Una tarjeta de gestión de flotas, también conocida como tarjeta de combustible, es una tarjeta de pago diseñada para empresas que operan flotas de vehículos. Permite a los conductores abonar combustible, mantenimiento y otros gastos relacionados sin usar fondos personales ni efectivo. Las tarjetas para flotas proporcionan a las empresas un mayor control sobre los gastos y ofrecen funcionalidades como un seguimiento detallado de las transacciones, límites de gastos personalizables y descuentos en los proveedores participantes. Estas pueden simplificar los procesos de gestión de gastos y minimizar el fraude.

Las tarjetas de gestión de flotas son un componente importante del mercado de software de gestión de flotas, que se prevé que crezca de unos 23,700 millones de dólares en 2023 a casi 116,600 millones de dólares en 2032. A continuación, explicaremos lo que las empresas deben saber sobre las tarjetas de gestión de flotas: cómo se utilizan, cómo empezar a utilizarlas y cómo elegir el proveedor de tarjetas adecuado.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Para qué se utilizan las tarjetas de gestión de flotas?
  
• ¿Cómo funcionan las tarjetas de gestión de flotas?
  
• Funcionalidades comunes de las tarjetas de gestión de flotas
  
• Cómo empezar a utilizar la gestión de flotas como empresa
  
• Comparación de proveedores de tarjetas de gestión de flotas
  

¿Para qué se utilizan las tarjetas de gestión de flotas?

Las empresas que utilizan vehículos usan tarjetas de gestión de flotas para realizar compras, realizar un seguimiento de los gastos y respaldar sus operaciones. Así es como lo hacen:

• Compras de combustible: las empresas utilizan las tarjetas de flota principalmente para comprar combustible, a menudo en una red de estaciones y, a veces, con descuentos negociados. Esto puede suponer un ahorro sustancial, especialmente para las empresas con grandes flotas.

• Servicios de mantenimiento: con las tarjetas de flota, las empresas pueden abonar el mantenimiento regular y las reparaciones necesarias, como los cambios de aceite y las rotaciones de neumáticos.

• Seguimiento y gestión de gastos: las empresas utilizan las tarjetas de flota para realizar un seguimiento de todas las transacciones asociadas a un vehículo. Esto les ayuda a controlar los patrones de gasto, identificar ahorros posibles y asignar recursos de manera más eficaz. También puede reducir la carga administrativa de gestionar recibos y reembolsos al consolidar los gastos relacionados con el vehículo en una sola plataforma.

• Control y seguridad: los gerentes de negocios establecen límites de gasto y restricciones sobre los tipos de compras que los empleados pueden hacer con las tarjetas de flota. Los gerentes pueden restringir el uso de la tarjeta a compras relacionadas con el combustible y el mantenimiento. O bien, estas tarjetas pueden requerir la identificación del conductor o las lecturas del odómetro en el punto de venta para una capa adicional de seguridad y cumplimiento de la normativa.

• Informes y análisis: las tarjetas de gestión de flotas proporcionan informes detallados que desglosan los gastos por vehículo, tipo de gasto, conductor y mucho más. Estos informes ayudan con las decisiones estratégicas con respecto a la elaboración de presupuestos y la planificación financiera.

• Soporte para operaciones en varias ubicaciones: las tarjetas de flota pueden adaptarse a diferentes requisitos regionales, como los cambios de moneda. Esto simplifica los procesos logísticos y contables para las empresas que operan en muchas ubicaciones o a través de las fronteras.

¿Cómo funcionan las tarjetas de gestión de flotas?

Las tarjetas de gestión de flotas son muy similares a las tarjetas de crédito, pero suelen ofrecer características y controles adicionales pensados específicamente para empresas que gestionan flotas de vehículos. Así es como funcionan:

• Aplicación y configuración: una empresa solicita una tarjeta de flota a través de un proveedor, que suele ser una empresa de combustible o una institución financiera. Durante la configuración, la empresa establece límites de gastos, restricciones de compra (por ejemplo, solo combustible) y asigna tarjetas a conductores o vehículos particulares.

• Uso de la tarjeta: los conductores utilizan la tarjeta como una tarjeta de crédito en los comercios autorizados, que suelen ser gasolineras, talleres de reparación y cabinas de peaje. Es posible que los conductores deban proporcionar información adicional, como la identificación del vehículo y las lecturas del odómetro.

• Seguimiento de transacciones: la tarjeta registra cada transacción, lo que proporciona información detallada a la empresa. Esta información incluye la fecha, la hora, la ubicación, el importe gastado y, a veces, el kilometraje del vehículo.

• Facturación e informes: el proveedor envía una factura consolidada a la empresa, en general mensualmente, con transacciones detalladas para cada tarjeta. Esto simplifica la contabilidad y permite a las empresas hacer un seguimiento de los gastos e identificar posibles usos indebidos.

• Gestión y control de gastos: las empresas pueden acceder a portales o software en línea para administrar tarjetas, ajustar límites de gastos, generar informes y monitorear el consumo de combustible o los costos de mantenimiento.

Funcionalidades comunes de las tarjetas de gestión de flotas

Las tarjetas de gestión de flotas tienen funcionalidades que ayudan a las empresas a gestionar los gastos relacionados con los vehículos de forma eficiente. Estas son algunas de las funcionalidades más comunes:

• Descuentos en combustible: muchas tarjetas de flotas tienen descuentos en la compra de combustible.

• Descuentos de mantenimiento: algunas tarjetas ofrecen descuentos en servicios de mantenimiento y reparación en las ubicaciones participantes.

• Límites de gasto personalizables: las empresas pueden establecer límites de gastos específicos en cada tarjeta para controlar los gastos y evitar compras no autorizadas.

• Controles de transacciones: las empresas pueden configurar las tarjetas para que solo permitan ciertos tipos de compras y restringirlas a determinadas horas del día o días de la semana.

• PIN del conductor: las empresas pueden asignarle a cada conductor un PIN único para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan realizar transacciones, y agregar otra capa de seguridad.

• Informes y análisis: las tarjetas de flota suelen venir con acceso a una plataforma de gestión que proporciona informes y análisis detallados. Estos informes pueden segmentar los gastos por conductor, vehículo, tipo de gasto y más.

• Integración con sistemas de gestión de gastos: muchas tarjetas de flota pueden integrarse directamente con el software de contabilidad o gestión de gastos existente de una empresa. Esto simplifica aún más la contabilidad y los informes financieros.

• Alertas y notificaciones en tiempo real: las empresas pueden implementar alertas para patrones de gasto inusuales u otras anomalías para abordar rápidamente posibles problemas, como el fraude y el uso indebido.

• Servicios de geolocalización: algunas tarjetas incluyen funcionalidades de GPS que permiten a las empresas rastrear la ubicación de una transacción. Esto ayuda a controlar los movimientos de la flota y garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa.

• Soporte de aplicaciones móviles: muchos proveedores de tarjetas para flotas tienen aplicaciones móviles que permiten al conductor consultar su saldo y encontrar la estación de servicio o centro de servicio más cercano que acepte su tarjeta.

Cómo empezar con la gestión de flotas como empresa

Para empezar a utilizar la gestión de flotas como empresa, sigue estos pasos:

• Evaluación del vehículo: haz una lista de cada vehículo que posees. Incluye la antigüedad del vehículo, el tipo y los costos de combustible y mantenimiento.

• Revisión operativa: evalúa cómo se usa cada vehículo en el día a día. ¿Hay vehículos que están sobrecargados de trabajo o que apenas se utilizan? Este paso ayuda a identificar las ineficiencias y a alinear mejor tu flota con las necesidades reales de la empresa.

• Redimensionamiento: ajusta el tamaño y la composición de tu flota en función de tus necesidades actuales y futuras.

• Gestión del ciclo de vida: desarrolla un plan claro sobre cuándo retirar los vehículos más antiguos y traer otros más nuevos y rentables. Ten en cuenta los costos de todo el ciclo de vida, incluido el posible valor de reventa.

• Implementación de telemática: equipa tus vehículos con GPS y telemática para controlar en tiempo real dónde están y cómo se utilizan. Esta tecnología también puede rastrear el comportamiento del conductor y el estado del vehículo.

• Soluciones de software: elige un software de gestión de flotas que pueda integrarse con tus otros sistemas empresariales. La compatibilidad con dispositivos móviles permite administrar sobre la marcha.

• Manual de políticas: crea un manual detallado que explique todo, desde quién puede conducir los vehículos hasta cómo informar un accidente.

• Elaboración de presupuestos: establece un presupuesto que cubra todos los costos esperados y pronostique los ahorros de las mejoras planificadas.

• Seguimiento y reducción de costos: utiliza las tarjetas de flota para todas las compras relacionadas con vehículos para simplificar las transacciones y recopilar datos sobre dónde puedes reducir los costos.

• Selección y formación: sé selectivo con respecto a quién conduce tu flota. Realiza capacitaciones sobre conducción segura, cumplimiento de la normativa y de las políticas internas.

• Incentivos de seguridad: motiva a tu equipo con incentivos para una conducción segura.

• Prácticas ecológicas: alienta a los conductores a adoptar prácticas de conducción ecológicas y planificar rutas eficientes en combustible. Investiga combustibles alternativos que puedan reducir tu huella de carbono. A largo plazo, planifica un cambio hacia vehículos híbridos o eléctricos para tus operaciones, si es posible.

• Indicadores clave de rendimiento (KPIs) y paneles de control: aclara los KPI para aspectos como la rentabilidad y el tiempo de actividad del vehículo. Utiliza paneles de control para controlar el rendimiento de tu flota en función de estas métricas.

• Auditorías y ajustes periódicos: revisa el rendimiento de tu flota semestralmente. Ajusta tus tácticas en función de los resultados y las tendencias.

Comparación de proveedores de tarjetas de gestión de flotas

Esto es lo que hay que tener en cuenta a la hora de comparar proveedores de tarjetas de gestión de flotas.

Cobertura y aceptación

• Verifica qué tan ampliamente aceptada es la tarjeta, especialmente si tu flota viaja a nivel regional o nacional. Una red más grande significa más lugares donde tus conductores pueden recargar u obtener servicios sin desviarse del rumbo.

• Considera si la tarjeta es aceptada en las estaciones de servicio que se encuentran a lo largo de tus rutas y si tienen precios competitivos.

Estructura de costos y comisiones

• Revisa la estructura de comisiones, incluidas las comisiones mensuales o anuales, las comisiones de transacción y los costos ocultos. Compararlos puede ayudarte a evitar pagar más de lo necesario.

• Evalúa qué descuentos en combustible, mantenimiento y otros servicios están disponibles. Algunas tarjetas ofrecen ahorros sustanciales que pueden compensar otros costos.

Funcionalidades de gestión

• Comprueba si las tarjetas tienen controles personalizables para restringir el gasto por categoría, monto o incluso hora del día.

• Busca un seguimiento de las transacciones en tiempo real y alertas personalizables de actividades inusuales que te ayuden a gestionar los riesgos y prevenir el fraude.

Informes y análisis

• Determina qué tan accesibles y fáciles de usar son las funcionalidades de informes del proveedor. Los informes detallados pueden ayudarte a analizar patrones de gasto, realizar un seguimiento de los costos y mejorar las operaciones de la flota.

• Comprueba si el sistema de tarjetas de flota puede integrarse fácilmente con tu software de contabilidad o gestión de flotas existente.

Atención al cliente

• Encuentra proveedores con reputación de excelente servicio. Asegúrate de que el soporte esté disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, especialmente si tu flota opera fuera del horario comercial normal.
  

Funcionalidades de seguridad

• Investiga las medidas de seguridad de la tarjeta. Estas pueden incluir requisitos de PIN, indicaciones de la bomba para las lecturas del odómetro o la capacidad de cancelar rápidamente tarjetas perdidas o robadas. Algunas tarjetas requieren la verificación de la identificación del conductor para cada transacción como una capa de seguridad adicional.
  

Flexibilidad

• Busca flexibilidad en el establecimiento de límites y controles para que coincidan con tus requisitos operativos.

• Considera si el proveedor de la tarjeta puede escalar con tu negocio a medida que crece y las necesidades de la flota cambian.