Um sistema de ponto de venda (POS) é uma combinação de hardware e software que as empresas usam para processar transações. O hardware pode incluir dispositivos como caixas registradoras, máquinas de cartão, leitores de código de barras, impressoras de recibos e telas sensíveis ao toque. Já o software gerencia vendas, inventário, dados de clientes e relatórios. Em 2023, o mercado global de POS foi avaliado em US$ 29 bilhões e deve mais do que triplicar até 2032.

Os sistemas de POS facilitam transações, melhoram o gerenciamento de estoque e ajudam as empresas a analisar tendências de vendas e comportamento do cliente. Abaixo, abordaremos os tipos de sistemas de POS, como eles funcionam, como podem ajudar sua empresa e como solucionar problemas comuns.

O que há neste artigo?

• Quais são os tipos de sistemas de POS?
  
• Como funcionam os sistemas de POS?
  
• O que preciso para usar um sistema de POS?
  
• Como o sistema de POS certo pode ajudar sua empresa
  
• Desafios com sistemas de POS
  
• Custos de software e hardware de POS
  

Quais são os tipos de sistemas de POS?

Os diversos tipos de sistemas de POS atendem a setores e modelos de negócios diferentes e cada um tem seus próprios benefícios.

• Sistemas de POS tradicionais: encontrados normalmente em lojas físicas, são configurações fixas com computador, caixa registradora, leitor de código de barras, impressora de recibos e máquina de cartão. Eles exigem servidores no local e, muitas vezes, fazem parte de uma rede integrada.

• Sistemas de POS para dispositivos móveis: usam tablets ou smartphones como dispositivos de POS. Eles são flexíveis, portáteis e, muitas vezes, baseados na nuvem, permitindo que as empresas realizem transações de qualquer local. Esse tipo de sistema de POS é popular entre pequenas empresas, food trucks, lojas pop-up, e em eventos ao ar livre.

• Sistemas de POS baseados na nuvem: também conhecidos como POS como software como serviço (SaaS), esses sistemas operam pela internet e armazenam dados na nuvem. Com fácil acesso e escalabilidade e, muitas vezes, custos de configuração mais baixos, podem ser ideais para pequenas e médias empresas.

• Sistemas de POS com autoatendimento: comuns em supermercados e restaurantes de fast-food, esses sistemas permitem que os próprios clientes digitalizem e paguem suas compras. Os sistemas de POS com autoatendimento reduzem custos de mão de obra e aumentam a velocidade do checkout.

• Sistemas de POS em quiosques: semelhantes aos sistemas de POS com autoatendimento, os quiosques são unidades independentes usadas pelos clientes para fazer pedidos ou compras. Frequentemente, são vistos em restaurantes, cinemas e aeroportos.

• Sistemas de POS multicanal: integram vendas presenciais e online, permitindo que as empresas gerenciem estoque, dados de clientes e vendas em todos os canais. São ideais para empresas que têm presença física e online.

Como funcionam os sistemas de POS?

Os sistemas de POS gerenciam várias tarefas, incluindo o processamento de pagamentos e a coleta de dados do cliente. Veja como funcionam:

• Seleção dos clientes: os clientes selecionam e adicionam produtos ou serviços a um carrinho de compras virtual no sistema de POS. Para fazer isso, eles digitalizam o código de barras de um produto, inserindo manualmente as informações do produto ou usando uma tela sensível ao toque.

• Cálculo de custos: o sistema de POS calcula o custo total, incluindo impostos e quaisquer descontos ou promoções aplicáveis. Ele também pode aplicar pontos de fidelidade ou preços especiais.

• Processamento de pagamentos: quando o cliente está pronto para pagar, o sistema de POS processa o pagamento. Se o cliente usa um pagamento eletrônico, como cartão de crédito ou débito, o sistema se conecta a um gateway de pagamentos para autorizar a transação.

• Geração de recibos: após o pagamento, o sistema gera um recibo, que pode ser impresso ou enviado eletronicamente ao cliente. O recibo mostra os itens comprados, preços, impostos e forma de pagamento usada.

• Gerenciamento de estoque: o sistema de POS atualiza o estoque em tempo real para deduzir os itens vendidos. Isso ajuda as empresas a acompanhar os níveis de estoque e fazer novos pedidos quando necessário.

• Coleta e análise de dados: os sistemas de POS coletam dados sobre vendas, preferências do cliente e tendências de estoque. As empresas usam esses dados para gerar relatórios, analisar o desempenho e tomar decisões embasadas sobre inventário, promoções e pessoal.

• Integração de sistemas: geralmente, os sistemas de POS modernos se integram a outros softwares empresariais, como contabilidade, CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente) ou plataformas de e-commerce. Essa integração facilita o compartilhamento de dados e o gerenciamento de operações entre os departamentos.

O que eu preciso para usar um sistema de POS?

Para usar um sistema de POS, as empresas precisam de uma série de componentes essenciais e complementos opcionais que sejam úteis para tipos específicos de empresas.

Componentes essenciais

Ao montar um sistema de POS, verifique se todos os componentes de hardware são compatíveis com o software de POS escolhido.

• Software de POS: o software que gerencia dados de vendas, estoque e clientes.

• Hardware de POS: os componentes físicos que interagem com o sistema e processam transações. Geralmente, sistemas de POS para dispositivos móveis exigem menos componentes de hardware adicionais.

  • Computador/tablet/smartphone: para executar o software de POS
    
  • Gaveta de dinheiro: para armazenar dinheiro com segurança durante as transações
    
  • Impressora de recibos: para fornecer aos clientes um registro físico de sua compra
    
  • Máquina de cartão: para aceitar pagamentos com cartão de crédito e débito
    

• Conexão de internet confiável: uma conexão de internet estável para sistemas de POS baseados na nuvem e para processamento de transações com cartão.

• Fonte de alimentação e backup: uma fonte de alimentação consistente para o sistema de POS. Considere comprar uma fonte de alimentação ininterrupta (UPS) para se proteger contra quedas de energia e picos de tensão, que podem interromper as operações.

• Conta de processamento de pagamentos: uma conta de comerciante ou gateway de pagamentos para processar transações de cartão de crédito e débito. Geralmente, isso envolve um contrato com um processador de pagamentos e você pode incorrer em tarifas de transação.

• Medidas de segurança: práticas de segurança para proteger dados de clientes e evitar acesso não autorizado (por exemplo, senhas seguras, acesso limitado dos usuários e conformidade com padrões de proteção de dados, como o Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento [PCI DSS]).

Complementos opcionais

Alguns tipos de empresas podem exigir complementos específicos para seus sistemas de POS.

• Sistema de exibição para cozinha (KDS): encontrado frequentemente em restaurantes, um KDS comunica os pedidos para a equipe da cozinha.

• Balança: uma balança digital se integra ao POS para obter preços precisos quando você vende itens por peso.

• Impressora de etiquetas: uma impressora que permite criar etiquetas, códigos de barras ou etiquetas de preço personalizados.

• Relógio de ponto do funcionário: o controle de ponto integrado gerencia os horários dos funcionários.

Práticas recomendadas

• Treinamento de pessoal: treine sua equipe sobre como usar o sistema de POS para processar transações, gerenciar inventário e lidar com dados de clientes.

• Plano de backup para tempo de inatividade: tenha um plano para quando o sistema de POS ficar offline. Esse plano pode envolver métodos de processamento manual ou equipamentos de backup para a continuidade dos negócios.

Como o sistema de POS certo pode ajudar sua empresa

A escolha do sistema de POS correto pode melhorar as operações comerciais, os relacionamentos com clientes e as práticas de segurança. Veja os benefícios e considerações:

• Operações mais fáceis: um bom sistema de POS agiliza as transações e reduz erros, reduzindo o estresse da sua equipe e melhorando a experiência do cliente.

• Controle de estoque: os sistemas de POS ajudam a acompanhar o estoque em tempo real para que você saiba quais itens estão vendendo bem e quando reabastecer. Essas informações ajudam a evitar a falta de produtos populares ou o excesso de estoque de itens que não são vendidos tão rapidamente, além de reduzir perdas resultantes de roubos ou mau gerenciamento.

• Flexibilidade de pagamentos: com o sistema de POS certo, você pode aceitar as mais diversas formas de pagamento, como cartões de crédito, pagamentos com dispositivos móveis e pagamentos por aproximação. Com essa flexibilidade, fica mais fácil para os clientes pagarem da maneira que preferirem.

• Relacionamento com clientes:alguns sistemas de POS podem rastrear as compras dos clientes e facilitar promoções personalizadas ou programas de fidelidade, criando relacionamentos mais fortes com os clientes e incentivando-os a retornar.

• Insights de negócios: os sistemas de POS podem gerar relatórios sobre tendências de vendas, horários de pico e produtos mais vendidos. Esses dados são valiosos para a tomada de decisões de negócios sobre pessoal, gerenciamento de estoque e estratégias de marketing.

• Integração com outros sistemas: muitos sistemas de POS modernos podem se conectar com outros softwares empresariais, como contabilidade ou plataformas de vendas on-line, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados, minimizando erros e permitindo uma gestão empresarial mais centralizada.

• Segurança e conformidade: o sistema de POS certo facilita o processamento seguro de pagamentos, protege os dados dos clientes e cumpre as regulamentações do setor, reduzindo o risco de multas, violações de dados e danos à reputação da empresa.

Ao escolher um sistema de POS, considere estes fatores:

• Suporte ao cliente e manutenção: escolha um sistema de POS com suporte ao cliente confiável para ajudar com problemas técnicos ou atualizações de software. As manutenções regulares, como atualizações de software e verificações de hardware, mantêm o sistema funcionando sem imprevistos.

• Programas de fidelidade e recompensas: se sua empresa tiver esses programas, verifique se o sistema de POS é compatível com eles. Isso pode envolver a integração com software de fidelidade de terceiros ou o uso de recursos incorporados.

• Conformidade com regulamentos: dependendo do seu setor, pode haver regulamentações que você precisa seguir. Verifique se o sistema de POS cumpre essas regras relacionadas a proteção de dados, conformidade fiscal ou normas específicas do setor.

• Equipamentos voltados para o cliente: se precisar de monitores voltados para o cliente ou quiosques de autoatendimento, escolha um sistema de POS compatível com esses recursos.

Desafios dos sistemas de POS

Para reduzir os desafios comuns apresentados por sistema de POS, as empresas precisam de pesquisa de fornecedores e planejamento cuidadosos, além de dispor de suporte contínua quando escolhem e implementam um sistema de POS. Veja alguns desafios comuns:

• Curva de aprendizado: o treinamento da equipe para usar o sistema pode ser demorado e exigir recursos adicionais. Sistemas muito complicados podem causar atrasos e erros operacionais.

• Integração: muitas vezes, os sistemas de POS precisam se conectar com outros softwares, como ferramentas de contabilidade, gerenciamento de inventário ou CRM. A integração desses sistemas pode ser um desafio, principalmente se forem incompatíveis ou de fornecedores diferentes. Os problemas de integração podem causar inconsistências nos dados e trabalho manual adicional.

• Questões técnicas: os sistemas de POS podem enfrentar problemas técnicos, como erros de software ou falhas de hardware. Esses problemas podem causar tempo de inatividade, prejudicar as vendas e frustrar os clientes. Além disso, problemas técnicos frequentes podem aumentar os custos de manutenção e afetar a reputação da empresa.

• Segurança de dados: os sistemas de POS processam informações confidenciais de clientes e são alvo de ataques cibernéticos e violações de dados. A não proteção dos dados do cliente pode resultar em multas e perda de confiança do cliente.

• Custo: pode ser caro implementar e manter um sistema de POS. Além da compra inicial, há os custos de hardware, licenças de software, treinamento e suporte contínuo. Para empresas pequenas com orçamentos limitados, esses custos podem ser substanciais.

• Personalização e escalabilidade: as empresas precisam de sistemas de POS que possam se adaptar às suas necessidades e se expandir para acompanhar o crescimento. Alguns sistemas têm flexibilidade limitada ou exigem atualizações de alto custo para a expansão, o que pode prejudicar o crescimento da empresa.

• Suporte ao fornecedor: nem todos os fornecedores de POS oferecem o mesmo nível de suporte. Um atendimento insatisfatório ao cliente, longos tempos de resposta ou falta de conhecimento técnico podem agravar os problemas e levar a um tempo de inatividade prolongado.

• Experiência do usuário: sistemas de POS não intuitivos ou com interface desajeitada podem frustrar a equipe e os clientes e atrasar as operações de negócios.

• Compatibilidade: os sistemas de POS devem acompanhar o ritmo de novas formas de pagamento, dispositivos e atualizações de software. Alguns sistemas podem exigir substituições ou upgrades de alto custo.

Custos de software e hardware de POS

Os custos de software e hardware de POS devem ser considerados no planejamento e orçamento da empresa.

Custos de software

• Por assinatura: muitos sistemas de POS oferecem um modelo de assinatura por terminal. Normalmente, as tarifas mensais cobrem atualizações de software, suporte ao cliente e armazenamento na nuvem.

• Compra avulsa: alguns sistemas de POS exigem uma compra avulsa, cujo custo varia dependendo dos recursos e da escalabilidade. Esse modelo costuma cobrar tarifas adicionais por atualizações e suporte.

• Complementos e integrações: a adição de recursos, como programas de fidelidade, análises avançadas ou integração com outros softwares, pode acarretar custos adicionais.

Custos de hardware

• Caixas registradoras e terminais: dependendo das necessidades, as empresas podem precisar comprar caixas registradoras básicas, terminais POS completos ou hardware intermediário.

• Dispositivos periféricos: as empresas também podem precisar de componentes como leitores de código de barras, impressoras de recibos, máquinas de cartão, gavetas de dinheiro ou tablets e smartphones para sistemas de POS em dispositivos móveis.

• Quiosques e sistemas de autoatendimento: podem custar até vários milhares de dólares cada, principalmente com configurações personalizadas ou recursos especializados.

Custos adicionais

• Instalação e treinamento: todas as empresas devem se preparar para pagar antecipadamente os custos de instalação. Também pode ser necessário pagar pelo treinamento de pessoal.

• Manutenção e suporte: as empresas precisarão pagar por suporte técnico e manutenção contínuos.

• Taxas de transação: se o sistema de POS inclui processamento de pagamentos, pode haver tarifas de transação que cobram uma porcentagem do valor da transação mais tarifas fixas.

• Personalização: a adaptação do sistema para atender a necessidades específicas pode incorrer em custos adicionais, principalmente para requisitos de negócios exclusivos.