La presenza di terminali POS in Spagna continua ad aumentare. Secondo quanto indicato dalle statistiche della Banca di Spagna, il numero di terminali ha raggiunto i 4,2 milioni alla fine della prima metà del 2023, con un aumento del 9,7% rispetto a luglio 2022.

Se l'attività commerciale della tua impresa richiede l'accettazione dei pagamenti di persona e vuoi operare la scelta migliore in fatto di sistemi POS, le informazioni contenute in questo articolo ti aiuteranno a decidere i criteri da prendere in considerazione.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è un sistema POS?
  
• A cosa serve un sistema POS?
  
• Come funziona un sistema POS?
  
• Quali tipologie di terminali POS sono disponibili in Spagna?
  
• Cosa considerare per la scelta di un sistema POS in Spagna
  
• Domande frequenti circa i sistemi POS in Spagna
  

Che cos'è un sistema POS?

POS sta per "point of sale" e rappresenta una soluzione di riscossione che le aziende utilizzano per condurre la propria attività commerciale. In Spagna è frequente l'uso del termine "TPV" (l'equivalente in spagnolo dell'acronimo "POS") come sinonimo di terminale o di lettore di carte. Tuttavia, è importante comprendere che un sistema POS comprende altri elementi, fondamentali per una soluzione POS:

• Lettore di carte: si tratta di un dispositivo che elabora i pagamenti con carta o i pagamenti tramite wallet. Alla fine del 2025, Bizum, il fornitore di servizi di pagamento spagnolo che nasce dalla collaborazione di 34 banche spagnole, dovrebbe lanciare il proprio wallet, Bizum Pay.
  
• Software: programmi per computer atti alla gestione delle vendite e di altri aspetti relativi all'attività, come imposte, inventario o report finanziari.
  
• Lettori di codici: dispositivi che leggono i contenuti dei codici a barre o dei codici QR.
  
• Stampanti: sebbene sempre più aziende inviino fatture o ricevute ai clienti tramite posta o SMS, è molto frequente che un sistema POS disponga di almeno una stampante termica per le ricevute.
  
• Registro di cassa: alcune attività preferiscono ancora i tradizionali registri di cassa che includono diverse funzioni di base dei sistemi POS. In molti casi, le aziende più digitalizzate che utilizzano la soluzione POS da un computer o tablet avranno una piccola cassa per gestire i pagamenti in contanti.
  

What is a POS for?

A POS system encompasses several tools that serve three main purposes:

• Charge the correct amount to customers with their preferred payment methods: A modern POS system must be able to automatically calculate the amount and the value-added tax (VAT) applicable to your sales, as well as support different payment methods in addition to cash and cards (e.g., digital wallets).
  
• Manage business sales: Your POS system should be able to integrate with your other systems (e.g., your customer relationship management [CRM] system) to automatically update your inventory, create loyalty programs, or send sales invoices to your customers.
  
• Generate accounting reports: Even the simplest POS system can generate listings of your sales for a specific period of time to simplify your accounting tasks. However, a solution adapted to today’s businesses should allow you to use that data to generate personalized reports to analyze, for example, your profit margins or the best opportunities to launch new offers.
  

Come funziona un sistema POS?

Sebbene ogni tipologia di sistema POS presenti alcune sfumature uniche relative al suo funzionamento, generalmente tutte si affidano a una procedura simile:

• Registrazione del prodotto: quando il cliente sceglie il prodotto che desidera acquistare, il sistema POS lo registra (ad esempio utilizzando il lettore di codici a barre). Se necessario, il sistema aggiorna anche automaticamente le scorte in magazzino.
  
• Calcolo e riscossione dell'importo: il software POS calcola l'importo finale con l'IVA applicabile e mostra l'importo a carico dei clienti. Questi ultimi possono utilizzare l'apposito strumento per pagare con carta o utilizzare un altro metodo supportato dal dispositivo.
  
• Autorizzazione della transazione: il gateway di pagamento comunica con la banca che ha emesso la carta per verificare che disponga di fondi sufficienti. Se sulla carta sono presenti i fondi e non si sospetta una frode con carta, la banca autorizza la transazione e trasferisce i fondi sul conto dell'attività.
  
• Emissione della ricevuta: il sistema POS genera una ricevuta della vendita, che può essere stampata nell'immediato o essere inviata in formato digitale al cliente. Il sistema, quindi registra la vendita come completata.
  

Quali tipologie di terminali POS sono disponibili in Spagna?

I terminali POS scelti dalle attività in Spagna generalmente possono essere suddivisi in cinque categorie:

Sistemi POS tradizionali

Includono un registratore di cassa, con un software che deve rispettare i requisiti delle leggi antifrode per inserire i dati delle vendite e gestire i pagamenti in contanti. Includono anche un terminale fornito dalla banca utilizzato dall'azienda per accettare pagamenti tramite carta e wallet. In alcuni casi, un sistema POS tradizionale include altri dispositivi, come una stampante per ricevute e fatture.

Sistemi POS senza banca

Potrebbero avere una configurazione simile ai sistemi POS tradizionali, ma l'attività in questo caso utilizza un terminale non connesso alla banca. Evitando la sottoscrizione di specifici accordi contrattuali con un'entità bancaria, le aziende hanno maggiore controllo sul sistema POS e sulle tipologie di dispositivi impiegati in azienda.

Ad esempio, con Stripe Terminal, è possibile contare su lettori di carte all'avanguardia che supportano pagamenti con wallet e carte. In più, Terminal si integra in modo fluido con l'intera suite di pagamento di Stripe, consentendo il consolidamento dei pagamenti online e di persona e la creazione di report di vendita più accurati.

Sistemi POS virtuali

I sistemi POS virtuali sono software che non richiedono hardware, quindi un terminale. In questo caso il sistema POS virtuale interagisce con un gateway di pagamento per inviare i dati sulle transazioni alla banca e perché la banca approvi o rifiuti il pagamento. La personalizzazione di un sistema POS virtuale per mettere a disposizione dei clienti altri metodi di pagamento è generalmente molto più semplice rispetto ai casi in cui si opera con hardware di terze parti. In Spagna questi sistemi offrono anche la possibilità di accettare pagamenti con Bizum.

Sistemi POS per dispositivi mobili

Questi sistemi funzionano su dispositivi come smartphone o tablet e consentono alle attività di accettare pagamenti senza hardware aggiuntivo. Ad esempio, con Tap to Pay, le aziende possono accettare pagamenti da dispositivi Apple o Android.

Sistemi POS self-service

Consentono alle persone che si recano presso le varie attività di scansionare e pagare i prodotti senza l'intervento di un addetto. Ad esempio, nel 2019, Decathlon ha implementato questo sistema in 165 negozi e dopo quattro anni ha registrato l'aumento del 10% del fatturato annuo nei negozi spagnoli.

Cosa considerare per la scelta di un sistema POS in Spagna

Oltre alla tipologia, ci sono altri aspetti da valutare quando si sceglie un sistema POS. In Spagna, è bene considerare le seguenti caratteristiche:

• Metodi di pagamento: è importante che il sistema POS supporti i metodi di pagamento preferiti dai clienti spagnoli. Sebbene il pagamento in contanti sia ancora molto diffuso in Spagna, oltre la metà degli spagnoli di età inferiore ai 35 anni non lo considera più il metodo di preferenza, con quasi il 10% che opta principalmente per le app per dispositivi mobili.
  
• Commercio unificato: considera come unificare i pagamenti online e di persona. Secondo l'Osservatorio Cetelem, l'unità di studio di BNP Paribas, il 75% degli spagnoli continua a preferire gli acquisti di persona e spesso parla di difficoltà di gestione dei resi come motivo della scelta. Per assicurare la sincronizzazione delle vendite provenienti da tutti i canali, è importante che il sistema POS offra opzioni per il commercio unificato.
  
• Normative di pagamento: il sistema POS deve rispettare le leggi vigenti in materia di prevenzione e lotta contro le frodi fiscali. Questo significa che deve essere completo e tracciabile e non consentire manipolazioni contabili o gestionali con lo scopo di frodare l'agenzia fiscale spagnola (AEAT).
  
• Sicurezza: è importante che la soluzione POS disponga di sistemi di tokenizzazione dei dati di pagamento e di altre misure di sicurezza. Questo è particolarmente importante in Spagna, dove nel 2023 si sono verificati 83.517 incidenti di sicurezza informatica, secondo i dati forniti dall'Istituto di sicurezza nazionale.
  
• Commissioni: verifica che il fornitore del servizio POS indichi in modo chiaro e dettagliato tariffe e commissioni. Anche se le entità bancarie sono trasparenti, spesso impongono la sottoscrizione di servizi correlati. Ricorda che in questi casi hai la possibilità di scegliere un sistema POS completamente gratuito indipendente da qualsiasi banca.
  

Domande frequenti circa i sistemi POS in Spagna

Un terminale è uguale a un sistema POS?

Non esattamente, ma in Spagna c'è parecchia confusione in merito. Un terminale è solo uno dei componenti di un sistema POS specificamente destinato ai pagamenti e alla riscossione con carte o wallet. Il sistema POS include questo dispositivo e altri elementi, anche non fisici, ad esempio il software.

Quali regolamenti fiscali deve rispettare il sistema POS?

Le leggi antifrode e la legge sulla creazione e la crescita spagnola. Con la prima, l'AEAT assicura che il sistema POS non consenta la cosiddetta "contabilità B" o l'alterazione dei dati finanziari dell'attività. La legge sulla creazione e la crescita, invece, impone ai sistemi POS di essere integrati in un sistema di addebito elettronico legalmente valido.

I terminali POS in Spagna consentono i pagamenti a rate?

Nella maggior parte dei casi no, ma sono disponibili banche che offrono la possibilità di abilitare i pagamenti a rate come servizio POS aggiuntivo. Di fatto, sono disponibili soluzioni quali Plazox, del Banco Santander, che non prevedono commissioni. Queste tipologie di servizi possono rappresentare ricavi aggiuntivi per la tua attività, poiché il 33% delle persone che acquistano merce in Spagna utilizza le opzioni di pagamento a rate, come illustrato da Forbes.

I terminali dei sistemi POS in Spagna consentono di lasciare mance?

In molti casi sì. Secondo il segretario generale della confederazione spagnola per attività del settore ospitalità, il numero di mance lasciate con carta è aumentato significativamente di recente.

È possibile acquistare i terminali POS in Spagna tramite il sussidio Kit Digital?

Sì, a patto che la soluzione di riscossione sia offerta da un'azienda che aderisce al programma Kit Digital (ad esempio, nel caso degli agenti digitalizzatori). Puoi consultare gli importi massimi per ciascuno dei segmenti sul sito web Acelera pyme.

Quali sono le tempistiche dei pagamenti tramite sistema POS?

Come regola generale, un sistema POS tradizionale che impiega un terminale fornito dalla banca dell'attività deve garantire che i proventi arrivino sul conto dell'attività al massimo entro tre o quattro giorni lavorativi in seguito all'approvazione del pagamento. Alcune banche, come la BBVA, offrono il regolamento dei fondi il giorno successivo, ma generalmente sono previste condizioni aggiuntive. Se preferisci optare per un POS gratuito, Stripe Terminal può garantire il regolamento dei fondi entro tre giorni lavorativi per le aziende della Comunità europea.