フリート管理カードは、燃料カードとも呼ばれ、車両フリートを運用する企業向けに設計された支払いカードです。これにより、ドライバーは個人の資金や現金を使用することなく、燃料、メンテナンス、およびその他の関連費用を購入できます。フリートカードは、企業が支出をより詳細に管理できるようにし、詳細な取引追跡、カスタマイズ可能な利用限度額、参加ベンダーでの割引などの機能を提供します。これにより、経費管理プロセスがシンプルになり、不正利用を最小限に抑えることができます。

フリート管理カードは、フリート管理ソフトウェア市場の重要な要素であり、2023 年の約 237 億ドルから 2032 年までに約 1,166 億ドルに成長すると予測されています。以下では、フリート管理カードについて企業が知っておくべきこと、言い換えると、その使用方法、使用開始方法、適切なカードプロバイダーの選び方について説明します。

この記事の内容

• フリート管理カードの用途
  
• フリート管理カードのしくみ
  
• フリート管理カードの一般的な機能
  
• フリート管理を事業として始める方法
  
• フリート管理カードプロバイダーの比較
  

フリート管理カードの用途

車両を運用する企業は、フリート管理カードを使用して、購入、経費の追跡、業務のサポートを行います。ここでは、その方法をご紹介します。

• 燃料の購入: 企業は主にフリートカードを使用して、多くの場合ガソリンスタンドのチェーン店で、場合によっては交渉済みの割引価格で燃料を購入します。これは、特に大規模なフリートを持つ企業にとって、大幅な節約につながる可能性があります。

• メンテナンスサービス: 企業は定期的なメンテナンスと、オイル交換やタイヤローテーションなどの必要な修理をフリートカードで購入できます。

• 経費の追跡と管理: 企業はフリートカードを使用して、車両に関連するすべての取引を追跡します。これにより、支出パターンを監視し、節約が可能な費用を特定し、リソースをより効果的に割り当てることができます。車両関連の費用を単一のプラットフォームに統合することで、収益と払い戻しを管理する管理上の負担も軽減できます。

• 制御機能とセキュリティ: 従業員がフリートカードを使用して購入できる対象について、利用限度額と制限を企業の管理者が設定します。管理者は、カードの使用を燃料やメンテナンス関連の購入に限定する場合があります。セキュリティと準拠状態を強化するために、これらのカードを使用するには、POS でのドライバー ID または走行距離計の読み取りが必要になるようにすることも考えられます。

• レポートと分析: フリート管理カードは、車両、経費タイプ、ドライバーなどの基準で支出を分類する詳細なレポートを提供します。これらのレポートは、予算編成および財務計画に関する戦略的決定に役立ちます。

• 複数地域での操作のサポート: フリートカードは、通貨の変更など、さまざまな地域の要件に適応できます。これにより、複数地域で、または国境を越えて事業を展開する企業のロジスティクスおよび会計プロセスがシンプルになります。

フリート管理カードのしくみ

フリート管理カードはクレジットカードと非常によく似ていますが、通常、車両フリートを管理する企業に特化した追加機能と制御機能を提供します。そのしくみは次のとおりです。

• 申し込みと設定: 企業は、プロバイダー (多くの場合、燃料会社や金融機関) を通じてフリートカードに申し込みます。設定時に、企業が利用限度額、購入制限 (燃料のみなど) を設定し、個々のドライバーまたは車両にカードを割り当てます。

• カードの使用: ドライバーは、通常、ガソリンスタンド、修理工場、料金所などの認定加盟店でクレジットカードのようにカードを使用します。ドライバーは、車両 ID や走行距離計の読み取り値などの追加情報を提供することが必要な場合があります。

• 取引の追跡: カードにすべての取引が記録され、企業に詳細情報が提供されます。この情報には、日付、時刻、場所、支出額、場合によっては車両の走行距離が含まれます。

• 請求とレポート: プロバイダーは、通常月次で、各カードの項目別取引を含む一括請求書を企業に送信します。これにより、会計処理がシンプルになり、企業が経費を追跡して誤用の可能性がある場合に特定できます。

• 経費管理と制御機能: 企業は、オンラインポータルまたはソフトウェアにアクセスして、カードの管理、利用限度額の調整、レポートの生成、燃料消費量やメンテナンスコストの監視を行うことができます。

フリート管理カードの一般的な機能

フリート管理カードには、企業が車両関連の経費を効率的に管理するのに役立つ機能があります。ここでは、最も一般的な機能をいくつか紹介します。

• 燃料割引: 多くのフリートカードには、燃料購入の割引があります。

• メンテナンス割引: 一部のカードでは、参加工場でメンテナンスおよび修理サービスの割引が提供されます。

• カスタマイズ可能な利用限度額: 企業は、各カードに特定の利用限度額を設定して、経費を制御し、無許可の購入を防ぐことができます。

• 取引制御: 企業は、特定の種類の購入のみを許可し、その購入を特定の時間帯や曜日に限定するようにカードを設定できます。

• ドライバーの PIN: 企業は、各ドライバーに一意の PIN を割り当てて、許可されたユーザーのみが取引を実行できるようにすることで、セキュリティを向上させることができます。

• レポートと分析: 通常、フリートカードには、詳細なレポートと分析を提供する管理プラットフォームへのアクセス権が付属しています。これらのレポートでは、ドライバー、車両、経費タイプなどの基準で支出を分類できます。

• 経費管理システムとの統合: 多くのフリートカードは、企業の既存の会計または経費管理のソフトウェアと直接統合できます。これにより、簿記と財務レポートがさらにシンプルになります。

• リアルタイムのアラートと通知: 企業は、通常とは異なる支出パターンやその他の異常に対するアラートを実装して、不正利用や誤用などの可能性がある問題に迅速に対処できます。

• 位置情報サービス: 一部のカードには、企業が取引の場所を追跡できる GPS 機能が含まれています。これにより、フリートの動きを監視し、会社の方針への準拠を確保できます。

• モバイルアプリのサポート: 多くのフリートカードプロバイダーは、ドライバーが残高を確認し、カードを受け付けている最寄りのガソリンスタンドやサービスセンターを見つけることができるモバイルアプリを提供しています。

フリート管理を事業として始める方法

フリート管理を事業として始めるには、次の手順を実行します。

• 車両評価: 所有している各車両の一覧を作成します。車両の年式、車種、燃料費、維持費を記載します。

• 運用の見直し: 各車両が日常的にどのように使用されているかを評価します。酷使されている車両や、ほとんど使われていない車両があるでしょうか。このステップは、非効率性を特定し、フリートを実際のビジネスニーズに合わせるのに役立ちます。

• サイズの適正化: 現在および将来のニーズに基づいて、フリートの規模と構成を調整します。

• ライフサイクル管理: 古い車両の廃止と、より費用対効果の高い新しい車両の導入のタイミングについて、明確な計画を立てます。潜在的な再販価値を含むライフサイクル全体のコストを考慮します。

• テレマティクスの実装: 車両に GPS とテレマティクスを装備して、車両がどこにあり、どのように使用されているかをリアルタイムで把握します。この技術により、ドライバーの行動や車両の状態も追跡できます。

• ソフトウェアソリューション: 他のビジネスシステムと統合できるフリート管理ソフトウェアを選択します。モバイルとの互換性により、外出先での管理が可能です。

• 方針マニュアル: 車両を運転できるドライバーから事故を報告する方法まで、すべてを説明する詳細なマニュアルを作成します。

• 予算編成: 予想されるすべてのコストを対象とする予算を設定し、計画した改善による節約を予測します。

• コストの追跡と削減: 車両関連のすべての購入にフリートカードを使用して、取引をシンプルにし、コストを削減できる分野に関するデータを収集します。

• 選考と研修: フリートを運転するドライバーは選考するようにしてください。安全運転、法令遵守、社内方針への準拠に関する研修を実施します。

• 安全奨励金: 安全運転に対する奨励金でチームの意欲を高めます。

• 環境に配慮した取り組み: 環境に配慮した運転方法を採用し、燃料効率の高いルートを計画するようにドライバーに推奨します。二酸化炭素排出量を削減できる代替燃料を調査します。長期的には、可能であれば、事業でハイブリッド車または電気自動車への移行を計画してください。

• 重要業績評価指標 (KPI) とダッシュボード: コスト効率や車両の稼働時間などの面での KPI を明確にします。ダッシュボードを使用して、これらの指標に対するフリートの業績をモニタリングします。

• 定期的な監査と調整: フリートの業績を半年ごとに確認します。結果と傾向に基づいて戦術を調整します。

フリート管理カードプロバイダーの比較

ここでは、フリート管理カードプロバイダーを比較するときのポイントをご紹介します。

対象範囲と受け付け範囲

• カードがどの程度広範囲で受け付けられるかを確認してください (特に、フリートが地域で、または全国的に移動する場合)。ネットワークが大きいほど、ドライバーがコースを外れずに燃料を補給したり、サービスを受けたりできる場所が増えます。

• ルート沿いにあるガソリンスタンドでカードが受け付けられるかどうかと、その価格が競合に引けを取らないかを検討します。

コストと料金体系

• 月会費または年会費、取引手数料、隠れたコストなどの料金体系を確認します。これらを比較することで、必要以上の支払いを避けることができます。

• 利用可能な燃料、メンテナンス、およびその他のサービスの割引を評価します。一部のカードでは、他のコストを相殺できる大幅な節約が可能です。

管理機能

• カードに、カテゴリー、金額、さらには時間帯に応じて支出を制限するためのカスタマイズ可能な制御機能があるかどうかを確認します。

• リアルタイムの取引追跡と、通常とは異なるアクティビティーに対するカスタマイズ可能なアラートを確認して、リスク管理と不正利用の防止に役立てます。

レポートと分析

• プロバイダーのレポート機能がどの程度アクセスしやすく、ユーザーフレンドリーであるかを判断します。詳細なレポートは、支出パターンの分析、コストの追跡、フリート運用の強化に役立ちます。

• フリートカードシステムが既存の会計ソフトウェアやフリート管理ソフトウェアと簡単に統合できるかどうかを確認します。

カスタマーサポート

• 優れたサービスで定評のあるプロバイダーを見つけます。サポートが 24 時間年中無休で利用できることを確認します (特にフリートが通常の営業時間外に稼働する場合)。
  

セキュリティ機能

• カードのセキュリティ対策を調査します。これらには、PIN 要件、走行距離計の読み取りのための誘導質問的なプロンプト、または紛失あるいは盗難が発生したカードを迅速にキャンセルする機能が含まれる場合があります。一部のカードでは、セキュリティ機能を高めるために、取引ごとにドライバー ID の確認が求められます。
  

柔軟性

• 運用要件に合わせて制限と制御機能を柔軟に設定できるプロバイダーを探します。

• カードプロバイダーが、企業の成長やフリートのニーズの変化に合わせて拡張できるかどうかを検討します。