une plateforme de gestion qui fournit des rapports et des analyses détaillés. Ces rapports peuvent segmenter les dépenses par conducteur, véhicule, type de dépense, etc.

• Intégration avec les systèmes de gestion des dépenses : De nombreuses cartes de flotte peuvent s’intégrer directement au logiciel de comptabilité ou de gestion des dépenses existant d’une entreprise. Cela simplifie encore la comptabilité et l’information financière.

• Alertes et notifications en temps réel : Les entreprises peuvent mettre en place des alertes en cas de habitudes de dépenses inhabituelles ou d’autres anomalies afin de résoudre rapidement les problèmes potentiels tels que la fraude et les abus.

• Services de géolocalisation : Certaines cartes sont dotées d’un GPS qui permet aux entreprises de suivre l’emplacement d’une transaction. Cela permet de surveiller les mouvements de la flotte et d’assurer le respect des politiques de l’entreprise.

• Prise en charge de l’application mobile : De nombreux fournisseurs de cartes de flotte proposent des applications mobiles qui permettent au conducteur de vérifier son solde et de trouver la station-service ou le centre de service le plus proche qui accepte sa carte.

Comment se lancer dans la gestion de flotte en tant qu’entreprise

Pour vous lancer dans la gestion de flotte en tant qu’entreprise, procédez comme suit :

• Évaluation du véhicule : Faites une liste de chaque véhicule que vous possédez. Indiquez l’âge, le type et les coûts de carburant et d’entretien du véhicule.

• Revue opérationnelle : Évaluez l’utilisation quotidienne de chaque véhicule. Y a-t-il des véhicules surchargés ou peu utilisés? Cette étape permet d’identifier les inefficacités et de mieux aligner votre flotte sur les besoins réels de l’entreprise.

• Dimensionnement : Ajustez la taille et la composition de votre flotte en fonction de vos besoins actuels et futurs.

• Gestion du cycle de vie : Élaborez un plan clair quant au moment de la mise à la retraite des véhicules plus anciens et de l’achat de véhicules plus récents et plus rentables. Tenez compte des coûts de l’ensemble du cycle de vie, y compris la valeur de revente potentielle.

• Mise en œuvre de la télématique : Équipez vos véhicules d’un GPS et de la télématique pour garder un œil en temps réel sur l’endroit où ils se trouvent et comment ils sont utilisés. Cette technologie peut également suivre le comportement du conducteur et l’état du véhicule.

• Solutions logicielles : Choisissez un logiciel de gestion de flotte capable de s’intégrer à vos autres systèmes d’entreprise. La compatibilité mobile permet une gestion en déplacement.

• Manuel des politiques : Créez un manuel détaillé qui explique tout, de qui peut conduire les véhicules à la façon de signaler un accident.

• Budgétisation : Établissez un budget qui couvre tous les coûts prévus et prévoit les économies réalisées grâce aux améliorations prévues.

• Suivi et réduction des coûts : Utilisez des cartes de flotte pour tous les achats liés aux véhicules afin de simplifier les transactions et de recueillir des données sur les domaines où vous pouvez réduire les coûts.

• Sélection et formation : Soyez sélectif quant aux conducteurs de votre flotte. Offrez une formation sur la conduite sécuritaire, la conformité légale et le respect des politiques internes.

• Incitations à la sécurité : Motivez votre équipe avec des incitations à conduire en toute sécurité.

• Pratiques éco-responsables : Encouragez les conducteurs à adopter des pratiques de conduite respectueuses de l’environnement et à planifier des itinéraires économes en carburant. Faites des recherches sur des carburants alternatifs qui pourraient réduire votre empreinte carbone. À long terme, prévoyez un virage vers des véhicules hybrides ou électriques pour vos opérations, si possible.

• Indicateurs de rendement clés (IRC) et tableaux de bord : Clarifiez les indicateurs rendement clés pour des aspects tels que la rentabilité et la disponibilité des véhicules. Utilisez des tableaux de bord pour surveiller les performances de votre flotte par rapport à ces indicateurs.

• Audits et ajustements réguliers : Examinez les performances de votre flotte deux fois par an. Ajustez vos tactiques en fonction des résultats et des tendances.

Comparaison des fournisseurs de cartes de gestion de flotte

Voici ce qu’il faut rechercher lorsque vous comparez les fournisseurs de cartes de gestion de flotte.

Couverture et acceptation

• Vérifiez dans quelle mesure la carte est acceptée, surtout si votre flotte se déplace à l’échelle régionale ou nationale. Un réseau plus important signifie plus d’endroits où vos chauffeurs peuvent faire le plein ou obtenir des services sans dévier de leur trajectoire.

• Demandez-vous si la carte est acceptée dans les stations-service qui se trouvent le long de vos itinéraires et qui offrent des prix compétitifs.

Structure des coûts et des frais

• Examinez la structure des frais, y compris les frais mensuels ou annuels, les frais de transaction et les coûts cachés. En les comparant, vous pouvez éviter de payer plus que nécessaire.

• Évaluez les rabais sur le carburant, l’entretien et les autres services disponibles. Certaines cartes permettent de réaliser des économies substantielles qui peuvent compenser d’autres coûts.

Fonctionnalités de gestion

• Vérifiez si les cartes sont dotées de commandes personnalisables permettant de restreindre les dépenses par catégorie, montant ou même heure de la journée.

• Recherchez un suivi des transactions en temps réel et des alertes personnalisables en cas d’activités inhabituelles pour vous aider à gérer les risques et à prévenir la fraude.

Rapports et analyses

• Déterminez dans quelle mesure les fonctionnalités de production de rapports du fournisseur sont accessibles et conviviales. Des rapports détaillés peuvent vous aider à analyser les habitudes de dépenses, à suivre les coûts et à améliorer les opérations de la flotte.

• Vérifiez si le système de cartes de flotte peut s’intégrer facilement à votre logiciel de comptabilité ou de gestion de flotte existant.

Service à la clientèle

• Trouvez des fournisseurs qui ont la réputation d’offrir un excellent service. Assurez-vous que l’assistance est disponible 24 heures sur 24, sept jours sur sept, en particulier si votre flotte fonctionne en dehors des heures normales de bureau.
  

Fonctionnalités de sécurité

• Renseignez-vous sur les mesures de sécurité de la carte. Il peut s’agir d’exigences en matière de NIP, d’invites pour les lectures d’odomètre ou de la possibilité d’annuler rapidement les cartes perdues ou volées. Certaines cartes exigent une vérification de l’identité du conducteur pour chaque transaction afin d’ajouter une couche de sécurité supplémentaire.
  

Flexibilité

• Recherchez la flexibilité dans l’établissement de limites et de contrôles afin qu’ils correspondent à vos besoins opérationnels.

• Demandez-vous si le fournisseur de carte peut évoluer avec votre entreprise à mesure qu’elle se développe et que les besoins de la flotte évoluent.