Un programme de gestion des dépenses est un système qui simplifie la façon dont les entreprises gèrent leurs dépenses. Il aide les employés à soumettre rapidement des dépenses à rembourser, ce que les gestionnaires peuvent facilement approuver. Ce système permet également de suivre les dépenses pour s’assurer qu’elles sont conformes aux règles de dépenses de l’entreprise, en notant toute dépense inhabituelle susceptible d’indiquer des erreurs ou une fraude.

La demande pour ce type d’outil automatisé est en augmentation : le marché mondial de la gestion des dépenses devrait passer de plus de 7 milliards de dollars en 2023 à 16 milliards de dollars d’ici 2032. Ci-dessous, nous expliquerons ce que les programmes de gestion des dépenses font aux entreprises, quels types d’entreprises pourraient en avoir besoin et comment créer et lancer ce type de programme avec succès.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que les programmes de gestion des dépenses apportent aux entreprises?
  
• Quelles entreprises ont besoin de programmes de gestion des dépenses?
  
• Composantes et caractéristiques des programmes de gestion des dépenses
  
• Comment lancer un programme de gestion des dépenses
  
• Défis liés au lancement d’un nouveau programme de dépenses
  

Qu’est-ce que les programmes de gestion des dépenses font pour les entreprises?

Les programmes de gestion des dépenses gèrent les tâches suivantes :

• Suivi et catégorisation des dépenses : Le logiciel de gestion des dépenses permet de suivre et de catégoriser les dépenses et de s’assurer que toutes les dépenses sont conformes aux politiques et aux budgets de l’entreprise.

• Simplifier les approbations : Un logiciel de gestion des dépenses peut réduire le temps et les efforts nécessaires à l’examen et à l’approbation des dépenses.

• Intégration aux systèmes comptables : Le logiciel de gestion des dépenses s’intègre aux systèmes comptables et financiers existants pour obtenir des données synchronisées et précises qui rendent les rapports financiers plus cohérents et conformes.

• Fournir des informations en temps réel : Le logiciel de gestion des dépenses fournit des analyses en temps réel et des informations sur les tendances en matière de dépenses. Cela aide les entreprises à prendre des décisions éclairées concernant les ajustements budgétaires et les dépenses futures.

• Amélioration de la conformité aux politiques : Le logiciel de gestion des dépenses définit des règles et des paramètres qui s’alignent sur les politiques de l’entreprise afin de maintenir les transactions conformes aux directives internes et aux exigences réglementaires externes.

• Faciliter les remboursements : Un logiciel de gestion des dépenses accélère le processus de remboursement des dépenses engagées par les employés. Cela peut augmenter la satisfaction des employés et aider à maintenir la confiance au sein de l’organisation.

• Réduire la fraude et les abus : Certains logiciels de gestion des dépenses fournissent des outils de surveillance avancés qui peuvent détecter et prévenir les activités frauduleuses ou l’utilisation abusive des fonds de l’entreprise.

Quelles entreprises ont besoin de programmes de gestion des dépenses?

La plupart des entreprises ont besoin d’une sorte de programme de gestion des dépenses. Bien que les petites entreprises puissent être en mesure de gérer ces processus manuellement ou avec l’aide d’un comptable, elles peuvent également bénéficier de systèmes automatisés. Voici quelques signes indiquant qu’une entreprise bénéficierait d’un programme de gestion des dépenses :

• L’entreprise rencontre régulièrement des problèmes avec les notes de frais, comme des retards de soumission, des reçus manquants et des violations des règles.

• Au fur et à mesure de son expansion, l’entreprise est confrontée à une équipe en pleine croissance et à une augmentation du volume des dépenses.

• Les employés voyagent fréquemment ou font des achats personnels pour lesquels ils soumettent des reçus et des demandes de remboursement.

• L’entreprise a du mal à gagner en visibilité sur ses dépenses.

• L’entreprise est préoccupée par une fraude liée aux dépenses ou une utilisation abusive des fonds de l’entreprise.

Composantes des programmes de gestion des dépenses

Les programmes de gestion des dépenses peuvent inclure différentes composantes en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, mais la plupart comprennent les éléments suivants :

• Suivi des dépenses : Cela permet aux employés de saisir et de soumettre les dépenses, souvent par le biais d’une application mobile pour plus de commodité lors de leurs déplacements.

• Gestion des reçus : Cela permet aux entreprises de capturer et de stocker des copies numériques des reçus, ce qui réduit l’encombrement et le gaspillage de papier et facilite la mise en correspondance des reçus et des dépenses.

• Flux de travail et approbations : Cela automatise l’acheminement des notes de frais pour approbation afin que les bonnes personnes vérifient et approuvent les dépenses avant le remboursement.

• Application des politiques : Cette mesure permet de signaler ou de rejeter automatiquement les dépenses non conformes aux politiques de l’entreprise.

• Intégration du système comptable : Cela élimine le besoin de saisie manuelle des données et garantit que les données sur les dépenses circulent facilement dans vos dossiers financiers.

• Rapports et analyses : Cela permet aux utilisateurs de générer des rapports personnalisés et d’afficher des tableaux de bord contenant des informations sur les habitudes de dépenses et les économies potentielles.

• Accessibilité mobile : Cela permet aux employés de soumettre des dépenses et de suivre leur statut lorsqu’ils sont en déplacement.

• Intégration d’une carte d'entreprise : Celle-ci relie les cartes de crédit de l’entreprise au système pour la saisie et le rapprochement automatiques des transactions.

Comment lancer un programme de gestion des dépenses

Une fois que vous avez déterminé que votre entreprise a besoin d’un programme de gestion des dépenses, l’étape suivante consiste à élaborer une stratégie claire pour élaborer un programme qui fonctionne pour vous. Voici un guide étape par étape.

Réaliser un audit des dépenses

• Analysez l’historique des dépenses. Examinez les notes de frais antérieures pour identifier les habitudes de dépenses, les problèmes récurrents et les domaines potentiels d’économies.

• Discutez avec les équipes financières, les chefs de service et les employés qui voyagent fréquemment pour comprendre les défis auxquels ils sont confrontés et obtenir des informations sur la façon d’améliorer le processus de gestion des dépenses.

• Faites des recherches sur la façon dont d’autres entreprises de votre secteur gèrent la gestion des dépenses afin d’identifier les pratiques exemplaires et les domaines potentiels à améliorer.

Définissez votre flux de travail idéal pour les dépenses

• Créez un organigramme ou un diagramme pour illustrer les étapes souhaitées, dès que les dépenses sont engagées, jusqu’au remboursement. Cela peut aider à identifier les goulots d’étranglement potentiels et les domaines d’automatisation.

• Définissez les rôles et les responsabilités pour chaque étape du processus, de la soumission des dépenses à leur approbation et au traitement des remboursements.

• Établissez des échéanciers explicites pour l’approbation et le remboursement des dépenses afin d’assurer un traitement rapide.

Personnalisez votre politique de dépenses

• Élaborez une politique qui reflète la culture de votre entreprise, les normes de votre secteur et vos besoins spécifiques.

• Clarifiez ce qui est remboursable et ce qui ne l’est pas, y compris les taux journaliers, les indemnités kilométriques et toute restriction sur des catégories de dépenses spécifiques.

• Si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs pays, tenez compte des coutumes et réglementations locales en matière de remboursement des dépenses.

Piloter le programme avec un groupe restreint

• Sélectionnez un petit groupe diversifié d’employés pour tester le nouveau système et fournir des commentaires avant un déploiement complet.

• Recueillez des commentaires sur le logiciel, les politiques et le processus global, et apportez les ajustements nécessaires avant de le lancer à l’échelle de l’entreprise.

• Encourager les premiers utilisateurs à devenir des défenseurs du nouveau programme et à contribuer à son adoption.

Gamifier le processus d’adoption

• Créez des incitatifs pour les employés qui soumettent systématiquement leurs dépenses à temps et qui respectent les politiques.

• Mettez en place des classements ou des concours pour encourager la participation.

• Partagez les histoires de réussite et les commentaires positifs des premiers utilisateurs afin de susciter l’enthousiasme et l’élan pour le programme.

Surveiller et affiner

• Suivez les indicateurs de rendement clés (IRC) tels que le délai moyen de remboursement, les taux de conformité aux politiques et les économies de coûts pour mesurer le succès du programme.

• Effectuez des audits réguliers des notes de frais afin d’identifier les anomalies ou les axes d’amélioration potentiels.

• Sollicitez la rétroaction continue des employés sur la façon d’améliorer davantage le processus de gestion des dépenses.

Défis liés au lancement d’un nouveau programme de dépenses

Le lancement d’un programme de notes de frais présente des défis pour les entreprises. Qu’il s’agisse d’une mise en œuvre technologique difficile ou d’une maintenance continue, voici quelques problèmes courants à prendre en compte :

• Gestion du changement : Tout nouveau processus, aussi bénéfique soit-il, peut se heurter à une résistance au début. Les employés peuvent hésiter à adopter de nouvelles technologies ou de nouveaux flux de travail, surtout s’ils sont habitués aux processus manuels depuis longtemps.

• Configuration du système : L’établissement d’un nouveau programme de gestion des dépenses implique la configuration du logiciel, son intégration à d’autres systèmes, la définition de politiques et la formation des employés. Cela peut être long et complexe, en particulier pour les grandes organisations ayant plusieurs départements ou sites.

• Migration et intégration des données : La migration de l’historique des dépenses vers la nouvelle plateforme peut s’avérer difficile. Assurez une intégration simple avec votre comptabilité ou votre progiciel de gestion intégré (ERP) pour un flux de données et des rapports fluides.

• Application des politiques : Il peut être difficile d’établir et d’appliquer des politiques claires en matière de dépenses, surtout s’il existe des zones grises ou des exceptions.

• Adoption et participation des utilisateurs : Il peut être difficile de convaincre les employés d’utiliser le nouveau système et de soumettre les dépenses à temps. Un manque de participation peut entraîner des données incomplètes, des retards dans les remboursements et de la frustration pour les employés et les équipes financières.

• Maintenance et amélioration : Un programme de gestion des dépenses nécessite une surveillance, des mises à jour et des améliorations continues pour rester en phase avec l’évolution des besoins de l’entreprise et des technologies.

• Coûts : Les nouveaux programmes de gestion des dépenses s’accompagnent de coûts initiaux tels que les licences logicielles, la formation et les éventuels frais de conseil. Tenez-en compte dans votre budget pour calculer avec précision votre retour sur investissement au fil du temps.

• Problèmes techniques : Même les meilleurs logiciels peuvent rencontrer des problèmes techniques occasionnels. Assurez-vous d’avoir accès à un support client fiable et à un dépannage rapide afin de minimiser les perturbations et d’assurer le bon fonctionnement du programme.