车队管理卡，又称为燃料卡，是为运营车辆车队的企业设计的一种支付卡。它允许司机购买燃油、维修服务及其他相关费用，而无需使用个人资金或现金。车队卡使企业能够更好地控制支出，并提供详细的交易跟踪、可定制的支出限额和参与商家的折扣等功能。这样可以简化费用管理流程并减少欺诈风险。

车队管理卡是车队管理软件市场的重要组成部分。该市场预计将从 2023 年的约 237 亿美元增长到 2032 年的近 1166 亿美元。以下我们将解释企业应该了解的车队管理卡的知识：其用途、如何开始使用及如何选择合适的卡片供应商。

目录

• 车队管理卡的用途是什么？
  
• 车队管理卡如何运作？
  
• 车队管理卡的常见功能
  
• 企业如何开始使用车队管理卡
  
• 比较车队管理卡供应商
  

车队管理卡的用途是什么？

运营车辆的企业使用车队管理卡来完成采购、跟踪费用并支持其运营。以下是其主要用途：

• 燃料购买： 企业主要使用车队卡购买燃油，通常可以在特定加油站网络中使用，有时还能享受协商好的折扣。对于拥有大量车辆的企业来说，这可以带来显著的节省。

• 维护服务： 使用车队卡，企业可以支付常规维护及必要的维修费用，例如换油和轮胎更换。

• 费用跟踪和管理： 企业通过车队卡跟踪与车辆相关的每一笔交易，帮助监控支出模式、识别潜在的节省机会，更有效地分配资源。这种方式可以减少管理发票和报销的行政负担，将车辆相关的费用整合到单一平台上。

• 控制和安全： 业务经理可以设置支出限额及卡片可使用的购买类型限制，通常限制为燃油和维护相关的消费。为提高安全性和合规性，卡片可能还要求在销售点验证驾驶员的身份或输入里程数。

• 报告与分析： 车队管理卡提供详细的支出报告，包括按车辆、费用类型、司机等分类的支出信息。这些报告帮助企业在预算和财务规划方面做出战略决策。

• 支持多地点业务： 车队卡可以适应不同地区的需求，比如货币变更等，这简化了跨地区或跨境运营的企业的物流和会计流程。

车队管理卡如何运作？

车队管理卡类似于信用卡，但通常提供针对管理车队的企业的额外功能和控制。其运作方式如下：

• 申请与设置： 企业通过供应商（通常是燃油公司或金融机构）申请车队卡。设置过程中，企业可以设置支出限额、购买限制（例如仅限燃油），并将卡分配给特定司机或车辆。

• 卡片使用： 司机可以像使用信用卡一样在授权商户处使用此卡，通常为加油站、维修店和收费站。司机可能需要提供附加信息，如车辆ID和里程读数。

• 交易跟踪： 卡片会记录每笔交易，为企业提供详细信息，包括日期、时间、地点、消费金额，有时还包括车辆里程数。

• 账单与报告： 供应商通常每月向企业发送一份合并账单，列出每张卡的详细交易。这简化了会计工作，并让企业可以追踪费用和识别潜在的滥用行为。

• 费用管理与控制： 企业可以通过在线门户或软件管理卡片，调整支出限额，生成报告，监控燃油消耗或维修成本。

车队管理卡的常见功能

车队管理卡具备帮助企业高效管理车辆相关费用的功能。以下是一些常见功能：

• 燃油折扣： 许多车队卡在燃油购买上提供折扣。

• 维修折扣： 一些卡在参与商家处的维修和保养服务上提供折扣。

• 可定制的支出限额： 企业可以为每张卡设置具体的支出限额，以控制费用并防止未经授权的购买。

• 交易控制： 企业可以配置卡片，只允许某些类型的购买，或限制使用时间段。

• 司机 PIN 码： 企业可以为每位司机分配唯一的 PIN 码，以确保只有授权用户可以进行交易，从而增加安全性层级。

• 报告与分析： 车队卡通常配有管理平台，可以提供详细的报告和分析。这些报告可以按司机、车辆、费用类型等进行支出细分。

• 与费用管理系统集成： 许多车队卡可以直接与公司现有的会计或费用管理软件集成，从而进一步简化簿记和财务报告。

• 实时提醒和通知： 企业可以设置异常消费提醒，以便快速处理潜在的欺诈和滥用行为。

• 地理定位服务： 部分卡片具备 GPS 功能，帮助企业追踪交易地点。这有助于监控车队动向并确保遵守公司政策。

• 移动应用支持： 许多车队卡供应商提供移动应用，方便司机随时查询余额、寻找接受该卡的加油站或服务中心。

企业如何开始使用车队管理卡

要开始进行车队管理，企业可以按照以下步骤：

• 车辆评估： 列出所拥有的每辆车，包括车辆的年龄、类型以及燃油和维护成本。

• 运营审查： 评估每辆车的日常使用情况，是否有过度使用或几乎未使用的车辆？这一步帮助发现效率低下的地方，更好地与业务需求对齐。

• 车队优化： 根据当前和未来需求调整车队的规模和构成。

• 生命周期管理： 制定计划，明确何时淘汰旧车、引入更具成本效益的新车。考虑整个生命周期成本，包括可能的转售价值。

• 远程信息处理的应用： 为车辆配备 GPS 和远程信息处理技术，以实时追踪车辆位置及使用情况。这项技术还能监控驾驶员行为和车辆健康状态。

• 软件解决方案： 选择可以与其他业务系统集成的车队管理软件，并支持移动设备，方便随时管理。

• 政策手册： 制定详细手册，说明谁可以驾驶车辆以及如何报告事故。

• 预算管理 建立涵盖所有预期成本的预算，并预测通过改进措施实现的节省。

• 成本追踪与降低： 使用车队卡进行所有车辆相关的支出，以简化交易并收集可用于成本削减的数据。

• 选择与培训： 谨慎选择车队驾驶员，并提供安全驾驶、法律合规以及内部政策合规方面的培训。

• 安全激励： 为安全驾驶提供激励措施以鼓励员工。

• 环保做法： 鼓励驾驶员采用环保驾驶方式，规划节油路线。研究可减少碳排放的替代燃料，长期内，如可行，计划逐步向混合动力或电动车型过渡。

• 关键绩效指标 (KPI) 和管理平台： 明确车队在成本效率和车辆运转时间等方面的 KPI。使用管理平台来监控车队在这些指标上的表现。

• 定期审查和调整： 每半年审查一次车队的表现，并根据结果和趋势调整策略。

比较车队管理卡供应商

以下是比较车队管理卡供应商时需要关注的内容：

覆盖范围和接受度

• 检查卡片的接受范围，特别是如果您的车队在区域或全国范围内行驶的话。更大的网络意味着驾驶员可以在更多地方加油或获得服务，而无需绕路。

• 考虑该卡是否在您的路线附近的加油站接受，以及这些加油站的价格是否具有竞争力。

成本和费用结构

• 查看费用结构，包括月费或年费、交易费以及任何隐藏费用。通过比较这些费用可以避免不必要的支出。

• 评估提供的燃油、维护和其他服务折扣。一些卡片提供的折扣可能会抵消其他成本。

管理功能

• 检查卡片是否具有可定制的控制功能，可以按类别、金额甚至一天中的特定时间来限制支出。

• 寻找具有实时交易追踪和可定制异常活动提醒的卡片，以帮助您管理风险并防止欺诈。

报告与分析

• 确认提供商的报告功能是否易于访问和使用。详细的报告有助于分析消费模式、追踪成本以及优化车队运营。

• 检查该车队卡系统是否能轻松与现有的会计或车队管理软件集成。

客户支持

• 寻找具有良好服务声誉的供应商，确保 24/7 全天候提供支持，尤其是当您的车队在非工作时间运作时。
  

安全功能

• 查看卡片的安全措施，包括 PIN 要求、油泵的里程表读数提示、快速挂失功能等。一些卡片要求每次交易时提供驾驶员身份验证，以增加安全性。
  

灵活性

• 寻找可以灵活设置限额和控制的卡片，以便满足您的运营需求。

• 考虑该卡片供应商是否能够随着业务的增长和车队需求的变化而扩展服务。