Une carte de gestion de flotte, également connue sous le nom de carte carburant, est une carte de paiement conçue pour les entreprises qui exploitent des flottes de véhicules. Elle permet aux conducteurs d’acheter du carburant, des services d’entretien et d’effectuer d’autres dépenses connexes sans utiliser de fonds personnels ou d’espèces. Les cartes de flotte permettent aux entreprises de mieux contrôler leurs dépenses et offrent des fonctionnalités telles que le suivi détaillé des transactions, des limites de dépenses personnalisables et des remises chez les fournisseurs participants. Elles peuvent simplifier les processus de gestion des dépenses et minimiser la fraude.

Les cartes de gestion de flotte sont une composante importante du marché des logiciels de gestion de flotte, qui devrait passer d’environ 23,7 milliards de dollars en 2023 à près de 116,6 milliards de dollars d’ici 2032. Découvrez ci-dessous ce que les entreprises doivent savoir sur les cartes de gestion de flotte : comment les utiliser, comment commencer à les utiliser et comment choisir le bon fournisseur de cartes.

Sommaire de cet article

• À quoi servent les cartes de gestion de flotte ?
  
• Comment fonctionnent les cartes de gestion de flotte ?
  
• Caractéristiques communes des cartes de gestion de flotte
  
• Comment se lancer dans la gestion de flotte en tant qu’entreprise
  
• Comparaison des fournisseurs de cartes de gestion de flotte
  

À quoi servent les cartes de gestion de flotte ?

Les entreprises qui exploitent des véhicules utilisent des cartes de gestion de flotte pour effectuer des achats, suivre leurs dépenses et soutenir leurs activités. Voici comment elles procèdent :

• Achats de carburant : les entreprises utilisent les cartes de flotte principalement pour acheter du carburant, souvent dans un réseau de stations et parfois avec des remises négociées. Cela peut permettre de réaliser des économies substantielles, en particulier pour les entreprises disposant d’une flotte importante.

• Services d’entretien : les cartes de flotte permettent aux entreprises d’acheter des services d’entretien régulier et les réparations nécessaires comme les vidanges et la permutation des pneus.

• Suivi et gestion des dépenses : les entreprises utilisent les cartes de flotte pour suivre toutes les transactions associées à un véhicule. Cela leur permet de surveiller les habitudes de dépenses, d’identifier les économies potentielles et d’allouer les ressources plus efficacement. Elles peuvent également réduire la charge administrative liée à la gestion des reçus et des remboursements en regroupant les dépenses liées aux véhicules sur une seule plateforme.

• Contrôle et sécurité : les chefs d’entreprise fixent des limites de dépenses et des restrictions sur les types d’achats que les employés peuvent effectuer avec les cartes de flotte. Ils peuvent par exemple limiter l’utilisation des cartes au carburant et aux achats liés à l’entretien. Ils peuvent aussi exiger l’identification du conducteur ou le relevé du compteur kilométrique au point de vente pour renforcer la sécurité et la conformité.

• Rapports et analyses : les cartes de gestion de flotte fournissent des rapports détaillés qui ventilent les dépenses par véhicule, par type de dépense, par conducteur, etc. Ces rapports facilitent la prise de décisions stratégiques en matière de budgétisation et de planification financière.

• Prise en charge des opérations multi-sites : les cartes de flotte peuvent s’adapter à différentes exigences régionales, telles que les changements de devises. Cela simplifie les processus logistiques et comptables pour les entreprises opérant sur plusieurs sites ou au-delà des frontières.

Comment fonctionnent les cartes de gestion de flotte ?

Les cartes de gestion de flotte sont très similaires aux cartes de crédit, mais elles offrent généralement des fonctionnalités et des contrôles supplémentaires destinés spécifiquement aux entreprises qui gèrent des flottes de véhicules. En voici le fonctionnement :

• Demande et mise en place : une entreprise demande une carte de flotte auprès d’un fournisseur, qui est souvent une société de carburant ou un établissement financier. Lors de la mise en place, l’entreprise fixe des limites de dépenses, des restrictions d’achat (par exemple, uniquement pour le carburant) et attribue des cartes à des conducteurs ou à des véhicules individuels.

• Utilisation de la carte : les conducteurs utilisent la carte comme une carte de crédit chez les commerçants agréés, qui sont généralement des stations-service, des ateliers de réparation et des postes de péage. Les conducteurs peuvent amenés à fournir des informations supplémentaires telles que l’identification du véhicule et les relevés du compteur kilométrique.

• Suivi des transactions : la carte enregistre chaque transaction et fournit des informations détaillées à l’entreprise. Ces informations comprennent la date, l’heure, le lieu, le montant dépensé et parfois le kilométrage du véhicule.

• Facturation et reporting : le fournisseur envoie une facture consolidée à l’entreprise, généralement sur une base mensuelle, avec les transactions détaillées pour chaque carte. Cela simplifie la comptabilité et permet aux entreprises de suivre les dépenses et d’identifier les abus éventuels.

• Gestion et contrôle des dépenses : les entreprises peuvent accéder à des portails ou à des logiciels en ligne pour gérer les cartes, ajuster les limites de dépenses, générer des rapports et surveiller la consommation de carburant ou les coûts d’entretien.

Caractéristiques communes des cartes de gestion de flotte

Les cartes de gestion de flotte offrent des fonctionnalités qui aident les entreprises à gérer efficacement les dépenses liées aux véhicules. Voici quelques-unes des caractéristiques les plus courantes :

• Rabais sur le carburant : de nombreuses cartes de flotte prévoient des réductions sur les achats de carburant.

• Remises sur l’entretien : certaines cartes offrent des rabais sur les services d’entretien et de réparation dans les établissements participants.

• Limites de dépenses personnalisables : les entreprises peuvent fixer des limites de dépenses spécifiques pour chaque carte afin de contrôler les dépenses et d’empêcher les achats non autorisés.

• Contrôles des transactions : les entreprises peuvent configurer les cartes de manière à n’autoriser que certains types d’achats et à les limiter à certaines heures de la journée ou à certains jours de la semaine.

• Code PIN du conducteur : les entreprises peuvent attribuer à chaque conducteur un code PIN unique afin de s’assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent effectuer des transactions, ce qui renforce la sécurité.

• Rapports et analyses : les cartes de gestion de flotte sont généralement assorties d’un accès à une plateforme de gestion qui fournit des rapports et des analyses détaillés. Ces rapports peuvent ventiler les dépenses par conducteur, par véhicule, par type de dépense, etc.

• Intégration aux systèmes de gestion des dépenses : de nombreuses cartes de flotte peuvent s’intégrer directement au logiciel de comptabilité ou de gestion des dépenses de l’entreprise. Cela simplifie encore la tenue des comptes et l’établissement des rapports financiers.

• Alertes et notifications en temps réel : les entreprises peuvent mettre en place des alertes en cas de dépenses inhabituelles ou d’autres anomalies afin de traiter rapidement les problèmes potentiels tels que la fraude et les abus.

• Services de géolocalisation : certaines cartes sont dotées de fonctions GPS qui permettent aux entreprises de suivre la localisation d’une transaction. Cela permet de surveiller les mouvements de la flotte et de garantir le respect des politiques de l’entreprise.

• Prise en charge de l’application mobile : de nombreux fournisseurs de cartes de flotte proposent des applications mobiles qui permettent aux conducteurs de vérifier leur solde et de trouver la station-service ou le centre de services le plus proche qui accepte leur carte.

Comment se lancer dans la gestion de flotte en tant qu’entreprise

Pour vous lancer dans la gestion de flotte en tant qu’entreprise, procédez comme suit :

• Évaluation des véhicules : dressez une liste de tous les véhicules que vous possédez. Indiquez l’âge du véhicule, son type et les coûts de carburant et d’entretien.

• Examen opérationnel : évaluez l’utilisation quotidienne de chaque véhicule. Certains véhicules sont-ils très ou peu utilisés ? Cette étape permet d’identifier les inefficacités et de mieux aligner votre flotte sur les besoins réels de l’entreprise.

• Redimensionnement : ajustez la taille et la composition de votre flotte en fonction de vos besoins actuels et futurs.

• Gestion du cycle de vie : élaborez un plan clair pour déterminer quand retirer les véhicules plus anciens et introduire des véhicules plus récents et plus rentables. Prenez en compte les coûts de l’ensemble du cycle de vie, y compris la valeur de revente potentielle.

• Mise en œuvre de la télématique : équipez vos véhicules d’un GPS et d’un système télématique pour savoir en temps réel où ils se trouvent et comment ils sont utilisés. Cette technologie permet également de suivre le comportement des conducteurs et l’état des véhicules.

• Solutions logicielles : choisissez un logiciel de gestion de flotte capable de s’intégrer à vos autres systèmes d’entreprise. La compatibilité mobile permet de gérer en déplacement.

• Manuel de politique générale : créez un manuel détaillé qui explique tout, des personnes autorisées à conduire les véhicules à la façon de signaler un accident.

• Budgétisation : établissez un budget qui couvre tous les coûts prévus et prévoit les économies réalisées grâce aux améliorations planifiées.

• Suivi et réduction des coûts : utilisez des cartes de flotte pour tous les achats liés aux véhicules afin de simplifier les transactions et de recueillir des données sur les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les coûts.

• Sélection et formation : soyez sélectif dans le choix des conducteurs de votre flotte. Organisez des formations sur la conduite en toute sécurité, le respect de la législation et des politiques internes.

• Incitations à la sécurité : motivez votre équipe en lui offrant des incitations à la conduite en toute sécurité.

• Pratiques éco-responsables : encouragez les conducteurs à adopter des pratiques de conduite respectueuses de l’environnement et à planifier des itinéraires économes en carburant. Recherchez des carburants alternatifs susceptibles de réduire votre empreinte carbone. À long terme, planifiez le passage à des véhicules hybrides ou électriques pour vos opérations, si possible.

• Indicateurs clés de performance (KPI) et tableaux de bord : clarifiez les indicateurs clés de performance pour des aspects tels que la rentabilité et la disponibilité des véhicules. Utilisez des tableaux de bord pour surveiller les performances de votre flotte par rapport à ces indicateurs.

• Audits et ajustements réguliers : examinez les performances de votre flotte deux fois par an. Ajustez votre stratégie en fonction des résultats et des tendances.

Comparaison des fournisseurs de cartes de gestion de flotte

Voici ce qu’il faut vérifier lorsque vous comparez les fournisseurs de cartes de gestion de flotte.

Couverture et acceptation

• Vérifiez dans quelle mesure la carte est acceptée, surtout si votre flotte circule à l’échelle régionale ou nationale. Un réseau plus important signifie qu’il y a plus d’endroits où vos conducteurs peuvent faire le plein ou obtenir des services sans dévier de leur route.

• Vérifiez si la carte est acceptée dans les stations-service situées le long de vos itinéraires et pratiquant des prix compétitifs.

Structure des coûts et des frais

• Examinez la structure des frais, y compris les frais mensuels ou annuels, les frais de transaction et les éventuels coûts cachés. La comparaison de ces éléments peut vous aider à éviter de payer plus que nécessaire.

• Évaluez les réductions disponibles sur le carburant, l’entretien et d’autres services. Certaines cartes permettent de réaliser des économies substantielles qui peuvent compenser d’autres coûts.

Fonctionnalités de gestion

• Vérifiez si les cartes sont dotées de commandes personnalisables permettant de limiter les dépenses par catégorie, par montant ou même par moment de la journée.

• Recherchez un suivi des transactions en temps réel et des alertes personnalisables en cas d’activités inhabituelles pour vous aider à gérer les risques et à prévenir la fraude.

Rapports et analyses

• Déterminez dans quelle mesure les fonctionnalités de production de rapports du fournisseur sont accessibles et conviviales. Des rapports détaillés peuvent vous aider à analyser les habitudes de dépenses, à suivre les coûts et à améliorer les opérations de la flotte.

• Vérifiez si le système de cartes de flotte peut s’intégrer facilement à votre logiciel de comptabilité ou de gestion de flotte existant.

Service à la clientèle

• Trouvez des fournisseurs réputés pour l’excellence de leur service. Assurez-vous que l’assistance est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, surtout si votre flotte fonctionne en dehors des heures de bureau.
  

Fonctionnalités de sécurité

• Renseignez-vous sur les mesures de sécurité de la carte. Il peut s’agir de l’obligation d’un code PIN, d’une demande de relevé de compteur kilométrique à la pompe ou de la possibilité d’annuler rapidement une carte perdue ou volée. Certaines cartes exigent une vérification de l’identité du conducteur pour chaque transaction, ce qui constitue un niveau de sécurité supplémentaire.
  

Flexibilité

• Recherchez la flexibilité dans la définition des limites et des contrôles afin qu’ils correspondent à vos besoins opérationnels.

• Vérifiez si le fournisseur de cartes peut s’adapter à la croissance de votre entreprise et à l’évolution des besoins de votre flotte.