In Spagna, alla fine del 2025 VERI*FACTU è stato l'argomento più discusso tra i lavoratori autonomi e le aziende, in seguito al secondo rinvio dell'entrata in vigore della normativa. Questa estensione delle scadenze ha dato tregua a molte aziende, che non erano ancora sicure di come adeguarsi ai requisiti. Tuttavia, poiché dopo il primo ritardo era stata rivista la data di entrata in vigore, inizialmente prevista per il 1° gennaio 2026, molti professionisti e organizzazioni hanno utilizzato questo periodo per iniziare a digitalizzare la fatturazione: come riportato nel "12.esimo studio sulla fatturazione elettronica" di SERES, tra il 2023 e il 2024 si è registrato un aumento considerevole dell'emissione e del ricevimento di fatture elettroniche (note anche come e-invoice) presso le medie e grandi imprese.

Nonostante i ritardi, prima o poi VERI*FACTU entrerà in vigore e costringerà la stragrande maggioranza delle aziende spagnole ad aggiornare i processi di emissione e registrazione delle fatture, come già avvenuto con le altre disposizioni approvate in materia di fatturazione elettronica obbligatoria in Spagna: la Legge antifrode, la Legge Crea e cresci, la Fornitura immediata di informazioni (SII) e TicketBAI, utilizzata esclusivamente nei Paesi Baschi. Per rafforzare questo quadro normativo, VERI*FACTU imporrà alle aziende del Paese di modificare i propri strumenti di fatturazione elettronica, adeguandoli agli standard tecnici stabiliti dall'Agenzia delle entrate spagnola (AEAT).

In questo articolo vedremo come funziona VERI*FACTU, a chi si applica e come influirà sulla tua attività.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è VERI*FACTU
  
• Quando entrerà in vigore VERI*FACTU
  
• Obiettivi di VERI*FACTU
  
• Chi è tenuto a utilizzare VERI*FACTU?
  
• In che modo VERI*FACTU influisce sulle attività spagnole
  
• Sanzioni e rischi per la mancata conformità a VERI*FACTU
  
• Come prepararsi a VERI*FACTU con Stripe
  

Che cos'è VERI*FACTU

VERI*FACTU è un termine che comprende due concetti introdotti da AEAT:

• Tipo del sistema di fatturazione informatizzata (SIF) che le aziende e i lavoratori autonomi devono utilizzare per inviare i registri delle fatture all'AEAT in tempo reale
  
• Regolamento che stabilisce i requisiti che devono soddisfare gli strumenti applicativi
  

Questo schema cerca di impedire che le organizzazioni nascondano parzialmente i ricavi mediante software a doppio utilizzo e a sradicare la contabilità in nero nelle attività commerciali spagnole.

Quando entrerà in vigore VERI*FACTU

A seguito dell'ultima estensione della scadenza di implementazione annunciata il 3 dicembre 2025, ecco le nuove date in cui diventa obbligatorio il sistema:

• 1° gennaio 2027: contribuenti soggetti al reddito sulle società (IS)
  
• 1° luglio 2027: tutte le attività e i lavoratori autonomi (autónomos) rimanenti
  

Queste date sono stabilite nel Regio decreto legge 15/2025, che ha introdotto una nuova estensione del termine di implementazione della legislazione. Sebbene il Regio decreto 1007/2023, pubblicato nel dicembre 2023, abbia fissato la data iniziale di entrata in vigore di VERI*FACTU al luglio 2025, meno di un anno dopo (ottobre 2024), l'Ordine ministeriale HAC/1177/2024 ne ha posticipato per la prima volta l'implementazione.

Obiettivi di VERI*FACTU

L'introduzione di VERI*FACTU risponde ai dettami della Legge antifrode, cioè garantire l'integrità e la tracciabilità dei registri delle fatture. Standardizzando le regole per le piattaforme digitali, l'AEAT stabilisce alcuni obiettivi chiari:

Lotta alle frodi fiscai

L'obiettivo principale di VERI*FACTU è eliminare i software che consentono la manipolazione dei dati o la contabilità in nero. Richiedendo una SIF che impedisca la mancata registrazione o la modifica delle fatture emesse, garantendo che le dichiarazioni fiscali riflettano la reale situazione finanziaria delle attività. Le entità che adempiono agli obblighi fiscali si proteggono dalla concorrenza sleale rappresentata dall'economia sommersa.

Digitalizzazione e standardizzazione dei processi di fatturazione

L'introduzione di questa misura rappresenta un passo avanti nella trasformazione digitale dei lavoratori autonomi e delle imprese in Spagna, poiché l'adozione di formati di registrazione standardizzati contribuisce a semplificare le comunicazioni tra gli enti governativi e lo scambio di informazioni tra le imprese e i loro clienti.

Promozione della trasparenza e della supervisione dei cittadini

Il sistema integra i codici QR in tutte le fatture, consentendo ai destinatari di verificare immediatamente se l'AEAT ha correttamente registrato il documento.Oltre a semplificare la cooperazione con l'AEAT, le organizzazioni forniscono uno strumento di verifica pubblica che rafforza una cultura di correttezza fiscale e dimostra l'affidabilità delle piattaforme digitali.

Chi è tenuto a utilizzare VERI*FACTU?

Il sistema VERI*FACTU è obbligatorio per i seguenti contribuenti:

• Lavoratori autonomi
  
• Imprenditori
  
• Entità che non hanno personalità giuridica, come i fondi patrimoniali bancari
  
• Società di diritto civile con personalità giuridica ma senza finalità commerciali, come quelle che svolgono attività agricole
  

Lo schema si applica se i suddetti contribuenti soddisfano le seguenti caratteristiche:

• Si affidano a piattaforme di fatturazione elettronica
  
• Hanno sede in Spagna e sono tassate anche nel territorio comune, cioè qualsiasi comunità autonoma o territorio spagnolo, a eccezione dei Paesi Baschi e della Navarra.
  
• Sono soggetti ad almeno una delle seguenti imposte:
  
  • Imposta sul reddito delle persone fisiche (IRPF) a seguito della loro attività professionale
    
  • Imposta sul reddito dei non residenti (IRNR)
    
  • Imposta sul reddito delle società (IS)
    

Chi non è tenuto a utilizzare VERI*FACTU?

Le aziende, i lavoratori autonomi e le entità che soddisfano almeno una delle seguenti condizioni sono esenti dal sistema VERI*FACTU:

• Hanno sede in Navarra o nei Paesi Baschi, poiché queste comunità autonome gestiscono le proprie piattaforme di fatturazione digitale (rispettivamente NaTicket e TicketBAI).
  
• Effettuano la tenuta dei registri dell'Imposta sul valore aggiunto (IVA) attraverso SII.
  
• Hanno ottenuto l'autorizzazione dell'AEAT nei casi in cui l'applicazione non è tecnicamente realizzabile.
  
• A esclusione delle transazioni che il Regio decreto 1619/2012 esenta dalla fatturazione; utilizzano VERI*FACTU solo quando vendono beni o forniscono servizi che richiedono una fattura.
  

In che modo VERI*FACTU influisce sulle attività spagnole

Il "12-esimo studio sulla fatturazione elettronica" di SERES indica che, nel 2024, 45.600 nuove aziende hanno adottato le procedure di fatturazione digitale, inclusa cui l'emissione di fatture in formati strutturati che possono essere elaborati automaticamente. Tuttavia, molte attività non hanno ancora implementato VERI*FACTU, in quanto può sembrare piuttosto complesso in mancanza del partner giusto.

Di seguito esamineremo i diversi punti da considerare quando si adotta questo sistema:

Assicurarsi che il software soddisfi i requisiti

Le aziende e i lavoratori autonomi spagnoli che sono tenuti a utilizzare VERI*FACTU devono confermare che il programma su cui si basano contenga una dichiarazione di conformità rilasciata dallo sviluppatore, che ne dichiara la compatibilità con il framework. Con questo documento, che deve essere accessibile dal SIF, il produttore certifica che il software soddisfa le seguenti caratteristiche:

• Invio automatico e sicuro: invia le informazioni fiscali (nello specifico le voci delle fattura) attraverso il sistema VERI*FACTU. L'invio deve essere sicuro e automatizzato.
  
• Creazione dei record delle fatture: ogni volta che un'attività vende un prodotto o stipula un contratto di servizio, il programma di fatturazione VERI*FACTU crea un record in contabilità, cioè un file digitale contenente i dettagli della transazione. Il software deve creare questo record contemporaneamente o subito prima dell'emissione della fattura, mai successivamente.
  
• Separazione dei dati riservati da quelli fiscali: i dati personali che non hanno implicazioni fiscali devono rimanere separati dai dati rilevanti ai fini fiscali, come la base imponibile di una vendita. In questo modo l'AEAT può analizzare le cifre rilevanti in modo diretto, rapido e semplice.
  
• Concatenamento dei record: il sistema deve concatenare tutti i record delle fatture in una sequenza che ne rifletta l'ordine cronologico di emissione.
  
• Registrazione degli eventi: il sistema deve registrare automaticamente tutte le azioni e gli eventi, inclusi gli accessi e gli aggiornamenti del software.
  
• Inalterabilità: il programma deve preservare l'integrità dei record di fatturazione e prevenire la manipolazione dei dettagli già acquisiti dalla piattaforma, assicurandosi che quei dettagli rimangano protetti dopo l'acquisizione.
  

Includere nelle fatture gli elementi aggiuntivi

Le attività devono assicurarsi che le fatture contengano i seguenti elementi:

• Codice QR: le fatture stampate devono riportare un codice QR, mentre le versioni digitali possono sostituirlo visualizzando gli stessi dettagli visivi.
  
• Identificatore VERI*FACTU: ogni fattura deve includere il termine "VERI*FACTU" o la frase "Fattura verificabile sul sito web AEAT".
  

Assicurarsi che il software includa le informazioni obbligatorie nei record delle fatture

Il sistema VERI*FACTU stabilisce un formato e una struttura standard per i record delle fatture, cioè i file elettronici generati dal SIF durante l'emissione della fattura. Di seguito è riportato un riepilogo del contenuto che devono includere questi file:

• Dettagli della società emittente: numero di identificazione fiscale (NIF) della persona che emette la fattura, insieme al nome e al cognome in caso di lavoratore autonomo o alla ragione sociale completa dell'azienda in caso di persona giuridica, come una società a responsabilità limitata (SL) o una società per azioni (SA).
  
• Dati del cliente: nei casi in cui il Regio decreto 1619/2012 richiede l'identificazione del beneficiario (ad esempio quando è obbligatoria una fattura completa), il software deve includerne il NIF, oltre al nome e al cognome in caso di lavoratore autonomo o persona fisica, o alla ragione sociale completa in caso di persona giuridica. Vale la pena notare che VERI*FACTU non modifica le regole relative ai dati del cliente sulle fatture semplificate, quindi non è obbligatorio includerli.
  
• Società emittente: indicare se si tratta di una fattura emessa materialmente dal beneficiario o da terzi.
  
• Numero e serie: identifica il documento utilizzando un numero e, se applicabile, una serie per distinguere i documenti in ordine sequenziale e cronologico.
  
• Data: registra la data di emissione, cioè quando l'attività l'ha preparata e inviata. Se questa data è diversa dalla data della transazione o del pagamento anticipato, includi entrambe.
  
• Tipo di fattura: indica se si tratta di una fattura completa o semplificata, solitamente detta scontrino o ricevuta.
  
• Fattura correttiva: indica chiaramente che si tratta di una fattura correttiva e identifica l'originale che viene modificato.
  
• Fattura che sostituisce una fattura semplificata: specifica se si tratta di una fattura emessa in sostituzione di una precedente fattura semplificata, e identifica la ricevuta originale (se applicabile).
  
• Descrizione: descrive ciascun prodotto o servizio.
  
• Importo: importo totale della fattura.
  
• Sistema: indica il sistema IVA applicabile alle voci elencate nella fattura, ad esempio il regime generale o il regime IVA aggiuntivo.
  
• Soggetto tassabile: indica se il cliente è un soggetto tassabile ai fini IVA quando si applica il meccanismo dell'inversione contabile.
  
• Ripartizione IVA: dettaglia la base imponibile, aliquote IVA applicate e l'importo totale dell'IVA addebitata in fattura. Se si applica l'IVA aggiuntiva, indica le aliquote e l'importo dell'IVA aggiuntiva.
  
• Transazione esente da imposte: se la fattura documenta una transazione esente IVA, indica l'importo e il motivo per cui è esente dal pagamento dell'IVA.
  
• Concatenamento dei record: se non è la prima voce di fattura generata dal SIF, registra il numero e la serie della fattura (se applicabile), oltre alla data di emissione e a una riproduzione parziale dell'impronta del record precedente.
  
• Identificazione dello sviluppatore: registra il codice e altre informazioni identificative dello sviluppatore SIF.
  
• Ora esatta della registrazione: acquisisci il momento esatto in cui la piattaforma crea il file digitale, utilizzando un marcatore temporale che riporta data, ora, minuti e secondi.
  
• Circostanze: descrive la situazione in cui è stato generato il file elettronico, ad esempio una disconnessione dalla rete che ha impedito l'invio della fattura in tempo reale.
  

Disponendo di tutti questi dettagli, l'AEAT può verificare che la fattura emessa dall'organizzazione sia completa, accessibile, tracciabile, leggibile e completamente inalterabile.

Sanzioni e rischi per la mancata conformità a VERI*FACTU

Ignorare le regole di VERI*FACTU può portare a sanzioni automatiche da parte dell'AEAT, indipendentemente dall'intento fraudolento. La legge è tassativa riguardo al possesso di sistemi di fatturazione che non dispongono della dichiarazione obbligatoria di conformità. Di seguito sono riportati gli importi delle sanzioni e i rischi fiscali a cui sono esposti i lavoratori autonomi e le aziende che non adattano in tempo le procedure corrette di fatturazione digitale:

Sanzioni finanziarie

L'Articolo 201 bis della Legge antifrode stabilisce le sanzioni per chi utilizza o commercializza software non conforme agli standard di integrità e tracciabilità. Le sanzioni differiscono per gli utenti e gli sviluppatori dei programmi di fatturazione:

• Per le aziende e i lavoratori autonomi: l'utilizzo di sistemi elettronici che non sono conformi alla legislazione o non dispongono della certificazione richiesta può comportare sanzioni di 50.000 € per ogni anno finanziario in cui rimane in uso il programma.
  
• Per sviluppatori e distributori: lo sviluppo o l'offerta di software di fatturazione che consenta la contabilità in nero può comportare sanzioni fino a 150.000 € per ogni anno in cui viene venduto il programma. Se la piattaforma soddisfa gli standard di legge ma non ha ottenuto la certificazione obbligatoria, la sanzione è di 1.000 € per ogni programma commercializzato.
  

Rischi fiscali e legali

Oltre a queste sanzioni pecuniarie, affidarsi a piattaforme non autorizzate dalle normative VERI*FACTU può avere altre conseguenze negative per l'azienda:

• Perdita dei benefici fiscali: il rilevamento di irregolarità nel software potrebbe comportare l'esclusione da determinati regimi fiscali o la perdita di sussidi e aiuti governativi.
  
• Maggiore profilo di rischio agli occhi dell'AEAT: l'uso di piattaforme incompatibili genera avvisi automatici negli strumenti dell'agenzia e aumenta la probabilità di un controllo approfondito.
  
• Danno alla reputazione: se le fatture emesse da un'azienda non includono un codice QR verificabile, clienti e partner dell'attività potrebbero percepire una mancanza di trasparenza o un'irregolarità amministrativa.
  

Come prepararsi a VERI*FACTU con Stripe

Il "12-esimo studio sulla fatturazione elettronica" rivela che, nel 2024, la stragrande maggioranza delle attività, soprattutto microimprese e grandi aziende, non aveva adottato efficacemente la fatturazione digitale. Alcune rimangono riluttanti, anche se, nei prossimi mesi, i loro processi di fatturazione dovranno adattarsi alle regole di VERI*FACTU. Altre si stanno già preparando, e Stripe può rappresentare il loro partner ideale.

Nel prendere in considerazione l'adozione di questo sistema, spesso le aziende scelgono un software specializzato per l'emissione delle fatture. Questa strategia spesso di traduce in strumenti scollegati che gestiscono la procedura restante, ad esempio l'inserimento dei dati, la spedizione delle fatture ai clienti e la riscossione dei pagamenti.

Quando invece si lavora con una piattaforma di pagamento moderna, come Stripe Payments, ognuno di questi passaggi va a comporre una soluzione completa che automatizza l'intero processo di emissione, riscossione e riconciliazione dei pagamenti. Ne conseguono riscossioni più rapide: i clienti pagano l'87% delle fatture emesse da Stripe entro le prime 24 ore.

Per facilitare ulteriormente le operazioni, è disponibile Stripe App Marketplace, una libreria di applicazioni che si integrano facilmente nella tua piattaforma di pagamento e si adattano alle particolari esigenze della tua attività.

Una delle applicazioni disponibili nello Stripe App Marketplace è Invopop, una soluzione sviluppata in Spagna le cui funzionalità aiutano le organizzazioni a rispettare le norme del Paese. Una delle sue funzioni più importanti è la piena integrazione nel sistema VERI*FACTU. Inoltre, è in linea con le leggi regionali, come TicketBAI nei Paesi Baschi. Infatti viene indicato come software certificato TicketBAI dalle autorità fiscali delle province di Álava, Vizcaya e Guipúzcoa.

Billit è invece una piattaforma di fatturazione elettronica all'avanguardia, incentrata sul soddisfacimento dei diversi requisiti di fatturazione nell'Unione europea. Billit offre funzionalità automatizzate che consentono di collegare il conto bancario della tua azienda e semplificare la riconciliazione delle fatture.

Domande frequenti sul sistema VERI*FACTU