Um programa de gerenciamento de despesas é um sistema que simplifica a gestão de gastos da empresa. Ele ajuda os funcionários a enviarem despesas para reembolso de forma rápida e fácil para que os gerentes as aprovem. O sistema também analisa o cumprimento das regras de gastos da empresa, observando quaisquer gastos incomuns que possam indicar erros ou fraudes.

A demanda por esse tipo de ferramenta automatizada está aumentando: o mercado global de gerenciamento de despesas deve passar de US$ 7 bilhões em 2023 para US$ 16 bilhões até 2032. Abaixo, explicamos o que os programas de gerenciamento de despesas fazem para as empresas, quais tipos de empresas podem precisar deles e como criar e lançar esse tipo de programa.

Neste artigo:

• Qual a vantagem de um programa de gerenciamento de despesas?
  
• Que empresas precisam de programas de gerenciamento de despesas?
  
• Componentes e características dos programas de gerenciamento de despesas
  
• Como lançar um programa de gerenciamento de despesas
  
• Desafios para lançar um novo programa de despesas
  

Qual a vantagem de um programa de gerenciamento de despesas?

Os programas de gerenciamento de despesas resolvem as seguintes tarefas:

• Acompanhamento e categorização de despesas: o software de gerenciamento de despesas rastreia e categoriza as despesas e assegura que todas as despesas estejam alinhadas com as políticas e orçamentos da empresa.

• Simplificação das aprovações: um software de gerenciamento de despesas pode reduzir o tempo e o esforço necessários para revisar e aprovar despesas.

• Integração com sistemas contábeis: o software de gerenciamento de despesas integra-se aos sistemas contábeis e financeiros existentes para fornecer dados sincronizados e precisos que uniformizam os relatórios financeiros, garantindo conformidade.

• Insights em tempo real: o software de gerenciamento de despesas fornece análises e insights em tempo real sobre tendências de gastos. As empresas podem tomar decisões bem informadas sobre ajustes orçamentários e gastos futuros.

• Cumprimento das políticas: o software de gerenciamento de despesas define regras e parâmetros alinhados às políticas da empresa para manter as transações em conformidade com diretrizes internas e requisitos regulatórios externos.

• Facilitar reembolsos: o software de gerenciamento de despesas agiliza o processo de reembolso de despesas incorridas por funcionários. Os funcionários ficam mais satisfeitos e mantêm-se a confiança dentro da organização.

• Redução de fraudes e uso indevido: alguns softwares de gerenciamento de despesas oferecem ferramentas avançadas de monitoramento que podem detectar e evitar fraudes ou uso indevido de fundos da empresa.

Que empresas precisam de programas de gerenciamento de despesas?

A maioria das empresas precisa de algum tipo de programa de gerenciamento de despesas. Empresas pequenas podem resolver esses processos manualmente ou com a ajuda de um contador, mas mesmo elas podem aproveitar os sistemas automatizados. Alguns sinais de que uma empresa se beneficiaria de um programa de gerenciamento de despesas:

• A empresa costuma ter problemas com relatórios de despesas, como envios atrasados, falta de recibos e cumprimento de políticas.

• À medida que se expande, a empresa enfrenta dificuldades com o crescimento da equipe e do volume de despesas.

• Os funcionários viajam com frequência ou fazem compras do próprio bolso para as quais enviam recibos e pedidos de reembolso.

• A empresa não conseguem visualizar todos os gastos.

• A empresa está preocupada com fraudes nas despesas ou uso indevido de fundos da empresa.

Componentes dos programas de gerenciamento de despesas

Os programas de gerenciamento de despesas podem incluir diferentes componentes, conforme suas necessidades comerciais específicas, mas a maioria inclui o seguinte:

• Acompanhamento de despesas: os funcionários podem registrar e enviar despesas, muitas vezes por aplicativo móvel.

• Gestão de recibos: as empresas podem capturar e armazenar cópias digitais de recibos, diminuindo a bagunça e o desperdício de papel e facilitando a conferência de recibos e despesas.

• Fluxo de trabalho e aprovações: encaminhamento automático de relatórios de despesas para aprovação para que as pessoas certas revisem e aprovem as despesas antes do reembolso.

• Aplicação de políticas: sinalização ou recusa automática de despesas que não cumpram as políticas da empresa.

• Integração do sistema contábil: elimina a inserção manual de dados e garante o fluxo das despesas para seus registros financeiros.

• Relatórios e análises: os usuários geram relatórios personalizados e veem painéis com padrões de gastos e possíveis economias.

• Acessibilidade móvel: os funcionários podem enviar despesas e acompanhar seu status quando estão em trânsito.

• Integração com o cartão corporativo: vincula os cartões de crédito da empresa ao sistema para captura e reconciliação automáticas de transações.

Como lançar um programa de gerenciamento de despesas

Depois de decidir que sua empresa precisa de um programa de gerenciamento de despesas, o próximo passo é elaborar uma estratégia clara para criar um programa que funcione para você. Veja nosso guia passo a passo.

Realizar uma auditoria de despesas

• Analisar histórico de despesas. Examine relatórios de despesas para identificar padrões de gastos, problemas recorrentes e áreas com potencial para economia.

• Converse com equipes financeiras, chefes de departamento e funcionários que viajam com frequência para entender suas dificuldades e suas ideias para melhorar o gerenciamento de despesas.

• Pesquise como outras empresas do seu setor gerenciam despesas, para identificar boas práticas e possíveis áreas de melhoria.

Mapeie seu fluxo de trabalho ideal para despesas

• Crie um fluxograma ou diagrama para ilustrar as etapas desejadas desde a ocorrência de despesas até o reembolso. Isso ajuda a identificar gargalos e áreas para automação.

• Defina papéis e responsabilidades para cada etapa do processo, da apresentação das despesas à sua aprovação e processamento de reembolsos.

• Defina prazos claros para aprovações e reembolsos, garantindo os prazos de processamento.

Personalize sua política de despesas

• Crie uma política que reflita a cultura da empresa, as normas do setor e as necessidades específicas.

• Esclareça o que é ou não é reembolsável, como diárias, franquias de quilometragem e restrições a categorias de despesas específicas.

• Se sua empresa opera em vários países, considere as regulamentações e costumes locais relacionados ao reembolso de despesas.

Crie um grupo seleto para um programa piloto

• Selecione um grupo pequeno e diversificado de funcionários para testar e avaliar o novo sistema, antes do lançamento geral.

• Receba os comentários sobre o software, as políticas e o processo em geral e faça os ajustes necessários antes do lançamento em toda a empresa.

• Incentive os primeiros usuários a promoverem a adoção do novo programa.

Gamifique o processo de adoção

• Criar incentivos para os funcionários que apresentarem despesas no prazo e cumpram as políticas.

• Faça tabelas de classificação ou concursos para incentivar a participação.

• Compartilhe sucessos e feedback positivo dos primeiros usuários para criar entusiasmo e interesse pelo programa.

Monitorar e refinar

• Acompanhe indicadores-chave de desempenho (KPIs), como tempo médio de reembolso, taxas de conformidade com políticas e economia de custos para medir o sucesso do programa.

• Faça auditorias regulares de relatórios de despesas para identificar anomalias ou áreas para melhoria.

• Solicite sempre feedback dos funcionários para melhorar ainda mais o processo de gerenciamento de despesas.

Desafios para lançar um novo programa de despesas

O lançamento de um programa de despesas apresenta desafios para as empresas. Pode ser difícil implementar a tecnologia ou fazer manutenção contínua. Problemas comuns a serem considerados:

• Gestão de mudanças: qualquer novo processo, por melhor que seja, pode encontrar resistência no início. Os funcionários podem resistir a tecnologias ou fluxos de trabalho, especialmente se estiverem acostumados com processos manuais há muito tempo.

• Configuração do sistema: o estabelecimento de um novo programa de gerenciamento de despesas envolve a configuração do software, a integração com outros sistemas, a definição de políticas e o treinamento dos funcionários. Isso pode ser demorado e complexo, especialmente para organizações maiores com vários departamentos ou locais.

• Migração e integração de dados: a migração do histórico de dados de despesas para a nova plataforma pode ser complexa. Garanta uma integração simples com seu sistema de contabilidade ou ERP (planejamento de recursos empresariais) para proporcionar fluxo de dados e emissão de relatórios sem complicações.

• Aplicação de políticas: estabelecer e aplicar políticas de despesas claras pode ser difícil, especialmente se houver áreas cinzentas ou exceções.

• Adoção e engajamento do usuário: convencer os funcionários a usar o novo sistema e apresentar as despesas em dia pode ser árduo. A falta de adoção pode gerar dados incompletos, reembolsos atrasados e frustração para funcionários e equipes financeiras.

• Manutenção e melhoria: um programa de gerenciamento de despesas requer monitoramento, atualizações e ajustes contínuos para acompanhar a evolução da empresa e das tecnologias.

• Custos: novos programas de gerenciamento de despesas têm custos iniciais como licenças de software, treinamento e possíveis honorários de consultoria. Considere-os em seu orçamento para calcular com precisão seu retorno sobre o investimento.

• Questões técnicas: mesmo o melhor software pode enfrentar problemas técnicos ocasionais. Garanta suporte técnico confiável e solução de problemas rápida para minimizar interrupções e manter o programa em funcionamento.