Ein Point-of-Sale (POS)-System ist eine Kombination aus Hardware und Software, mit der Unternehmen Transaktionen abwickeln. Die Hardware kann Geräte wie Registrierkassen, Kartenlesegeräte, Barcode-Scanner, Belegdrucker und Touchscreen-Displays umfassen. Mit der Software hingegen werden Verkäufe, Inventar, Kundendaten und Berichte verwaltet. Der globale POS-Markt wurde im Jahr 2023 auf 29 Milliarden US-Dollar geschätzt und wird sich bis 2032 voraussichtlich mehr als verdreifachen.

POS-Systeme erleichtern Transaktionen, verbessern die Bestandsverwaltung und helfen Unternehmen bei der Analyse von Verkaufstrends und Kundenverhalten. Im Folgenden gehen wir auf die Arten von POS-Systemen ein, wie sie funktionieren, wie sie Ihrem Unternehmen helfen können und wie Sie häufige Probleme beheben können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche Arten von POS-Systemen gibt es?
  
• Wie funktionieren POS-Systeme?
  
• Was benötige ich, um ein POS-System zu nutzen?
  
• Wie das richtige POS-System Ihrem Unternehmen helfen kann
  
• Herausforderungen mit POS-Systemen
  
• Software- und Hardwarekosten für POS
  

Welche Arten von POS-Systemen gibt es?

Die verschiedenen Arten von POS-Systemen eignen sich für unterschiedliche Branchen und Geschäftsmodelle und jedes hat seine eigenen Vorteile.

• Herkömmliche POS-Systeme: Diese sind in der Regel in Ladengeschäften zu finden und verfügen über feste Einrichtungen mit einem Computer, einer Registrierkasse, einem Barcode-Scanner, einem Belegdrucker und einem Kartenlesegerät. Sie benötigen Server vor Ort und sind oft Teil eines integrierten Netzwerks.

• Mobile POS-Systeme: Diese nutzen Tablets oder Smartphones als POS-Geräte. Sie sind flexibel, portabel und oft cloudbasiert, sodass Unternehmen Transaktionen von jedem Ort aus durchführen können. Diese Art von POS-System ist beliebt bei kleinen Unternehmen, Foodtrucks und Pop-up-Shops sowie bei Veranstaltungen im Freien.

• Cloudbasierte POS-Systeme: Diese Systeme, die auch als Software-as-a-Service (SaaS) POS bezeichnet werden, laufen über das Internet und speichern Daten in der Cloud. Sie bieten einen einfachen Zugriff und Skalierbarkeit und haben oft niedrigere Einrichtungskosten, was für kleine und mittelständige Unternehmen ideal sein kann.

• Self-Service-POS-Systeme: Diese Systeme sind in Supermärkten und Fast-Food-Restaurants weit verbreitet und ermöglichen es den Kundinnen und Kunden, ihre Artikel selbst zu scannen und zu bezahlen. Self-Service-POS-Systeme senken die Arbeitskosten und beschleunigen den Bezahlvorgang.

• Kiosk-POS-Systeme: Ähnlich wie Self-Service-POS-Systeme sind Kioske eigenständige Einheiten, mit denen Kundinnen und Kunden Bestellungen aufgeben oder Einkäufe tätigen. Diese werden oft in Restaurants, Kinos und Flughäfen eingesetzt.

• Multi-Channel-POS-Systeme: Diese integrieren den Verkauf in Geschäften und im Online-Bereich, sodass Unternehmen Bestände, Kundendaten und Verkäufe kanalübergreifend verwalten können. Sie sind ideal für Unternehmen, die sowohl physisch als auch online präsent sind.

Wie funktionieren POS-Systeme?

POS-Systeme übernehmen zahlreiche Aufgaben wie die Verarbeitung von Zahlungen und die Erfassung von Kundendaten. So funktionieren sie:

• Kundenauswahl: Kundinnen und Kunden wählen Produkte oder Dienstleistungen aus, die sie in einen virtuellen Warenkorb im POS-System legen. Sie tun dies, indem sie den Barcode eines Produkts scannen, die Produktinformationen manuell eingeben oder einen Touchscreen verwenden.

• Kostenberechnung: Das POS-System berechnet die Gesamtkosten, einschließlich Steuern und ggf. anwendbarer Rabatte oder Werbeaktionen. Es können auch Treuepunkte oder Sonderpreise angewendet werden.

• Zahlungsabwicklung: Sobald der Kunde/die Kundin zur Zahlung bereit ist, verarbeitet das POS-System die Zahlung. Wenn der Kunde/die Kundin eine elektronische Zahlung wie eine Kredit- oder Debitkarte verwendet, stellt das System eine Verbindung zu einem Zahlungs-Gateway her, um die Transaktion zu autorisieren.

• Generierung von Zahlungsbelegen: Nach der Zahlung generiert das System einen Beleg, der ausgedruckt oder elektronisch an den Kunden/die Kundin gesendet werden kann. Auf dem Beleg sind die gekauften Artikel, Preise, Steuern und die verwendete Zahlungsmethode aufgeführt.

• Bestandsverwaltung: Das POS-System aktualisiert den Bestand in Echtzeit und zieht die verkauften Artikel aus dem Bestand ab. Dies hilft Unternehmen, Lagerbestände zu verfolgen und bei Bedarf nachzubestellen.

• Datenerhebung und -analyse: POS-Systeme sammeln Daten zu Verkäufen, Kundenpräferenzen und Bestandstrends. Unternehmen verwenden diese Daten, um Berichte zu erstellen, die Leistung zu analysieren und fundierte Entscheidungen über Inventar, Werbeaktionen und Personal zu treffen.

• Systemintegration: Moderne POS-Systeme lassen sich häufig in andere Unternehmenssoftware wie Buchhaltung, Customer Relationship Management (CRM) oder E-Commerce-Plattformen integrieren. Diese Integration ermöglicht einen einfacheren Datenaustausch und ein einfacheres Betriebsmanagement über Abteilungen hinweg.

Was benötige ich, um ein POS-System zu nutzen?

Um ein POS-System zu nutzen, benötigen Unternehmen eine Reihe von Kernkomponenten und optionalen Add-Ons, die für bestimmte Arten von Unternehmen hilfreich sind.

Kernkomponenten

Stellen Sie bei der Zusammenstellung eines POS-Systems sicher, dass alle Hardwarekomponenten mit der von Ihnen gewählten POS-Software kompatibel sind.

• POS-Software: Die Software zur Verwaltung von Verkaufs-, Bestands- und Kundendaten.

• POS-Hardware: Die physischen Komponenten, die mit dem System interagieren und Transaktionen verarbeiten. Mobile POS-Systeme benötigen oft weniger zusätzliche Hardwarekomponenten.

  • Computer/Tablet/Smartphone: So führen Sie die POS-Software aus
    
  • Bargeldschublade: Um Bargeld während einer Transaktion sicher aufzubewahren
    
  • Belegdrucker: Um Kundinnen und Kunden eine physische Aufzeichnung ihres Einkaufs zur Verfügung zu stellen
    
  • Kartenlesegerät: Zum Akzeptieren von Kredit- und Debitkartenzahlungen
    

• Zuverlässige Internetverbindung: Eine stabile Internetverbindung für cloudbasierte POS-Systeme und für die Abwicklung von Kartentransaktionen.

• Stromversorgung und Backup: Eine konsistente Stromquelle für Ihr POS-System. Erwägen Sie den Kauf einer unterbrechungsfreien Stromversorgung (USV), um sich vor Stromausfällen und Überspannungen zu schützen, die den Betrieb zum Stillstand bringen könnten.

• Konto für Zahlungsabwicklung: Ein Händlerkonto oder Zahlungs-Gateway zur Verarbeitung von Kredit- und Debitkartentransaktionen. Dies beinhaltet in der Regel einen Vertrag mit einem Zahlungsabwickler und kann mit Transaktionsgebühren verbunden sein.

• Sicherheitsmaßnahmen: Sicherheitspraktiken, um Kundendaten zu schützen und unbefugten Zugriff zu verhindern (z. B. sichere Passwörter, eingeschränkter Benutzerzugriff, Einhaltung von Datenschutzstandards wie dem Payment Card Industry Data Security Standard [PCI DSS]).

Optionale Add-Ons

Einige Unternehmenstypen benötigen möglicherweise spezielle Add-Ons für ihre POS-Systeme.

• Küchen-Anzeigesystem (KDS): Ein KDS, das oft in Restaurants zu finden ist, kommuniziert Bestellungen an das Küchenpersonal.

• Skalierung: Eine digitale Skalierung lässt sich in Ihr POS-System integrieren, um genaue Preise zu erzielen, wenn Sie Artikel nach Gewicht verkaufen.

• Etikettendrucker: Mit einem Drucker können Sie nutzerdefinierte Etiketten, Barcodes oder Preisschilder erstellen.

• Mitarbeiter-Stempeluhr: Die integrierte Zeiterfassung verwaltet die Arbeitszeiten der Mitarbeiter/innen.

Best Practices

• Schulung des Personals: Schulen Sie Ihr Personal in der Verwendung des POS-Systems zur Verarbeitung von Transaktionen, zur Verwaltung des Bestands und zur Handhabung von Kundendaten.

• Backup-Plan für Ausfallzeiten: Haben Sie einen Plan für den Fall, dass Ihr POS-System offline geht. Dies kann manuelle Verarbeitungsmethoden oder Backup-Geräte für die Geschäftskontinuität umfassen.

Wie das richtige POS-System Ihrem Unternehmen helfen kann

Die Wahl des richtigen POS-Systems kann Ihre Geschäftsabläufe, Kundenbeziehungen und Sicherheitspraktiken verbessern. Hier finden Sie eine Übersicht über die Vorteile und Überlegungen:

• Einfachere Abläufe: Ein gutes POS-System beschleunigt Transaktionen und reduziert Fehler, verbessert das Kundenerlebnis und reduziert Stress für Ihre Mitarbeiter/innen.

• Bestandskontrolle: POS-Systeme helfen dabei, den Bestand in Echtzeit zu verfolgen. Anhand dieser Daten können Sie feststellen, welche Artikel sich gut verkaufen und wann Sie den Bestand wieder auffüllen müssen. So können Sie vermeiden, dass beliebte Produkte ausgehen oder sich zu große Mengen von Artikeln ansammeln, die sich nicht so schnell verkaufen. Außerdem können Sie Verluste durch Diebstahl oder schlechtes Management reduzieren.

• Zahlungsflexibilität: Mit dem richtigen POS-System können Sie eine breite Palette von Zahlungsmethoden akzeptieren, darunter Kreditkarten, mobile Zahlungen und kontaktloses Bezahlen. Dank dieser Flexibilität können Kundinnen und Kunden auf die von ihnen bevorzugte Weise bezahlen.

• Kundenbeziehungen: Einige POS-Systeme können Kundenkäufe verfolgen und personalisierte Werbeaktionen oder Treueprogramme ermöglichen, um stärkere Beziehungen zu Kundinnen und Kunden aufzubauen und sie zur Rückkehr zu ermutigen.

• Geschäftseinblicke: POS-Systeme können Berichte über Verkaufstrends, Spitzenzeiten und meistverkaufte Produkte erstellen. Diese Daten sind wertvoll für Geschäftsentscheidungen in den Bereichen Personal, Bestandsverwaltung und Marketingstrategien.

• Integration in andere Systeme: Viele moderne POS-Systeme können mit anderer Unternehmenssoftware wie Buchhaltungssoftware oder Online-Verkaufsplattformen verbunden werden. Dadurch verringert sich die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe, Fehler werden minimiert und eine zentralere Unternehmensführung wird ermöglicht.

• Sicherheit und Compliance: Das richtige POS-System ermöglicht eine sichere Zahlungsabwicklung, schützt Kundendaten und erfüllt die Branchenvorschriften, wodurch das Risiko von Bußgeldern, Datenschutzverletzungen und Rufschädigung reduziert wird.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines POS-Systems diese Faktoren:

• Kundensupport und Wartung: Wählen Sie ein POS-System mit zuverlässigem Kundensupport, der Sie bei technischen Problemen oder Software-Updates unterstützt. Regelmäßige Wartungen, wie Software-Updates und Hardware-Checks, sorgen für einen reibungslosen Betrieb des Systems.

• Treue- und Bonusprogramme: Wenn Ihr Unternehmen über Treue- oder Bonusprogramme verfügt, stellen Sie sicher, dass Ihr POS-System diese unterstützt. Dies kann die Integration einer Treueprogramm-Software eines Drittanbieters oder die Nutzung integrierter Funktionen umfassen.

• Compliance mit Vorschriften: Je nach Branche gibt es möglicherweise Vorschriften, die Sie befolgen müssen. Stellen Sie sicher, dass Ihr POS-System diesen Regeln entspricht, unabhängig davon, ob sie Datenschutz, Steuerkonformität oder branchenspezifische Standards regeln.

• Kundenorientierte Geräte: Wenn Sie Kundendisplays oder Self-Service-Kioske benötigen, wählen Sie ein POS-System, das diese Funktionen unterstützt.

Herausforderungen mit POS-Systemen

Unternehmen können die üblichen Herausforderungen im Zusammenhang mit POS-Systemen durch sorgfältige Planung und Lieferantenrecherche sowie durch die Inanspruchnahme fortlaufender Unterstützung bei der Auswahl und Implementierung eines POS-Systems mindern. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:

• Lernkurve: Die Schulung des Personals im Umgang mit dem System kann zeitaufwändig sein und zusätzliche Ressourcen erfordern. Ist das System zu kompliziert, kann es zu Betriebsverzögerungen und Fehlern kommen.

• Integration: POS-Systeme müssen häufig mit anderer Software wie Buchhaltung, Bestandsverwaltung oder CRM-Tools verbunden werden. Die Integration dieser Systeme kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn sie von verschiedenen Anbietern stammen oder nicht kompatibel sind. Integrationsprobleme können zu Dateninkonsistenzen und zusätzlicher manueller Arbeit führen.

• Technische Probleme: Bei POS-Systemen können technische Probleme wie Softwarefehler oder Hardwarefehler auftreten. Diese Probleme können Ausfallzeiten verursachen, den Vertrieb unterbrechen und Kundinnen und Kunden frustrieren. Häufige technische Probleme können auch die Wartungskosten erhöhen und den Ruf des Unternehmens beeinträchtigen.

• Datensicherheit: POS-Systeme verarbeiten sensible Kundeninformationen und machen sie zu Zielen für Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen. Die Nichtsicherung von Kundendaten kann zu Geldstrafen und dem Verlust des Kundenvertrauens führen.

• Kosten: Die Implementierung und Wartung eines POS-Systems kann teuer sein. Über die Erstanschaffung hinaus fallen Kosten für Hardware, Softwarelizenzen, Schulungen und laufenden Support an. Für kleine Unternehmen mit begrenzten Budgets können diese Kosten erheblich sein.

• Anpassung und Skalierbarkeit: Unternehmen benötigen POS-Systeme, die sich an ihre Bedürfnisse anpassen und mit ihrem Wachstum skalieren. Einige Systeme sind nur begrenzt flexibel oder erfordern kostspielige Upgrades, um zu expandieren, was das Unternehmenswachstum behindern kann.

• Unterstützung durch Hersteller: Nicht alle POS-Anbieter bieten das gleiche Maß an Support. Schlechter Kundenservice, lange Reaktionszeiten oder mangelndes technisches Know-how können Probleme verschärfen und zu längeren Ausfallzeiten führen.

• Benutzererfahrung: Wenn das POS-System nicht intuitiv ist oder eine klobige Oberfläche hat, kann es zu Frustration bei Mitarbeitern und Kunden führen und den Geschäftsbetrieb verlangsamen.

• Kompatibilität: POS-Systeme müssen mit neuen Zahlungsmethoden, Geräten und Software-Updates Schritt halten. Einige Systeme müssen kostspielig ausgetauscht oder aktualisiert werden.

Software- und Hardwarekosten am POS-System

POS-Software und Hardware sind jeweils mit Kosten verbunden, die Sie bei der Planung und Budgetierung Ihres Unternehmens berücksichtigen sollten.

Softwarekosten

• Auf Abonnementbasis: Viele POS-Systeme bieten ein Abo-Modell pro Terminal an. Die monatlichen Gebühren decken in der Regel Software-Updates, Kundensupport und Cloud-Speicher ab.

• Einmaliger Kauf: Einige POS-Systeme erfordern einen einmaligen Kauf, dessen Kosten je nach Funktionen und Skalierbarkeit variieren. Bei diesem Modell werden häufig zusätzliche Gebühren für Updates und Support erhoben.

• Add-Ons und Integrationen: Für zusätzliche Funktionen wie Treueprogramme, erweiterte Analysen oder die Integration in andere Software können zusätzliche Kosten anfallen.

Hardwarekosten

• Register und Terminals: Je nach Bedarf müssen Unternehmen möglicherweise einfache Registrierkassen, voll ausgestattete POS-Terminals oder Hardware dazwischen kaufen.

• Peripheriegeräte: Unternehmen benötigen möglicherweise auch Komponenten wie Barcode-Scanner, Belegdrucker, Kartenlesegeräte, Bargeldschublade oder Tablets und Smartphones für mobile POS-Systeme.

• Kioske und Self-Service-Systeme: Kioske und Self-Service-Systeme können jeweils bis zu mehreren tausend Dollar kosten, insbesondere für kundenspezifische Konfigurationen oder spezielle Funktionen.

Weitere Kosten

• Installation und Schulung: Alle Unternehmen sollten damit rechnen, im Voraus Installationskosten zu bezahlen. Einige Unternehmen müssen möglicherweise auch für Mitarbeiterschulungen bezahlen.

• Wartung und Support: Unternehmen müssen für fortlaufenden technischen Support und Wartung aufkommen.

• Transaktionsgebühren: Wenn das POS-System die Zahlungsabwicklung umfasst, können Transaktionsgebühren anfallen, die einen Prozentsatz des Transaktionswerts zuzüglich Festgebühren berechnen.

• Anpassung: Die Anpassung des Systems an spezifische Anforderungen kann zusätzliche Kosten verursachen, insbesondere für spezielle Geschäftsanforderungen.