Een betaalkaart voor wagenparkbeheer, ook wel een tankpas genoemd, is een betaalkaart die is ontworpen voor ondernemingen die wagenparken exploiteren. Het stelt chauffeurs in staat om brandstof, onderhoud en andere gerelateerde uitgaven te kopen zonder persoonlijke fondsen of contant geld te gebruiken. Tankpassen bieden ondernemingen meer controle over hun uitgaven en hebben functies zoals gedetailleerde transactietracking, aanpasbare bestedingslimieten en kortingen bij deelnemende leveranciers. Deze kunnen processen voor onkostenbeheer vereenvoudigen en fraude tot een minimum beperken.

Betaalkaarten voor wagenparkbeheer zijn een belangrijk onderdeel van de markt voor software voor wagenparkbeheer, die naar verwachting zal groeien van $ 23,7 miljard dollar in 2023 tot bijna S$ 116,6 miljard dollar in 2032. Hieronder leggen we uit wat ondernemingen moeten weten over betaalkaarten voor wagenparkbeheer: hoe ze worden gebruikt, hoe je ermee aan de slag kunt gaan en hoe je de juiste kaartaanbieder kiest.

Wat staat er in dit artikel?

• Waar worden betaalkaarten voor wagenparkbeheer voor gebruikt?
  
• Hoe werken betaalkaarten voor wagenparkbeheer?
  
• Gemeenschappelijke kenmerken van betaalkaarten voor wagenparkbeheer
  
• Hoe ga je als onderneming aan de slag met wagenparkbeheer?
  
• Vergelijking van aanbieders van betaalkaarten voor wagenparkbeheer
  

Waar worden betaalkaarten voor wagenparkbeheer voor gebruikt?

Ondernemingen die voertuigen exploiteren, gebruiken betaalkaarten voor wagenparkbeheer om aankopen te doen, uitgaven bij te houden en hun activiteiten te ondersteunen. Dit is hoe ze dat doen:

• Brandstof kopen: Ondernemingen gebruiken tankpassen voornamelijk om brandstof te kopen, vaak bij een netwerk van stations en soms met onderhandelde kortingen. Dit kan leiden tot aanzienlijke besparingen, vooral voor ondernemingen met een groot wagenpark.

• Onderhoudsdiensten: Met tankpassen kunnen ondernemingen regelmatig onderhoud en noodzakelijke reparaties zoals olieverversingen en bandenwissels inkopen.

• Onkosten bijhouden en beheren: Ondernemingen gebruiken tankpassen om elke transactie in verband met een voertuig te volgen. Dit helpt hen bij het bewaken van bestedingspatronen, het identificeren van potentiële besparingen en het effectiever toewijzen van middelen. Het kan ook de administratieve last van het beheer van ontvangstbewijzen en vergoedingen verminderen door voertuiggerelateerde uitgaven op één platform te consolideren.

• Controle en beveiliging: Bedrijfsmanagers stellen bestedingslimieten en beperkingen in voor de soorten aankopen die werknemers kunnen doen met betaalkaarten voor wagenparkbeheer. Beheerders kunnen het gebruik van kaarten beperken tot aankopen in verband met brandstof en onderhoud. Of voor deze betaalkaarten is mogelijk een bestuurders-ID of kilometerstand vereist bij het verkooppunt voor een extra beveiligings- en nalevingslaag.

• Rapportage en analyse: Betaalkaarten voor wagenparkbeheer bieden gedetailleerde rapporten die uitgaven uitsplitsen naar voertuig, kostentype, bestuurder en meer. Deze rapporten helpen bij strategische beslissingen met betrekking tot budgettering en financiële planning.

• Ondersteuning voor operaties op meerdere locaties: Betaalkaarten voor wagenparkbeheer kunnen worden aangepast aan verschillende regionale vereisten, zoals valutaschommelingen. Dit vereenvoudigt de logistieke en boekhoudkundige processen voor ondernemingen die op meerdere locaties of internationaal actief zijn.

Hoe werken betaalkaarten voor wagenparkbeheer?

Betaalkaarten voor wagenparkbeheer lijken erg op creditcards, maar bieden doorgaans extra functies en controles die specifiek bedoeld zijn voor ondernemingen die wagenparken beheren. Zo werken ze:

• Toepassing en installatie: Een onderneming vraagt een wagenparkkaart aan via een aanbieder, vaak een brandstofmaatschappij of een financiële instelling. Tijdens de configuratie stelt de onderneming bestedingslimieten en aankoopbeperkingen in (bijv. alleen brandstof) en wijst ze de betaalkaarten toe aan individuele bestuurders of voertuigen.

• Gebruik van de kaart: Chauffeurs gebruiken de betaalkaart als een creditcard bij geautoriseerde handelaren, meestal benzinestations, reparatiewerkplaatsen en tolhuisjes. Bestuurders moeten mogelijk aanvullende informatie verstrekken, zoals voertuig-ID en kilometerstanden.

• Transacties traceren: De betaalkaart registreert elke transactie en geeft gedetailleerde informatie aan het onderneming. Deze informatie omvat datum, tijd, locatie, uitgegeven bedrag en soms voertuigkilometers.

• Facturatie en rapportage: De aanbieder stuurt een geconsolideerde factuur naar de onderneming, meestal maandelijks, met gespecificeerde transacties voor elke betaalkaart. Dit vereenvoudigt de boekhouding en stelt ondernemingen in staat uitgaven bij te houden en mogelijk misbruik te identificeren.

• Uitgavebeheer en -controle: Ondernemingen hebben toegang tot online portals of software om betaalkaarten te beheren, bestedingslimieten aan te passen, rapporten te genereren en brandstofverbruik of onderhoudskosten te monitoren.

Gemeenschappelijke kenmerken van betaalkaarten voor wagenparkbeheer

Betaalkaarten voor wagenparkbeheer hebben functies waarmee ondernemingen voertuiggerelateerde uitgaven efficiënt kunnen beheren. Hier zijn enkele van de meest voorkomende kenmerken:

• Korting op brandstof: Veel van deze betaalkaarten hebben kortingen op brandstofaankopen.

• Korting op onderhoud: Sommige betaalkaarten geven korting op onderhouds- en reparatiediensten op deelnemende locaties.

• Aanpasbare bestedingslimieten: Ondernemingen kunnen op elke betaalkaart specifieke bestedingslimieten instellen om uitgaven te beheersen en niet-geautoriseerde aankopen te voorkomen.

• Transactiecontroles: Ondernemingen kunnen betaalkaarten zo configureren dat ze alleen bepaalde soorten aankopen toestaan. Ze kunnen ze ook beperken tot specifieke tijden van de dag of dagen van de week.

• Pincodes voor chauffeurs: Ondernemingen kunnen aan elke bestuurder een unieke pincode toewijzen om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers transacties kunnen uitvoeren. Zo wordt een extra beveiligingslaag toegevoegd.

• Rapportage en analyse: Wagenparkkaarten worden meestal geleverd met toegang tot een beheerplatform dat gedetailleerde rapporten en analyses biedt. Deze rapporten kunnen uitgaven segmenteren op bestuurder, voertuig, uitgavetype en meer.

• Integratie met onkostenbeheersystemen: Veel vlootkaarten kunnen direct worden geïntegreerd met de bestaande boekhoud- of onkostenbeheersoftware van een onderneming. Dit vereenvoudigt de boekhouding en financiële verslaggeving verder.

• Waarschuwingen en meldingen in real time: Ondernemingen kunnen waarschuwingen voor ongebruikelijke uitgavepatronen of andere anomalieën implementeren om potentiële problemen zoals fraude en misbruik snel aan te pakken.

• Geolocatie-diensten: Sommige betaalkaarten hebben GPS-mogelijkheden waarmee ondernemingen de locatie van een transactie kunnen volgen. Dit helpt bij het bewaken van vlootbewegingen en zorgt ervoor dat het bedrijfsbeleid wordt nageleefd.

• Ondersteuning voor mobiele apps: Veel aanbieders van wagenparkkaarten hebben mobiele apps waarmee bestuurders hun saldo kunnen controleren en het dichtstbijzijnde tankstation of servicecentrum kunnen vinden dat hun betaalkaart accepteert.

Hoe ga je als onderneming aan de slag met wagenparkbeheer?

Neem de volgende stappen om als onderneming aan de slag te gaan met wagenparkbeheer:

• Beoordeling van de voertuigen: Maak een lijst van elk voertuig dat je bezit. Vermeld de leeftijd, het type en de kosten voor brandstof en onderhoud van het voertuig.

• Operationele beoordeling: Evalueer hoe elk voertuig dagelijks wordt gebruikt. Zijn er voertuigen die overwerkt zijn of nauwelijks worden gebruikt? Deze stap helpt bij het identificeren van inefficiënties en het beter afstemmen van je wagenpark op de werkelijke bedrijfsbehoeften.

• Juiste omvang kiezen: Pas de grootte en samenstelling van je wagenpark aan op basis van de huidige en toekomstige behoeften.

• Beheer van de levenscyclus: Ontwikkel een duidelijk plan voor wanneer oudere voertuigen buiten gebruik moeten worden gesteld en nieuwere, kosteneffectievere voertuigen moeten worden ingevoerd. Houd rekening met de kosten van de hele levenscyclus, inclusief de potentiële inruilwaarde.

• Telematica-implementatie: Rust je voertuigen uit met gps en telematica om in real time bij te houden waar ze zich bevinden en hoe ze worden gebruikt. Deze technologie kan ook het gedrag van de bestuurder en de gezondheid van het voertuig volgen.

• Software-oplossingen: Kies software voor wagenparkbeheer die kan worden geïntegreerd met je andere bedrijfssystemen. Mobiele compatibiliteit maakt het mogelijk om onderweg te beheren.

• Handleiding voor het beleid: Maak een gedetailleerde handleiding waarin alles wordt uitgelegd, van wie de voertuigen mag besturen tot het melden van een ongeval.

• Budgettering: Stel een budget op dat alle verwachte kosten dekt en besparingen voorspelt door geplande verbeteringen.

• Kosten volgen en verlagen: Gebruik wagenparkkaarten voor alle voertuiggerelateerde aankopen om transacties te vereenvoudigen en gegevens te verzamelen over waar je kosten kunt besparen.

• Selectie en training: Wees selectief over wie je wagenpark bestuurt. Geef trainingen op het gebied van veilig rijden, wettelijke naleving en naleving van intern beleid.

• Veiligheidsprikkels: Motiveer je team met beloningen voor veilig rijden.

• Milieuvriendelijke praktijken: Moedig bestuurders aan om milieuvriendelijk te rijden en zuinige routes te plannen. Onderzoek alternatieve brandstoffen die je ecologische voetafdruk kunnen verkleinen. Plan op de lange termijn een verschuiving naar hybride of elektrische voertuigen voor je activiteiten, indien haalbaar.

• Key performance indicators (KPI's) en dashboards: Verduidelijk KPI's voor aspecten als kostenefficiëntie en uptime van het voertuig. Gebruik dashboards om de prestaties van je wagenpark te vergelijken met deze statistieken.

• Regelmatige audits en aanpassingen: Evalueer de prestaties van je wagenpark tweejaarlijks. Pas je tactiek aan op basis van de resultaten en trends.

Vergelijking van aanbieders van betaalkaarten voor wagenparkbeheer

Dit is waar je op moet letten bij het vergelijken van aanbieders van betaalkaarten voor wagenparkbeheer.

Dekking en acceptatie

• Controleer waar de betaalkaart wordt geaccepteerd, vooral als je wagenpark regionaal of nationaal reist. Een groter netwerk betekent meer plaatsen waar je chauffeurs kunnen tanken of service kunnen krijgen zonder omwegen te maken.

• Kijk of de betaalkaart wordt geaccepteerd bij tankstations langs je routes en concurrerende prijzen hebben.

Kosten- en onkostenstructuur

• Kijk naar de kostenstructuur, inclusief maandelijkse of jaarlijkse kosten, transactiekosten en eventuele verborgen kosten. Door deze te vergelijken, hoef je niet meer te betalen dan nodig is.

• Evalueer welke kortingen op brandstof, onderhoud en andere diensten beschikbaar zijn. Sommige betaalkaarten bieden aanzienlijke besparingen die andere kosten kunnen compenseren.

Beheerfuncties

• Controleer of de betaalkaarten aanpasbare bedieningselementen hebben om uitgaven te beperken per categorie, bedrag of zelfs tijdstip van de dag.

• Zoek naar tracking in real time van transacties en aanpasbare waarschuwingen voor ongebruikelijke activiteiten om je te helpen risico's te beheersen en fraude te voorkomen.

Rapportage en analyse

• Bepaal hoe toegankelijk en gebruiksvriendelijk de rapportagefuncties van de provider zijn. Gedetailleerde rapportage kan je helpen bij het analyseren van uitgavepatronen, het bijhouden van kosten en het verbeteren van de activiteiten van je wagenpark.

• Controleer of het wagenparkkaartsysteem eenvoudig kan worden geïntegreerd met je bestaande boekhoud- of wagenparkbeheersoftware.

Klantenservice

• Zoek providers met een reputatie voor uitstekende service. Zorg ervoor dat ondersteuning 24/7 beschikbaar is, vooral als je wagenpark buiten de normale kantooruren werkt.
  

Beveiligingsfuncties

• Onderzoek de veiligheidsmaatregelen van de betaalkaart. Denk hierbij aan pincodevereisten, pompaanwijzingen voor kilometerstanden of de mogelijkheid om verloren of gestolen betaalkaarten snel te annuleren. Bij sommige betaalkaarten moet de bestuurders-ID voor elke transactie worden geverifieerd als extra beveiligingslaag.
  

Flexibiliteit

• Zoek naar flexibiliteit bij het instellen van limieten en bedieningselementen, zodat ze overeenkomen met je operationele vereisten.

• Overweeg of de kaartverstrekker kan meegroeien met jouw onderneming naarmate deze groeit en de behoeften van je wagenpark veranderen.