Ett POS-system är en kombination av hårdvara och mjukvara som företag använder för att behandla transaktioner. Hårdvaran kan inkludera enheter som kassaapparater, kortläsare, streckkodsläsare, kvittoskrivare och pekskärmar, medan mjukvaran hanterar försäljning, lager, kunddata och rapporter. Den globala POS-marknaden värderades till 29 miljarder dollar 2023 och förväntas mer än tredubblas till 2032.

POS-system möjliggör transaktioner, förbättrar lagerhanteringen och hjälper företag att analysera försäljningstrender och kundbeteenden. Nedan går vi igenom olika typer av POS-system, hur de fungerar, hur de kan hjälpa ditt företag och hur du felsöker vanliga problem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka typer av POS-system finns det?
  
• Hur fungerar POS-system?
  
• Vad behöver jag för att kunna använda ett POS-system?
  
• Hur rätt POS-system kan hjälpa ditt företag
  
• Utmaningar med POS-system
  
• Kostnader för mjukvara och hårdvara för POS-system
  

Vilka typer av POS-system finns det?

Olika typer av POS-system vänder sig till olika branscher och affärsmodeller, och varje system har specifika fördelar.

• Traditionella POS-system: Dessa finns vanligtvis i fysiska butiker och är fasta installationer med en dator, kassaapparat, streckkodsläsare, kvittoskrivare och kortläsare. De kräver servrar på plats och är ofta en del av ett integrerat nätverk.

• Mobila POS-system: Dessa använder surfplattor eller smartphones som POS-enheter. De är flexibla, bärbara och ofta molnbaserade, vilket gör att företag kan genomföra transaktioner från vilken plats som helst. Den här typen av POS-system är populär bland småföretag, matvagnar och popup-butiker och vid utomhusevenemang.

• Molnbaserade POS-system: Dessa molnbaserade mjukvarutjänster, som även kallas SaaS (software-as-a-service) POS, fungerar via internet och lagrar data i molnet. De erbjuder enkel åtkomst och skalbarhet, och de har ofta lägre installationskostnader, vilket ofta är idealiskt för små och medelstora företag.

• POS-system för självbetjäning: Dessa system, som är vanliga i matvaruaffärer och snabbmatsrestauranger, låter kunderna skanna och betala för sina varor själva. POS-system för självbetjäning minskar arbetskostnaderna och gör att det går snabbare att betala.

• POS-system med självbetjäningsterminaler: I likhet med POS-system för självbetjäning är självbetjäningsterminaler fristående enheter som kunderna använder för att göra beställningar eller köp. De är vanliga på restauranger, biografer och flygplatser.

• Flerkanaliga POS-system: Dessa integrerar försäljning i butik och online, så att företag kan hantera lager, kunddata och försäljning över flera kanaler. De är idealiska för företag som har både fysiska butiker och onlinenärvaro.

Hur fungerar POS-system?

POS-system hanterar många olika uppgifter – inklusive att behandla betalningar och samla in kunddata. Så här fungerar de:

• Kundens val: Kunder väljer produkter eller tjänster som de lägger till i en virtuell kundvagn i POS-systemet. De gör det genom att skanna en produkts streckkod, mata in produktinformationen manuellt eller använda en pekskärm.

• Kostnadsberäkning: POS-systemet beräknar den totala kostnaden, inklusive skatter och eventuella tillämpliga rabatter eller erbjudanden. Systemet kan också tillämpa bonuspoäng eller specialpriser.

• Betalningshantering: När kunden är redo att betala behandlar POS-systemet betalningen. Om kunden använder en elektronisk betalningsmetod, t.ex. ett kredit- eller betalkort, ansluter systemet till en betalningsgateway för att godkänna transaktionen.

• Kvittogenerering: Efter betalning genererar systemet ett kvitto som kan skrivas ut eller skickas till kunden elektroniskt. Kvittot listar de köpta artiklarna, priserna, eventuella skatter och betalningsmetoden som användes.

• Lagerhantering: POS-systemet uppdaterar lagret i realtid och tar bort de sålda artiklarna från lagret. Detta hjälper företag att spåra lagernivåer, så att de kan beställa nya varor vid behov.

• Datainsamling och analys: POS-system samlar in data om försäljning, kundpreferenser och lagertrender. Företag använder dessa data för att generera rapporter, analysera resultat och fatta välgrundade beslut om lager, kampanjer och bemanning.

• Systemintegrering: Moderna POS-system integreras ofta med andra affärsprogram som redovisningsprogram, CRM-system eller e-handelsplattformar. Den här integreringen möjliggör enklare datadelning och verksamhetshantering mellan företagets olika delar.

Vad behöver jag för att kunna använda ett POS-system?

För att använda ett POS-system behöver företag ett antal kärnkomponenter samt valfria tillägg som kan vara praktiska för specifika typer av företag.

Kärnkomponenter

När du sätter ihop ett POS-system måste du se till att alla dina hårdvarukomponenter är kompatibla med din valda POS-mjukvara.

• POS-mjukvara: Programvaran som hanterar försäljning, lager och kunddata.

• POS-hårdvara: De fysiska komponenter som interagerar med systemet och bearbetar transaktioner. Mobila POS-system kräver ofta färre hårdvarukomponenter.

  • Dator/surfplatta/smartphone: För att köra POS-mjukvaran
    
  • Kassalåda: För säker förvaring av kontanter under transaktioner
    
  • Kvittoskrivare: För att ge kunderna ett fysiskt bevis på deras köp
    
  • Kortläsare: För att acceptera betalningar med kredit- och betalkort
    

• Tillförlitlig internetuppkoppling: En stabil internetanslutning för molnbaserade POS-system och för hantering av korttransaktioner.

• Strömförsörjning och säkerhetskopiering: En stabil strömkälla för ditt POS-system. Överväg att köpa ett avbrottsfritt nätaggregat för att skydda mot strömavbrott och överspänningar, vilket kan skapa driftstopp.

• Konto för betalningshantering: Ett handlarkonto eller en betalningsgateway för att behandla kredit- och betalkortstransaktioner. Detta innebär vanligtvis ett kontrakt med en betalningsbehandlare och kan medföra transaktionsavgifter.

• Säkerhetsåtgärder: Säkerhetsrutiner för att skydda kunddata och förhindra obehörig åtkomst (t.ex. säkra lösenord, begränsad användaråtkomst och efterlevnad av dataskyddsstandarder som Payment Card Industry Data Security Standard [PCI DSS]).

Extra tillägg

Vissa företagstyper kan behöva specifika tillägg för sina POS-system.

• Displaysystem för kök: Displaysystem för kök finns ofta på restauranger och kommunicerar beställningar till kökspersonalen.

• Våg: En digital våg integreras med ditt POS-system för korrekt prissättning om du säljer varor efter vikt.

• Etikettskrivare: En skrivare låter dig skapa anpassade etiketter, streckkoder eller prislappar.

• Stämpelklocka: Inbyggd tidsspårning hanterar personalens arbetstimmar.

Bästa metoder

• Utbildning av personal: Utbilda din personal i hur man använder POS-systemet för att bearbeta transaktioner och hantera lager och kunddata.

• Reservplan vid avbrott: Etablera en plan B om anslutningen för ditt POS-system avbryts. Det kan vara manuella bearbetningsmetoder eller reservutrustning för att säkerställa kontinuitet i verksamheten.

Hur rätt POS-system kan hjälpa ditt företag

Att välja rätt POS-system kan förbättra din affärsverksamhet, dina kundrelationer och dina säkerhetsrutiner. Här följer en titt på fördelar och aspekter du bör överväga:

• Enklare användning: Ett bra POS-system snabbar på transaktioner och minskar antalet fel, vilket förbättrar kundupplevelsen och minskar stressen för din personal.

• Lagerkontroll: POS-system gör det möjligt att spåra ditt lager i realtid, så att du vet vilka varor som säljer bra och när du ska fylla på lagret. Med hjälp av den här informationen kan du undvika att populära produkter tar slut eller att du köper in för många varor som inte säljer lika snabbt. Den kan också minska förluster relaterade till stöld eller misskötsel.

• Betalningsflexibilitet: Med rätt POS-system kan du acceptera ett brett utbud av betalningsmetoder som kreditkort, mobilbetalningar och kontaktlösa betalningar. Denna flexibilitet gör det lättare för kunderna att betala på det sätt de föredrar.

• Kundrelationer: Vissa POS-system kan spåra kundköp och underlätta anpassade kampanjer eller lojalitetsprogram, vilket bygger starkare relationer med kunderna och uppmuntrar dem att komma tillbaka.

• Affärsinsikter: POS-system kan generera rapporter om försäljningstrender, populära tider och bästsäljande produkter. Dessa data är väldigt värdefulla när man ska fatta affärsbeslut om bemanning, lagerhantering och marknadsföringsstrategier.

• Integrering med andra system: Många moderna POS-system kan ansluta till andra affärsprogram, som redovisningsprogram och försäljningsplattformar online, vilket minskar behovet av manuell datainmatning, minimerar fel och möjliggör mer centraliserad företagshantering.

• Säkerhet och efterlevnad: Rätt POS-system främjar säker betalningsbearbetning, skyddar kunddata och följer etablerade branschregler, vilket minskar risken för böter, dataintrång och negativ press.

När du väljer ett POS-system bör du överväga följande faktorer:

• Kundsupport och underhåll: Välj ett POS-system med pålitlig kundsupport för att få hjälp med tekniska problem eller programuppdateringar. Regelbundet underhåll, t.ex. programuppdateringar och hårdvarukontroller, gör att systemet fungerar smidigt.

• Lojalitets- och bonusprogram: Om ditt företag har lojalitets- eller bonusprogram bör du se till att POS-systemet kan stödja dem, till exempel genom att integrera med lojalitetsprogram från tredje part eller använda inbyggda funktioner.

• Efterlevnad: Beroende på din bransch kan det finnas regler som du måste följa. Se till att ditt POS-system följer dessa regler, oavsett om de styr dataskydd, efterlevnad av skatteregler eller branschspecifika standarder.

• Utrustning som är riktad mot kunder: Om du behöver kundriktade skärmar eller självbetjäningsterminaler väljer du ett POS-system som stöder dessa funktioner.

Utmaningar med POS-system

Företag kan mildra de vanligaste utmaningarna när de väljer och implementerar ett POS-system genom noggrann planering, gedigen utvärdering av leverantörer och användning av kontinuerlig support. Vanliga utmaningar:

• Inlärningskurva: Att utbilda personal i att använda systemet kan vara tidskrävande och kräva ytterligare resurser. Om systemet är för komplicerat kan det leda till driftförseningar och fel.

• Integration: POS-system måste ofta anslutas till andra program, som bokföringsprogram, lagerhanteringsprogram eller CRM-verktyg. Att integrera dessa system kan vara utmanande, särskilt om de kommer från olika leverantörer eller saknar kompatibilitet. Integreringsproblem kan leda till datainkonsekvenser och ytterligare manuellt arbete.

• Tekniska problem: POS-system kan stöta på tekniska problem som programbuggar eller hårdvarufel. Dessa problem kan orsaka avbrott, störa försäljningen och frustrera kunderna. Frekventa tekniska problem kan också öka underhållskostnaderna och påverka företagets anseende.

• Datasäkerhet: POS-system hanterar känslig kundinformation, vilket gör dem till måltavlor för cyberattacker och dataintrång. Företag som misslyckas med att skydda kunddata kan drabbas av ekonomiska påföljder och förlorat kundförtroende.

• Kostnad: Att implementera och underhålla ett POS-system kan vara dyrt. Utöver köpet av själva systemet kan det tillkomma kostnader för hårdvara, mjukvarulicenser, utbildning och löpande support. För småföretag med begränsade budgetar kan dessa kostnader vara betydande.

• Anpassning och skalbarhet: Företag behöver POS-system som kan anpassa sig efter deras behov och skala upp när de växer. Vissa system har begränsad flexibilitet eller kräver kostsamma uppgraderingar för att skala upp, vilket kan bromsa företagets tillväxt.

• Leverantörssupport: Alla POS-leverantörer erbjuder inte samma supportnivå. Dålig kundservice, långa svarstider eller brist på teknisk expertis kan förvärra problem och leda till längre driftstopp.

• Användarupplevelse: Om POS-systemet inte är intuitivt eller har ett klumpigt gränssnitt kan det frustrera personal och kunder och sakta ner affärsverksamheten.

• Kompatibilitet: POS-system måste hålla jämna steg med nya betalningsmetoder, enheter och programuppdateringar. Vissa system kan kräva kostsamma byten eller uppgraderingar.

Kostnader för mjukvara och hårdvara för POS-system

Mjuk- och hårdvara för POS-system innebär kostnader som du bör ta hänsyn till vid planering och budgetering.

Mjukvarukostnader

• Abonnemangsbaserad: Många POS-system erbjuder en abonnemangsmodell per terminal. Månadsavgifterna täcker vanligtvis programuppdateringar, kundsupport och molnlagring.

• Engångsköp: Vissa POS-system kräver ett engångsköp, vars kostnad varierar beroende på funktioner och skalbarhet. Den här modellen tar ofta ut extra avgifter för uppdateringar och support.

• Tillägg och integreringar: Ytterligare kostnader kan tillkomma för extrafunktioner som lojalitetsprogram, avancerad analys eller integrering med andra program.

Hårdvarukostnader

• Kassor och terminaler: Beroende på behov kan företag behöva köpa grundläggande kassaapparater, fullfjädrade POS-terminaler eller annan hårdvara.

• Kringutrustning: Företag kan också behöva komponenter som streckkodsläsare, kvittoskrivare, kortläsare, kassalådor eller surfplattor och smartphones för mobila POS-system.

• Terminaler och självbetjäningssystem: Terminaler och självbetjäningssystem kan kosta upp till flera tusen dollar vardera, särskilt om anpassade konfigurationer eller specialfunktioner krävs.

Extra kostnader

• Installation och utbildning: Företag kan förvänta sig att behöva betala installationskostnader. Vissa företag kan också behöva betala för personalutbildning.

• Underhåll och support: Företag kan behöva betala för löpande teknisk support och underhåll.

• Transaktionsavgifter: Om kassasystemet inkluderar betalningsbearbetning kan det finnas transaktionsavgifter som debiterar en viss procent av transaktionsvärdet samt fasta avgifter.

• Anpassning: Att anpassa systemet för att uppfylla specifika behov kan medföra ytterligare kostnader, särskilt för unika affärskrav.