Användningen av POS-terminaler fortsätter att öka i Spanien. Som framgår av statistik från Spaniens centralbank uppgick antalet terminaler till 4,2 miljoner i slutet av första halvåret 2023 – 9,7 procent mer än i juli 2022.

Om ditt företags kommersiella aktivitet gör att du behöver kunna ta emot betalningar i fysisk miljö och du vill fatta det bästa beslutet när du väljer ett POS-system hjälper informationen i den här artikeln dig att avgöra vilka kriterier du bör ta hänsyn till.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en POS?
  
• Vad används en POS till?
  
• Hur fungerar en POS?
  
• Vilka typer av POS-terminaler finns det i Spanien?
  
• Vad man ska tänka på när man väljer en POS i Spanien
  
• Vanliga frågor om POS i Spanien
  

Vad är en POS?

POS står för "point of sale" och är en debiteringslösning som företag använder för att genomföra sina kommersiella aktiviteter. I Spanien är det vanligt att använda termen "TPV" (den spanska motsvarigheten till förkortningen "POS") som en synonym för "terminal" eller "kortterminal". Det är dock viktigt att förstå att ett POS-system omfattar fler delar. De grundläggande komponenterna i ett POS-system är följande:

• Kortterminal: Detta är enheter som behandlar kortbetalningar eller betalningar med digitala plånböcker. I slutet av 2025 förväntas Bizum – den spanska betaltjänsteleverantör som är ett samarbete mellan 34 spanska banker – lansera sin egen plånbok, Bizum Pay.
  
• Programvara: Datorprogram hanterar försäljning och andra aspekter av verksamheten, som skatter, lager eller finansiella rapporter.
  
• Streckkodsläsare: Dessa enheter läser av innehållet i streckkoder eller QR-koder.
  
• Skrivare: Även om allt fler företag skickar fakturor eller kvitton till sina kunder via e-post eller sms är det ändå mycket vanligt att ett POS-system har minst en termoskrivare för kvitton.
  
• Kassaterminal: Vissa företag väljer fortfarande att ha traditionella kassaterminaler som innehåller flera av grundfunktionerna hos en POS. I de flesta fall har merparten av de digitaliserade företag som använder sitt POS-system från en dator eller surfplatta en liten kassalåda för hantering av kontantbetalningar.
  

What is a POS for?

A POS system encompasses several tools that serve three main purposes:

• Charge the correct amount to customers with their preferred payment methods: A modern POS system must be able to automatically calculate the amount and the value-added tax (VAT) applicable to your sales, as well as support different payment methods in addition to cash and cards (e.g., digital wallets).
  
• Manage business sales: Your POS system should be able to integrate with your other systems (e.g., your customer relationship management [CRM] system) to automatically update your inventory, create loyalty programs, or send sales invoices to your customers.
  
• Generate accounting reports: Even the simplest POS system can generate listings of your sales for a specific period of time to simplify your accounting tasks. However, a solution adapted to today’s businesses should allow you to use that data to generate personalized reports to analyze, for example, your profit margins or the best opportunities to launch new offers.
  

Hur fungerar en POS?

Även om varje typ av POS-system fungerar på lite olika sätt följer de dock generellt en liknande process:

• Produktregistrering: När kunden väljer de produkter han/hon vill köpa registrerar POS-systemet dem (t.ex. med hjälp av en streckkodsläsare). Om så krävs uppdaterar systemet också automatiskt lagernivåerna.
  
• Beräkning och debitering av beloppet: POS-programvaran beräknar slutsumman med motsvarande moms och visar det belopp kunden måste betala. Kunden kan använda kortmaskinen för att betala med kort eller använda någon annan betalningsmetod som stöds av enheten.
  
• Godkännande av transaktion: Betalningsgatewayen kommunicerar med banken som utfärdade kundens kort för att verifiera att det finns tillräckliga medel. Om det bekräftas att det finns medel på kortet och det inte finns några misstankar om kortbedrägeri kommer banken att godkänna transaktionen och skicka medlen till företagets konto.
  
• Utfärdande av kvitto: POS-systemet genererar ett kvitto för försäljningen, som kan skrivas ut direkt eller skickas digitalt till kunden. Försäljningen registreras sedan som genomförd.
  

Vilka typer av POS-terminaler finns det i Spanien?

POS-terminalföretagen i Spanien kan normalt delas in i fem kategorier:

Traditionell POS

Ett traditionellt POS-system inkluderar en kassaterminal – med programvara som måste uppfylla kraven i bedrägeribekämpningslagen – där försäljningsdata förs in och kontantbetalningar hanteras. Det inkluderar också en terminal som tillhandahålls av den bank som företaget använder för att ta emot betalningar med kort och digitala plånböcker. I vissa fall ingår även andra enheter i ett traditionellt POS-system, som kvitto- och fakturaskrivare.

Banklös POS

Ett banklöst POS-system kan ha en konfigurering som är identisk med den hos ett traditionellt POS-system. Företaget använder dock en terminal som inte är kopplad till banken. Genom att undvika att ingå avtal med banken får företagen större kontroll över sitt POS-system och de typer av enheter som de använder.

Med Stripe Terminal kan man exempelvis få avancerade kortterminaler som ger stöd för betalningar med digitala plånböcker och kort. Terminal integreras dessutom smidigt med Stripes hela betalningsstack och gör att du kan konsolidera betalningar online och i fysisk miljö samt skapa mer korrekta säljrapporter.

Virtuell POS

Virtuell POS är programvara som inte kräver någon form av maskinvara, som en terminal. I det här fallet fungerar det virtuella POS-systemet med en betalningsgateway som skickar transaktionsinformationen till banken. Banken kan sedan godkänna eller neka betalningen. Det är normalt mycket enklare att anpassa ett virtuellt POS-system för att kunna erbjuda kunderna andra betalningsmetoder jämfört med att arbeta med terminaler från tredje part. I Spanien erbjuds även alternativet att ta emot betalningar med Bizum.

Mobil POS

Det mobila POS-systemet fungerar på enheter som smarta telefoner eller surfplattor utan att det krävs någon ytterligare maskinvara. Med Tap to Pay kan företag exempelvis ta emot kontaktlösa betalningar från en Apple- eller Android-enhet.

POS med självbetjäning

Med POS-systemet med självbetjäning kan personer som besöker ett företag fysiskt skanna och betala för produkter utan att behöva interagera med företagets medarbetare. Ett exempel är Decathlon som 2019 implementerade dessa system i 165 butiker och fyra år senare kunde fira en omsättningsökning på 10 procent i de spanska butikerna.

Vad man ska tänka på när man väljer en POS i Spanien

Vid sidan av vilken typ av POS-system man ska välja finns det andra aspekter att ta hänsyn till. I Spanien är följande egenskaper viktiga att tänka på:

• Betalningsmetoder: Det är viktigt att ditt POS-system stöder de betalningsmetoder som spanska kunder föredrar. Även om kontantbetalningar fortfarande är mycket vanliga i Spanien ser mer än hälften av alla spanjorer yngre än 35 år det inte längre som sin föredragna betalningsmetod och nästan 10 procent uppger att mobilappar är deras förstahandsval.
  
• Unified commerce: Fundera över hur du kan konsolidera betalningar online och i fysisk miljö. Enligt Cetelem Observatory, BNP Paribas analysenhet, fortsätter 75 procent av spanjorerna att prioritera köp i fysisk miljö och anger framför allt svårigheter att hantera returer som orsak till denna preferens. För att säkerställa att försäljningen från alla dina kanaler är synkroniserad är det viktigt att ditt POS-system erbjuder alternativ för unified commerce.
  
• Lagstiftning om betalningar: POS-systemet måste uppfylla kraven i lagen om åtgärder för att förhindra och motverka skattebedrägerier. Detta innebär att betalningen ska vara fullständig och spårbar och det ska inte finnas utrymme för bokförings- eller administrationsändringar som syftar till att lura den spanska skattemyndigheten (AEAT).
  
• Säkerhet: Det är viktigt att POS-systemet har en lösning för tokenisering av betalningsdata och andra säkerhetsåtgärder. Detta är särskilt viktigt i Spanien där 83 517 incidenter relaterade till cybersäkerhet inträffade under 2023, enligt data från National Security Institute.
  
• Avgifter: Kontrollera att din leverantör av POS-tjänster tydligt specificerar avgifter och provisioner. Även om banker är transparenta behöver de ofta använda sig av relaterade tjänster. Tänk på att du i dessa fall har möjlighet att använda ett fristående POS-system som inte är beroende av en bank.
  

Vanliga frågor om POS i Spanien

Är en terminal samma sak som en POS?

Inte direkt. I Spanien råder det dock viss förvirring kring detta. Terminalen är bara en av komponenterna i POS-systemet som är särskilt avsedd för betalningar och debiteringar med kort eller digitala plånböcker. Denna enhet och andra delar ingår i POS-systemet, inklusive sådana komponenter som inte är fysiska, t ex programvara.

Vilka skatteregler måste POS-systemet följa?

Bedrägeribekämpningslagen och Skapa och växa-lagen. När det gäller den första lagen säkerställer AEAT att POS-systemet inte tillåter "B-redovisning" eller ändrar företagets finansiella data. Skapa och växa-lagen kräver att POS-systemet är integrerat med ett juridiskt giltigt elektroniskt faktureringssystem.

Tillåter POS-terminaler i Spanien delbetalningar?

Nej, oftast inte. Det finns dock banker som erbjuder möjligheten att teckna avtal om delbetalningar som en extra POS-tjänst. Det finns exempelvis lösningar som Plazox, från Banco Santander, där ingen provision tas ut. Den här typen av tjänster kan innebära extra intäkter för ditt företag, eftersom 33 procent av alla konsumenter som köper varor i Spanien använder köp nu, betala senare-betalningar, vilket beskrivs i en artikel i Forbes.

Går det att ge dricks via POS-terminaler i Spanien?

Ja, i många fall. Enligt generalsekreteraren för den spanska besöksnäringsorganisationen har antalet dricksbetalningar via kort ökat avsevärt under de senaste åren.

Kan POS-terminaler i Spanien betalas med hjälp av stödet Digital Kit?

Ja, förutsatt att debiteringslösningen erbjuds av ett företag som följer initiativet Digital Kit (dvs. en digitaliseringsagent). Du kan kontrollera maxbeloppen för varje segment på webbplatsen Acelera pyme.

Hur lång tid tar det för en POS-betalning att komma fram?

Generellt bör en traditionell POS som använder en terminal som tillhandahålls av företagets bank garantera att beloppen avräknas på företagets konto som högst mellan tre och fyra arbetsdagar efter det att betalningen godkänts. Vissa banker, som BBVA, erbjuder avräkning av medel nästa dag, men ytterligare villkor gäller normalt. Om du föredrar att arbeta med ett fristående POS-system kan Stripe Terminal garantera avräkning av medel inom tre arbetsdagar för företag inom EU.