Una tarjeta de gestión de flotas, también conocida como tarjeta de combustible, es una tarjeta de pago diseñada para empresas que operan flotas de vehículos. Permite a los conductores pagar el combustible, el mantenimiento y otros gastos relacionados sin usar fondos personales o efectivo. Las tarjetas de flota proporcionan a las empresas un mayor control sobre los gastos y ofrecen funciones como un seguimiento detallado de las transacciones, límites de gastos personalizables y descuentos en los proveedores participantes. Esto puede simplificar los procesos de gestión de gastos y minimizar el fraude.

Las tarjetas de gestión de flotas son un componente importante del mercado de software de gestión de flotas, que se prevé que crezca de unos 23.700 millones de dólares en 2023 a casi 116.600 millones de dólares en 2032. A continuación, explicamos lo que las empresas deben saber sobre las tarjetas de gestión de flotas: cómo se utilizan, cómo empezar a usarlas y cómo elegir el proveedor de tarjetas adecuado.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Para qué se utilizan las tarjetas de gestión de flotas?
  
• ¿Cómo funcionan las tarjetas de gestión de flotas?
  
• Características comunes de las tarjetas de gestión de flotas
  
• Cómo empezar con la gestión de flotas como empresa
  
• Comparación de proveedores de tarjetas de gestión de flotas
  

¿Para qué se utilizan las tarjetas de gestión de flotas?

Las empresas que operan vehículos utilizan tarjetas de gestión de flotas para realizar compras, realizar un seguimiento de los gastos y respaldar sus operaciones. Así es como lo hacen:

• Compras de combustible: Las empresas utilizan las tarjetas de flota principalmente para comprar combustible, a menudo en una red de estaciones y, a veces, con descuentos negociados. Esto puede suponer un ahorro sustancial, especialmente para las empresas con grandes flotas.

• Servicios de mantenimiento: Con las tarjetas de flotas, las empresas pueden comprar el mantenimiento regular y las reparaciones necesarias, como cambios de aceite y cambios de neumáticos.

• Seguimiento y gestión de gastos: Las empresas utilizan tarjetas de flotas para realizar un seguimiento de todas las transacciones asociadas a un vehículo. Esto les ayuda a supervisar los patrones de gasto, identificar ahorros potenciales y asignar recursos de manera más efectiva. También puede reducir la carga administrativa de la gestión de recibos y reembolsos al consolidar los gastos relacionados con el vehículo en una única plataforma.

• Control y seguridad: Los gerentes de negocios establecen límites de gasto y restricciones sobre los tipos de compras que los empleados pueden hacer con las tarjetas de flota. Los gerentes pueden restringir el uso de la tarjeta a compras relacionadas con el combustible y el mantenimiento. O bien, estas tarjetas pueden requerir la identificación del conductor o las lecturas del odómetro en el punto de venta para obtener una capa adicional de seguridad y cumplimiento.

• Elaboración de informes y análisis: Las tarjetas de gestión de flotas proporcionan informes detallados que desglosan los gastos por vehículo, tipo de gasto, conductor y mucho más. Estos informes ayudan con las decisiones estratégicas con respecto a la presupuestación y la planificación financiera.

• Soporte para operaciones en múltiples ubicaciones: Las tarjetas de flota pueden adaptarse a diferentes requisitos regionales, como los cambios de moneda. Esto simplifica los procesos logísticos y contables para las empresas que operan en múltiples ubicaciones o a través de las fronteras.

¿Cómo funcionan las tarjetas de gestión de flota?

Las tarjetas de gestión de flotas son muy parecidas a las tarjetas de crédito, pero suelen ofrecer funciones y controles adicionales pensados específicamente para las empresas que gestionan flotas de vehículos. Así es como funcionan:

• Aplicación y configuración: Una empresa solicita una tarjeta de flota a través de un proveedor, que suele ser una empresa de combustible o una institución financiera. Durante la configuración, la empresa define límites de gastos y restricciones de compra (p. ej., solo combustible) y asigna tarjetas a conductores o vehículos particulares.

• Uso de la tarjeta: Los conductores utilizan la tarjeta como una tarjeta de crédito en los comercios autorizados, que suelen ser gasolineras, talleres de reparación y peajes. Es posible que los conductores deban proporcionar información adicional, como la identificación del vehículo y las lecturas del odómetro.

• Seguimiento de transacciones: La tarjeta registra cada transacción, lo que proporciona información detallada a la empresa. Esta información incluye la fecha, la hora, la ubicación, la cantidad gastada y, a veces, el kilometraje del vehículo.

• Facturación y elaboración de informes: El proveedor envía una factura consolidada a la empresa, generalmente mensualmente, con transacciones detalladas para cada tarjeta. Esto simplifica la contabilidad y permite a las empresas hacer un seguimiento de los gastos e identificar posibles usos indebidos.

• Gestión y control de gastos: Las empresas pueden acceder a portales o software en línea para administrar tarjetas, ajustar límites de gastos, generar informes y supervisar el consumo de combustible o los costes de mantenimiento.

Funciones comunes de las tarjetas de gestión de flotas

Las tarjetas de gestión de flotas tienen funciones que ayudan a las empresas a gestionar los gastos relacionados con los vehículos de manera eficiente. Estas son algunas de las características más comunes:

• Descuentos en combustible: Muchas tarjetas de flota tienen descuentos en la compra de combustible.

• Descuentos en mantenimiento: Algunas tarjetas ofrecen descuentos en servicios de mantenimiento y reparación en las ubicaciones participantes.

• Límites de gasto personalizables: Las empresas pueden establecer límites de gastos específicos en cada tarjeta para controlar los gastos y evitar compras no autorizadas.

• Controles de transacciones: Las empresas pueden configurar las tarjetas para que solo permitan ciertos tipos de compras y restringirlas a horas específicas del día o días de la semana.

• PIN del conductor: Las empresas pueden asignar a cada conductor un PIN único para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan realizar transacciones, lo que añade otra capa de seguridad.

• Elaboración de informes y análisis: Las tarjetas de flota suelen tener acceso a una plataforma de gestión que proporciona informes y análisis detallados. Estos informes permiten segmentar los gastos por conductor, vehículo, tipo de gasto y mucho más.

• Integración con sistemas de gestión de gastos: Muchas tarjetas de flota pueden integrarse directamente con el software de contabilidad o gestión de gastos existente de una empresa. Esto simplifica aún más la contabilidad y los informes financieros.

• Alertas y notificaciones en tiempo real: Las empresas pueden implementar alertas para patrones de gasto inusuales u otras anomalías para abordar rápidamente problemas potenciales como el fraude y el uso indebido.

• Servicios de geolocalización: Algunas tarjetas incluyen capacidades de GPS que permiten a las empresas rastrear la ubicación de una transacción. Esto ayuda a monitorear los movimientos de la flota y garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa.

• Soporte de aplicaciones móviles: Muchos proveedores de tarjetas para flotas tienen aplicaciones móviles que permiten al conductor verificar su saldo y encontrar la estación de combustible o el centro de servicio más cercano que acepte su tarjeta.

Cómo empezar con la gestión de flotas como empresa

Para empezar con la gestión de flotas como empresa, sigue estos pasos:

• Valoración del vehículo: Haz una lista de cada vehículo que posees. Incluye la antigüedad del vehículo, el tipo y los costes de combustible y mantenimiento.

• Revisión operativa: Evalúa cómo se utiliza cada vehículo en el día a día. ¿Hay vehículos que están sobrecargados de trabajo o apenas se usan? Este paso ayuda a identificar ineficiencias y a alinear mejor tu flota con las necesidades reales del negocio.

• Redimensionamiento: Ajusta el tamaño y la composición de tu flota en función de tus necesidades actuales y futuras.

• Gestión del ciclo de vida: Desarrolla un plan claro para saber cuándo retirar los vehículos antiguos y adquirir otros más nuevos y rentables. Ten en cuenta los costes de todo el ciclo de vida, incluido el posible valor de reventa.

• Implementación telemática: Equipa tus vehículos con GPS y telemática para mantener un control en tiempo real sobre dónde están y cómo se utilizan. Esta tecnología también puede rastrear el comportamiento del conductor y el estado del vehículo.

• Soluciones de software: Elige un software de gestión de flotas que pueda integrarse con el resto de sistemas de tu empresa. La compatibilidad móvil permite la gestión sobre la marcha.

• Manual de políticas: Crea un manual detallado que explique todo, desde quién puede conducir los vehículos hasta cómo informar de un accidente.

• Elaboración de presupuestos: Establece un presupuesto que cubra todos los costes esperados y pronostique los ahorros de las mejoras planificadas.

• Seguimiento y reducción de costes: Usa las tarjetas de flota para todas las compras relacionadas con el vehículo para simplificar las transacciones y recopilar datos sobre dónde puedes reducir costes.

• Selección y formación: Sé selectivo a la hora de decidir quién conduce tu flota. Realiza formaciones sobre conducción segura, cumplimiento legal y cumplimiento de políticas internas.

• Incentivos de seguridad: Motiva a tu equipo con incentivos para una conducción segura.

• Prácticas respetuosas con el medio ambiente: Alienta a los conductores a adoptar prácticas de conducción ecológicas y planificar rutas eficientes en combustible. Investiga combustibles alternativos que podrían reducir tu huella de carbono. A largo plazo, planifica un cambio hacia vehículos híbridos o eléctricos para tus operaciones, si es posible.

• Indicadores clave de rendimiento (KPI) y cuadros de mando: Aclara los KPI para aspectos como la rentabilidad y el tiempo de actividad del vehículo. Utiliza paneles de control para supervisar el rendimiento de tu flota con respecto a estas métricas.

• Auditorías y ajustes periódicos: Revisa el rendimiento de tu flota semestralmente. Ajusta tus tácticas en función de los resultados y las tendencias.

Comparación de proveedores de tarjetas de gestión de flotas

A continuación, te explicamos lo que debes tener en cuenta al comparar proveedores de tarjetas de gestión de flotas.

Cobertura y aceptación

• Comprueba el grado de aceptación de la tarjeta, sobre todo si tu flota viaja a nivel regional o nacional. Una red más grande significa más lugares donde tus conductores pueden repostar u obtener servicios sin desviarse del rumbo.

• Considera si la tarjeta se acepta en las estaciones de servicio que están a lo largo de tus rutas y tienen precios competitivos.

Estructura de costes y comisiones

• Fíjate en la estructura de las comisiones, incluyendo las comisiones mensuales o anuales, las comisiones por transacción y cualquier coste oculto. Compararlos puede ayudarte a evitar pagar más de lo necesario.

• Evalúa qué descuentos en combustible, mantenimiento y otros servicios están disponibles. Algunas tarjetas proporcionan ahorros sustanciales que pueden compensar otros costes.

Funciones de gestión

• Verifica si las tarjetas tienen controles personalizables para restringir el gasto por categoría, importe o incluso hora del día.

• Busca un seguimiento de las transacciones en tiempo real y alertas personalizables de actividades inusuales para ayudarte a gestionar los riesgos y prevenir el fraude.

Elaboración de informes y análisis

• Determina lo accesibles y fáciles de usar que son las funciones de informes del proveedor. Los informes detallados pueden ayudarte a analizar patrones de gasto, hacer un seguimiento de los costes y mejorar las operaciones de la flota.

• Comprueba si el sistema de tarjetas de flota puede integrarse fácilmente con tu software de contabilidad o gestión de flotas existente.

Atención al cliente

• Encuentra proveedores con reputación de servicio excelente. Asegúrate de que el soporte está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, especialmente si tu flota opera fuera del horario normal de la empresa.
  

Funciones de seguridad

• Investiga las medidas de seguridad de la tarjeta. Entre ellas podrían estar los requisitos del PIN, mensajes en el surtidor para lecturas de odómetro o la capacidad de cancelar rápidamente tarjetas perdidas o robadas. Algunas tarjetas requieren la verificación de la identificación del conductor para cada transacción como una capa de seguridad adicional.
  

Flexibilidad

• Busca flexibilidad en la configuración de límites y controles para que coincidan con tus requisitos operativos.

• Considera si el proveedor de la tarjeta puede escalar con tu empresa a medida que crece y cambian las necesidades de la flota.