Ett drivmedelskort, även kallat bränslekort, är ett betalkort som är utformat för företag som driver fordonsflottor. Det gör det möjligt för förare att köpa bränsle, underhåll och andra relaterade utgifter utan att använda personliga medel eller kontanter. Drivmedelskort ger företag större kontroll över utgifterna och erbjuder funktioner som detaljerad transaktionsspårning, anpassningsbara utgiftsgränser och rabatter hos deltagande leverantörer. Dessa kan förenkla processer för utgiftshantering och minimera bedrägerier.

Drivmedelskort är en viktig komponent på marknaden för programvara för hantering av fordonsflottor, som förväntas växa från cirka 23,7 miljarder USD 2023 till nästan 116,6 miljarder USD år 2032. Nedan förklarar vi vad företag bör veta om drivmedelskort: hur de används, hur du kommer igång med dem och hur man väljer rätt kortleverantör.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad används drivmedelskort till?
  
• Hur fungerar drivmedelskort?
  
• Vanliga funktioner för drivmedelskort
  
• Så här kommer du igång med hantering av fordonsflotta som företag
  
• Jämförelse av leverantörer av drivmedelskort
  

Vad används drivmedelskort till?

Företag som använder fordon i sin verksamhet använder drivmedelskort för att göra inköp, spåra utgifter och stödja den operativa verksamheten. Så här gör de:

• Inköp av bränsle: Företag använder drivmedelskort främst för att köpa bränsle, ofta på ett nätverk av stationer och ibland med förhandlade rabatter. Detta kan leda till betydande besparingar, särskilt för företag med stora flottor.

• Underhållstjänster: Med drivmedelskort kan företag köpa regelbundet underhåll och nödvändiga reparationer som byte av olja och däck.

• Spårning och hantering av utgifter: Företag använder drivmedelskort för att spåra alla transaktioner som är kopplade till ett fordon. Detta hjälper dem att övervaka utgiftsmönster, identifiera potentiella besparingar och fördela resurser mer effektivt. Det kan också minska den administrativa bördan med att hantera kvitton och ersättningar genom att samla fordonsrelaterade utgifter på en enda plattform.

• Kontroll och säkerhet: Företagsledare ställer in utgiftsgränser och begränsningar för vilka typer av inköp som anställda kan göra med drivmedelskort. Ansvariga kan begränsa kortanvändningen till bränsle- och underhållsrelaterade inköp. Eller så kan dessa kort kräva förar-ID eller vägmätarställningar vid försäljningsstället för extra säkerhet och efterlevnad.

• Rapportering och analys: Drivmedelskort innehåller detaljerade rapporter med specifikationer om utgifter efter fordon, utgiftstyp, förare med mera. Dessa rapporter hjälper till med strategiska beslut om budgetering och ekonomisk planering.

• Stöd för operativ verksamhet på flera platser: Drivmedelskort kan anpassas till olika regionala krav, till exempel valutaförändringar. Detta förenklar logistik- och redovisningsprocesser för företag som är verksamma på flera platser eller över gränserna.

Hur fungerar drivmedelskort?

Drivmedelskort påminner till stor del om kreditkort men erbjuder vanligtvis ytterligare funktioner och kontroller som är särskilt avsedda för företag som hanterar fordonsflottor. Så här fungerar de:

• Ansökan och konfiguration: Företag ansöker om ett drivmedelskort via en leverantör som ofta är ett drivmedelsbolag eller ett finansinstitut. Under konfigurationen anger företaget utgiftsgränser, köpbegränsningar (t.ex. endast bränsle) och tilldelar kort till enskilda förare eller fordon.

• Kortanvändning: Förare använder kortet som ett kreditkort hos auktoriserade handlare som vanligtvis är bensinstationer, verkstäder och vägtullstationer. Förare kan behöva tillhandahålla ytterligare information, t.ex. fordons-ID och vägmätarställningar.

• Transaktionsspårning: Kortet registrerar varje transaktion och ger detaljerad information till företaget. Denna information inkluderar datum, tid, plats, spenderat belopp och ibland fordonets körsträcka.

• Fakturering och rapportering: Leverantören skickar en konsoliderad faktura till företaget, vanligtvis varje månad, med specificerade transaktioner för varje kort. Detta förenklar redovisningen och gör det möjligt för företag att spåra utgifter och identifiera potentiellt missbruk.

• Hantering och kontroll av utgifter: Företag kan få tillgång till onlineportaler eller programvara för att hantera kort, justera utgiftsgränser, generera rapporter och övervaka bränsleförbrukning eller underhållskostnader.

Vanliga funktioner för drivmedelskort

Drivmedelskort har funktioner som hjälper företag att hantera fordonsrelaterade utgifter på ett effektivt sätt. Här är några av de vanligaste funktionerna:

• Rabatter på bränsle: Många drivmedelskort har rabatter på bränsleköp.

• Rabatter på underhåll: Vissa kort ger rabatter på underhålls- och reparationstjänster på deltagande platser.

• Anpassningsbara utgiftsgränser: Företag kan ange specifika utgiftsgränser för varje kort för att kontrollera utgifter och förhindra obehöriga köp.

• Transaktionskontroller: Företag kan konfigurera kort så att de endast tillåter vissa typer av inköp och kan begränsa dem till specifika tider på dagen eller dagar i veckan.

• PIN-koder för förare: Företag kan tilldela varje förare en unik PIN-kod för att säkerställa att endast behöriga användare kan göra transaktioner, vilket lägger till ytterligare ett säkerhetslager.

• Rapportering och analys: I drivmedelskort ingår vanligtvis en hanteringsplattform med detaljerade rapporter och analyser. Dessa rapporter kan segmentera utgifter efter förare, fordon, utgiftstyp och mer.

• Integration med utgiftshanteringssystem: Många drivmedelskort kan integreras direkt med ett företags befintliga programvara för redovisning eller kostnadshantering. Detta förenklar bokföringen och den finansiella rapporteringen ytterligare.

• Varningar och aviseringar i realtid: Företag kan implementera varningar för ovanliga utgiftsmönster eller andra avvikelser för att snabbt åtgärda potentiella problem som bedrägeri och missbruk.

• Geolokaliseringstjänster: Vissa kort har GPS-funktioner som gör det möjligt för företag att spåra platsen för en transaktion. Detta hjälper till att övervaka fordonsflottans rörelser och säkerställa efterlevnad av företagets policyer.

• Stöd för mobilappar: Många leverantörer av drivmedelskort har mobilappar som gör det möjligt för en förare att kontrollera sitt saldo och hitta närmaste bensinstation eller servicecenter som tar emot deras kort.

Så här kommer du igång med hantering av fordonsflotta som företag

Gör så här för att komma igång med hantering av fordonsflotta som företag:

• Bedömning av fordon: Gör en lista över varje fordon du äger. Inkludera fordonets ålder, typ och kostnader för bränsle och underhåll.

• Granskning av verksamheten: Utvärdera hur varje fordon används dagligen. Finns det fordon som används för mycket eller för lite? Det här steget hjälper dig att identifiera ineffektivitet och bättre anpassa flottan till de faktiska affärsbehoven.

• Omstrukturering: Justera flottans storlek och sammansättning baserat på dina nuvarande och framtida behov.

• Hantering av livscykeln: Utveckla en tydlig plan för när man ska sluta använda äldre fordon och ta in nya, mer kostnadseffektiva fordon. Tänk på kostnaderna för hela livscykeln, inklusive potentiellt andrahandsvärde.

• Implementering av telematik: Utrusta dina fordon med GPS och telematik för att i realtid hålla koll på var de är och hur de används. Denna teknik kan också spåra förarens beteende och fordonets hälsa.

• Programvarulösningar: Välj en programvara för hantering av fordonsflotta som kan integreras med dina andra affärssystem. Mobilkompatibilitet möjliggör hantering på språng.

• Policyhandbok: Skapa en detaljerad manual som förklarar allt från vem som får köra fordonen till hur man rapporterar en olycka.

• Budgetering: Upprätta en budget som täcker alla förväntade kostnader och ger prognoser om besparingar utifrån planerade förbättringar.

• Kostnadsspårning och -minskning: Använd drivmedelskort för alla fordonsrelaterade köp för att förenkla transaktioner och samla in data om var du kan skära ner på kostnaderna.

• Urval och utbildning: Var selektiv när det gäller vem som använder din fordonsflotta. Genomför utbildning i säker körning, lagefterlevnad och efterlevnad av interna policyer.

• Säkerhetsincitament: Motivera ditt team med incitament för säker körning.

• Miljövänliga metoder: Uppmuntra förarna att använda miljövänliga körmetoder och planera bränslesnåla rutter. Undersök alternativa bränslen som kan minska ditt koldioxidavtryck. På lång sikt bör du planera en övergång till hybrid- eller elfordon för din verksamhet, om det är möjligt.

• Nyckeltal (KPI:er) och dashboards: Ta fram KPI:er för aspekter som kostnadseffektivitet och fordonstillgänglighet. Använd dashboards för att övervaka fordonsflottans resultat mot dessa nyckeltal.

• Regelbundna revisioner och justeringar: Granska resultaten för fordonsflottan två gånger om året. Justera din taktik baserat på resultat och trender.

Jämförelse av leverantörer av drivmedelskort

Det här ska du tänka på när du jämför leverantörer av drivmedelskort.

Täckning och kortacceptans

• Kontrollera i vilken utsträckning kortet tas emot, särskilt om flottan används regionalt eller nationellt. Ett större nätverk innebär fler platser där dina förare kan tanka eller få service utan att hamna på villovägar.

• Överväg om kortet tas emot på de servicestationer som finns längs dina rutter och som har ett konkurrenskraftigt pris.

Kostnads- och avgiftsstruktur

• Titta på avgiftsstrukturen, inklusive månads- eller årsavgifter, transaktionsavgifter och eventuella dolda kostnader. Att jämföra dessa kan hjälpa dig att undvika betala mer än nödvändigt.

• Utvärdera vilka rabatter på bränsle, underhåll och andra tjänster som finns tillgängliga. Vissa kort ger betydande besparingar som kan kompensera för andra kostnader.

Hanteringsfunktioner

• Kontrollera om korten har anpassningsbara kontroller för att begränsa utgifterna efter kategori, belopp eller till och med tid på dygnet.

• Leta efter transaktionsspårning i realtid och anpassningsbara varningar för ovanliga aktiviteter för att hantera risker och förhindra bedrägerier.

Rapportering och analys

• Ta reda på hur pass tillgängliga och användarvänliga leverantörens rapporteringsfunktioner är. Detaljerad rapportering kan hjälpa dig att analysera utgiftsmönster, spåra kostnader och förbättra driften av fordonsflottan.

• Kontrollera om systemet för drivmedelskort enkelt kan integreras med din befintliga programvara för bokföring eller hantering av fordonsflottan.

Kundtjänst

• Hitta leverantörer med anseende om bra service. Se till att supporten är tillgänglig dygnet runt, särskilt om din flotta arbetar utanför normal kontorstid.
  

Säkerhetsfunktioner

• Undersök kortets säkerhetsåtgärder. Det kan handla om krav på PIN-kod, uppmaningar från pump om vägmätarställningar eller möjligheten att snabbt annullera borttappade eller stulna kort. Vissa kort kräver verifiering av förar-ID för varje transaktion som ett extra säkerhetslager.
  

Flexibilitet

• Leta efter flexibilitet när det gäller att ställa in gränser och kontroller så att de matchar dina operativa krav.

• Fundera på om kortleverantören kan växa tillsammans med ditt företag i takt med att företaget växer och flottans behov förändras.