บัตรจัดการยานพาหนะหรือที่เรียกว่าบัตรเติมน้ำมันเป็นบัตรชําระเงินที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจที่ดําเนินธุรกิจกลุ่มยานพาหนะ บัตรนี้ช่วยให้ผู้ขับซื้อน้ํามันเชื้อเพลิง จ่ายค่าบํารุงรักษา และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้โดยไม่ต้องใช้เงินส่วนตัวหรือเงินสด บัตรยานพาหนะช่วยให้ธุรกิจควบคุมการใช้จ่ายได้มากขึ้นและมอบฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การติดตามธุรกรรมโดยละเอียด วงเงินใช้จ่ายที่ปรับแต่งได้ และส่วนลดสําหรับผู้ให้บริการที่เข้าร่วม ซึ่งช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายและลดการฉ้อโกง

บัตรจัดการยานพาหนะเป็นองค์ประกอบสําคัญของตลาดซอฟต์แวร์สําหรับการจัดการกลุ่มยานพาหนะ ซึ่งคาดการณ์ว่าจะมีการเติบโตจากประมาณ 23.7 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2023 เป็นเกือบ 116.6 พันล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2032 ด้านล่างเราจะอธิบายสิ่งที่ธุรกิจควรทราบเกี่ยวกับบัตรจัดการยานพาหนะ ได้แก่ วิธีใช้ และวิธีเริ่มใช้งานบัตร และวิธีเลือกผู้ให้บริการบัตรที่เหมาะสม

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• บัตรจัดการยานพาหนะใช้ทําอะไร
  
• บัตรจัดการยานพาหนะทํางานอย่างไร
  
• ฟีเจอร์ทั่วไปของบัตรจัดการยานพาหนะ
  
• วิธีเริ่มจัดการกลุ่มยานพาหนะในฐานะธุรกิจ
  
• การเปรียบเทียบผู้ให้บริการบัตรจัดการยานพาหนะ
  

บัตรจัดการยานพาหนะใช้ทําอะไร

ธุรกิจที่ดําเนินธุรกิจยานพาหนะจะใช้บัตรจัดการยานพาหนะเพื่อทำการซื้อ ติดตามค่าใช้จ่าย และสนับสนุนการดําเนินงานของธุรกิจ โดยวิธีการดังนี้

• การซื้อน้ํามัน: ธุรกิจใช้บัตรสําหรับยานพาหนะเพื่อซื้อน้ํามันเชื้อเพลิงเป็นหลัก โดยมักใช้เครือข่ายสถานีและบางครั้งก็ได้รับส่วนลดตามการเจรจาต่อรอง การทำเช่นนี้อาจทำให้ประหยัดได้มาก โดยเฉพาะสําหรับธุรกิจที่มีกลุ่มยานพาหนะขนาดใหญ่

• บริการบํารุงรักษา: เมื่อใช้บัตรยานพาหนะ บริษัทสามารถซื้อบริการบํารุงรักษาเป็นประจํา ตลอดจนการซ่อมแซมที่จําเป็น เช่น การเปลี่ยนน้ํามันเครื่องและการเปลี่ยนยางรถยนต์

• การติดตามและการจัดการค่าใช้จ่าย: บริษัทใช้บัตรกลุ่มยานพาหนะเพื่อติดตามธุรกรรมทุกรายการที่เกี่ยวข้องกับยานพาหนะ ซึ่งจะช่วยในการติดตามตรวจสอบรูปแบบการใช้จ่าย ระบุโอกาสที่จะประหยัด และจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถลดภาระด้านการจัดการใบเสร็จและการชำระเงินที่ออกไปก่อนได้ด้วยการรวมค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับยานพาหนะไว้ในแพลตฟอร์มเดียว

• การควบคุมและการรักษาความปลอดภัย: ผู้จัดการธุรกิจจะกําหนดวงเงินใช้จ่ายและข้อจํากัดเกี่ยวกับประเภทของการซื้อที่พนักงานสามารถทําได้ด้วยบัตรกลุ่มยานพาหนะ ผู้จัดการอาจจํากัดให้ใช้บัตรเฉพาะสำหรับการซื้อน้ำมันเชื้อเพลิงและที่เกี่ยวข้องกับการบํารุงรักษาเท่านั้น หรือบัตรอาจกำหนดให้ต้องใช้หมายเลขประจำตัวผู้ขับหรือเครื่องวัดระยะทางที่จุดขายเพื่อเพิ่มการรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกําหนดอีกขั้นหนึ่ง

• การรายงานและการวิเคราะห์ บัตรจัดการยานพาหนะจะให้รายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับการใช้จ่ายที่แบ่งตามยานพาหนะ ประเภทค่าใช้จ่าย ผู้ขับ และอื่นๆ อีกมากมาย รายงานเหล่านี้ช่วยในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับการจัดงบประมาณและการวางแผนทางการเงิน

• การสนับสนุนสําหรับการดําเนินงานในหลายตําแหน่ง: บัตรสําหรับยานพาหนะสามารถปรับตามข้อกําหนดในภูมิภาคต่างๆ เช่น การเปลี่ยนแปลงของสกุลเงิน ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการลอจิสติกส์และการทําบัญชีสําหรับธุรกิจที่ดําเนินงานในหลากหลายพื้นที่หรือข้ามพรมแดน

บัตรจัดการยานพาหนะทํางานอย่างไร

บัตรจัดการยานพาหนะนั้นคล้ายคลึงกับบัตรเครดิตมาก แต่โดยทั่วไปแล้วจะนําเสนอฟีเจอร์และการควบคุมเพิ่มเติมโดยเฉพาะสําหรับธุรกิจที่จัดการกลุ่มยานพาหนะ วิธีการทำงานมีดังนี้

• การใช้งานและการตั้งค่า: ธุรกิจใช้สําหรับบัตรสำหรับยานพาหนะผ่านผู้ให้บริการ ซึ่งมักเป็นบริษัทน้ำมันหรือสถาบันทางการเงิน ระหว่างการตั้งค่า ธุรกิจจะกําหนดวงเงินใช้จ่าย ข้อจํากัดในการซื้อ (เช่น เชื้อเพลิงเท่านั้น) และกําหนดบัตรให้แก่ผู้ขับหรือยานพาหนะแต่ละคัน

• การใช้งานบัตร: ผู้ขับจะใช้บัตรเช่นเดียวกับบัตรเครดิตกับผู้ค้าที่ได้รับอนุญาต ซึ่งปกติแล้วจะเป็นปั๊มน้ํามัน ร้านซ่อม และด่านเก็บเงินทางด่วน ผู้ขับอาจต้องให้ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น หมายเลขรถและค่าวัดระยะทาง

• การติดตามธุรกรรม: บัตรจะบันทึกธุรกรรมทุกรายการซึ่งให้ข้อมูลโดยละเอียดแก่ธุรกิจ ข้อมูลนี้รวมถึงวันที่ เวลา สถานที่ จํานวนเงินที่ใช้จ่าย และบางครั้งอาจบอกระยะทางของยานพาหนะ

• การเรียกเก็บเงินและการรายงาน: ผู้ให้บริการจะส่งใบเรียกเก็บเงินแบบรวมไปให้ธุรกิจเป็นประจําทุกเดือน โดยมีธุรกรรมที่แยกเป็นรายการสําหรับบัตรแต่ละใบ การทำเช่นนี้ช่วยให้ทําบัญชีง่ายขึ้น และช่วยให้ธุรกิจติดตามค่าใช้จ่ายและระบุการใช้งานในทางที่ผิดที่อาจเกิดขึ้นได้

• การจัดการและการควบคุมค่าใช้จ่าย: ธุรกิจสามารถเข้าถึงพอร์ทัลหรือซอฟต์แวร์ออนไลน์เพื่อจัดการบัตร ปรับวงเงินใช้จ่าย สร้างรายงาน และตรวจสอบปริมาณการใช้น้ํามันเชื้อเพลิงหรือค่าใช้จ่ายในการบํารุงรักษา

ฟีเจอร์ทั่วไปของบัตรจัดการยานพาหนะ

บัตรจัดการยานพาหนะมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับยานพาหนะได้อย่างมีประสิทธิภาพ ฟีเจอร์ทั่วไปมีดังต่อไปนี้

• ส่วนลดค่าน้ํามัน: บัตรสําหรับยานพาหนะหลายๆ ใบมีส่วนลดสําหรับการซื้อน้ำมัน

• ส่วนลดสําหรับการบํารุงรักษา: บัตรบางใบมอบส่วนลดสําหรับบริการบํารุงรักษาและซ่อมแซมในสาขาที่เข้าร่วม

• วงเงินใช้จ่ายที่ปรับแต่งได้: ธุรกิจสามารถกําหนดวงเงินใช้จ่ายเฉพาะให้กับบัตรแต่ละใบเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายและป้องกันการซื้อที่ไม่ได้รับอนุญาต

• การควบคุมธุรกรรม: ธุรกิจสามารถกําหนดค่าบัตรเพื่อให้มีเฉพาะการซื้อบางประเภทเท่านั้น และจํากัดให้ใช้เฉพาะในวันหรือเวลาที่เจาะจงเท่านั้น

• PIN ผู้ขับ: ธุรกิจจะกําหนด PIN ที่ไม่ซ้ํากันให้คนขับแต่ละคนเพื่อให้มั่นใจว่ามีเพียงผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถทําธุรกรรม และเพิ่มการรักษาความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่งได้

• การรายงานและการวิเคราะห์ โดยทั่วไปแล้วบัตรสําหรับยานพาหนะจะมาพร้อมกับสิทธิ์เข้าถึงแพลตฟอร์มการจัดการที่มีรายงานและการวิเคราะห์อย่างละเอียด รายงานเหล่านี้สามารถแบ่งกลุ่มการใช้จ่ายตามผู้ขับ ยานพาหนะ ประเภทค่าใช้จ่าย และอื่นๆ ได้

• การเชื่อมต่อกับระบบจัดการค่าใช้จ่าย: บัตรยานพาหนะหลายใบสามารถผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์การจัดการบัญชีหรือการจัดการรายจ่ายของบริษัทโดยตรงได้ ซึ่งช่วยให้การทําบัญชีและการรายงานทางการเงินง่ายขึ้น

• การเตือนและการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์: บริษัทสามารถส่งการแจ้งเตือนเมื่อมีรูปแบบการใช้จ่ายที่ผิดปกติหรือความผิดปกติอื่นๆ เพื่อจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว เช่น การฉ้อโกงและการใช้งานในทางที่ผิด

• บริการระบุพิกัด: บัตรบางใบมีฟังก์ชัน GPS ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามตําแหน่งของธุรกรรมได้ ฟีเจอร์นี้จะช่วยตรวจสอบการเคลื่อนที่ของยานพาหนะและตรวจสอบว่าปฏิบัติตามนโยบายของบริษัท

• การรองรับแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่: ผู้ให้บริการบัตรหลายรายมีแอปพลิเคชันบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่ช่วยให้ผู้ขับตรวจสอบยอดคงเหลือและหาสถานีเชื้อเพลิงหรือศูนย์บริการที่ใกล้เคียงที่สุดที่ยอมรับบัตรได้

วิธีเริ่มจัดการกลุ่มยานพาหนะในฐานะธุรกิจ

หากต้องการเริ่มใช้การจัดการกลุ่มยานพาหนะแบบเป็นธุรกิจ โปรดทําตามขั้นตอนต่อไปนี้

• การประเมินยานพาหนะ: ทำรายการรถแต่ละคันที่คุณเป็นเจ้าของ โดยรวมข้อมูลอย่างอายุ ประเภท และค่าน้ํามันเชื้อเพลิงและค่าบํารุงรักษาของยานพาหนะ

• การตรวจสอบการปฏิบัติงาน: ประเมินวิธีการใช้รถแต่ละคันแบบวันต่อวัน มีรถที่ใช้งานเกินกําหนดหรือไม่มีการใช้งานเลยหรือไม่ ขั้นตอนนี้จะช่วยระบุความไร้ประสิทธิภาพและปรับกลุ่มยานพาหนะให้เข้ากับความต้องการจริงของธุรกิจได้ดีขึ้น

• การปรับขนาดให้เหมาะสม: ปรับขนาดและองค์ประกอบของยานพาหนะตามความต้องการในปัจจุบันและในอนาคตของคุณ

• การจัดการวงจรการใช้งาน: พัฒนาแผนที่ชัดเจนสําหรับเวลาที่จะจะเลิกใช้ยานพาหนะรุ่นเก่าและนํารุ่นใหม่ที่คุ้มค่ากว่ามาใช้ พิจารณาค่าใช้จ่ายตลอดวงจรการใช้งาน รวมถึงมูลค่าการขายต่อที่เป็นไปได้

• ใช้งานเทเลเมติกส์: ติดตั้ง GPS และใช้เทเลเมติกส์ในยานพาหนะเพื่อคอยติดตามแบบเรียลไทม์ว่ารถอยู่ที่ไหนและมีการใช้งานอย่างไร เทคโนโลยีนี้ยังสามารถติดตามพฤติกรรมคนขับและสถานะของยานพาหนะได้ด้วย

• โซลูชันซอฟต์แวร์: เลือกซอฟต์แวร์การจัดการกลุ่มยานพาหนะแบบที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจอื่นๆ ของคุณได้ ความเข้ากันได้กับอุปกรณ์เคลื่อนที่ช่วยให้จัดการขณะเดินทางได้

• คู่มือนโยบาย: สร้างคู่มือโดยละเอียดที่อธิบายทุกอย่างตั้งแต่ใครสามารถขับขี่ยานพาหนะได้ไปจนถึงวิธีรายงานอุบัติเหตุได้

• การจัดงบประมาณ: สร้างงบประมาณที่ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่คาดไว้ทั้งหมดและคาดการณ์การประหยัดจากการปรับปรุงที่วางแผนไว้

• การติดตามและลดค่าใช้จ่าย: ใช้บัตรสําหรับกลุ่มยานพาหนะกับการซื้อที่เกี่ยวข้องกับยานพาหนะทั้งหมดเพื่อลดความซับซ้อนของธุรกรรมและรวบรวมข้อมูลว่าคุณสามารถลดค่าใช้จ่ายได้อย่างไร

• การคัดเลือกและการฝึกอบรม: เลือกผู้ที่ขับเคลื่อนยานพาหนะของคุณอย่างรอบคอบ จัดการฝึกอบรมด้านความปลอดภัยในการขับขี่ การปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมาย และการปฏิบัติตามนโยบายภายใน

• สิ่งจูงใจด้านความปลอดภัย: จูงใจทีมของคุณด้วยการให้รางวัลสำหรับการขับขี่ที่ปลอดภัย

• แนวทางปฏิบัติที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม: กระตุ้นให้ผู้ขับหันมาใช้แนวทางการขับขี่ที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมและวางแผนเส้นทางที่ประหยัดน้ํามันเชื้อเพลิง ศึกษาเกี่ยวกับเชื้อเพลิงทางเลือกที่อาจช่วยลดการผลิตคาร์บอน ในระยะยาว วางแผนการเปลี่ยนไปใช้ยานพาหนะไฮบริดหรือไฟฟ้าสําหรับการดําเนินงานของคุณถ้าเป็นไปได้

• ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) และแดชบอร์ด: ระบุ KPI ให้ชัดเจนในแง่มุมต่างๆ เช่น ความคุ้มต้นทุนและระยะเวลาการทํางานของยานพาหนะ ใช้แดชบอร์ดเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพยานพาหนะเทียบกับเมตริกเหล่านี้

• การตรวจสอบและการปรับเป็นประจํา: ตรวจสอบประสิทธิภาพของกลุ่มยานพาหนะทุกๆ ครึ่งปี ปรับกลยุทธ์ของคุณตามผลลัพธ์และแนวโน้ม

การเปรียบเทียบผู้ให้บริการบัตรจัดการยานพาหนะ

ต่อไปนี้คือสิ่งที่ต้องพิจารณาในการเปรียบเทียบผู้ให้บริการบัตรจัดการยานพาหนะ

ความคุ้มครองและการยอมรับ

• ตรวจสอบอัตราการยอมรับบัตร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ยานพาหนะของคุณเดินทางในระดับภูมิภาคหรือระดับประเทศ เครือข่ายที่มีขนาดใหญ่หมายความว่าผู้ขับของคุณจะเติมเงินหรือรับบริการได้ในหลายสถานที่มากขึ้นโดยไม่ต้องออกนอกเส้นทาง

• พิจารณาว่ามีการรับบัตรที่จุดบริการที่อยู่ในเส้นทางของคุณและมีราคาที่แข่งขันได้หรือไม่

โครงสร้างค่าธรรมเนียมและค่าใช้จ่าย

• ดูโครงสร้างค่าธรรมเนียม รวมถึงค่าธรรมเนียมรายเดือนหรือรายปี ค่าธรรมเนียมธุรกรรม และค่าใช้จ่ายแอบแฝง การเปรียบเทียบสิ่งเหล่านี้อาจช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการชําระเงินเกินความจําเป็น

• ประเมินส่วนลดน้ํามันเชื้อเพลิง การบํารุงรักษา และบริการอื่นๆ ที่มีให้ บัตรบางใบช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมาก ซึ่งสามารถชดเชยค่าใช้จ่ายอื่นๆ ได้

ฟีเจอร์การจัดการ

• ตรวจสอบว่าบัตรมีการควบคุมที่ปรับแต่งได้เพื่อจํากัดการใช้จ่ายตามหมวดหมู่ จํานวนเงิน หรือช่วงเวลาของวันหรือไม่

• มองหาการติดตามธุรกรรมแบบเรียลไทม์และการแจ้งเตือนที่ปรับแต่งได้สําหรับกิจกรรมที่ผิดปกติเพื่อช่วยคุณจัดการความเสี่ยงและป้องกันการฉ้อโกง

การรายงานและการวิเคราะห์

• ตรวจสอบว่าฟีเจอร์การรายงานของผู้ให้บริการนั้นเข้าถึงได้และใช้งานง่ายเพียงใด การรายงานแบบละเอียดจะช่วยให้คุณวิเคราะห์รูปแบบการใช้จ่าย ติดตามค่าใช้จ่าย และปรับปรุงการปฏิบัติงานของยานพาหนะได้

• ตรวจสอบว่าระบบบัตรยานพาหนะสามารถเชื่อมต่อการทํางานกับซอฟต์แวร์การจัดการกลุ่มยานพาหนะหรือซอฟต์แวร์การทําบัญชีที่คุณมีอยู่ได้อย่างง่ายดายหรือไม่

การสนับสนุนลูกค้า

• ค้นหาผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียงด้านบริการที่ยอดเยี่ยม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสนับสนุนพร้อมใช้งานทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากกลุ่มยานพานหะของคุณทํางานนอกเวลาทําการปกติ
  

ฟีเจอร์การรักษาความปลอดภัย

• ตรวจสอบมาตรการรักษาความปลอดภัยของบัตร มาตรการเหล่านี้อาจรวมถึงข้อกําหนดเกี่ยวกับ PIN, ข้อความแจ้งเกี่ยวกับปั๊มสําหรับการอ่านค่าวัดระยะทาง หรือความสามารถในการยกเลิกบัตรที่สูญหายหรือถูกขโมยได้อย่างรวดเร็ว บัตรบางใบต้องมีการยืนยันหมายเลขประจำตัวคนขับสําหรับธุรกรรมแต่ละรายการเป็นการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมอีกชั้น
  

ความยืดหยุ่น

• มองหาความยืดหยุ่นในการตั้งค่าขีดจํากัดและการควบคุมเพื่อให้ตรงกับข้อกําหนดการดําเนินงานของคุณ

• พิจารณาว่าผู้ให้บริการบัตรสามารถขยายไปพร้อมกับธุรกิจของคุณเมื่อมีการเติบโตขึ้นและกลุ่มยานพาหนะของคุณต้องมีการเปลี่ยนแปลง