La carta di gestione della flotta, nota anche come carta carburante, è una carta di pagamento progettata per le attività che gestiscono flotte di veicoli. Consente ai conducenti di acquistare carburante, manutenzione e altre spese correlate senza utilizzare fondi personali o contanti. Le carte per flotte offrono alle attività un controllo maggiore sulle spese e offrono funzionalità come il monitoraggio dettagliato delle transazioni, limiti di spesa personalizzabili e sconti offerti dai fornitori aderenti. In questo modo è possibile semplificare le procedure di gestione delle spese e ridurre al minimo le frodi.

Le carte di gestione della flotta sono una componente importante del mercato dei software per la gestione della flotta, che si prevede crescerà da circa 23,7 miliardi di dollari nel 2023 a quasi 116,6 miliardi di dollari entro il 2032. Di seguito viene illustrato tutto quello che le attività devono sapere sulle carte di gestione della flotta: come vengono utilizzate, come iniziare a utilizzarle e come scegliere il fornitore di carte più adatto.

Di cosa tratta questo articolo?

• A cosa servono le carte di gestione della flotta?
  
• Come funzionano le carte di gestione della flotta?
  
• Funzionalità comuni delle carte di gestione della flotta
  
• Come iniziare a gestire la flotta come attività
  
• Confronto tra i fornitori di carte di gestione della flotta
  

A cosa servono le carte di gestione della flotta?

Le attività che utilizzano veicoli adottano le carte di gestione della flotta per effettuare acquisti, tenere traccia delle spese e supportare le proprie operazioni. Ecco come lo fanno:

• Acquisti di carburante: le attività utilizzano le carte per flotte principalmente per acquistare carburante, spesso presso una rete di stazioni di servizio e talvolta con sconti negoziati. In questo modo è possibile ottenere risparmi sostanziali, soprattutto per le attività con flotte di grandi dimensioni.

• Servizi di manutenzione: con le carte per flotte le aziende possono acquistare servizi di manutenzione regolare e le riparazioni necessarie come il cambio dell'olio e la rotazione degli pneumatici.

• Monitoraggio e gestione delle spese: le aziende utilizzano le carte per flotte per tenere traccia di ogni transazione associata a un veicolo. In questo modo possono monitorare i modelli di spesa, identificare i potenziali risparmi e allocare le risorse in modo più efficace. Inoltre possono ridurre l'onere amministrativo per la gestione di ricevute e rimborsi consolidando le spese relative ai veicoli in un'unica piattaforma.

• Controllo e sicurezza: i manager aziendali impostano limiti di spesa e restrizioni sui tipi di acquisti che i dipendenti possono effettuare con le carte per flotte. I manager potrebbero limitare l'uso della carta agli acquisti di carburante e della manutenzione. Queste carte potrebbero richiedere la lettura del documento di identità del conducente o del contachilometri presso il punto vendita per un ulteriore livello di sicurezza e conformità.

• Reportistica e analisi: le carte di gestione della flotta forniscono report dettagliati che suddividono le spese per veicolo, tipo di spesa, conducente e molto altro ancora. Questi report aiutano a prendere decisioni strategiche in materia di definizione del budget e pianificazione finanziaria.

• Supporto per operazioni multisede: le carte per flotte possono adattarsi ai numerosi requisiti locali, ad esempio alle diverse valute, per semplificare i processi logistici e contabili delle aziende che operano in più sedi o all'estero.

Come funzionano le carte di gestione della flotta?

Le carte di gestione della flotta sono molto simili alle carte di credito, ma in genere offrono funzionalità e controlli aggiuntivi pensati specificamente per le attività che gestiscono flotte di veicoli. Ecco come funzionano:

• Richiesta e configurazione: un'attività richiede una carta di gestione della flotta tramite un fornitore, che spesso è un'azienda di carburanti o un istituto finanziario. Durante la configurazione, l'attività imposta limiti di spesa, restrizioni all'acquisto (ad esempio solo carburante) e assegna le carte a singoli conducenti o veicoli.

• Utilizzo della carta: i conducenti utilizzano la carta come una carta di credito presso gli esercenti autorizzati, che di solito sono stazioni di servizio, officine di riparazione e caselli autostradali. I conducenti potrebbero dover fornire informazioni aggiuntive come il numero di immatricolazione del veicolo e le letture del contachilometri.

• Monitoraggio delle transazioni: la carta registra ogni transazione, fornendo informazioni dettagliate all'attività, tra cui data, ora, luogo, importo speso e, talvolta, chilometraggio del veicolo.

• Fatturazione e reportistica: il fornitore invia una fattura consolidata all'attività, di solito su base mensile, con il dettaglio delle transazioni per ogni carta. Ciò semplifica la contabilità e consente alle attività di tenere traccia delle spese e identificare potenziali usi impropri.

• Gestione e controllo delle spese: le aziende possono accedere a portali o software online per gestire le carte, modificare i limiti di spesa, generare report e monitorare il consumo di carburante o i costi di manutenzione.

Funzionalità comuni delle carte di gestione della flotta

Le carte di gestione della flotta offrono funzionalità che consentono alle aziende di gestire in modo efficiente le spese relative ai veicoli. Ecco alcune delle funzionalità più comuni:

• Sconti sul carburante: molte carte per flotte offrono sconti sull'acquisto di carburante.

• Sconti sulla manutenzione: alcune carte offrono sconti sui servizi di manutenzione e riparazione presso le sedi aderenti.

• Limiti di spesa personalizzabili: le attività possono impostare limiti di spesa specifici su ogni carta per controllare le spese e prevenire gli acquisti non autorizzati.

• Controlli sulle transazioni: le attività possono configurare le carte in modo da consentire solo determinati tipi di acquisti e possono limitarli a specifiche ore del giorno o giorni della settimana.

• PIN del conducente: le attività possono assegnare a ciascun conducente un PIN univoco per garantire che solo gli utenti autorizzati possano effettuare transazioni, aggiungendo un ulteriore livello di sicurezza.

• Reportistica e analisi: le carte per flotte in genere prevedono l'accesso a una piattaforma che genera report e analisi dettagliati. Questi report possono segmentare le spese per conducente, veicolo, tipo di spesa e molto altro ancora.

• Integrazione con i sistemi di gestione delle spese: molte carte per flotte possono integrarsi direttamente con il software di contabilità o di gestione delle spese esistente, il che semplifica ulteriormente la contabilità e la reportistica finanziaria.

• Avvisi e notifiche in tempo reale: le attività possono implementare avvisi per modelli di spesa insoliti o altre anomalie per affrontare rapidamente potenziali problemi come frodi e usi impropri.

• Servizi di geolocalizzazione: alcune carte offrono funzionalità GPS che consentono alle attività di tracciare la posizione di una transazione per monitorare i movimenti della flotta e a garantire la conformità alle politiche aziendali.

• Supporto per app mobili: molti fornitori di carte per flotte offrono app mobili che consentono a un conducente di controllare il saldo e trovare la stazione di servizio o il centro assistenza più vicino che accetta la carta.

Come iniziare a gestire la flotta come attività

Per iniziare a gestire la flotta come attività, procedi nel seguente modo:

• Valutazione del veicolo: fai un elenco di ogni veicolo che possiedi. Includi l'età, il tipo e i costi del veicolo per il carburante e la manutenzione.

• Revisione operativa: valuta il modo in cui ogni veicolo viene utilizzato giorno per giorno. Ci sono veicoli troppo usati o poco usati? Questo passaggio consente di identificare le inefficienze e adeguare meglio la flotta alle esigenze aziendali effettive.

• Ridimensionamento: modifica le dimensioni e la composizione della flotta in base alle esigenze attuali e future.

• Gestione del ciclo di vita: sviluppa un piano chiaro per stabilire quando dismettere i veicoli più vecchi e introdurne di nuovi e più efficienti dal punto di vista dei costi. Considera i costi di tutto il ciclo di vita, incluso il potenziale valore di rivendita.

• Implementazione telematica: installa sui veicoli sistemi GPS e telematici per tenere sotto controllo in tempo reale la posizione e l'utilizzo dei veicoli. Questa tecnologia può anche monitorare il comportamento del conducente e le condizioni del veicolo.

• Soluzioni software: scegli un software di gestione della flotta in grado di integrarsi con gli altri sistemi aziendali. La compatibilità con i dispositivi mobili consente la gestione ovunque ti trovi.

• Manuale delle politiche: crea un manuale dettagliato che spieghi tutto, da chi può guidare i veicoli a come segnalare un incidente.

• Definizione del budget: stabilisci un budget che copra tutti i costi previsti e preveda i risparmi derivanti dai miglioramenti pianificati.

• Monitoraggio e riduzione dei costi: utilizza le carte per flotte per tutti gli acquisti relativi ai veicoli in modo da semplificare le transazioni e raccogliere dati su come ridurre i costi.

• Selezione e formazione: sii selettivo su chi guida la tua flotta. Organizza corsi di formazione sulla guida sicura, sulla conformità legale e sulla conformità alle politiche interne.

• Incentivi per la sicurezza: motiva il tuo team con incentivi per una guida sicura.

• Pratiche eco-compatibili: incoraggia i conducenti ad adottare pratiche di guida eco-compatibili e pianificare percorsi efficienti dal punto di vista del consumo di carburante. Informati su carburanti alternativi che potrebbero ridurre il tuo impatto ambientale. A lungo termine, pianifica il passaggio a veicoli ibridi o elettrici per le tue operazioni, se possibile.

• Indicatori chiave di prestazione (KPI) e dashboard: definisci i KPI per aspetti quali l'efficienza dei costi e i tempi di attività dei veicoli. Utilizza le dashboard per monitorare le prestazioni della flotta rispetto a queste metriche.

• Verifiche e adeguamenti regolari: rivedi le prestazioni della flotta ogni due anni. Adatta le tue tattiche in base ai risultati e alle tendenze.

Confronto tra i fornitori di carte di gestione della flotta

Ecco cosa cercare quando si confrontano i fornitori di carte per la gestione della flotta.

Copertura e accettazione

• Verifica la diffusione della carta, soprattutto se la tua flotta si sposta a livello regionale o nazionale. Una rete più ampia significa un maggior numero di posti in cui i conducenti possono fare rifornimento o ricevere assistenza senza allontanarsi dal percorso.

• Valuta se la carta è accettata nelle stazioni di servizio che si trovano lungo i tuoi percorsi e se hanno prezzi competitivi.

Struttura di costi e commissioni

• Esamina la struttura delle commissioni, tra cui le commissioni mensili o annuali, le commissioni di transazione e gli eventuali costi nascosti. Il confronto può aiutarti a evitare di pagare più del necessario.

• Valuta quali sconti su carburante, manutenzione e altri servizi sono disponibili. Alcune carte offrono risparmi sostanziali che possono compensare altri costi.

Funzionalità di gestione

• Verifica se le carte dispongono di controlli personalizzabili per limitare le spese per categoria, importo o persino ora del giorno.

• Cerca il monitoraggio in tempo reale delle transazioni e avvisi personalizzabili per le attività insolite in modo da poter gestire i rischi e prevenire le frodi.

Reportistica e analisi

• Determina l'accessibilità e la facilità d'uso delle funzionalità di reportistica del fornitore. La reportistica dettagliata ti consente di analizzare i modelli di spesa, monitorare i costi e migliorare le operazioni della flotta.

• Verifica se il sistema di carte per flotte può integrarsi facilmente con il software di contabilità o di gestione della flotta esistente.

Assistenza clienti

• Cerca fornitori di servizi che godano di un'ottima reputazione. Assicurati che l'assistenza sia disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, soprattutto se la tua flotta opera al di fuori del normale orario di lavoro.
  

Funzionalità di sicurezza

• Esamina le misure di sicurezza della carta, ad esempio i requisiti del PIN, la richiesta di lettura del contachilometri alla pompa o la possibilità di annullare rapidamente le carte smarrite o rubate. Alcune carte richiedono la verifica del documento di identità del conducente per ogni transazione come ulteriore livello di sicurezza.
  

Flessibilità

• Cerca flessibilità nell'impostazione di limiti e controlli in modo che soddisfino i tuoi requisiti operativi.

• Valuta se il fornitore della carta può espandersi con la tua attività man mano che cresce e le esigenze della flotta cambiano.