โปรแกรมจัดการค่าใช้จ่ายคือระบบที่ช่วยให้ธุรกิจจัดการการใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น ช่วยให้พนักงานส่งค่าใช้จ่ายสําหรับการเบิกคืนได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งผู้จัดการสามารถอนุมัติได้อย่างง่ายดาย ระบบนี้ยังติดตามค่าใช้จ่ายเพื่อปฏิบัติตามกฎการใช้จ่ายของบริษัท โดยแจ้งการใช้จ่ายใดๆ ที่ผิดปกติที่อาจบ่งชี้ถึงความผิดพลาดหรือการฉ้อโกง

ความต้องการเครื่องมืออัตโนมัติประเภทนี้กําลังเพิ่มขึ้น โดยคาดว่าตลาดการจัดการค่าใช้จ่ายทั่วโลกจะเพิ่มขึ้นจากกว่า 7 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2023 เป็น 16 พันล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2032 ด้านล่างเราจะอธิบายว่าโปรแกรมจัดการค่าใช้จ่ายทําอะไรให้ธุรกิจบ้าง ธุรกิจประเภทใดอาจต้องการโปรแกรมนี้ และวิธีสร้างและเปิดตัวโปรแกรมประเภทนี้ให้ประสบความสําเร็จ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• โปรแกรมจัดการค่าใช้จ่ายทําอะไรให้ธุรกิจบ้าง
  
• ธุรกิจใดบ้างที่ต้องการโปรแกรมจัดการค่าใช้จ่าย
  
• องค์ประกอบและฟีเจอร์ของโปรแกรมจัดการค่าใช้จ่าย
  
• วิธีการเปิดตัวโปรแกรมจัดการค่าใช้จ่าย
  
• ความท้าทายในการเปิดตัวโปรแกรมค่าใช้จ่ายใหม่
  

โปรแกรมจัดการค่าใช้จ่ายทําอะไรให้ธุรกิจบ้าง

โปรแกรมจัดการค่าใช้จ่ายจะจัดการงานต่อไปนี้

• การติดตามและจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย: ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายจะติดตามและจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย และช่วยให้มั่นใจว่าการใช้จ่ายทั้งหมดสอดคล้องกับนโยบายของบริษัทและงบประมาณ

• ทําให้การอนุมัติง่ายขึ้น: ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายสามารถลดเวลาและแรงงานที่ใช้ในการตรวจสอบและอนุมัติค่าใช้จ่าย

• การเชื่อมต่อระบบการทําบัญชี: ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายทํางานร่วมกับระบบบัญชีและการเงินที่มีอยู่เพื่อข้อมูลที่แม่นยําและตรงกันซึ่งทําให้การรายงานทางการเงินมีความสอดคล้องและปฏิบัติตามข้อกําหนดมากขึ้น

• ให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์: ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายจะให้การวิเคราะห์แบบเรียลไทม์และข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับแนวโน้มการใช้จ่าย ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับการปรับงบประมาณและการใช้จ่ายในอนาคต

• ปรับปรุงการปฏิบัติตามนโยบาย: ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายจะตั้งกฎและพารามิเตอร์ที่สอดคล้องกับนโยบายของบริษัทเพื่อให้ธุรกรรมเป็นไปตามแนวทางภายในและข้อกําหนดทางกฎหมายภายนอก

• อํานวยความสะดวกการเบิกเงินคืน: ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายเร่งกระบวนการเบิกเงินคืนสําหรับค่าใช้จ่ายของพนักงาน ซึ่งจะเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานและช่วยรักษาความไว้วางใจภายในองค์กร

• ลดการฉ้อโกงและการใช้งานในทางที่ผิด: ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายบางอย่างมีเครื่องมือตรวจสอบขั้นสูงที่สามารถตรวจจับและป้องกันกิจกรรมการฉ้อโกงหรือการนําเงินทุนของบริษัทไปใช้ในทางที่ผิด

ธุรกิจใดบ้างที่ต้องการโปรแกรมจัดการค่าใช้จ่าย

ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องการโปรแกรมจัดการค่าใช้จ่ายอย่างใดอย่างหนึ่ง แม้ว่าธุรกิจขนาดเล็กอาจสามารถจัดการกระบวนการเหล่านี้ได้ด้วยตนเองหรือด้วยความช่วยเหลือจากนักบัญชี แต่ธุรกิจเหล่านั้นก็จะได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติด้วย นี่คือสัญญาณบางส่วนที่ธุรกิจอาจได้รับประโยชน์จากโปรแกรมจัดการค่าใช้จ่าย

• ธุรกิจประสบปัญหาเกี่ยวกับรายงานค่าใช้จ่ายอย่างเรื่อยๆ เช่น การส่งเอกสารล่าช้า ใบเสร็จที่ตกหล่น และการละเมิดนโยบาย

• บริษัทมีปัญหาเกี่ยวกับทีมที่เติบโตขึ้นและมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เมื่อบริษัทขยายธุรกิจ

• พนักงานเดินทางบ่อยหรือทำการซื้อที่ต้องออกเงินเอง ซึ่งพนักงานต้องส่งใบเสร็จและส่งคําขอเบิกเงินคืน

• บริษัทมีปัญหาในการดูข้อมูลเกี่ยวกับการใช้จ่ายของตน

• ธุรกิจกังวลเกี่ยวกับการฉ้อโกงด้านค่าใช้จ่ายหรือการใช้เงินทุนของบริษัทในทางที่ผิด

องค์ประกอบของโปรแกรมจัดการค่าใช้จ่าย

โปรแกรมจัดการค่าใช้จ่ายอาจมีองค์ประกอบที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง แต่ส่วนใหญ่ประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

• การติดตามค่าใช้จ่าย: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้พนักงานหักยอดและส่งค่าใช้จ่ายได้ โดยมักจะใช้แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อความสะดวกขณะเดินทาง

• การจัดการใบเสร็จ: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถบันทึกและจัดเก็บสําเนาใบเสร็จแบบดิจิทัล ลดเอกสารแบบกระดาษ และทําให้จับคู่ใบเสร็จกับรายจ่ายได้ง่ายขึ้น

• ขั้นตอนการทํางานและการอนุมัติ: ฟีเจอร์นี้จะกําหนดเส้นทางรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อรับการอนุมัติโดยอัตโนมัติ เพื่อให้บุคคลที่เหมาะสมตรวจสอบและลงนามในค่าใช้จ่ายก่อนเบิกเงิกคืน

• การบังคับใช้นโยบาย: ฟีเจอร์นี้จะรายงานหรือปฏิเสธค่าใช้จ่ายที่ไม่เป็นไปตามนโยบายของบริษัทโดยอัตโนมัติ

• การผสานการทํางานกับระบบการทําบัญชี: ฟีเจอร์นี้ทําให้ไม่จําเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตัวเองและช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลค่าใช้จ่ายจะไหลเข้าสู่บันทึกทางการเงินของคุณได้อย่างง่ายดาย

• การรายงานและการวิเคราะห์ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ผู้ใช้สร้างรายงานที่ออกแบบเองและแสดงแดชบอร์ดที่มีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับรูปแบบการใช้จ่ายและโอกาสในการประหยัดเงิน

• การเข้าถึงบนอุปกรณ์เคลื่อนที่: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้พนักงานส่งค่าใช้จ่ายและติดตามสถานะได้ขณะเดินทาง

• การผสานการทํางานกับบัตรองค์กร: ฟีเจอร์นี้เชื่อมโยงบัตรเครดิตของบริษัทกับระบบเพื่อให้ระบบหักยอดและกระทบยอดธุรกรรมอัตโนมัติ

วิธีเปิดตัวโปรแกรมจัดการค่าใช้จ่าย

เมื่อพิจารณาแล้วว่าธุรกิจของคุณต้องมีโปรแกรมจัดการค่าใช้จ่าย ขั้นตอนต่อไปคือการคิดกลยุทธ์ที่ชัดเจนสําหรับการสร้างโปรแกรมที่เหมาะกับคุณ ต่อไปนี้คือคําแนะนําแบบทีละขั้นตอน

ดําเนินการตรวจสอบค่าใช้จ่าย

• วิเคราะห์ข้อมูลค่าใช้จ่ายในอดีต ตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายที่ผ่านมาเพื่อระบุรูปแบบการใช้จ่าย ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยๆ และโอกาสที่จะประหยัดค่าใช้จ่ายได้

• พูดคุยกับทีมการเงิน หัวหน้าแผนก และพนักงานที่เดินทางบ่อยเพื่อทําความเข้าใจความท้าทายและรวบรวมข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงกระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย

• ศึกษาวิธีที่บริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของคุณใช้ในการจัดการค่าใช้จ่ายเพื่อระบุแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและสิ่งที่อาจปรับปรุงได้

วางแผนขั้นตอนทำงานด้านค่าใช้จ่ายในอุดมคติของคุณ

• สร้างแผนผังลําดับงานหรือแผนภาพเพื่อแสดงขั้นตอนที่ต้องการ ตั้งแต่การเกิดค่าใช้จ่ายไปจนถึงการเบิกเงินคืน วิธีนี้จะช่วยระบุคอขวดและจุดที่สามารถสร้างระบบอัตโนมัติได้

• กําหนดบทบาทและความรับผิดชอบสําหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ ตั้งแต่การส่งค่าใช้จ่ายไปจนถึงการอนุมัติและประมวลผลการเบิกเงินคืน

• กําหนดลําดับเวลาที่ชัดเจนสําหรับการอนุมัติค่าใช้จ่ายและเบิกเงินคืนเพื่อให้มั่นใจว่าจะประมวลผลได้ตรงเวลา

ปรับแต่งนโยบายค่าใช้จ่ายของคุณ

• จัดทํานโยบายที่สะท้อนถึงวัฒนธรรมของบริษัท บรรทัดฐานของอุตสาหกรรม และความต้องการเฉพาะเจาะจงของคุณ

• ชี้แจงว่าอะไรเบิกเงินคืนได้และที่เบิกไม่ได้ รวมถึงอัตรารายวัน เงินชดเชยตามระยะทาง และข้อจํากัดใดๆ ในหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายเฉพาะ

• หากบริษัทของคุณดําเนินงานในหลายประเทศ คุณต้องพิจารณาศุลกากรและระเบียบข้อบังคับท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องกับการเบิกเงินคืนค่าใช้จ่ายด้วย

นําร่องโปรแกรมกับกลุ่มคนที่เลือก

• เลือกกลุ่มพนักงานขนาดเล็กที่มีความหลากหลายเพื่อทดสอบระบบใหม่และให้คําติชมก่อนเปิดตัวแบบเต็ม

• รวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ นโยบาย และกระบวนการโดยรวม และทําการปรับเปลี่ยนตามต้องการก่อนที่จะเปิดตัวทั้งบริษัท

• กระตุ้นให้ผู้เริ่มใช้งานในระยะแรกเป็นผู้สนับสนุนโปรแกรมใหม่และช่วยกระตุ้นการนําไปใช้

ทำให้กระบวนการนําไปใช้มีความน่าสนใจ

• สร้างรางวัลจูงใจสําหรับพนักงานที่ส่งค่าใช้จ่ายตรงเวลาและปฏิบัติตามนโยบายอย่างสม่ําเสมอ

• นำกระดานผู้นําหรือการประกวดมาใช้เพื่อสนับสนุนการมีส่วนร่วม

• แบ่งปันเรื่องราวความสําเร็จและข้อเสนอแนะในเชิงบวกจากผู้ใช้งานในระยะแรกเพื่อสร้างความตื่นเต้นและแรงขับเคลื่อนให้กับโปรแกรมนี้

ตรวจสอบและปรับปรุง

• ติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่สําคัญ (KPI) เช่น เวลาเบิกเงินคืนเฉลี่ย อัตราการปฏิบัติตามนโยบาย และการประหยัดค่าใช้จ่าย เพื่อวัดความสําเร็จของโปรแกรม

• ทําการตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายเป็นประจําเพื่อระบุความผิดปกติหรือสิ่งที่อาจต้องปรับปรุง

• รวบรวมความคิดเห็นจากพนักงานอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายให้ดียิ่งขึ้น

ความท้าทายในการเปิดตัวโปรแกรมค่าใช้จ่ายใหม่

การเปิดตัวโปรแกรมค่าใช้จ่ายอาจมีความท้าทายสําหรับธุรกิจ ตั้งแต่ปัญหาในการนำเทคโนโลยีมาใช้ไปจนถึงการบํารุงรักษาอย่างต่อเนื่อง ต่อไปนี้เป็นปัญหาทั่วไปที่ควรพิจารณา

• การจัดการการเปลี่ยนแปลง: กระบวนการใหม่ใดๆ ก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นประโยชน์แค่ไหน ก็อาจพบกับความต้านทานในตอนแรก พนักงานอาจลังใจที่จะนําเทคโนโลยีหรือขั้นตอนการทํางานใหม่ๆ มาใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาคุ้นเคยกับกระบวนการที่ต้องทําด้วยตัวเองมาเป็นเวลานาน

• การตั้งค่าระบบ: การสร้างโปรแกรมจัดการค่าใช้จ่ายใหม่จะต้องมีการกําหนดค่าซอฟต์แวร์ การเชื่อมต่อเข้ากับระบบอื่นๆ การกําหนดนโยบาย และการฝึกอบรมพนักงาน สิ่งเหล่านี้อาจใช้เวลานานและมีความซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายแผนกหรือหลายสาขา

• การย้ายข้อมูลและการเชื่อมต่อการทํางาน: การย้ายข้อมูลค่าใช้จ่ายในอดีตไปยังแพลตฟอร์มใหม่อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย คุณควรตรวจสอบว่ามีเชื่อมต่อการทํางานกับระบบการทําบัญชีหรือการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ได้ง่ายๆ เพื่อการรับส่งข้อมูลและการรายงานที่ราบรื่น

• การบังคับใช้นโยบาย: การสร้างและบังคับใช้นโยบายค่าใช้จ่ายที่ชัดเจนอาจทําได้ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีพื้นที่สีเทาหรือข้อยกเว้น

• การนําไปใช้และการมีส่วนร่วมของผู้ใช้: การโน้มน้าวให้พนักงานมาใช้ระบบใหม่และส่งค่าใช้จ่ายตรงเวลาอาจเป็นงานที่ยากลำบาก หากไม่มีการใช้งาน อาจทําให้มีข้อมูลไม่ครบถ้วน เบิกเงินคืนได้ล่าช้า และเกิดความไม่พอใจในหมู่พนักงานและทีมการเงินได้

• การบํารุงรักษาและการปรับปรุง: โปรแกรมจัดการค่าใช้จ่ายต้องมีการตรวจสอบ อัปเดต และปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปและเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้น

• ค่าใช้จ่าย: โปรแกรมจัดการค่าใช้จ่ายใหม่มาพร้อมกับค่าใช้จ่ายล่วงหน้า เช่น ใบอนุญาตซอฟต์แวร์ การฝึกอบรม และอาจมีค่าธรรมเนียมการให้คําปรึกษา พิจารณาปัจจัยเหล่านี้ในงบประมาณของคุณเพื่อให้คํานวณผลตอบแทนจากการลงทุนเมื่อเวลาผ่านไปได้อย่างแม่นยํา

• ปัญหาทางเทคนิค: แม้แต่ซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดก็ประสบปัญหาทางเทคนิคเป็นครั้งคราว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถรับการสนับสนุนลูกค้าที่เชื่อถือได้และการแก้ไขปัญหาอย่างทันท่วงทีเพื่อลดการหยุดชะงักและช่วยให้โปรแกรมทํางานได้อย่างราบรื่น