Um cartão de gestão de frota, também conhecido como cartão de combustível, é um cartão de pagamento feito para empresas que operam frotas de veículos. Ele permite que os motoristas paguem combustível, manutenção e outras despesas sem usar recursos pessoais ou dinheiro vivo. Os cartões de frota ajudam a empresa a controlar gastos e permitem acompanhamento detalhado das transações, limites de gastos personalizáveis e descontos nos fornecedores participantes. Isso pode simplificar a gestão de despesas e minimizar fraudes.

Os cartões de gestão de frota importantes no mercado de softwares para gestão de frotas, que deve crescer de cerca de US$ 23,7 bilhões em 2023 chegando a US$ 116,6 bilhões até 2032. Veja abaixo o que as empresas devem saber sobre cartões de gestão de frota: como são usados, como começar a usá-los e como escolher o melhor fornecedor.

Neste artigo:

• Para que servem os cartões de gestão de frotas?
  
• Como funcionam os cartões de gestão de frotas?
  
• Recursos comuns dos cartões de gestão de frota
  
• Como começar a usar a gestão de frotas na sua empresa
  
• Comparação de fornecedores de cartões de gestão de frotas
  

Para que servem os cartões de gestão de frotas?

Empresas que operam veículos usam cartões de gestão de frota para fazer compras, acompanhar despesas e apoiar suas operações. Funciona assim:

• Compra de combustíveis: a principal aplicação dos cartões de frota é comprar combustível, muitas vezes numa rede de postos e, às vezes, com descontos negociados. Pode haver uma economia considerável, especialmente se a empresa tiver uma frota grande.

• Serviços de manutenção: com os cartões de frota, as empresas podem agendar manutenções regulares e reparos necessários, como troca de óleo e rodízio de pneus.

• Acompanhamento e gestão de despesas: as empresas usam cartões de frota para acompanhar todas as transações relacionadas ao veículo. Assim, podem monitorar padrões de gastos, identificar possibilidades de economia e alocar recursos com mais eficácia. O sistema também reduz o trabalho administrativo da gestão de recibos e reembolsos, consolidando as despesas dos veículos na mesma plataforma.

• Controle e segurança: um gerente pode definir limites de gastos e restringir os tipos de compras que os funcionários podem fazer com cartões de frota. O uso do cartão pode ser restrito somente a compras de combustível e manutenção. Ou os cartões podem exigir documento de identidade do motorista ou do hodômetro no ponto de venda, aumentando a segurança e conformidade.

• Relatórios e análises: os cartões de gestão de frota fornecem relatórios detalhados que detalham os gastos por veículo, tipo de despesa, motorista e mais. Esses relatórios auxiliam em decisões estratégicas de orçamento e planejamento financeiro.

• Gestão de operações em várias localidades: os cartões de frota podem adaptar-se a diferentes requisitos regionais, como moedas diferentes. Isso simplifica os processos logísticos e contábeis para empresas que operam em vários locais ou países diferentes.

Como funcionam os cartões de gestão de frotas?

Os cartões de gestão de frota são muito similares aos cartões de crédito, mas geralmente oferecem recursos e controles adicionais destinados especificamente a empresas que gerenciam frotas de veículos. Veja como funcionam:

• Solicitação e configuração: uma empresa solicita um cartão de frota por meio de um fornecedor, que costuma ser uma distribuidora de combustível ou instituição financeira. Durante a configuração, a empresa define limites de gastos, restrições de compra (por exemplo, somente combustível) e atribui cartões a motoristas ou veículos específios.

• Uso do cartão: os motoristas usam o cartão como um cartão de crédito em comerciantes autorizados, que geralmente são postos de gasolina, oficinas e cabines de pedágio. Pode ser obrigatório apresentar a identificação do veículo e as leituras do hodômetro.

• Rastreamento de transações: o cartão registra todas as transações, fornecendo informações detalhadas para a empresa, como data, hora, local, valor gasto e, às vezes, quilometragem do veículo.

• Faturamento e relatórios: o fornecedor envia uma fatura consolidada à empresa, geralmente mensal, com transações detalhadas de cada cartão. Isso simplifica a contabilidade e permite que as empresas rastreiem despesas e identifiquem qualquer uso indevido.

• Gestão e controle de despesas: as empresas podem acessar portais ou softwares online para gerenciar cartões, ajustar limites de gastos, gerar relatórios e monitorar o consumo de combustível ou os custos de manutenção.

Recursos comuns dos cartões de gestão de frota

Os cartões de gestão de frota têm recursos que ajudam as empresas a gerenciar com eficiência as despesas relacionadas ao veículo. Alguns dos recursos mais comuns:

• Descontos em combustível: muitos cartões de frota têm descontos na compra de combustível.

• Descontos em manutenção: alguns cartões oferecem descontos em serviços de manutenção e reparos nas oficinas participantes.

• Limites de gastos personalizáveis: as empresas podem definir limites de gastos específicos em cada cartão para controlar despesas e evitar compras não autorizadas.

• Controle de transações: as empresas podem permitir apenas determinados tipos de compras e podem restringir as compras a horários ou dias da semana específicos.

• Senha por motorista: é possível atribuir uma senha para cada motorista, garantindo que somente usuários autorizados possam usar o cartão, aumentando a segurança.

• Relatórios e análises: normalmente, os cartões de frota têm acesso a uma plataforma de gestão que fornece relatórios e análises detalhadas. Esses relatórios podem segmentar gastos por motorista, veículo, tipo de despesa e mais.

• Integração com sistemas de gestão de despesas: muitos cartões de frota podem ser integrados diretamente ao software de contabilidade ou gerenciamento de despesas da empresa. Isso simplifica ainda mais a contabilidade e os relatórios financeiros.

• Alertas e notificações em tempo real: as empresas podem receber alertas se houver gastos incomuns ou outras anomalias, resolvendo rapidamente quaisquer problemas, como fraude e uso indevido.

• Serviços de geolocalização: alguns cartões têm função de GPS, para que as empresas rastreiem a localização das transações. Isso ajuda a monitorar os movimentos da frota e garantir a conformidade com as políticas da empresa.

• Aplicativos móveis: muitos provedores de cartões de frota têm aplicativos móveis que permitem que o motorista verifique seu saldo e encontre o posto de combustível ou centro de serviços mais próximo que aceita seu cartão.

Como começar a usar a gestão de frotas na sua empresa

Instruções para começar a trabalhar com a gestão de frotas na empresa:

• Avaliação do veículo: faça uma lista de cada veículo da empresa. Insira a idade, o tipo e os custos de combustível e manutenção do veículo.

• Análise operacional: avalie como cada veículo é usado no dia a dia. Há veículos sobrecarregados ou pouco utilizados? Essa etapa ajuda a identificar ineficiências e a alinhar melhor sua frota às necessidades reais da empresa.

• Dimensionamento: ajuste o tamanho e a composição da sua frota com base nas suas necessidades atuais e futuras.

• Gestão do ciclo de vida: desenvolva um plano claro aposentaria de veículos antigos e adquira veículos mais novos e econômicos. Considere os custos de todo o ciclo de vida, incluindo o valor potencial de revenda.

• Implementação de telemática: equipe seus veículos com GPS e telemática para visualizar em tempo real de onde eles estão e como estão sendo usados. Essas tecnologias também pode acompanhar o comportamento do motorista e a saúde do veículo.

• Soluções de software: escolha um software de gestão de frotas que se integre aos seus outros sistemas da empresa. A compatibilidade com dispositivos móveis permite o gerenciamento em qualquer lugar.

• Manual de políticas: Crie cm manual detalhado que explique desde quem pode dirigir os veículos até como relatar um acidente.

• Orçamento: estabeleça um orçamento que cubra todos os custos e economias esperadas com as melhorias planejadas.

• Acompanhamento e redução de custos: use cartões de frota para todas as compras relacionadas a veículos para simplificar transações e identificar onde você pode cortar custos.

• Seleção e treinamento: selecione bem os condutores das frota. Ofereça treinamentos de direção segura, conformidade legal e conformidade com políticas internas.

• Incentivos à segurança: motive sua equipe com incentivos para uma direção segura.

• Práticas ecologicamente corretas: incentive os condutores a adotarem práticas de condução ecológicas e planejarem percursos que gastem menos combustível. Pesquise combustíveis alternativos que possam reduzir sua pegada de carbono. A longo prazo, planeje uma conversão da frota para veículos híbridos ou elétricos, se viável.

• Indicadores-chave de desempenho (KPIs) e painéis: esclareça os KPIs para aspectos como eficiência de custos e tempo de atividade do veículo. Crie painéis para monitorar o desempenho da sua frota em relação a essas métricas.

• Auditorias e ajustes regulares: revise o desempenho da frota semestralmente. Ajuste suas táticas com base nos resultados e tendências.

Comparação de fornecedores de cartões de gestão de frotas

Veja o que procurar ao comparar fornecedores de cartões de gestão de frota.

Cobertura e aceitação

• Verifique a aceitação do cartão, principalmente se sua frota viajar para outras regiões ou países. Com uma rede maior, os motoristas podem abastecer ou obter serviços sem sair do percurso.

• Confira se o cartão é aceito em postos que estão ao longo de suas rotas e têm preços competitivos.

Estrutura de custos e tarifas

• Analise a estrutura de tarifas: mensalidades e anuidades, tarifas de transação e custos ocultos. Essa comparação evita que você pague mais do que o necessário.

• Avalie quais descontos em combustível, manutenção e outros serviços estão disponíveis. Alguns cartões proporcionam economias substanciais, que podem compensar outros custos.

Recursos de gerenciamento

• Verifique se os cartões possuem controles personalizáveis para restringir gastos por categoria, valor ou até mesmo horário do dia.

• Busque rastreamento de transações em tempo real e alertas personalizáveis para atividades incomuns para gerenciar riscos e evitar fraudes.

Relatórios e análises

• Analise a facilidade de uso dos recursos de relatórios do provedor. Relatórios detalhados podem ajudar a analisar padrões de gastos, acompanhar custos e aprimorar operações de frota.

• Verifique se o sistema de cartões de frota integrar-se facilmente ao seu software de contabilidade ou gestão de frota.

Atendimento ao cliente

• Busque fornecedores boa reputação de atendimento. Verifique se o atendimento funciona 24h, especialmente se sua frota operar fora do horário comercial.
  

Recursos de segurança

• Investigue as medidas de segurança do cartão, como exigência de senha, solicitação de leitura do hodômetro na bomba ou rapidez no cancelamento em caso de perda ou roubo do cartão. Alguns cartões exigem identificação do motorista para cada transação, aumentando a segurança.
  

Flexibilidade

• Procure flexibilidade na definição de limites e controles conforme suas necessidades operacionais.

• Considere se o fornecedor do cartão pode crescer com a sua empresa, acompanhando as mudanças nas necessidades da frota.